对外贸易单证实务说课材料.ppt

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1、对外贸易单证实务第一章第一章 认识国际商务单证认识国际商务单证学习目的学习目的 1了解国际商务单证的含义、分类2掌握制作单证的基本要求3熟悉国际商务单证员的资格考试内容【建议课时：2课时】第一节第一节 国际商务单证的含义及分类国际商务单证的含义及分类一一、国国际际商商务务单单证证（International business documents）是指在国际商务活动、国际结算业务中所应用的各种单据、文件和证书。凭借这类单证来处理进出境货物的交付、运输、保险、商检、结算等工作。随着现代运输业和保险业的发展，国际商务活动已经越来越成为有关单证的活动。单证工作可以说贯穿于国际商务活动的每一个环节。二、

2、国际商务单证的种类二、国际商务单证的种类 我们可以根据不同的标准给国际商务单证进行分类。1、根据贸易双方单据的流向，可分为：、根据贸易双方单据的流向，可分为：1）出口单证：出口许可证、出口报关单、商检证书、包装单据、商业发票、出口货物保险单、提单、产地证、汇票等。2）进口单证：进口许可证、进口报关单、信用证、进口货物保险单、索赔申请等。2、根据签发人的不同，可分为：、根据签发人的不同，可分为：1）由金融机构签发的金融单据：汇票、本票、支票等。2）由商业机构签发的商业单据：发票、运输单据、包装单据等。3、根据用途，可分为：、根据用途，可分为：1）资金单据：由金融机构签发，表示一定数量货币金额，如

3、汇票、支票、本票等。2）商业单据：由出口商缮制，与出口货物的信息有关，如发票、装箱单、重量单等。3）货运单据；由船公司或承运人签发，如海运提单、空运单、联运提单、承运货物收据、公路、铁路、内河运输单据等。4）保险单据：由保险公司出具或签章，如保险单、预保单、保险凭证，投保单等。5）报关单据：由进出口商缮制，用于向海关申报、完税，由海关签字认可。6）官方单据：由国家职能部门签发，又称“公务单据”，如海关发票、领事发票、产地证、商检证书等。7）随附单据；应进口商要求或相关的规定，由出口商准备，如收益人证明、装运通知，船舶航程证明等。第二节第二节 国际商务单证工作的重要性国际商务单证工作的重要性 国

4、际商务单证工作的重要性具体表现在以下四个方面：一、国际结算的基本工具一、国际结算的基本工具 根据跟单信用证统一惯例（UCP600）规定：“在信用证业务中，各有关方面当事人处理的是单据而不是有关的货物、服务或其他行为。”在信用证支付方式下，受益人（卖方）所提交的单据是否正确，并做到前后内容一致，是银行议付的前提条件。在托收方式下，单据是否正确对能否顺利结汇，同样起着不可忽视的作用。二、企业经营管理的重要环节二、企业经营管理的重要环节 单证工作是企业进出口工作的重要组成部分，单证质量的高低，反映了该企业的管理水平。那些正规的外贸企业，其制单人员的素质和单据制作的水平肯定是很高的。三、政策性很强的涉

5、外工作三、政策性很强的涉外工作 国际商务单证是用于交货、结汇等进出口环节的，并要在国外流通，因此是涉外的商业文件。它必然体现国家的对外政策。因此，在制作时，必须按照有关国际惯例及法律规定。在发生纠纷，涉及索赔、理赔时，国际商务单证还是处理争议的依据。四、企业对外业务和职工素质的体现四、企业对外业务和职工素质的体现 国际商务单证工作具有专业性强，时间要求紧，工作量大，任务繁杂，涉及面广的特点。因此，对制单人员要求很高。需有专业知识的人员（国际商务单证员）来承担这项工作，否则，会因单据制作上的差错，影响进出口业务的开展，合同的履行，给企业带来本可避免的经济损失，产生额外的费用。从这个角度说，单证就

6、是金钱，单证就是效益，单证就是企业的门面。第三节第三节 制单的基本要求制单的基本要求 国际商务单证工作主要包括审证、制单、审单、交单、归档五个环节。基本要求归纳为“四相符四相符”，即“证同相符”、“单证相符”、“单单相符”、“单货相符”。其中，“证同相符”是指信用证与贸易合同相符；“单证相符”是指单据与信用证相符；“单单相符”是指各种单据之间相符；“单货相符”是指单据中所描述的货物与实物相符。一、正确一、正确(correct)正确是单证工作的前提和核心，单证不正确就不能安全结汇。所谓正确，包含两个方面的内容：1、各种单证必须做到上述的“四相符”。2、各种单证必须符合有关国际贸易惯例和进出口双方

7、所在国家的有关法律和规定。二、完整二、完整(complete)所谓完整，有两个方面的意义：1、份数齐全、成套，不能短缺，一般是按照信用证要求的份数提供。2、每一种单据本身所填的内容必须完备、齐全、完整。格式使用不当，项目漏填，内容不完整，文字不通，签章不全，就不能构成一份有效的文件，也不能被银行接受，也就不能安全结汇。三、及时三、及时(timely)所谓及时，主要表现在两个方面：1、每一种单证的出单日期要及时、合理、有序，既要符合一般的商业习惯和要求，又要在信用证或合同规定的有效期内。例如，保险单的出单日期不得迟于提单的签发日期，提单日期不能迟于装运日期，装运通知必须在货物装运后马上发出等。2

8、、及时交单议付。全套单据制作完毕后，应及时到议付行交单议付。银行不接受超过信用证有效期的单据，也不接受迟于装运日期后21天的提单。四、简明四、简明(concise)所谓简明，是指单据的内容应按信用证规定和国际惯例填制，力求简明，不繁琐，避免画蛇添足、弄巧成拙。简化单证不仅可以减少工作量，提高工作效率，而且也有利于提高单证质量和减少单证的差错。五、整洁五、整洁(clear)所谓整洁，是指单据的布局要美观、大方、漂亮，其格式的设计和缮制要力求标准化和规范化。第四节第四节 国际商务单证员国际商务单证员一、国际商务单证员的概念一、国际商务单证员的概念 国际商务单证员，是指在国际贸易活动中，从合同签订以

9、后，直至装运货物、进口提货的整个过程中，为完成出口许可、运输、保险、检验、报关、结汇、核销等业务环节所需的单证，而专门从事单据的缮制、审核、交接和传递的专业人员。是企业开展国际贸易工作必不可少的基础人才。随着我国加入WTO及对外贸易的飞速发展，国际商务领域从业人员的队伍也在不断扩大。目前全国各地的相关企业都十分缺乏专业的国际商务单证员。二、国际商务单证员的认证培训与考试国际商务单证员的认证培训与考试 由于当前我国外贸学历教育体系中针对该岗位的应用性培训内容相对滞后，而专业培训的空缺使得大量未经职业培训的非专业人员仓促就业。如何提高我国国际商务领域从业人员的业务素质和服务水平已经成为当前外贸企业

10、进一步发展的重要问题。为规范国际商务单证行业的相关培训工作，进一步提高国际商务单证从业人员的素质和能力，根据中华人民共和国行政许可法的有关规定及国家商务部人事司的指示精神，从2004年起中国对外贸易经济合作企业协会在全国范围内组织开展国际商务单证员的培训和考核认证工作，旨在通过培训使大多数的国际商务单证从业人员取得上岗资格证书，并逐步在全国范围内推行持证上岗制度，从根本上促进整个国际商务领域的健康发展。这也是我国国际商务领域继外销员、国际货代之后的第三个岗位培训与认证考试。三、国际商务单证员应具备的知识及能力国际商务单证员应具备的知识及能力1、专业知识、专业知识 1）熟悉我国对外经贸的方针、政

11、策、法规以及有关的国别、地区政策。2）了解政治经济学基本原理；掌握国际贸易理论、进出口业务、国际金融、市场销售学及国际贸易法规（含知识产权法）和惯例等专业基础知识；熟悉商检、海关、运输、保险等方面的有关业务程序。3）懂得商品学基本理论，熟悉主管商品的性能、品质、规格、标准、包装、用途、生产工艺和所用原材料等知识。4）了解主管商品销往国家或地区的政治、经济、文化、地理及风土人情、消费水平以及有关出口方面的条例和规定。5）了解主要商品在世界上的产销情况，贸易量，主要生产、进出口国家或地区的贸易差异及价格变动情况，及时给国内生产厂家反馈信息，指导生产。2、工作能力、工作能力 1）综合业务能力。熟悉进

12、出口业务的各个环节和交易程序，能独立审证、改证，进行业务查询；会制定产品推销方案和经营方案；能合理使用计价货币，会进行汇率换算、成本核算；并具有处理异议、索赔、理赔等业务能力。2）推销能力。能利用各种方法宣传自己的商品，扩大影响；有强烈的推销意识，善于掌握客户的心理，主动寻求贸易机会，随机应变，灵活推销；重合同、守信用，有断地了解、考察、选拔和培养客户，服务热情，赢得客户的信任和尊重，在平等互利的基础上同客户建立良好的贸易关系，较好地完成推销或进口任务的指标。3）调研能力。能运用市场调研的方法和技巧，利用一切途径捕捉市场信息，及时掌握市场变化和需求动态；能搜集、整理、分析国际市场行情和客户情况

13、，写出市场调研报告，提出经营建议。4）语言文字能力。掌握一门以上外语，能独立进行对外洽谈及有关业务活动；能准确起草有关合同、协议和处理日常业务函电；能较熟练地使用办公自动软件。有较好的中文水平，能用正确的语言和文字表达思想，交流信息和独立处理业务文件。5）社交能力。懂得公共关系学知识，善于同与业务有关的国内外厂商和业务部门建立、保持和发展良好的公共关系，灵活运用各种正当的交际手段，广交朋友。第五节第五节 国际商务单证机构设置与单证管理国际商务单证机构设置与单证管理一、单证工作机构设置一、单证工作机构设置 单证工作的机构设置，各个进出口企业不尽一致。有的单证工作归属业务部，有的在储运部，有的储运

14、、业务部门各有分工，有的还专设单证部。尽管设置、分工不尽相同，但对国际商务单证工作的要求、内容和基本原则是相同的。从单证制作程序来看，大致有下列3种形式：1分段法：业务部门缮制分析单，由单证部门负责缮制各种结汇单证及送银行结汇。2流水法：缮制分析单缮制各种结汇单证交单结汇。由各个业务环节分别负责，流水操作。3一条龙法：即从缮制分析单缮制各种托运单证、结汇单证送银行议付，均由同一单证员操作完成。这在中小型企业比较常见。从上述3种形式来看各有利弊，但从提高工作效率出发还是第三种比较理想。由于前面两种形式，一份单证要流转多人之手就不易查找，而且单证员知识面相对狭窄，遇有问题，往往联系隔阂，不利于了解

15、和掌握单证全面的业务知识。而第三种形式，一竿子到底，除了能培养成多功能型的单证员外，还可以兼顾到经办单证的轻、重、缓、急。单证员经过长期业务活动，能摸索出自己负责这项工作的规律，发挥主观能动性，从而能建立起一套科学化的工作秩序。二、单证管理的意义二、单证管理的意义1.为统计提供原始资料为统计提供原始资料在对外贸易业务活动中，通过对单证的整理分类，登记统计，做到心中有数，对掌握货源、组织货源，衔接计划进货、摸清外销进程、促进贸易任务的完成有着密切的关系。特别是对外贸企业计划的编制、检查计划完成进度、为实现计划准确性有重要的意义。2.为分析国际商务工作质量提供资料为分析国际商务工作质量提供资料 检

16、查外贸企业各项工作指标完成进度，均需要资料，如对外贸计划准确性、履约率、资金周转率、费用指标以及流通费用等各项指标的资料积累等。由此可见，商务单证是提供这些数据的可靠依据，从而促进外贸企业经营管理的改善。3.为查询和处理业务差错事故提供资料为查询和处理业务差错事故提供资料 在外贸业务活动中，差错事故时有发生。特别对商品数量溢缺，品名规格(等级)不符，国别(地区)互串等错收、错运、多装、少装等差错事故的发生，必须查明原因，分清责任，吸取教训，加强教育，采取措施，防范今后，以达到安全优质，不断提高外贸工作质量。这些均要求外贸单证提供必要的资料。三、单证的管理方法三、单证的管理方法 外贸业务中各项单

17、证经过多环节的操作流转，反映了商品流转的全过程，为业务上的测算和考核提供了依据，可供有关部门的查询核实。在业务成交后，单证要全面收集汇总，并进行认真的检查核对，整理装订，编号归类，列档存查，妥善保管。商务单证保管的形式一般有两种：即分散归档和集中归档。前者由各经办部门分别自行保管，后者由专门部门负责集中统一保管。虽然单证保管方法与形式不同，但总的单证保管要求相同，都应该做到单证齐全，单证相符、顺次排列、装订整齐、查询方便、有利业务。四、单证的发展、改革和统一四、单证的发展、改革和统一 1.单据的规范化和标准化。国际贸易发展到今天，许多单据都已规范化和标准化了。典型的如在世界范围内许多单证（包括

18、信用证、提单、保险单、产地证等）都是相同或相似的；以往在某些单据中出现的一些规定现已不复存在，像发票中的E&OE（有错当查）的规定；许多单据有统一的填写规范：报关单47个项目每个都有具体的操作规则。2.单据的电子化和现代化。前者主要指EDI单据，现在报关、报检都已联网，产地证和配额许可证的申领可登录商务部有关官方网站进行操作，外汇核销和退税也要先进行网上备案登记，这就可以在单证工作中充分利用现代通讯手段和互联网。为适应贸易电子化的要求，国际商会也适时出台了E-UCP并对1993年修订的UCP500做进一步的修订以满足日益发展的现代国际贸易的需要，出版了UCP600。3.单据制作由繁到简。这个趋

19、势主要体现为要求的单据的种类在减少、单据的内容也在日益简单化，只要双方信誉良好，出口方直接发货给进口方，后者直接付款，这样某些单据存在的必要性就大大降低了。4.新单据不断出现。典型的如2001年“9.11”后美国海关要求的AMS（电子舱单申报）；上世纪60年代随着集装箱运输的出现和发展而产生的集装箱运输单据；我国与东盟达成双边贸易优惠协定后，确定我产品原产地的FORM E证书；在纺织品回归WTO后根据中欧、中美达成的协议重新核发的配额许可；2006年一般产地证将由质检局统一对外签发等，这就要求我们必须紧跟时代，对新单证、新做法和新规定进行不断地研究和学习。5.一次制单。许多公司都有单据制作软件

20、，只要认真填写发票这种基本单据，其他单据都可以自动生成，这样对制单人员的要求会更高，因为所制作的单据如正确是应该的，而一旦出错，则会招致业务的满盘皆输。6.单证的统一。国际贸易各环节所涉及的大部分单据都有统一的规定和要求。像SWIFTMT700格式的信用证、提单、保险单、产地证、我国各种政府管制单据等，目前我国进出口公司的发票、箱单尚待统一。五、单证制作的依据五、单证制作的依据 1.法律、惯例和规定。所有国际贸易中要求的单据都有相应的法律、惯例和规则，较常见的有我国的合同法、票据法、外贸法、海商法、保险法、我国政府参加的联合国国际货物销售合同公约、在国家贸易领域影响巨大的UCP600、E-UC

21、P、ISBP、URC522、URR525、INCOTERMS2000等，所有这些规定都对制单工作具有非常强的指导意义。2.以合同、信用证和货物实际情况为准制作单据。实践中主要指单单、单证、单同、单货的一致。单据一定要如实反映货物的情况。有时为了满足信用证要求，不得不制作并出具根本不应该出现的单据，较明显的是货物没有能在规定的装运期内装船，为了满足信用证对装运期和交单期的规定而由托运人向船公司出具保函（LETTER OF INDEMNITY）进行通融以换取清洁提单向银行交单结汇的现象。3.单据制作应满足各行业、部门的特殊要求。国有国法，家有家规，每个行业都有其特定的规矩：像出口纺织品时经常会遇到

22、国外要求我们提供AZO free Certificate(无偶氮证明，这是与人类健康有关的一种特殊单据)；出口到信仰伊斯兰教国家的禽类产品，进口商有时会提出由出口地伊斯兰教协会出具有关证明；AMS舱单由美国开始，现已扩展到加拿大、澳大利亚、欧洲等许多国家；农药产品出口到美国、欧盟等国时，进口上商通常会要求出口方提供所出口的农药产品的MSDS（危险数据资料卡）等，出口企业应按规定的格式和要求将相关数据填写完整后予以提交。案例一案例一一个纺织品出口公司的业务员与中东客户签订了买卖合同,出口花布面料。不久,客户开来信用证,订购一个20英尺集装箱的面料。出口公司按要求发运货物，并开始制单。原来合同上计

23、价单位是码，但制单人员将“码”打成了“米”，并按米给工厂下了计划，工厂按时交了货。1码=0.914米,结果一个集装箱使企业损失了1600美元。虽然单据与信用证不符，但买家收到了更多的货物，暗自高兴。单据一开到银行，立刻就赎单了。请问你从中应吸取什么教训？案例二案例二某公司于2004年8月从云南收购了两集装箱的干辣椒，共花了人民币20多万元，与美国客户签订了2万多美元的出口合同。付款方式是D/P SIGHT。当船舱舱位已订好后，买方提出辣椒属于食品，出口到美国去需要办理FDA认证，否则进不了关。该公司从来没有办过FDA，也不知这批货能否符合美国食品卫生和营养标准。出口公司了解到FDA认证过程复杂，也需要一定时间，现在办理认证时间来不及了。于是只好把货低价卖给了已有FDA认证的公司，损失了2万元人民币。请问你从中应吸取什么教训？此课件下载可自行编辑修改，仅供参考！此课件下载可自行编辑修改，仅供参考！感谢您的支持，我们努力做得更好！谢谢感谢您的支持，我们努力做得更好！谢谢