阳光保险财务管理系统使用培训(60页PPT).pptx

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1、阳光保险财务管理系统使用培训应付（AP）目录应应付模付模块块概述（概述（Account Payables Account Payables）发发票管理票管理发发票票/付款付款调调整整应应付付传总帐传总帐/关关闭应闭应付会付会计计期期间间应应付付查询查询及及报报表表Unit 1 应付模块概述本章主要内容OracleOracle应应付模付模块块的主要功能和特征的主要功能和特征OracleOracle应应付模付模块块和其他模和其他模块块的关系的关系OracleOracle应应付模付模块块的一个会的一个会计业务计业务流程流程应付模块主要功能应应付模付模块块包括以下一些主要功能和特性：包括以下一些主要功

2、能和特性：供供应应商管理商管理 匹配、匹配、输输入和入和审审批批发发票票 输输入或自入或自动产动产生付款生付款单单据据系系统统提供三个工作平台来帮助用提供三个工作平台来帮助用户进户进行操作：行操作：供供应应商工作台商工作台 发发票工作台票工作台 付款工作台付款工作台应付模块与其他模块的集成资产资产总帐总帐应应付款模付款模付款模付款模块块应付模块基本业务流程总 帐总 帐 Unit 2 发票管理一般概念及业务介绍本章主要内容发发票功能概票功能概览览发发票票录录入入 发发票票验证验证及及创创建会建会计计分分录录贷项贷项通知通知单单发票功能概览 提供提供实时实时的的发发票状票状态态信息信息 在在总帐总

3、帐、资产资产、应应付、付、应应收收间间保持一致性，并保持保持一致性，并保持审计线审计线索索 支持多种支持多种发发票票类类型：型：标标准准发发票、票、贷项贷项通知通知单单 预预付款核付款核销销功能（可以及功能（可以及时查询时查询供供应应商最新余商最新余额额）发票录入规则规则：启用启用发发票批票批：编码规则编码规则：操作：操作员员英文英文简简写（大写）写（大写）+YYYYMMDD+2+YYYYMMDD+2位流水号位流水号 如：如：YSQ2007122101YSQ2007122101录录入入发发票：票：编码规则编码规则：操作：操作员员英文英文简简写（小写）写（小写）+YYYYMMDD+2+YYYYM

4、MDD+2位流水号位流水号 如：如：ysq2007122101ysq2007122101发票类型借借项通知通知单是指和采是指和采购订单匹配的匹配的发票。票。输入入POPO号号码后，后，OracleOracle应付自付自动地提供供地提供供应商信息。（未启用）商信息。（未启用）POPO缺省缺省是指是指对雇雇员发生的相关生的相关费用开具的用开具的发票。（未启用）票。（未启用）费用用报表表预 付付 款款可以理解可以理解为红冲冲发票，一般在票，一般在员工借款退回工借款退回业务中中红冲冲标准准发票。票。贷项通知通知单对资产采采购业务，可以理解供，可以理解供应商商处取得的取得的发票。票。对于于员工工报销业务

5、，可以理解可以理解为是是报销单标准准发票票描描 述述类 型型是指是指为供供应商或雇商或雇员，以及，以及员工借款支付工借款支付预付款的一种付款的一种发票票是指供是指供应商未开商未开红冲冲发票，而由自已票，而由自已录入的入的红冲冲发票票(未启用）未启用）发票信息行信息行信息其他信息其他信息 头信息信息 信信信信 息息息息供供应商信息商信息发票信息票信息发票分配行信息票分配行信息 币币种、金种、金种、金种、金额额 发发票日期票日期票日期票日期 支付支付支付支付类别类别 付款期限付款期限付款期限付款期限 贷贷方科目方科目方科目方科目 其他其他其他其他发票分配行信息 类类 型型型型 描描描描 述述述述

6、供供供供 应应 商商商商 费费用用用用报销员报销员工或外部工或外部工或外部工或外部单单位位位位 发发票日期票日期票日期票日期 费费用用用用报销单报销单日期，可以修改日期，可以修改日期，可以修改日期，可以修改 发发票票票票编编号号号号 按照按照按照按照编码规则编编码规则编好序号并好序号并好序号并好序号并记录记录在在在在报销发报销发票上票上票上票上 发发票票票票币币种种种种 支付支付支付支付费费用的用的用的用的实际币实际币种种种种 发发票金票金票金票金额额 报销报销金金金金额额 付款付款付款付款币币种种种种 支付支付支付支付费费用的用的用的用的实际币实际币种种种种 说说 明明明明 费费用用用用报销

7、报销的描述性的描述性的描述性的描述性语语言言言言 条条条条 件件件件 立即付款立即付款立即付款立即付款 付款方法付款方法付款方法付款方法 支票支票支票支票 发发票行如何票行如何票行如何票行如何产产生？生？生？生？手工手工手工手工输输入分配行入分配行入分配行入分配行发票头发票分配行发票的暂挂举例发票的验证发票票验证将校将校验以下信息：期以下信息：期间状状态、输入的分配行信息是否正入的分配行信息是否正确确 对验证未通未通过的的发票，自票，自动挂起。从而禁止挂起。从而禁止对此此发票付票付款款 释放挂起：通放挂起：通过调整整发票分配行的金票分配行的金额与与发票票头的金的金额保持保持一致即可一致即可创建

8、会计分录 创建会建会计科目科目 查看会看会计方法方法 与与总帐凭凭证的区的区别贷项通知单贷项通知通知单头金金额和行金和行金额均均为负数数对需要需要红冲的冲的标准准发票必票必须为同一供同一供应商商贷项通知通知单产生的分生的分录为借借贷相反相反对贷项通知通知单的付款的付款类型型为“退款退款”，实际意意义为收款收款实际业务中用于退款、退中用于退款、退货的情况的情况 如如:员工工还借款等借款等贷项通知单贷项通知单分配行Unit 2 发票管理特例标准发票（分支机构筹备款）分支机构未分支机构未单单独建独建账账前前发发生借款生借款时时：Dr Dr：其他：其他应应收款收款分支机构筹分支机构筹备备款款待确待确认

9、资产认资产或或费费用用 Cr:Cr:其他其他应应付款付款付款付款时时：Dr Dr：其他：其他应应付款付款 Cr Cr：现现金金/银银行存款行存款注意：分支机构注意：分支机构单单独建独建账账后，后，应应通通过过公司公司间间往来，将挂往来，将挂账账数据数据进进行划行划转转 ：Dr:Dr:系系统统往来往来代付代付 Cr:Cr:其他其他应应收款收款分支机构筹分支机构筹备备款款待确待确认资产认资产或或费费用用 开开业业机构：机构：Dr:Dr:业务业务及管理及管理费费或固定或固定资产资产中中转转 Cr:Cr:系系统统往来往来代付代付资产采购类发票低低值值易耗品采易耗品采购购采采购时购时:Dr:Dr:低低值

10、值易耗品易耗品 业务业务及管理及管理费费-低低值值易耗品易耗品 Cr:Cr:低低值值易耗品易耗品 其他其他应应付款付款付款付款时时：Dr Dr：其他：其他应应付款付款 Cr:Cr:现现金金/银银行存款行存款资产采购类发票固定固定资产资产采采购购APAP：分配行分分配行分录录：Dr:Dr:固定固定资产资产/无形无形资产资产-中中转转 Cr:Cr:其他其他应应付款付款-外部外部单单位（位（APAP）付款付款时时：Dr:Dr:其他其他应应付款付款-外部外部单单位（位（APAP）Cr:Cr:银银行存款行存款FAFA：在在“资产资产工作台工作台”录录入入 详细详细信息并分配信息并分配 。以下分以下分录录

11、是系是系统传统传送送总帐总帐后自后自动产动产生生 Dr:Dr:固定固定资产资产/无形无形资产资产 Cr Cr：固定：固定资产资产/无形无形资产资产-中中转转Unit 2 发票管理预付款/员工借款本章主要内容预预付款付款预预付款核付款核销销员员工借款工借款 预付款/员工借款处理流程输输入入入入预预付款付款付款付款状状状状态态=未未未未审审批批批批审审批批批批预预付款付款付款付款状状状状态态=未付未付未付未付支付支付支付支付预预付款付款付款付款发发票票票票状状状状态态=可用可用可用可用选择发选择发票核票核票核票核销销一或一或一或一或多多多多张预张预付款付款付款付款选择预选择预付款并付款并付款并付款

12、并应应用于用于用于用于一或多一或多一或多一或多张发张发票票票票供应商预付款处理（外部供应商）1.预付款发票录入DrDr：其他：其他应应收款收款-其他其他应应收收暂暂付款付款 Cr Cr：其他：其他应应付款付款-外部外部单单位位(AP)(AP)验证验证以后状以后状态变为态变为“未付未付”支付预付款Dr：其他：其他应应付款付款-外部外部单单位位(AP)Cr：现现金金/银银行存款行存款发发票状票状态为态为“可用可用”当供应商开出发票，实际进行费用或资产入帐时，生成如下分录Dr：业务业务及管理及管理费费用用/资产资产 Cr:其他其他应应付款付款-外部外部单单位位(AP)核销预付款此金此金额可以可以修改

13、修改Dr：其他：其他应应付款付款-外部外部单单位位(AP)Cr：其他：其他应应收款收款-其他其他应应收收暂暂付款付款员工借款及还款会计分录流程1.员员工借款工借款发发票：票：Dr：其他：其他应应收款收款-员员工借款工借款-员员工工￥3500 Cr：其他：其他应应付款付款-员员工工-员员工工(AP)￥35002.对对借款借款发发票付款：票付款：Dr：其他：其他应应付款付款-员员工工-员员工工(AP)￥3500 Cr:现现金金/银银行存款行存款￥35003.员员工工实际费实际费用用报销报销：Dr：业务业务及管理及管理费费-日常日常经营费经营费用用￥3000 Cr：其他：其他应应付款付款-员员工工-

14、员员工工(AP)￥30004.报销单报销单核核销销借款：借款：Dr：其他：其他应应付款付款-员员工工-员员工工(AP)￥3000 Cr：其他：其他应应收款收款-员员工借款工借款-员员工工￥3000员工借款及还款会计分录流程5.5.录录入入还还款虚款虚拟发拟发票票(标标准准发发票票)：Dr Dr：其他：其他应应付款付款-中中转转￥500500 Cr Cr：其他：其他应应付款付款-员员工工-员员工工(AP)(AP)￥5005006.6.虚虚拟发拟发票核票核销销多余借款：多余借款：Dr Dr：其他：其他应应付款付款-员员工工-员员工工(AP(AP）￥）￥500500 Cr Cr：其他：其他应应收款收

15、款-员员工借款工借款-员员工￥工￥5005007.7.录录入入还还款款贷项贷项通知通知单单：Dr Dr：其他：其他应应付款付款-员员工工-员员工工(AP)(AP)￥500500 Cr Cr：其他：其他应应付款付款-中中转转￥5005008.8.对贷项对贷项通知通知单进单进行付款，即行付款，即还还款：款：Dr Dr：现现金金/银银行行￥500500 Cr Cr：其他：其他应应付款付款-员员工工-员员工工(AP)(AP)￥500500类类型一：借款与型一：借款与报销报销款相等款相等一借一一借一还还直接核直接核销销借款即可借款即可具体具体见见操作操作员工借款员工借款 先核先核销销借款，然后在付款界面

16、付剩余的款借款，然后在付款界面付剩余的款项项 具体具体见见操作操作类型二：少借多型二：少借多报销员工借款类类型三：多借少型三：多借少报销报销 1.1.借款借款Dr：其他：其他应应收款收款-员员工借款工借款-员员工工1221010200￥3500 Cr：其他：其他应应付款付款-员员工工-员员工工(AP)2241010200￥3500验证验证完成后完成后发发票状票状态为态为“未付未付”类类型三：多借少型三：多借少报销报销 2.2.支付借款￥支付借款￥35003500Dr：其他：其他应应付款付款-员员工工-员员工工(AP)￥3500 Cr:现现金金/银银行存款行存款￥3500类类型三：多借少型三：多

17、借少报销报销 3.3.员员工工报销费报销费用￥用￥30003000Dr：业务业务及管理及管理费费-日常日常经营费经营费用用￥3000 Cr：其他：其他应应付款付款-员员工工-员员工工(AP)￥3000类类型三：多借少型三：多借少报销报销 4.4.核核销销借款￥借款￥30003000Dr：其他：其他应应付款付款-员员工工-员员工工(AP)2241010200￥3000 Cr：其他：其他应应收款收款-员员工借款工借款-员员工工1221010200￥3000核核销销完成后，保存出完成后，保存出现现如上画面如上画面类类型三：多借少型三：多借少报销报销 5.5.录录入入还还款虚款虚拟发拟发票票￥5005

18、00Dr：其他：其他应应付款付款-中中转转￥500 Cr：其他：其他应应付款付款-员员工工-员员工工(AP)￥500类类型三：多借少型三：多借少报销报销 6.6.虚虚拟发拟发票核票核销销多余借款￥多余借款￥500500Dr：其他：其他应应付款付款-员员工工-员员工工(AP）￥）￥500 Cr：其他：其他应应收款收款-员员工借款工借款-员员工￥工￥500类类型三：多借少型三：多借少报销报销 7.7.录录入入还还款款贷项贷项通知通知单单￥500500Dr：其他：其他应应付款付款-员员工工-员员工工(AP)￥500 Cr：其他：其他应应付款付款-中中转转￥500类类型三：多借少型三：多借少报销报销

19、8.8.对贷项对贷项通知通知单进单进行付款，即行付款，即还还款：款：Dr：现现金金/银银行行￥500 Cr：其他：其他应应付款付款-员员工工-员员工工(AP)￥500各类发票产生的会计分录1.1.标标准准发发票票 Dr Dr：费费用用(科目取自科目取自发发票分配行中票分配行中录录入入帐户组帐户组合合)Cr Cr：负债负债(科目取自供科目取自供应应商地点中商地点中维护帐户组维护帐户组合合)2.2.预预付款付款发发票票 Dr Dr：其他：其他应应收款收款-其他其他应应收收暂暂付款付款(科目取自科目取自发发票分配行中票分配行中录录入入帐户组帐户组合合)Cr Cr：负债负债(科目取自供科目取自供应应商

20、地点中商地点中维护帐户组维护帐户组合合)3.3.核核销预销预付款付款 Dr Dr：负债负债(科目取自科目取自标标准准发发票票/费费用用报报表表贷贷方科目方科目)Cr Cr：其他：其他应应收款收款-其他其他应应收收暂暂付款付款(取自取自预预付款付款发发票借方科目票借方科目)4.4.贷项贷项通知通知单单 Dr Dr：负债负债(科目取自供科目取自供应应商地点中商地点中维护帐户组维护帐户组合合)Cr Cr：费费用用(科目取自科目取自发发票分配行中票分配行中录录入入帐户组帐户组合合)Unit 3 发票/付款调整本章主要内容发发票票错误错误修改或修改或调调整整付款付款错误错误修改或修改或调调整整 发票的修

21、改及调整取消取消1 1、未、未验证验证的的发发票可以票可以删删除除2 2、已、已经经付款的付款的发发票无法取消；若想取消，票无法取消；若想取消，则则必必须须先撤先撤销销付款再付款再进进行取消行取消发发票票3 3、取消、取消发发票票时时会会产产生相反的会生相反的会计计分分录录，发发票状票状态变为态变为“已取消已取消”，发发票金票金额变为额变为0 04 4、发发票取消票取消则则无法恢复无法恢复付款的修改及调整撤撤销付款付款付款界面：付款界面：1、撤、撤销付款，未取消的付款，未取消的发票可以重新付款；取消了的票可以重新付款；取消了的发票不可以重新付款票不可以重新付款 2、“调整整”已已传送至送至总账

22、发票，不可修改任何信息票，不可修改任何信息 3、“调整整”已已验证但未但未传送到送到总帐的的发票，只能修改某部分信息票，只能修改某部分信息(供供应商不可修改），修改后商不可修改），修改后发票状票状态需要重新需要重新验Unit 4 应付传送总帐/关闭会计期本章主要内容传传送送总帐总帐关关闭闭期期间间将应付帐传送至总帐与与总帐系系统完全集成完全集成在在发票和付款工作台票和付款工作台输入交易，系入交易，系统自自动验证会会计信息的有效性信息的有效性把会把会计分分录传递至至总帐，明，明细方法或方法或汇总方法，可方法，可细查过帐报表表关关闭期期间前：前：过帐挂起挂起报表表与与总帐对帐：应付款付款试算余算余

23、额报表表确确实要挂起的要挂起的发票或付款：可票或付款：可传递至下一期至下一期运行运行请求求“将将应付款付款传送至送至总账”关关闭闭期期间间检查检查、解决、解决、解决、解决AP AP 问题问题传传送至送至送至送至 Oracle Oracle总总帐帐关关关关闭应闭应付周期付周期付周期付周期调节应调节应付事付事付事付事项项 日日日日记帐记帐分分分分录过帐录过帐应付款会付款会计期期间的打开和关的打开和关闭与与总帐期期间独立独立路径：路径：AP职责/会会计/控制控制应付款期付款期间Unit 5 应付查询及报表本章主要内容帐务查询帐务查询帐务查询帐务查询应应应应付模付模付模付模块报块报块报块报表表表表查询

24、 可快速回答有关可快速回答有关发票、付款票、付款查询 有效有效审视应付付帐款的活款的活动 在在发票、付款工作台可票、付款工作台可查询明明细信息，自定信息，自定义要要查看的信息看的信息 标准准报表，可完成分析供表，可完成分析供应商的商的发票和付款票和付款历史、史、查找和解找和解决交易决交易产生的生的问题等。等。应应付模付模块块常用常用报报表表CUX:应应付清付清单归单归档档会会计期期间为必添填必添填项；币种、种、类别、凭、凭证批名批名称、凭称、凭证名称从名称从*至凭至凭证名称、凭名称、凭证编号从号从*至凭至凭证编号号列示列示APAP发票、票、APAP付款的付款的编号与号与总帐GLGL的凭的凭证号

25、号码对应关系关系CUX:供供应应商余商余额额明明细汇总细汇总表表可以可以查明明细，也可以，也可以查汇总可以可以查询欠供欠供应商款商款项的的情况情况CUX:员员工借款明工借款明细细表表可以可以查询员工借款数据工借款数据CUX:实实付福利付福利费报费报表表输入相关参数入相关参数福利福利费明明细情况（情况（报销人、人、金金额）注意：福利注意：福利费与一般的与一般的报销不能在同一不能在同一张发票上票上报销。应应付模付模块块常用常用报报表表应付付帐款款试算表算表应付与付与总帐对帐：如何：如何对起初数据、核起初数据、核对是否在是否在总帐中做了不中做了不该在在总帐中做中做的的费用用应付付帐款管理系款管理系统

26、会会计核算流程核算流程成批成批创建会建会计分分录。将将应付付帐款款传送至送至总帐将将AP数据数据传入入总帐期期间关关闭例外例外报表表检查影响关影响关闭期期间的信息的信息附：系统常用快捷键编号号快捷快捷键说明明1 1Shift+F5Shift+F5复制复制项2 2Shift+F6Shift+F6复制整条复制整条记录3 3F11F11显示示查询界面界面4 4Ctrl+F11Ctrl+F11显示示查询记录5 5F4F4退出退出6 6%通配符通配符7 7Ctrl+LCtrl+L显示示查询界面界面8 8Ctrl+KCtrl+K显示快捷示快捷键帮助帮助9 9Ctrl+SCtrl+S保存保存1010Ctrl+XCtrl+X剪切剪切选择1111Ctrl+CCtrl+C复制复制选择1212Ctrl+VCtrl+V剪切剪切/复制完成复制完成