如何开展内审培训课程(40页PPT).pptx

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1、2022/11/8如何开展内部审核工作培训课程2 宏儒集团企业管理 求新！求快！求变！2022/11/8目 录 第一章 审核术语 第二章 实施内部审核的基本要求 第三章 现场实施技巧 第四章 不符合报告开具 第五章 审核综述与验证3 宏儒集团企业管理 求新！求快！求变！2022/11/8第一章 审核术语 1.1 1.1 审核的定义：审核的定义：审核的定义：审核的定义：确定体系及其要素的活动和其有关的结果是否符确定体系及其要素的活动和其有关的结果是否符合有关标准或文件；体系文件中的有关规定是否得到有效的贯彻合有关标准或文件；体系文件中的有关规定是否得到有效的贯彻并适合于达到体系目标的系统的、独立

2、的检查。并适合于达到体系目标的系统的、独立的检查。a.a.有效性：体系活动与文件要求是否一致，而文件要求是否有体系活动与文件要求是否一致，而文件要求是否有效实施。效实施。b.b.独立性：独立性：审核应由与被审对象无直接责任关系的人员进行。审核应由与被审对象无直接责任关系的人员进行。4 宏儒集团企业管理 求新！求快！求变！2022/11/8第一章 审核术语内审工作就是指检查：说到的写到、写到的做到、做到的有效、有效讲证据。5 宏儒集团企业管理 求新！求快！求变！2022/11/8第一章 审核术语1.2审核类型审核类型:第一方审核(内部审核);第二方审核(相关方审核);第三方审核(认证审核）第一方

3、审核：使体系满足标准 和/或其它约定的文件 (如合同要求)在第二、三方审核前 找出问题，纠正不足 维持、改进和完成质 量体系的需要第二方审核：作为考核该方的管理绩效 增加双方对体系要求 的相互了解第三方审核：寻求向组织服务对象 表示承诺的认可获得国际或国家权威 认证证书6 宏儒集团企业管理 求新！求快！求变！2022/11/8第一章 审核术语1.3审核的依据：*产品/服务要求 *体系文件 *ISO9001/ISO14001/18001（合适的）*相应的法律、法规7 宏儒集团企业管理 求新！求快！求变！2022/11/8第二章第二章 实施内部审核的基本要求实施内部审核的基本要求 2.1 审核小组

4、的准备 2.2 审核工具的准备8 宏儒集团企业管理 求新！求快！求变！2022/11/82.1 审核小组的准备审核小组的准备审核小组由组长与组员构成，应明确各自的分工。(谁主导问、谁主导记录）审核成员基本功：a）对ISO标准了解；b）对该受审部门文件了解；c）对法律法规熟悉；d）能够控制审核进度；e)能够为受审核部门所接受；f)能够秉持公正公开。9 宏儒集团企业管理 求新！求快！求变！2022/11/82.2审核工具的准备审核工具的准备2.2.1内部审核计划表 a.审核目的；b.审核范围；c.审核依据；d.审核成员;e.审核行程安排。10 宏儒集团企业管理 求新！求快！求变！2022/11/8

5、11 宏儒集团企业管理 求新！求快！求变！2022/11/82.2审核工具的准备审核工具的准备 2.2.22.2.2内部审核检查表内部审核检查表 a.a.指导审核整个过程的路线图指导审核整个过程的路线图 b.b.明确审核要点和方法明确审核要点和方法 c.c.确保审核的覆盖面确保审核的覆盖面 d.d.减少组员之间不必要的重复减少组员之间不必要的重复 e.e.保持审核的方向和节奏保持审核的方向和节奏 f.f.体现审核的正规化和专业化体现审核的正规化和专业化 g.g.作为审核的记录档案作为审核的记录档案 按部门编检查表，它的好处是节省时间，但是审核的深按部门编检查表，它的好处是节省时间，但是审核的深

6、度较差。在检查表中审核的发现、抽样、方法、审核的项目度较差。在检查表中审核的发现、抽样、方法、审核的项目要在编检查表中应有所体现。编制好的检查表不应给受审方要在编检查表中应有所体现。编制好的检查表不应给受审方看。看。12 宏儒集团企业管理 求新！求快！求变！2022/11/813 宏儒集团企业管理 求新！求快！求变！2022/11/8第三章 现场实施技巧 3.1 开首次会议 3.2 善用检查表 3.3 审核方式 3.4 审核记录要求 3.5 开末次会议14 宏儒集团企业管理 求新！求快！求变！2022/11/83.1 开首次会议1.1.审核签到（个人形象、协调能力、语言表达能力）审核签到（个人

7、形象、协调能力、语言表达能力）2.2.介绍审核组成员介绍审核组成员3.3.介绍审核目的、范围、依据介绍审核目的、范围、依据4.4.审核计划安排的确认审核计划安排的确认5.5.被审核方的陪同人员确定被审核方的陪同人员确定6.6.介绍审核的方法和程序介绍审核的方法和程序7.7.介绍不合格分类介绍不合格分类8.8.公正性、公开性的说明公正性、公开性的说明 9.9.澄清凝问及确认末次会议时间澄清凝问及确认末次会议时间10.10.宣布首次会议结束宣布首次会议结束15 宏儒集团企业管理 求新！求快！求变！2022/11/83.2善用检查表善用检查表 执行检查表 保持进度 协调气氛 保持客观 审定结果16

8、宏儒集团企业管理 求新！求快！求变！2022/11/8 审核路线的展开 记录记录 实施实施 记录记录 相关文件相关文件 实施实施 记录记录 相关活动相关活动 相关文件相关文件 实施实施 记录记录岗位职责岗位职责 相关活动相关活动 相关文件相关文件 实施实施 记录记录 相关活动相关活动 相关文件相关文件 实施实施 记录记录 相关文件相关文件 实施实施 记录记录 实施实施 记录记录 记录记录17 宏儒集团企业管理 求新！求快！求变！2022/11/83.2善用检查表善用检查表依据检查表并考虑灵活性标准要求/文件要求检查表(问题)现场审核(面谈提问观察抽样验证)回答事实记录结果结论(合格不合格)18

9、 宏儒集团企业管理 求新！求快！求变！2022/11/83.3 审核方式审核方式 问：问职责、方针与目标、工作流程等 a.a.选择合适的面谈对象选择合适的面谈对象 b.b.被审核区域或部门的负责人被审核区域或部门的负责人/直接责任人直接责任人/操作者操作者 c.c.验证对问题的回答验证对问题的回答提问的技巧：提问的技巧：a.a.封闭式：用于获取专门的信息，但信息量小；封闭式：用于获取专门的信息，但信息量小；b.b.开放式：一个问题从不同角度解释，获取的信息量大开放式：一个问题从不同角度解释，获取的信息量大 但但浪量费时间；浪量费时间；c.c.澄清式：澄清在别的部门发现或是提到的一些问题；澄清式

10、：澄清在别的部门发现或是提到的一些问题；d.d.内审员在审核过程中多听陈述，避免讲解标准内审员在审核过程中多听陈述，避免讲解标准.提问时要平等、是善意，不能连续发问，目的是通过审核了解是提问时要平等、是善意，不能连续发问，目的是通过审核了解是否符合标准、是否符合程序否符合标准、是否符合程序.19 宏儒集团企业管理 求新！求快！求变！2022/11/83.3 审核方式审核方式 查：阅记录/文件 查阅文件规定与实际是否一致 查阅记录是否符合文件规定要求 看 观察现场操作/标识/环境 （现场表演操作,观察是否符合规定）20 宏儒集团企业管理 求新！求快！求变！2022/11/83.3 审核的方式 抽

11、样基本要求抽样基本要求抽样基本要求抽样基本要求 *随机抽样随机抽样,(,(具覆盖面代表性具覆盖面代表性)*明确主线明确主线,跟踪抽样跟踪抽样 *适当数量适当数量(检查表检查表)*审核员亲自抽样审核员亲自抽样 *征得被审核人员同意征得被审核人员同意 抽样的代表性抽样的代表性抽样的代表性抽样的代表性 *时间代表性：审核范围内按均等时间间隔抽样时间代表性：审核范围内按均等时间间隔抽样 *类型代表性：服务类型等类型代表性：服务类型等 *过程代表性：主要办事程序等过程代表性：主要办事程序等 *人员代表性：如培训、操作等人员代表性：如培训、操作等21 宏儒集团企业管理 求新！求快！求变！2022/11/8

12、审核的验证验证的要求:依据客观证据 面谈所提及的信息 应再验证 责任人的谈话可作 客观证据 非责任人的信息只 作线索客观证据：实际（客观）存在的 不受情绪或偏见左右 的 可以阐述的 可以形成文件（书面 表达）的 可以是定量的 可以是定性的 与一体化体系有关的 可验收证的22 宏儒集团企业管理 求新！求快！求变！2022/11/83.4 审核记录的要求审核笔记的作有用:便于下一部门调查 同事之间参阅 需要时查阅审核笔记的内容:审核抽样正面证据 某人、某物、某文件、时间、区域、数量审核问题项目 某人、某物、某文件、时间、区域、数量、不合格事实 23 宏儒集团企业管理 求新！求快！求变！2022/1

13、1/83.4 审核记录的要求 立即跟踪 记下来,稍后跟踪 记下来,在审核组会议上讨论 忽略,不考虑24 宏儒集团企业管理 求新！求快！求变！2022/11/83.4 审核记录的要求 记录不合格事实 注意相关事项 同被审核方负责人确认25 宏儒集团企业管理 求新！求快！求变！2022/11/8审核方法总结A A “LOVESLOVES”C C A-ASK A-ASK 询问询问 L-LOOK L-LOOK 看看 O-OBSERVATION O-OBSERVATION 观察观察 V-VERIGICATION V-VERIGICATION 验证验证 E-EVALUATION E-EVALUATION

14、评价评价 S-SAMPLE S-SAMPLE 抽样抽样 C-CONCLUSION C-CONCLUSION 总结总结26 宏儒集团企业管理 求新！求快！求变！2022/11/83.5 开末次会议开末次会议1.1.签到说明签到说明2.2.致谢致谢3.3.重申审核目的、范围和审核依据重申审核目的、范围和审核依据4.4.宣布审核发现宣布审核发现5.5.说明抽样局限性说明抽样局限性6.6.对管理体系的有效性评价对管理体系的有效性评价7.7.澄清异议澄清异议8.8.宣布本次审核的结论宣布本次审核的结论9.9.提出纠正措施及验证要求提出纠正措施及验证要求10.10.请公司领导发言请公司领导发言11.11.

15、宣布末次会议结束宣布末次会议结束27 宏儒集团企业管理 求新！求快！求变！2022/11/8第四章第四章 不符合报告开具不符合报告开具 4.1 4.1 不合格的定义不合格的定义 4.2 4.2 不合格的确定不合格的确定 4.3 不合格的判断不合格的判断 4.4 4.4 不合格描述不合格描述 4.5 4.5 不合格报告不合格报告28 宏儒集团企业管理 求新！求快！求变！2022/11/84.1 不合格的定义什么是不合格什么是不合格?-没有满足某个规定的要求 A)服务要求 B)ISO9001/ISO14001/18000标准 C)公司体系文件 D)法律、法规要求体系性不合格体系性不合格体系文件与选

16、定的标准或有关法规不符实施性不合格实施性不合格 实际操作与体系文件描述不符29 宏儒集团企业管理 求新！求快！求变！2022/11/84.2 不合格的确定根据不合格的性质,可分为：严重不合格；轻微不合格（一般、观察项）严重不合格：严重不合格：*与约定的体系标准 或指定的要求不符 *造成系统性或区域性严重 失效的不合格（可能由多 个轻微不合格说明）*可造成严重后果的不合格轻微不合格：轻微不合格：*孤立的人为错误 *文件偶尔未被遵守，造成 的后果不严重 *对系统不会产生重要影响30 宏儒集团企业管理 求新！求快！求变！2022/11/84.3 不合格的判断不合格判断的依据:*依据客观证据 *确定不

17、符合标准的条 款 *确定不符合相关的文 件要求不合格判断时应考虑:*是不是孤立次要的问题?*这项不合格是否过于频 繁的发生?*是严重的还是轻微的?*是否有足够的事实支持 我的发现?*需要采取什么样的纠正 措施?*提出这样的问题对受审 核方有多大的帮助?31 宏儒集团企业管理 求新！求快！求变！2022/11/84.4 不合格的描述 事实的准确观察事实的准确观察(判断判断)在哪里发现在哪里发现(地点地点)发现了什么发现了什么(事实事实)为什么不合格为什么不合格(原因原因)谁在场谁在场(职位职位)采用专业术语采用专业术语(如：未能提供、经查）如：未能提供、经查）要便于查找要便于查找(追溯追溯)要有

18、助于改进要有助于改进(帮助帮助)标准条款和文件标准条款和文件(依据依据)32 宏儒集团企业管理 求新！求快！求变！2022/11/8不合格描述(例一)A.2010.6.6 A.2010.6.6查公司无证据表明开展了管理评审工作；不符查公司无证据表明开展了管理评审工作；不符合标准条文合标准条文5.65.6的要求的要求?B.2010.6.6 B.2010.6.6查未能提供刘德华的上岗位的培训记录；不符合查未能提供刘德华的上岗位的培训记录；不符合ISO9001ISO9001标准条文标准条文6.2.26.2.2要求。要求。33 宏儒集团企业管理 求新！求快！求变！2022/11/84.5 不合格报告不

19、合格报告的作用:现场审核观察结果的 陈述 经受审核部门确认 审核报告的组成部分 提交受审核部门的正 式文件不合格报告的内容：受审核部门 审核员 不合格报告编号 日期 不合格描述 不合格原因分析 纠正措施要求 受审核方确认34 宏儒集团企业管理 求新！求快！求变！2022/11/835 宏儒集团企业管理 求新！求快！求变！2022/11/8 审核组会议 现场审核结束后现场审核结束后,末次会议之前末次会议之前,或审核过程中定或审核过程中定 期期(每天结束每天结束)召开召开 同审核组成员参加同审核组成员参加 讨论审核结果讨论审核结果 审核组长确认不合格项审核组长确认不合格项 沟通审核信息、线索沟通审

20、核信息、线索 协调审核方向协调审核方向 审核组长作审核总结准备审核组长作审核总结准备36 宏儒集团企业管理 求新！求快！求变！2022/11/8第五章第五章 审核综述与验证审核综述与验证审核报告的内容:审核的目的和范围 审核依据文件 审核组成员 审核时间 审核不合格项分布 审核综述 不合格报告审核综述:说明发现的不合格项 根据审核的不合格项 对受审核部门的 体系作出评价:-好的方面 -存在的不足 -努力的方向37 宏儒集团企业管理 求新！求快！求变！2022/11/8第五章第五章 审核综述与验证审核综述与验证 审核组提交审核报告审核组提交审核报告 受审核部门采取纠正措施受审核部门采取纠正措施

21、受审核部门记录已采取的纠正措施受审核部门记录已采取的纠正措施 审核员在规定的时间内验证审核员在规定的时间内验证 根据验证结果判断纠正措施的有效性根据验证结果判断纠正措施的有效性 所有纠正措施完成所有纠正措施完成,审核关闭审核关闭38 宏儒集团企业管理 求新！求快！求变！2022/11/8内部审核员的作用内部审核员的作用一、对体系的运行起监督作用二、对体系的保持和改进参谋作用三、在体系管理方面起上下沟通作用四、在第二、三方审核中起内外接口的作用五、在体系的有效实施方面起带头作用39 宏儒集团企业管理 求新！求快！求变！2022/11/8审核员的正确工作方法审核员的正确工作方法一、少讲、多看、多问

22、、多听二、选择正确的对象提问三、正确地提出问题四、封闭式问题和开启式问题相结合五、提问与索看相结合六、联想和追溯七、创造一个良好的审核气氛1、每一个成功者都有一个开始。勇于开始，才能找到成功的路。11月-2211月-22Tuesday,November 8,20222、成功源于不懈的努力，人生最大的敌人是自己怯懦。13:47:1713:47:1713:4711/8/2022 1:47:17 PM3、每天只看目标，别老想障碍。11月-2213:47:1713:47Nov-2208-Nov-224、宁愿辛苦一阵子，不要辛苦一辈子。13:47:1713:47:1713:47Tuesday,Novem

23、ber 8,20225、积极向上的心态，是成功者的最基本要素。11月-2211月-2213:47:1713:47:17November 8,20226、生活总会给你另一个机会，这个机会叫明天。08 十一月 20221:47:17 下午13:47:1711月-227、人生就像骑单车，想保持平衡就得往前走。十一月 221:47 下午11月-2213:47November 8,20228、业余生活要有意义，不要越轨。2022/11/8 13:47:1713:47:1708 November 20229、我们必须在失败中寻找胜利，在绝望中寻求希望。1:47:17 下午1:47 下午13:47:1711月-2210、一个人的梦想也许不值钱，但一个人的努力很值钱。11/8/2022 1:47:17 PM13:47:1708-11月-2211、在真实的生命里，每桩伟业都由信心开始，并由信心跨出第一步。11/8/2022 1:47 PM11/8/2022 1:47 PM11月-2211月-22谢谢大家谢谢大家