2022年面试行政人员常见的问题及岗位职责等.docx

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1、精选学习资料 - - - - - - - - - 行政人员的面试问题及岗位职责一、请写出企业常用的公文文种？5 分企业常用的公文文种： 决议、打算、指示、看法、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要1条例；条例可用于组织制定标准的工作、活动和行为的规章制度；2规定；可作为内部规章制度的名称；用于对特定范畴内的工作和 事务作出规定,如确立活动规章,提出处理问题的准就与规程,明确 有关单位或人员的权益、义务、责任,对其他法律、法规和规章的内 容予以补充等；3命令；适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大 强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员；4指示；适用于对下级机关布

2、置工作, 提出开展工作的原就和要求；5打算；适用于对重要事项或者重大行动作出决策和支配,奖惩有 关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的打算事项；6、决议；用于经会议争论通过的重要决策事项；名师归纳总结 - - - - - - -第 1 页,共 13 页精选学习资料 - - - - - - - - - 7看法；用于对重要问题提出见解和处理方法；8批复；用于答复下级机关的请示事项；9通报；用于表彰先进、 批判错误、传达重要精神、 沟通重要情形；实践中常用于：总结推广先进典型的体会；夸奖先进模范事迹；总结并要求借鉴吸取具有较普遍借鉴意义的各种教训；批判具有肯定典型性的错误思想、错误观念、错误做法

3、、错误行为；告知性质重要、涉 及面较宽的事物的动态、动向；10通知；适用于批转有关下级机关的公文；转发上级机关和不相隶属机关的公文波布标准性公文； 传达要求下级机关办理和需要有关单 位周知或者共同执行的事项；任免人员；11公告；用于位置较高、 影响较大的机关向国内外公开宣布重要事 项或法定事项；12公报；用于公开发布重要打算或者重大大事；公告基本相同；其详细适用范畴与13通告、用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项；名师归纳总结 - - - - - - -第 2 页,共 13 页精选学习资料 - - - - - - - - - 14请示；用于向上级机关恳求指示或批准；实践中主要用于：恳求

4、上级明确有关方针、 政策或要求； 恳求上级指示处置重大问题或因无原就规定难以处理的问题的原就与方法；恳求上级答应依据详细情形变通处理有关问题； 恳求上级和谐与有关方面的复杂冲突关系；恳求 上级安排任务、布置工作；恳求上级核准编制、经费；恳求上级审批 工作方案和其他方案； 恳求上级任免有关干部； 恳求上级审定有关项 目；恳求上级审查批准本矾关制定的共需由上级机关审批后方能生效 的重要标准性公文； 恳求上级批准按规定必需履行审批程序的其他事 项等；15报告；用于向上级机关汇报工作、反映情形、提出建议,答复上 级机关的询问；实践中常详细用于：向上级反映工作的进展情形；反 映工作中显现的有关情形、 动

5、向或问题； 汇报有关政策法令或指示的 执行情形和有关任务的完成情形； 提出订正有关偏向的详细看法和建 议；提出转发公文的建议；答复上级的询问；检讨工作中的错误；依 照报告制度的规定汇报各方面的综合情形及工作方案；将有关事项或 公文报送上级机关备案等；16函；用于部门之间商洽工作、询问和答复问题,向无隶属关系的 有关主管部门恳求批准等；名师归纳总结 - - - - - - -第 3 页,共 13 页精选学习资料 - - - - - - - - - 17.会议纪要；用于记载和传达会议情形与议定事项；二、就你的懂得行政工作应包括哪些内容？如何才能做好这项工作？15 分都说管过行政的人做老板时有资本,

6、从今话可以看出行政工作的重要性与全面性,行政工作贯穿整个企业的运作；行政部门的特点是服务, 它不同于生产, 凡非生产性质以外的全部事 务都应当属于行政后勤性质,包括：宿舍治理、职工劳保与福利、饭 堂治理、环境卫生、车辆治理、海关事务、保安工作、水电治理、设 施设备及对外办公政府、公益等等三、公司将于下个月十五日召开半年总结会,由你来承办,请制作一 份行事历即需要做什么,由谁来做,何时完成；公司组织机构如 下：市场营销部、产品研发部、行政人事部、财务部；15 分部门 预备资料 市场营销部 年初至今的销售数据、客户资料、客户投诉与建议、售出 品跟踪记录、下半年方案 产品研发部 开发产品的资料、跟踪

7、报据、不良点、不良点改良报告 与档案、下半年方案 行政人事部 人员流淌分析与统计、人力成本报告、工伤报告、劳保 情形报告、保安工作、后勤开支及职工建议反馈、合同等财务部 半 年度固定资产、成本核算、工资状况、盈亏报告名师归纳总结 - - - - - - -第 4 页,共 13 页精选学习资料 - - - - - - - - - 四、请拟一份关于国庆节放假的通知；5 分通知庆国庆节,举国同欢,公司放假一星期10 月 8 号照常上班；留意事项如下：1. 2. 祝大家国庆节开心 周知10 月 1 号 10 月 7 号,五、你认为 IT 行业的行政工作与其他行业有何区分？5 分不懂,不好意思假如有心思

8、去想的话仍是知道的六、公司老总在例会说： “上个月公司的电费开支很大, 有一些铺张,大家要留意一下； ”你对此种情形如何办理？10 分对进几个月的用电开支进行比较,对上月用电情形进行明白, 分析情况,然后依据相应的情形, 假如实在是有铺张的情形可以制定一些带 约束条例的通知,制作宣扬等等七、公司拟办一份公司的内刊, 以调动大家工作热忱, 你将如何办理？10 分 在治理学来说,职工参加目标的制定即参加活动这样名师归纳总结 - - - - - - -第 5 页,共 13 页精选学习资料 - - - - - - - - - 出来的成效是最好的, 因此,我认为可以先以征稿的形式在公司内发 布,让职工一

9、起来出谋划策, 让他们说说,怎样他们才会有工作热忱,然后依据大家交上来的稿子,分析、挑选有用的信息,再依据大家所 提出来的来满意与要求,这样子的成效我想会比较好八、从行政方面掌握公司日常的成本, 你觉得从哪几个方面入手？ 10 分1.水电节省；2.办公文具、用品掌握,制定相应的规定；3.请购品的审核,有些公司要买些东西根本就不需要考虑什么,想买 就这样,这样是铺张的一种表现；4.饭堂饭菜,职工倒剩菜剩饭过多也是一种铺张的表现 5.人员配置,我们可以培育多面手,有些工作一个人可以完成的没必 要请三个人,这是从人力成本上节省；以上仅是部分产生铺张的项目,而我们要掌握公司日常的成本,仍得依靠强制手段

10、与软性手段,即制定、规定与宣扬、情感相结合；九、就一般的企业而言,如何进行档案的分类？10 分两大类：内部档案与外部档案 内部档案有：名师归纳总结 - - - - - - -第 6 页,共 13 页精选学习资料 - - - - - - - - - 一、文书档案 : 1党群工作类 :党务工作、组织工作、宣扬工作、纪检工作、工会 工作、共青团工作、协会工作等；2行政治理类：行政事务、治安保卫、审计工作、人事劳资、教 育工作、医疗卫生、后勤福利、外事工作等3经营治理类：经营决策、方案工作、财务治理、物资治理、企 业治理等4生产治理类：生产调度、质量治理、能源治理、安全治理、科 技治理、环境爱护、计量

11、工作、标准化工作、档案与信息治理、基建 治理、设备治理、合同等 二、科技档案1产品文字材料：各种任务书、建议书、协议书、说明书、鉴定 书、试验大纲、试验报告、分析报告、审查报告、运行报告、总结、产品图样等2科研文字材料：各种合同协议书、任务书、科研报告、调 查报告、开题报告、试验报告、鉴定证书、创造申请书等3基建文字材料：各种建议书、任务书、运算书、开工报告、概预、决算、检验分析材料、施工图样等4设备文字材料：各种申请书、说明书、技术规程、爱护保养规 程、设备图样等 三、财务档案会计原始凭证和报表中所附的各种借据、书面证明材料、分析报告等；名师归纳总结 - - - - - - -第 7 页,共

12、 13 页精选学习资料 - - - - - - - - - 四、人事档案 职工的聘请、履历、培训等 五、电子档案 电脑磁带、磁盘和光盘等 六、声像档案 照片、缩微胶片、电影胶片、录像片、录音磁带和唱片等 外部档案是：政府机关、政府部门发下的各类通知、法规、整改令等 等十、公司的上级主管于明天到公司考察参观,的预备工作；你觉得需要做哪些方面个人认为,这种情形没有必要特地去预备,我们平常工作做好、做细 了,根本不必领导什么时候来考察,但是,作为一名行政人员,我们 仍是得表现出我们对其重视, 在平常做好之余我们仍应当做到尽量满 意、完善；以下工作可以再仔细预备：1.公司的外观：环境卫生、职工着装等要

13、求到达公司要求,再一次确 认、检查；2.相关 ISO 文件规定的文件是否完整？到达？4.预备领导考察所需要的资料名师归纳总结 - - - - - - -第 8 页,共 13 页精选学习资料 - - - - - - - - - 求职者在预备做应聘行政文员的时候,第一要明白这些工作的主要职责是什么, 这样针对这些要求可以组织自己的自我介绍；及在面试过程中会遇到的哪些面试问题及留意事项,员的岗位职责：行政文员岗位职责：第一我们来共享应聘行政文1、负责前台服务热线的接听和 转接,做好来电询问工作,重要事项仔细记录并传达给相关人员,不遗漏、延误 ; 2、收发公司的、复印文件,收发各类信件、报刊和文件；3

14、、负责来访客户的接待、基本询问和引见,严格执行公司的接待服务标准,保持良好的礼节礼貌 ; 4、对客户的投诉,准时填写登记表,并于第一时间传到达客户服务团队,定期将客户投诉记录汇总给副总经理 ; 5、负责公司前台或询问接待室的卫生清洁及桌椅摆放,并保持洁净洁净; 6、接受行政经理工作支配并帮助人事文员作好行政部其他工作；职位要求：名师归纳总结 - - - - - - -第 9 页,共 13 页精选学习资料 - - - - - - - - - 1、熟识办公室日常工作流程,熟识考勤治理制度；娴熟运用 office 办公软件；具备良好的形象气质、性格温顺、有亲和力；2、和谐才能强,能承担肯定的工作压力

15、,能够依据公司既定战略开 展工作；工作细致仔细、责任心、原就性强；从这份聘请启事中就能够看出企业对于文员的职位要求,做这份工作的人需要性格随和, 细心的人才能做好； 并且要求能够娴熟运用电脑 办公软件；在你的自我介绍中,要突出这些关键点；行政文员面试问题：1、行政文员的基本素养是什么.日常用语有哪些 . 答：我认为办公室文员的基本素养是踏实肯干,敏捷机动,细致周全,积极上进；日常用语有：见面时：“ 您好 .见到您很兴奋 .”“ 您有什么事需要我帮忙吗 .您是初次来这里吗 .路上辛苦了；”分别时：“ 再会 .明日再见” “ 祝您一路顺风,请转达我们对您家属的问候” 等；“ 请对我们的工作提出宝贵

16、看法”“ 请您稍等,我立刻帮您去办； ”2、如何对档案进行分类 .标准是什么 . 档案分类常用的有以下三种,在现实中可依据实际情形结合运用；年度分类法：依据形成和处理文件的年度进行分类名师归纳总结 - - - - - - -第 10 页,共 13 页精选学习资料 - - - - - - - - - 组织机构分类法：依据内部组织机构进行分类问题分类法：依据文件所反映的问题进行分类3、行政文员的详细工作是什么 . 行政文员的详细工作包括接待工作、档案工作、文书拟写与处理、会议组织、信息工作、办公室日常事务、和谐工作等几个方面；4、在工作中如何处理与上下级的关系 . 这属于行政文职工作中的和谐部分的

17、内容；对上级：行政文员在工作中要爱护领导成员的威信和形象,敬重领导,积极协作领导工作 ;爱护领导层内部的团结,请示或汇报工作,应严格按领导成员职责分工进行,不越级请示,不利于团结的话、闲谈、气话不说；对下级：可个人之间谈心沟通;以公平身份、商议的态度、探讨的口气发表自己的看法, 征求对方的看法, 共同寻求解决问题的最正确方 法;以建议的态度、谦逊的语言将自己的看法转告给对方,以到达协 调的目的；5、谈一谈你的个人工作体会；在我从事行政文职工作过程中, 感觉到了办公室文员这一职位在公司运转过程起着连接与和谐重要作用；作为一名办公室文员, 要喜爱本名师归纳总结 - - - - - - -第 11

18、页,共 13 页精选学习资料 - - - - - - - - - 职工作,兢兢业业,要有不怕苦不怕累的精神,也要有甘当无名英雄 的气概；办事要公平,忠于职守并在工作中努力把握各项技能；6、写一份通知；行政文员面试应留意以下几方面：1、会让你谈谈自己的优势,或者你为什么要挑选干文员,怎么才能 干好文职工作； 这个问题需要你提前预备好, 比方你可以查一下文员 的基本工作职责和任务, 明白你的工作内容； 让面试官认为你对这个 职位是很明确的；2、对于你应聘公司是否有明白, 比方公司的文化你是否知道并认同；这点特别关键, 在答复以下问题时你也可以时不时加入一些关于公司 文化的语句,这样面试官会认为你是

19、很适应本公司的企业的；3、要随时保持你的微笑,这点文员要特殊留意,仍有你细小的言行 举止都很重要,这不需要问你,面试官一眼就可以看到,所以在面试 时肯定要保持积极热忱的状态, 行为举止要大方得体要有肯定的气质 显露；4、其他的技能不是不重要而是大家都会有,你或许并不特别突出,在介绍自己时肯定要说一些你有而别人没有的技能或者优势,比方你 英语很好就要强调你的英语好到什么程度并拿出可以证明的东西来,其他并不突出的技能不说也罢；5、补充一点：临走前肯定要和面试官说感谢,并把椅子放回原处,名师归纳总结 - - - - - - -第 12 页,共 13 页精选学习资料 - - - - - - - - - 这个小细节要特殊留意； 总的来说, 文员更多的是要求个人的素养个气质性格；名师归纳总结 - - - - - - -第 13 页,共 13 页