财务会计与档案管理知识分析(52页PPT).pptx

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1、第六章第六章会计档案与声像档案会计档案与声像档案的的 管管 理理 第一节第一节会计档案管理会计档案管理第一节第一节 会计档案管理会计档案管理一、会计档案的概念和特点一、会计档案的概念和特点二、会计核算材料的归档二、会计核算材料的归档三、会计档案的整理和编目三、会计档案的整理和编目四、会计档案的鉴定销毁和移交四、会计档案的鉴定销毁和移交五、会计档案的保管和利用五、会计档案的保管和利用 一、会计档案的一、会计档案的概念和特点概念和特点:会计档案的概念会计档案的概念：会计档案是指会计凭会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经

2、济业务的重要史料料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。和证据。会计档案的特点会计档案的特点:1、形成范围广泛、形成范围广泛 2、档案类别稳定、档案类别稳定 3、外在形式多样、外在形式多样二、会计核算材料的二、会计核算材料的归档归档:归档范围归档范围：1、会计凭证、会计凭证 2、会计账簿、会计账簿 3、财务报告（报表）、财务报告（报表）4、其他会计核算材料、其他会计核算材料 归档归档时间时间:当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本

3、单位档案机构统一保管。交清册，移交本单位档案机构统一保管。注意：注意：1、每个单位应明确会计档案具体的归档时间。、每个单位应明确会计档案具体的归档时间。2、每年年初，会计机构应把上一年度的会计档案保管、每年年初，会计机构应把上一年度的会计档案保管清册（目录），先向档案机构移交一份。其目的是便于档案清册（目录），先向档案机构移交一份。其目的是便于档案机构掌握会计档案的形成数量、内容和价值，以加强档案工机构掌握会计档案的形成数量、内容和价值，以加强档案工作的综合管理。作的综合管理。归档归档要求要求:1、归档的会计核算材料真实、准确。、归档的会计核算材料真实、准确。2、会计档案移交时，原则上应当保持

4、原卷册、会计档案移交时，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。封整理，以分清责任。3、归档移交会计核算材料时，会计机构和档、归档移交会计核算材料时，会计机构和档案机构要逐卷认真清点，严格交接手续，案机构要逐卷认真清点，严格交接手续，双方签字。双方签字。电算化会计核算材料的归档：电算化会计核算材料的归档：1 1、会会计计电电算算化化：是是指指由由会会计计人人员员操操作作会会计计软软件件，使使用用电电子子计计算算机机替替代代人人工工来来完完成成会会计计工

5、工作作的的活动。活动。2 2、电电算算化化会会计计核核算算材材料料的的特特点点：具具有有记记录录载载体体磁磁性性化化、会会计计核核算算信信息息的的非非人人工工识识读读性性、信信息息存存储储的的高高密密度度性性以以及及对对系系统统的的依依赖赖性性等等特特点。点。3 3、电算化会计核算材料的归档范围主要有三部分：、电算化会计核算材料的归档范围主要有三部分：(1)(1)存储在磁性介质或光盘上的会计核算数据；存储在磁性介质或光盘上的会计核算数据；(2)(2)打印输出的纸质载体的会计核算材料；打印输出的纸质载体的会计核算材料；(3)(3)会计软件的全套文档资料以及会计软件程序。会计软件的全套文档资料以及

6、会计软件程序。4 4、归档要求：、归档要求：双双轨轨制制：电电子子核核算算材材料料和和打打印印输输出出的的纸纸质质核核算算材材料料一一并归档。并归档。三、会计档案的整理和编目工作三、会计档案的整理和编目工作（一）会计档案的分类、排列方法：（一）会计档案的分类、排列方法：在实际工作中，会计档案的分类、排列方法有两种：在实际工作中，会计档案的分类、排列方法有两种：1 1、会会计计年年度度-类类别别-保保管管期期限限：这这种种方方法法是是把把全全部部会会计计档档案案首首先先按按会会计计年年度度区区分分开开，在在一一个个会会计计年年度度内内，再再按按凭凭证证、账账簿簿、财财务务报报告告、其其他他分分为

7、为四四类类，每每类类的的档档案案根根据据保保管管期期限限的的长长短短依依次次排排列列（期期限限长长的的在在前前，期期限限短短的的再后）。再后）。2、类类别别-会会计计年年度度-保保管管期期限限：把把全全部部会会计计档档案案按按四四类类分分开开，每每类类之之下下的的档档案案再再按按会会计计年年度度排排列列，每每一一年年度度内内的的档档案案根根据据保保管管期期限限的的长长短短依依次次排排列列。四四个个类类别别的的档档案案分分别别编编制制四四个个流流水水案案卷卷号号，每每年年度度可可顺顺延延，形形成成四四本案卷目录。本案卷目录。目前，我区主要采取此种分类排列方法。目前，我区主要采取此种分类排列方法。

8、（二）会计档案的整理1 1、会计凭证的整理方法和要求、会计凭证的整理方法和要求 会计凭证保管期限会计凭证保管期限 15年年（1 1）进行检查。）进行检查。检查内容：装订是否结实，检查内容：装订是否结实，是否签字盖章（单位财务章和会计机构负责是否签字盖章（单位财务章和会计机构负责人签字或盖章），凭证内是否有金属物。人签字或盖章），凭证内是否有金属物。（2 2）对对符符合合要要求求的的凭凭证证进进行行排排列列。按按凭凭证证形形成成的的时时间间顺顺序序排排列列。从从凭凭证证产产生生年年份份开开始始编编一一本接一本，一月接一月，一年接一年。本接一本，一月接一月，一年接一年。（3 3）在在每每本本凭凭证

9、证的的右右上上角角编编号号。顺顺延延上上一一年年的的流流水水号号往往下下编编，一一本本凭凭证证编编一一个个流流水水号号，编编到到一一千千卷卷左左右右断断号号，再再从从“1”“1”开开始始编编，重重新新用一本目录，使用新的目录号。用一本目录，使用新的目录号。（4 4）编制会计档案案卷目录）编制会计档案案卷目录：会计档案案卷目录会计档案案卷目录案案卷卷号号类类别别题题名名起止年起止年月日月日页页数数期期限限存放存放地点地点备备注注1凭凭证证会计凭证会计凭证2005.11215年年2凭凭证证2005.1715年年3凭凭证证会计凭证会计凭证2005.22015年年会计凭证会计凭证（5 5）装盒，）装盒

10、，并填写卷盒上的相关内容并填写卷盒上的相关内容 凭证盒正面凭证盒正面凭证盒正面凭证盒正面：立立档档单单位位平谷区档案局平谷区档案局案案卷卷题题名名会计凭证会计凭证日日期期2000年年14月月本本月月共共册册本本册册是是第第册册凭证号凭证号第第号号至至第第号号保保管管期期限限15年年全宗号全宗号目录号目录号案卷号案卷号100621-24凭证盒脊背：凭证盒脊背：凭证盒脊背：凭证盒脊背：1 1、会计账簿的整理方法和要求、会计账簿的整理方法和要求会计账簿保管期限会计账簿保管期限现金日记账、银行存款账现金日记账、银行存款账25年年总总 分分 类类 账、账、各类明细账各类明细账15年年（1 1）整理：）整

11、理：现金日记账现金日记账 订本式的帐订本式的帐 银行存款帐银行存款帐 总总 帐帐 只只需需在在账账簿簿封封面面的的相相应应位位置置贴贴上上会会计计帐帐簿簿软软封面或会计帐簿不干胶标签，填写相关内容封面或会计帐簿不干胶标签，填写相关内容 活页帐活页帐（明细账）：（明细账）：第第一一步步，先先去去掉掉空空白白页页，然然后后在在有有字字的的右右上上角角或左上角编页号。或左上角编页号。第第二二步步，加加会会计计软软封封面面和和备备考考表表将将活活页页帐帐装装订订好好，然然后后填填写写封封面面和和备备考考表表的的相相关关内内容容，或或者直接在活页帐的封面上贴不干胶的标签。者直接在活页帐的封面上贴不干胶的

12、标签。会计帐簿不干胶标签的样式：会计帐簿不干胶标签的样式：会计帐簿软封面样式：会计帐簿软封面样式：（2 2）排列。）排列。期限长的排前面，期限短的排后面，期限长的排前面，期限短的排后面，也就是说先排也就是说先排2525年的，再排年的，再排1515年的。年的。（3 3）编制会计档案案卷目录。）编制会计档案案卷目录。会计档案案卷目录会计档案案卷目录案案卷卷号号类类别别题题名名起止年月起止年月页页数数期期限限存放存放地点地点备备注注1帐帐簿簿平谷区平谷区二二000年现年现金日记帐金日记帐2000.1.1-12.314925年年2帐帐簿簿平谷区平谷区二二000年银年银行存款帐行存款帐2000.1.1-

13、12.316425年年3帐帐簿簿平谷区平谷区二二000年总年总帐帐3515年年（4 4）装盒。）装盒。填写卷盒上的相关内容。填写卷盒上的相关内容。注意事项：注意事项：1、订本帐：在填写页数时，按实际使用页数填写。、订本帐：在填写页数时，按实际使用页数填写。2、活页帐：要先将空白页拆除，然后在有字的一面编、活页帐：要先将空白页拆除，然后在有字的一面编页号，如果帐页上贴着口取纸，但没有内容的帐页也页号，如果帐页上贴着口取纸，但没有内容的帐页也要在正面编号，说明年初设了这个科目，但没有收支要在正面编号，说明年初设了这个科目，但没有收支情况记录。情况记录。3、排列时，排列时要先排、排列时，排列时要先排

14、25年的，再排年的，再排15年的。年的。3 3、财务报告的整理方法和要求、财务报告的整理方法和要求 财务报告的保管期限财务报告的保管期限 年年 终决终决 算算 报表报表永久永久 各类月、季报表各类月、季报表5年年（1 1）对对收收上上来来的的会会计计报报表表进进行行组组卷卷。一一般般是是将将本本机机关关报报表表和和下下属属单单位位的的报报表表分分开开立立卷卷；年年报报、季季报报和和月月报报分分开开立立卷卷；年年度度决决算报表必须单独立卷。算报表必须单独立卷。（2 2）编编制制页页码码。在在文文件件的的右右上上角角或或左左上上角角编页号，一卷一个流水号。编页号，一卷一个流水号。（3 3）填写卷内

15、文件目录和备考表。）填写卷内文件目录和备考表。使用文书使用文书档案的封面和备考表。档案的封面和备考表。卷卷卷卷 内内内内 文文文文 件件件件 目目目目 录录录录 卷卷 内内 备备 考考 表表（4 4）填写案卷封面。）填写案卷封面。（5 5）装订。）装订。三孔一线法。三孔一线法。（6 6）案案卷卷排排列列。期期限限长长的的排排前前面面，期期限限短短的的排排后后面面，也也就就是是说说先先排排永永久久的的，再再排排5 5年的。年的。（7 7）编制会计档案案卷目录。）编制会计档案案卷目录。（8 8）装装盒盒，并并填填写写卷卷盒盒上上的的相相关关内内容容。（使使用用文文书档案盒）书档案盒）4 4 4 4

16、、其他核算材料的整理方法和要求、其他核算材料的整理方法和要求、其他核算材料的整理方法和要求、其他核算材料的整理方法和要求 其他核算材料的保管期限其他核算材料的保管期限会计档案销毁清册会计档案销毁清册永久永久会计档案保管清册会计档案保管清册永久永久会计档案移交清册会计档案移交清册1515年年银行银行 余额余额 调节表调节表5 5年年银银 行行 对对 账账 单单5 5年年（1 1）组卷：）组卷：银行余额调节表和银行对账单要分别组卷，卷内按时间顺序排列。（2 2）编制页码。）编制页码。在文件的右上角或左上角编页号，一卷一个流水号。（3 3）填写卷内文件目录和备考表。）填写卷内文件目录和备考表。使用文

17、书档案的封面和备考表。卷内文件目录样式：卷内文件目录样式：卷内文件目录样式：卷内文件目录样式：卷卷 内内 备备 考考 表表（4 4）填写案卷封面。）填写案卷封面。会计档案案卷题名的结构是三会计档案案卷题名的结构是三会计档案案卷题名的结构是三会计档案案卷题名的结构是三部分，即单位名称、会计年度或时间、会计核算材料部分，即单位名称、会计年度或时间、会计核算材料部分，即单位名称、会计年度或时间、会计核算材料部分，即单位名称、会计年度或时间、会计核算材料的名称。的名称。的名称。的名称。（5 5 5 5）装订。）装订。）装订。）装订。三孔一线法。三孔一线法。（6 6）编制会计档案案卷目录。）编制会计档案

18、案卷目录。（7 7）装盒）装盒（使用文书档案盒）。注：档案保管、移交、销毁清册放入全宗卷内注：档案保管、移交、销毁清册放入全宗卷内。5 5、电算化会计核算材料的归档：、电算化会计核算材料的归档：电电算算化化会会计计核核算算材材料料的的归归档档应应该该是是双双轨轨制制，电电子子核核算算材材料料应应归归入入电电子子档档案案，打打印印输输出出的的纸纸质质核核算算材材料料，属属于于会会计计档档案案的的哪哪一一类类，就就按照前面讲的进行整理。按照前面讲的进行整理。四、会计档案的鉴定、销毁和移交工作四、会计档案的鉴定、销毁和移交工作（一）会计档案的鉴定工作会计档案的鉴定工作:会计档案的鉴定工作依据国家财政

19、部、会计档案的鉴定工作依据国家财政部、国家档案局颁发的会计档案管理办法国家档案局颁发的会计档案管理办法进行进行（二）会计档案的销毁工作（二）会计档案的销毁工作:1、由本单位档案机构会同会计机构对会计档案进行鉴定后由本单位档案机构会同会计机构对会计档案进行鉴定后提出销毁意见，并提出销毁意见，并编制会计档案销毁清册编制会计档案销毁清册，填写会计档，填写会计档案销毁清册审批表。案销毁清册审批表。销毁清册格式如下：销毁清册格式如下：会计档案销毁清册会计档案销毁清册序序号号案卷或文件题名案卷或文件题名年年代代目目录录号号卷号卷号 或或文号文号卷内卷内文件文件页数页数原原期期限限销毁销毁原因原因 备备 注

20、注 2、单位负责人在会计档案销毁审批表上、单位负责人在会计档案销毁审批表上签署意见。签署意见。3、到到财政局会计科财政局会计科备案。备案。4、销销毁毁会会计计档档案案时时，应应当当由由档档案案机机构构和和会会计计机机构构共共同同派派员员监监销销。财财政政部部门门销销毁毁会会计计档档案案时时，应应当当由由同级审计部门派员参加监销同级审计部门派员参加监销。5、销毁会计档案应到销毁会计档案应到指定的销毁单位指定的销毁单位。监销人员在销毁会计档案前，应当按照监销人员在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案，销毁后，应当在会要销毁的会

21、计档案，销毁后，应当在会计档案销毁清册审批表上计档案销毁清册审批表上签字盖章签字盖章，并，并将监销情况报告本单位负责人。将监销情况报告本单位负责人。附：档案鉴定销毁工作指导手册档案鉴定销毁工作指导手册 档档案案销销毁毁清清册册审审批批表表 在销毁会计档案时，应当在销毁会计档案时，应当注意：注意：1、部分特殊的会计档案如涉及到未结清的、部分特殊的会计档案如涉及到未结清的债权债务的原始凭证、涉及产权的以及工资发债权债务的原始凭证、涉及产权的以及工资发放表等可适当延长其保管期限，抽出单独立卷放表等可适当延长其保管期限，抽出单独立卷并在会计档案销毁清册和保管清册中说明。并在会计档案销毁清册和保管清册中

22、说明。2、处在项目建设期间的基建会计档案，即、处在项目建设期间的基建会计档案，即使会计档案期限已满，也不得销毁。使会计档案期限已满，也不得销毁。（三）会计档案的（三）会计档案的移交移交工作工作 1、按照国家规定，会计档案应和其他应进馆、按照国家规定，会计档案应和其他应进馆档案一同进入区档案馆，不可分散。档案一同进入区档案馆，不可分散。2、尤其是财政总预算单位、税收单位、金融、尤其是财政总预算单位、税收单位、金融单位的会计档案反映了一个地区的财政、税收单位的会计档案反映了一个地区的财政、税收等历史面貌，更要纳入移交的范围。等历史面貌，更要纳入移交的范围。3、建设单位在基本建设项目期间形成的会计、

23、建设单位在基本建设项目期间形成的会计档案，要在办理竣工决算后移交给建设项档案，要在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位。目的接受单位。4、移交会计档案的双方要办理交接手续。移、移交会计档案的双方要办理交接手续。移交单位应当编制会计档案的移交清册。双交单位应当编制会计档案的移交清册。双方按移交清册内容逐项交接。交接后，双方按移交清册内容逐项交接。交接后，双方经办人应在移交清册上签名或盖章。方经办人应在移交清册上签名或盖章。五、会计档案的保管和利用五、会计档案的保管和利用 （一）会计档案的一）会计档案的保管保管：1 1、在在会会计计档档案案移移交交到到档档案案机机构构之之前前，会会计计机机构构应

24、应由由专专人人对对会会计计档档案案进进行行管管理理（出出纳纳人人员员不不得兼任会计档案保管）。得兼任会计档案保管）。2 2、会会计计档档案案移移交交到到档档案案机机构构后后，单单独独排排列列，存存放有序。放有序。3 3、会计档案的装具要符合标准。、会计档案的装具要符合标准。4 4、保保管管磁磁性性介介质质的的电电算算化化会会计计档档案案，应应采采取取直直立立形形式式，并并且且注注意意避避光光、防防尘尘、防防磁磁。磁磁性性介介质质档档案案除除备备份份二二套套，还还要要按按电电子子档档案案的的保保管管要要求求，定定期期进进行行检检查查，并并每每四四年年复复制制转转存存一一份份，以以避避免免意意外外

25、和和人人为错误造成的会计数据的丢失，确保安全性。为错误造成的会计数据的丢失，确保安全性。（二）会计档案的利用工作：（二）会计档案的利用工作：利用方式及要求：利用方式及要求：1 1、完完善善借借阅阅服服务务。第第一一，本本单单位位人人员员借借阅阅会会计计档档案案，要要经经过过会会计计机机构构负负责责人人同同意意，如如有有外外单单位位查查阅阅会会计计档档案案（如如审审计计、司司法法等等），应应持持所所在在单单位位的的介介绍绍信信，经经本本单单位位负负责责人人批批准准，方方可可查查阅阅，但但会会计计档档案案原原件件一一般般不不能能外外借借。第二，档案管理人员要加强借阅的监督和检查。第二，档案管理人员

26、要加强借阅的监督和检查。2 2、编编制制档档案案检检索索工工具具。主主要要是是案案卷卷目目录录和和专专题题目录目录。谢谢大家谢谢大家！1、每一个成功者都有一个开始。勇于开始，才能找到成功的路。11月-2211月-22Monday,November 7,20222、成功源于不懈的努力，人生最大的敌人是自己怯懦。13:41:2813:41:2813:4111/7/2022 1:41:28 PM3、每天只看目标，别老想障碍。11月-2213:41:2813:41Nov-2207-Nov-224、宁愿辛苦一阵子，不要辛苦一辈子。13:41:2813:41:2813:41Monday,November

27、7,20225、积极向上的心态，是成功者的最基本要素。11月-2211月-2213:41:2813:41:28November 7,20226、生活总会给你另一个机会，这个机会叫明天。07 十一月 20221:41:28 下午13:41:2811月-227、人生就像骑单车，想保持平衡就得往前走。十一月 221:41 下午11月-2213:41November 7,20228、业余生活要有意义，不要越轨。2022/11/7 13:41:2813:41:2807 November 20229、我们必须在失败中寻找胜利，在绝望中寻求希望。1:41:28 下午1:41 下午13:41:2811月-2210、一个人的梦想也许不值钱，但一个人的努力很值钱。11/7/2022 1:41:28 PM13:41:2807-11月-2211、在真实的生命里，每桩伟业都由信心开始，并由信心跨出第一步。11/7/2022 1:41 PM11/7/2022 1:41 PM11月-2211月-22谢谢大家谢谢大家