会展项目方案策划书.doc

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1、|2016上海第一届国际金属切削机床展展会项目策划书编制机构： 上海 XWW展务有限公司 编制日期： 2015 年 3月 31日 |目录1.0 环境分析 .31.1 宏观环境分析 .31.2 微观环境分析 .31.3 行业分析 .31.4 SWOT分析 .42.0 概述 .53.0 展会价格及初步预算方案 .63.1 展位收费标准 .63.2 预算支出 .63.3 预算收入 .63.4 盈亏平衡分析 .63.5 资金来源 .64.0 展会工作分工 .75.0 招展计划 .76.0 展会招商计划 .97.0 宣传推广计划 .107.1展会宣传推广计划 .107.2 广告投入与投放 .118.0

2、筹备进度计划 .119.0 会展服务商安排计划 .1210.0 开幕和现场管理计划 .1310.1开幕式计划 .1310.2现场管理 .1411.0 期间举办的相关活动计划 .1512.0 展会结算计划 .1613.0 总结 .161.0 环境分析|1.1 宏观环境分析2015 年 3 月 5 日，国务院总理李克强在政府工作报告中提出实施“中国制造2025”，坚持创新驱动、智能转型、强化基础、绿色发展，加快从制造大国转向制造强国。2015 年 3 月 25 日，国务院常务会议提出-中国制造由大变强的战略蓝图与“互联网+”的发展大势相融合，重点发展新一代信息技术、高档数控机床和机器人、海陆空天装

3、备等十大领域，制造业转型升级的大突破、大提速即将展开。1.2 微观环境分析作为亚太国际会展中心城市的上海，有着完整工业产业链，全国采购商、国际贸易云集，蕴藏着巨大的金属切削机床需求；上海具有超大规模的交通网络，将展会辐射到了全球，优越的交通设施让展会参观更加便利。金属切削机床是制造机器的机器，是所有机械设备的”工作母机”。在现代工业机床类，金属切削机床占 40%60%。参加金属切削机床展是该行业最高效的营销方式。1.3 行业分析（1）航空工业：航天工业需求大批精密、高速、中小型数控机床，慢走丝如精密数控车床和车削中心、雕刻机、立卧转换五轴加工中心、高精度电加工机床、高精度万能磨床和坐标磨床等。

4、 1（2）船舶制造：急需重型龙门铣镗床和重型数控落地镗铣床以、大型数控车床和车铣中心、大型数控磨齿机、曲轴镗铣床、大型曲轴车铣中心和曲轴磨床等。2（3）汽车工业：汽车制造业是机床的需求大户，约占机床总消费的 40%左右。汽车制造业需求大批高效、慢走丝高性能、雕刻机、数控机床和柔性生产线。 3（4）军工制造：需求大批数控车床、立卧加工中心、五轴加工中心、龙门镗铣床、慢走丝机床护罩镗铣加工中心、雕刻机、齿轮加工机床等。 4（5）发电设备：发电设备制造行业需求重型数控龙门镗铣床、大型落地镗铣床、机床护罩大型数控车床、叶根槽专用铣床和叶片数控加工机床等。 5（6）冶金设备：需求大型龙门铣床、大型数控车

5、床等设备。我国黑色金属冶炼及有色金属冶炼生产规模近年来稳定快速递增。 61.4 SWOT分析优势(Strength ) :|（1） 全国以金属切削机床展为主题的较少。（2） 上海是亚太国际会展中心城市，经济辐射长三角地区，潜在客户和参展商数量巨大。（3） 承办此次展会的上海 XWW展务有限公司，是有着完善的营销渠道和服务网络,经验丰富，实力雄厚。仅举办国际大型展会就达二十五次之多。（4） 国家、行业相关协会、上海市政府，对于展会大力支持。劣势(Weakness) ： （1） 金属切削机床展是第一次举办，相较已连续举办 16届的工博会，起步晚，影响力不足。机会(Opportunity)：（1）

6、政策红利 ，金属切削机床市场需求巨大。（2） 上海工博会举办时间在 11月间，与金属切削机床展时间不存在较大冲突。威胁（Threat） ：（1） 金属切削机床展会空间巨大，深圳、苏州、杭州、北京等地若同一时段举行相同展会，将会对上海第一届国际金属切削机床展起到一定的影响。2.0 概述会展名称： 2016 上海第一届国际金属切削机床展展览时间： 2016 年 4月 26日-2016 年 4月 29日展会阶段 日期 时间 特记事项|布展期 2016.04.202016.04.24 8：3018：00 4月 24日 12：00 后封馆2016.04.252016.04.29 参展商 8：3018：0

7、0 展出期2016.04.252016.04.29 观 众 9：0018：00 撤展期 2016.04.302016.05.01 8：3018：00 展览地点： 上海新国际博览中心（E1、E2、E3、E4、E5 馆）展览面积： 6 万平方米所属行业： 机械主办机构： 国家发改委、商务部、工信部、科技部、中国机械工业协会、中国有色金属工业协会、上海市人民政府展会周期： 每年一届展会规模： 国际展会的展览面积：60000 平方米展位 数量：3730 个预计参展 单位：1500 家 预计参观 观众：25 万 人展会目标： 全面的促进金属切削机床行业及其延伸行业的发展和贸易交流，并将中国的金属切削机床

8、行业推向全世界。展品范围：1.金属切削机床：加工中心、车床、铣床、锯床、钻床、磨床、冲床、镗床、电加工机床、线切割机床、激光加工设备等。2.机床附件：组合夹具、机床工具、数控系统及其它配件等。3.各类模具、模具标准件、模架、推杆、热流道、定位销锁、洪口套、弹性元件、导向机械、气动元件、模具材料、模具钢材、电板、电极铜料等。4.模具成型设备及装置：雕刻机、抛光机、合模机、刀（刃）具、卡（夹）具、3R 系统、CAD/CAE/CAM 软件、测量仪器、衡器、磨具磨料、切割液、润滑油、脱模剂等。5.工业控制自动化及仪器仪表类：变频器；现场总线；工控机；仪器仪表等。自动化控制、机器人、电子应用系统、仪器仪

9、表、衡器及装备制造业信息化解决方案等。承办机构： 上海 XWW展务有限公司报告日期： 2015 年 3月 30日3.0 展会价格及初步预算方案3.1 展位收费标准收费 国内：光地（18 平米起） 1,200 元/平米 标展（9 平米起） 1,500 元/平米 |标准 国外：光地（18 平米起） 2,000 元/平米 标展（9 平米起） 2,800 元/平米下表为统一折扣（另差别折扣、特别折扣、位置折扣三种折扣方式按实际操作）标准展位数量(9m) 优惠2 0%35 5%68 10%910 15%展位 折扣 标准10 20%3.2 预算支出场地租金 和运营广告费 公关费 人员报酬 税收 不可预算

10、合计支出600万 800万 200万 160万 200 万 300万 2260万3.3 预算收入展位费 广告收入 赞助 合计收入4834 万 200万 60万 5094万招展计划：国外 30%，国内 70%，展位费计算：3730*9*（1200*70+2000*30）/100*90%=4834 万3.4 盈亏平衡分析预算总收入 5092万 预算总支出 2260万 = 2834 万3.5 资金来源本次展会需投入总资金 2260万元，所需资金全部由展会承办单位上海 XWW展务公司自筹解决。4.0 展会工作分工编号 工作名称 人员 夏 XX 赵大 钱二 孙三 李四 周五 吴六1 立项 P S 2 审

11、批 P S 3 设计方案 S P |4 宣传推广 P S 5 招展 P S 6 招商 S P 7 服务培训 S P8 开幕式 S P9 展期保障 S P 10 展后工作 S PP( president)-主要负责人 S(service)-次要负责人5.0 招展计划展会是否成功，其中招展招商工作至关重要。开展招展和招商工作要有前提条件，招展和招商是相互影响、相互作用的，招展成功了招商也就成功了，招商成功了又反过来促进招展的成功。招展和招商做的不是销售，而是营销。序号 展会招展计划 责任担当 完成时间1 建立目标参展商数据库 钱二 2015.05.172 根据产业分布特点，划分招展重点地区 钱二

12、2015.05.173 展区和展位划分 周五 2015.05.174 招展价格确定 项目经理部 2015.05.175 招展预算 项目经理部 2015.05.176 编制招展函、参展手册 李四 2015.05.247 招展代理的确认 钱二 2015.05.248 发布信息，招展进行 李四 2015.11.309 及时评估招展效果 项目经理部 从 2015.05.24以周为单位(1)建立目标参展商数据库,通过各种渠道收集信息。 行业企业名录 商会和行业协会等行业组织 政府主管部门 同类展会 专业媒体：专业报刊、行业会刊、专业网站 外国驻华机构 电话黄页2.根据产业分布特点，划分招展重点地区。3.

13、展区和展位划分。4.招展价格确定。5.招展预算。|6.编制招展函、参展手册。 内容描述有吸引力。 言简意赅，目的明确。 美观大方。 便于邮寄和携带。7.招展代理的确认招展代理需要有高素质专业人才，有丰富的活动推广、策划经验，熟悉旅游、酒店、展会、会议等相关领域的业务流程。通常需具备的条件如下：（1）多年策划承办大型公益活动的丰富运作经验。（2）与官方政府部门良好的互动关系。（3）资深的专业工作人员。（4）丰富的市场资源。（5）精良的自备专业制作公司8.招展进行发布信息：主要通过电话传真、邮件等方式把项目邀请函发给客户名录中的单位跟踪拜访：找准负责人招展方式：主要是电话联系，其次可以邮寄信封，E

14、-MAIL，上门拜访，朋友介绍等。在对方收到邀请函后进行第一次跟踪拜访，这一次拜访会产生三种客户：即时决定型、断然拒绝型、提出异议型（经以往数据统计按5%、10%、75%的比例分布）。使用文书：项目邀请函、展位确认书、参展商指南 9. 及时评估招展效果。6.0 展会招商计划当今展览市场竞争激烈，焦点已从争取参展商转为争取和组织专业观众，谁能够拥有一定数量和质量的专业观众尤其是大采购商，谁就能够取胜。因此，在展览策划立项时就必须重视招商工作，同时确保足够的招商费用，选择确有成效的招商方式。上海第一届国际金属切削机床展的专业观众的范围集中在生产厂家、贸易商、上下游供应链、大客户、科研机构、政府主管

15、、行业组织、专业杂志等。航空工业、|船舶制造、汽车工业、军工制造、发电设备、冶金设备等六大产业是则重点目标观众。具体操作细则如下：（1） 确定主要负责招商的人员名单，明确其主要任务是进行展会招商而不是招展；（2） 明确各招商人员负责招商的地区范围和重点目标观众；（3） 制定各招商人员的信息沟通和工作协调办法；（4） 对重点目标观众要制定统一的接待安排计划。（5） 通过媒体可以间接招来一些参观商（6） 主要的招商工作还是在开展前 12 周，承办单位组织招商工作，比如出差到二级市场进行专业观众的组织；发短信息邀请；打电话邀请。序号 展会招商计划 责任担当 完成时间1 确定主要负责招商的人员名单 项

16、目经理部 2015.05.172 明确招商人员负责范围和重点目标观众 项目经理部 2015.05.243 制定信息沟通和工作协调办法 项目经理部 2015.05.314 制定重点目标观众统一的接待计划 李四 2015.06.075 各种途径招商的宣传 李四 2016.03.316 招商工作的长期开展 李四 2016.04.207 主要招商工作进行（展期前两周时间） 李四 2016.04.208 及时评估招商效果 项目经理部 从 2015.05.24以周为单位招商的过程中将遵循两个原则：（1）“上帝之上帝 ”理论：即展览公司在租用展馆办展时，是展览馆的“上帝”；厂商报名参展时，是主承办单位的“上

17、帝” ；专业观众参观订货时，是参展单位的“上帝”，因此展览场馆面对着三重 “上帝”，主承办单位面临着两重 “上帝”。对服务对象而言，订货的专业观众是涉及办展各层次人员的最终服务目标，是最终的“上帝 ”，所以做好观众的邀请和服务工作是招商工作的核心。（2）“观众三层次 ”理论：将参观的观众分为三个层次，决策层(各级政府部门负责人、企事业单位负责人)、经办层(经贸业务、科技、情报等人员，他们带有一定的任务要在展览会上进行经济贸易和技术交流活动)和潜在层(指一般参观者)，三者呈金字塔型。上两层统称贸易观众，决策层对展品的采购或项目的开发合作具有决定权，经办层人员对展品或项目有推荐权或承办权，主办单位

18、邀请的重点是这两层贸易观众。一般观众也并非完全是无关人员。瞄准决策层、留住经办层、争取潜在层，这些都是招商工作的重点。7.0 宣传推广计划|7.1展会宣传推广计划序号 宣传推广计划 责任担当 完成时间1 宣传推广资金进行预算 项目经理部 2015.05.102确定宣传目标 确定宣传对象，明确目标受众 钱二 2015.05.173 会展策划宣传推广资料准备 孙三 2015.05.244 会展策划宣传推广渠道 钱二 2015.05.245 会展策划宣传信息推广 钱二 2015.05.17-2016.04.296 及时评估宣传推广效果 项目经理部 从 2015.05.17以周为单位展会宣传推广计划按

19、上表步骤开展： （1） 对宣传推广资金进行预算，确定展会宣传的资金投入为展会预期收入的 l5 （2） 确定会展宣传目标 确定会展宣传对象，明确目标受众为首位。在会展筹备前期宣传推广策划的目标偏重于招展，而后期则偏重于招商。（3） 会展策划宣传推广需要准备的资料，宣传推广资料的素材主要包括专题报道、展前预览、新产品报道、参观指南、展期新闻、展会回顾等。 （4）会展策划宣传推广的重要渠道 为了提高宣传推广的效果，在进行策划时需要考虑拓宽宣传推广渠道，通过电视、报纸、户外广告、网络、数据业务平台等各种渠道，及时地发布真实和丰富的会展信息。（5）会展策划宣传需要推广的信息 宣传推广信息策划目的在于确定会展的宣传推广需要向外界传递怎样的信息。 （6）及时评估宣传推广的效果。7.2 广告投入与投放（1）广告投入明细投入时间 占总宣传费用比 投入方式项目开始（前两个月） 10%20% 专业媒体三个月左右 30%40% 主要专业媒体投入，少量大众媒体投入开展前一个月 40% 20%的大众媒体，20%的专业媒体（2）广告投放明细