亚运村街道2009年收文处理及归档培训.ppt

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1、亚运村街道2009年收文处理及归档培训 Still waters run deep.流静水深流静水深,人静心深人静心深 Where there is life,there is hope。有生命必有希望。有生命必有希望主要主要内容内容一一收文办理工作规范收文办理工作规范二二社区居委会文书档案社区居委会文书档案整理整理一、收文办理工作规范一、收文办理工作规范 收文办理指对收到的公文的办理过程，包括收文办理指对收到的公文的办理过程，包括签签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、注办收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、注办等程序。等程序。收文办理必须做到准确、及时、安全，应力求收文办理必须做到

2、准确、及时、安全，应力求当日事当日毕。当日事当日毕。一、收文办理工作规范一、收文办理工作规范 一般应在十五天内办理完毕，并答复来文单位。一般应在十五天内办理完毕，并答复来文单位。因问题复杂因问题复杂,十五天内难以办结的十五天内难以办结的,应向来文单位说应向来文单位说明情况。紧急文件随到随办。有时限要求的文件，明情况。紧急文件随到随办。有时限要求的文件，必须在时限内办完。必须在时限内办完。（一）签收（一）签收 签收是收文办理的第一道程序，指签收是收文办理的第一道程序，指收到文件后收件人在对方的文件投递单收到文件后收件人在对方的文件投递单或送文簿上签字，表示收到。或送文簿上签字，表示收到。作用：一

3、是为明确交接双方的责任作用：一是为明确交接双方的责任提供一种凭证；二是为了保证文件运行提供一种凭证；二是为了保证文件运行安全。安全。（一）签收（一）签收 我单位公文来源主要是信件和传真我单位公文来源主要是信件和传真两种，具体来说主要就是市、区各部门、两种，具体来说主要就是市、区各部门、各单位交换件，区各部门、各单位传真。各单位交换件，区各部门、各单位传真。其他还有咱们社区、社会单位等的文其他还有咱们社区、社会单位等的文件。件。（一）签收（一）签收 信件，主要是针对秘密件进行核对，信件，主要是针对秘密件进行核对，看区交换站的签收单上面的秘密、重要看区交换站的签收单上面的秘密、重要文件是不是都有，

4、按照来文单位及编号文件是不是都有，按照来文单位及编号逐件进行核对，核对无误后再签字履行逐件进行核对，核对无误后再签字履行签收手续。签收手续。（一）签收（一）签收传真件，大部分发件人都会在传真后与我们电话联系是否收到，这时我们的签收就是告知对方是否收到。在告知收到的同时，还要对文件进行仔细的审核、查看，看看文件是否有不清楚的地方，有不清楚的地方，让对方重发一次，以确保文件的准确清楚。（一）签收（一）签收G注意注意：如果对方不来电话确认，我们也要认真查看传真件是否完整准确，比如说有发给别的街道的到了我街道等这些情况，要及时反馈，有不清楚的地方也要按照传真上面的相关联系方式，请求重发。（二）登记（二

5、）登记 登记，即在完成签收工登记，即在完成签收工作后，对收文情况做出简要作后，对收文情况做出简要记载。记载。（二）登记（二）登记 对收到的文件在相应的登记本上就收文对收到的文件在相应的登记本上就收文日期、文件内容（标题）等进行登记后，日期、文件内容（标题）等进行登记后，在文件前附上公文批办单，公文批在文件前附上公文批办单，公文批办单包括收文日期、来文单位、收文编办单包括收文日期、来文单位、收文编号（如号（如09072003，即意为，即意为2009年年7月月20日日收到的第收到的第3号文）、文件标题等。号文）、文件标题等。（二）登记（二）登记公文批办单公文批办单示例：示例：（三）拟办（三）拟办

6、拟办，即由部门负责人或有关具体工作人员经过拟办，即由部门负责人或有关具体工作人员经过对公文进行认真的阅读分析，提出建议性的处置意对公文进行认真的阅读分析，提出建议性的处置意见，供有关领导者审核定夺。见，供有关领导者审核定夺。拟办是一项辅助决策活动，目的是为决策活动提拟办是一项辅助决策活动，目的是为决策活动提供可供选择的方案，拟办也是办公室为领导批办文供可供选择的方案，拟办也是办公室为领导批办文件所做的准备工作。件所做的准备工作。（三）拟办（三）拟办 拟办包括：在文件批办单上书写对收文办理的方拟办包括：在文件批办单上书写对收文办理的方案和建议，并签署拟办人姓名和日期，查询附录文案和建议，并签署拟

7、办人姓名和日期，查询附录文件中涉及的有关指示和规定；查询以前处理同类事件中涉及的有关指示和规定；查询以前处理同类事件的有关文件，使批办前后衔接具有连续性；对收件的有关文件，使批办前后衔接具有连续性；对收文中有关数据和重要情节进行初步判别，为领导批文中有关数据和重要情节进行初步判别，为领导批办提供依据和参考。办提供依据和参考。（三）拟办（三）拟办 做好拟办应注意：（做好拟办应注意：（1 1）认真研读公文，真正弄清对方的）认真研读公文，真正弄清对方的意图、问题的性质与实际情况。（意图、问题的性质与实际情况。（2 2）意见要简明、具体、得）意见要简明、具体、得体。（体。（3 3）如同时提出两个或两个

8、以上方案时，应讲究它们的）如同时提出两个或两个以上方案时，应讲究它们的排列次序，一般应将倾向性意见放在前面，以提高效果。排列次序，一般应将倾向性意见放在前面，以提高效果。（4 4）意见应工整、清晰地写在批办单相应的栏目中，并）意见应工整、清晰地写在批办单相应的栏目中，并签注拟办人姓名与日期。（签注拟办人姓名与日期。（5 5）当公文所涉及的问题较易处理，）当公文所涉及的问题较易处理，对领导者采纳自己的方案有一定的把握时，也可直接草拟复对领导者采纳自己的方案有一定的把握时，也可直接草拟复文文稿供审核定夺，以加速办理过程。文文稿供审核定夺，以加速办理过程。（四）批办（四）批办 批办即领导对文书如何处

9、理、办理原则、批办即领导对文书如何处理、办理原则、办理中应注意的问题所作的批示。办理中应注意的问题所作的批示。批办是一项由法定责任者履行法定事务处批办是一项由法定责任者履行法定事务处置权的决策性活动。法定责任者即机关或部置权的决策性活动。法定责任者即机关或部门的领导人。门的领导人。（四）批办（四）批办批办的要求是：（1）不得越权批办公文。（2）严格控制批办范围，以下几种情况下的公文不再批办，由有关部门直接处理：不经批办同样能得到有效办理的公文，已批办过统一的处置意见的公文，他人已有合法、明确而有效批办意见的公文。（3）批办意见务须明确、肯定、具体，前后一致，切实可行。（4）采取有效措施监督批办

10、意见的执行结果。（5）批办过程中，如发现公文所涉及的问题是自己无权或确实无法处置的，可将批办改为拟办。在此过程中一定要实事求是地弄清事件的情况。（6）批办意见应工整、清晰地写在公文批办单的有关栏目内，并务须签注批办人姓名、年月日。（五）承办（五）承办承办是对需要办理的工作具体执行或解决问题，包括办理有关事宜和撰文答复。它是收文办理的关键环节，是具体解决问题的阶段，也是检验工作质量和工作效率的重要标志之一。（五）承办（五）承办具体需要有关部门认真领会政策规定和拟办、批办意见，区分轻重缓急，结合本部门情况，借鉴以前对相关问题处理的做法，在文件要求时限内时限内落实相关工作。（六）催办（六）催办催办即

11、由公文处理管理机构根据承办时限和其他有关要求对公文承办过程实施的催促检查。（六）催办（六）催办催办是对文书办理情况的督促和检查，以便使承办按照文书的时限要求及时办理，催办的作用是可以加速文书的运转，防止文书的积压，促进承办的办理，提高工作效率。（六）催办（六）催办催办工作的一般过程为：明确对象与对承办工作的要求（时限、方式、原则等）；将有效进行催办工作所需要的情况以文件催办单等形式记录在案，作为催办依据；定期或随时向承办部门或人员催询、检查承办工作进展情况；及时协助制订和实施解决问题的方法、措施，保证公文迅速有效地运转；验收办毕公文，综合反映承办工作实际情况与结果，注销已办结公文。（七）注办（

12、七）注办收文承办后，在文件处理单（如公文批办单）上简要注明文书办理的情况和结果。注明是否已办复、复文字号、日期等。通过电话或口头答复的，注明答复情况，签上承办人的姓名。无需答复或传阅的文件，注明“已阅”，签注阅知日期。二、社区居委会文书档案的整理二、社区居委会文书档案的整理程序及方法程序及方法（一）文书档案的整理原则（一）文书档案的整理原则（二）文书档案的整理方法（二）文书档案的整理方法（三）文书档案的整理程序（三）文书档案的整理程序（四）文书档案的整理范围（四）文书档案的整理范围（一）文书档案的整理原则（一）文书档案的整理原则 归档文件定义归档文件定义：单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、

13、应作为文书档案保存的各种纸质材料。要素：职能活动中形成的、办理完毕的；完成了公文处理的每一个程序；文书档案、纸质材料（一）文书档案的整理原则（一）文书档案的整理原则 整理原则整理原则：遵循文件形成的自然规律，保持文件之间的有机联系，便于文件的保管和利用。分类方案分类方案：归档文件采用“年度类别”分类法或“类别年度”分类法。“年度类别”分类法即首先按年度进行分类，在同一年度内再按不同类别进行分类；“类别年度”分类法即首先按类别进行分类，在同一类别内再按不同年度进行分类。（一）文书档案的整理原则（一）文书档案的整理原则 20042004年年综合类综合类社区服务类社区服务类 文化教育类文化教育类 治

14、保民调类治保民调类 劳动保障类劳动保障类 社区环境类社区环境类 社区卫生类社区卫生类v年度年度类别分类法类别分类法(示例示例)20052005年年综合类综合类社区服务类社区服务类文化教育类文化教育类治保民调类治保民调类劳动保障类劳动保障类社区环境类社区环境类社区卫生类社区卫生类（一）文书档案的整理原则（一）文书档案的整理原则v类别类别年度分类法（示例）年度分类法（示例）综合类综合类20042004年年20052005年年社区服务类社区服务类20042004年年20052005年年文化教育类文化教育类20042004年年20052005年年治保民条类治保民条类20042004年年20052005

15、年年劳动保障类劳动保障类20042004年年20052005年年社区卫生类社区卫生类20042004年年20052005年年社区环境类社区环境类20042004年年20052005年年（二）文书档案的整理方法（二）文书档案的整理方法v文书档案采用文件级整理方法，以件为单位进行整理。v“件件”：一般每份文件为一件。文件的正本包括签发单为一件，正文与附件不能分开，原件与复制件不能分开，转发文与被转发文不能分开，有领导重要批示或有处理结果的文件处理单与被处理文件不能分开，请示与批复可以作为一件，报表、名册、图册等一册为一件。同一个问题、同一件事情所形成的文件可以作为一件。信息、简报、会议记录应该一期

16、一件或一次会议记录一件；同一种类型的报表可以进行组合，不超过50页可以作为一件。（三）文书档案的整理程序（三）文书档案的整理程序收集修整装订编页号排列录入目录盖档号章、编号及填写有关内容装盒档案盒脊背填写移交装订目录（三）文书档案的整理程序（三）文书档案的整理程序 1.收集：在工作中形成的属于归档范围的各类档案材料，必须按规定向档案人员移交，任何个人不得据为己有。各项工作负责人员把应当归档的文件从有关人员手中按归档范围收集。收集的方式：归档前按归档范围对归档材料进行广泛的收集，符合归档条件、需要归档的文件要及时交给内勤（或档案人员）。（三）文书档案的整理程序（三）文书档案的整理程序 2.修整：

17、为保证档案能够长期保存和有效提供利用，必须对不符合要求的归档文件进行必要的修整。包括对破损文件进行修裱、对字迹模糊或易褪变的文件进行复制（如热敏传真值复印成A4纸）、去除文件上易锈蚀的金属物、对过大文件进行折叠。（三）文书档案的整理程序（三）文书档案的整理程序 3.装订：归档文件材料修整完毕后，需要使用符合档案保护要求的装订材料对其进行重新装订。v装订应使用不锈钢钢钉，钉在文件的左上角，永久和长期保管的档案最好包角装订。（三）文书档案的整理程序（三）文书档案的整理程序 4.编页号 页号：即每一份归档文件的页码。6当归档文件上无页号时，需要编页号、文件中凡是有图文信息的页面均要编制页号。一般使用

18、阿拉伯数字。每件从“1”开始，流水编制，正面编在文件的右下角，反面编在文件的左下角。发文稿纸、文件签发单要同文件一起统一编页号，同一文件的不同稿本排列时，一般正件在前，定稿在后；正文在前，附件在后；转发件在前，被转发件在后。6当归档文件上有页号时，无需重编。（三）文书档案的整理程序（三）文书档案的整理程序 5.排列：给归档文件排列顺序，固定件号。按形成的时间顺序结合问题以及重要程度进行排列。同一类的文件装入一盒，盒内文件的排列应注意保持文件之间的有机联系。同一问题形成的材料应排列在一起，会议记录、会议文件、统计表、案件材料等成套性文件应集中排列。排列好后先用铅笔铅笔编件号。（三）文书档案的整理

19、程序（三）文书档案的整理程序 6.盖档号章、编号及填写有关内容：档号章的位置在文件首页上端的空白处加盖档号章，一般盖在右上角，如果有文字要盖在空白处。归档章式样（规格：55MM15MM）类别：共有类别：共有综合类、社区服务类、治保民调类、文化教育类、社区卫生类、劳动社会保障类、社区环境类7大类。件号：件号：文件的排列顺序号。年度：年度：归档文件所属年度。类别件号年度（三）文书档案的整理程序（三）文书档案的整理程序 7.录入目录 归档文件应依文件的分类和所编件号的顺序，逐类、逐件编制文件目录。归档文件目录式样（规格（297MM210MM）件号责任者文件题名年度页数期限（三）文书档案的整理程序（三

20、）文书档案的整理程序 7.录入目录 v件号：件号：文件排列的序号。文件排列的序号。v责任者：责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者，一填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者，一般应使用全称或通用简称。一般要看公章。般应使用全称或通用简称。一般要看公章。v题名：题名：填写文件标题。题名拟写（三要素：责任者问题文种）。如：填写文件标题。题名拟写（三要素：责任者问题文种）。如：安慧里社区党委安慧里社区党委20052005工作计划工作计划 2002 2002年安慧里社区工作计划年安慧里社区工作计划 安慧里社区安慧里社区20022002年民政工作计划年民政工作计划 安慧里

21、社区孤老人员名单安慧里社区孤老人员名单 v年度：年度：档案内容针对年度档案内容针对年度v页数：页数：填写每一件归档文件的总页数。填写每一件归档文件的总页数。v期限：期限：按归档文件保管期限填写按归档文件保管期限填写。（三）文书档案的整理程序（三）文书档案的整理程序 8.装盒：装盒：同一类的文件装入一盒。同一类的文件装入一盒。（三）文书档案的整理程序（三）文书档案的整理程序9.档案盒脊背填写：*类别、目录号、起止件号、年度类别、目录号、起止件号、年度是必填项。*起止件号起止件号要求尽量用档号章打号，如果书写做到整齐美观。*目录号的填写：可填写年度。年度起止件号目录号类别（三）文书档案的整理程序（

22、三）文书档案的整理程序 10.装订目录：将编制好的归档文件目录装订在将编制好的归档文件目录装订在目录夹内。目录夹内。（三）文书档案的整理程序（三）文书档案的整理程序 11.移交 移交：办理移交手续。移交文书档案和目录至档案人员，双方履行签字手续。（四）文书档案的整理范围（四）文书档案的整理范围 社区居委会文件归档范围、保管期限表社区居委会文件归档范围、保管期限表1.1.综合类：综合类：党建工作党建工作v社区党委换届、改选、领导成员任免的请示及上级党委的通社区党委换届、改选、领导成员任免的请示及上级党委的通 知、批复知、批复 长期长期v社区党委全年工作计划、总结、会议记录、规章制度社区党委全年工

23、作计划、总结、会议记录、规章制度 长期长期v社区党委关于党员党风党纪教育、民主评议、奖惩的报告、社区党委关于党员党风党纪教育、民主评议、奖惩的报告、决定、总结、记录决定、总结、记录 短期短期v社区党委在上级召开的会议上的典型发言、经验材料、上级社区党委在上级召开的会议上的典型发言、经验材料、上级表彰决定、光荣册、党员花名册表彰决定、光荣册、党员花名册 长期长期v上级党组织关于党的建设的通知、规定、办法、制度上级党组织关于党的建设的通知、规定、办法、制度 短期短期（四）文书档案的整理范围（四）文书档案的整理范围 1.1.综合类：综合类：行政工作行政工作v社区居委会工作计划、总结、会议记录社区居委

24、会工作计划、总结、会议记录 长期长期v社区居委会班子成员结构情况社区居委会班子成员结构情况 长期长期v社区居民代表大会、换届选举工作有关材料社区居民代表大会、换届选举工作有关材料 长期长期v社区精神文明建设、创建精神文明社区、申报文明市民等有社区精神文明建设、创建精神文明社区、申报文明市民等有关材料及表彰决定关材料及表彰决定 长期长期v社区居委会固定资产清单社区居委会固定资产清单 长期长期v上级机关颁发的关于社区建设工作的政策、法律、法规、指上级机关颁发的关于社区建设工作的政策、法律、法规、指示、通知示、通知 短期短期v社区居委会各种介绍信存根社区居委会各种介绍信存根 短期短期v社区居委会大事

25、记社区居委会大事记 长期长期 社区居委会文件归档范围、保管期限表社区居委会文件归档范围、保管期限表（四）文书档案的整理范围（四）文书档案的整理范围2.社区服务类：社区服务类：v社区服务设施、服务网点、服务者队伍、各种便民服务工作社区服务设施、服务网点、服务者队伍、各种便民服务工作中形成的计划、总结、会议记录、项目、经验介绍、情况汇中形成的计划、总结、会议记录、项目、经验介绍、情况汇报、报表、合同书、协议书等材料。（注：合同书、协议书报、报表、合同书、协议书等材料。（注：合同书、协议书等材料的保管期限为合同期满后五年）等材料的保管期限为合同期满后五年）短期短期 社区居委会文件归档范围、保管期限表

26、社区居委会文件归档范围、保管期限表（四）文书档案的整理范围（四）文书档案的整理范围3.3.治保民调类：治保民调类：v社区治安、司法教育、维护妇女、儿童合法权益、民调、社区治安、司法教育、维护妇女、儿童合法权益、民调、综合治理、交通、外来人口管理、出租房屋管理、限养、综合治理、交通、外来人口管理、出租房屋管理、限养、信访、人民内部矛盾排查调处以及对辖区两劳释放、法信访、人民内部矛盾排查调处以及对辖区两劳释放、法轮功重点人员的监管教育等工作中形成的计划、总结、轮功重点人员的监管教育等工作中形成的计划、总结、制度、报表、会议记录、责任书、合同书、协议书、调制度、报表、会议记录、责任书、合同书、协议书

27、、调解书、名册等材料。解书、名册等材料。短期短期 社区居委会文件归档范围、保管期限表社区居委会文件归档范围、保管期限表（四）文书档案的整理范围（四）文书档案的整理范围4.4.文化教育类：文化教育类：v文体活动、青少年教育、科普教育、科学知识宣传、学文体活动、青少年教育、科普教育、科学知识宣传、学习型社区等工作中形成的计划、总结、活动安排、经验习型社区等工作中形成的计划、总结、活动安排、经验介绍、登记表、统计报表等材料。介绍、登记表、统计报表等材料。短期短期5.5.社区卫生类：社区卫生类：v社区卫生服务、红十字、育龄妇女、计划生育、群众健社区卫生服务、红十字、育龄妇女、计划生育、群众健康、防治非

28、典、防治禽流感等工作中形成的工作计划、康、防治非典、防治禽流感等工作中形成的工作计划、总结、会议记录、登记表、统计报表、责任书、名册、总结、会议记录、登记表、统计报表、责任书、名册、入户走访及基础知识教育等材料。入户走访及基础知识教育等材料。短期短期 社区居委会文件归档范围、保管期限表社区居委会文件归档范围、保管期限表（四）文书档案的整理范围（四）文书档案的整理范围6.6.劳动社会保障类：劳动社会保障类：v安置下岗职工再就业、失业救济、社会救助、社会福利、安置下岗职工再就业、失业救济、社会救助、社会福利、拥军优属、老龄、助残等工作中形成的计划、总结、登拥军优属、老龄、助残等工作中形成的计划、总结、登记表、统计报表、协议书、花名册等材料。记表、统计报表、协议书、花名册等材料。短期短期7.7.社区环境管理类：社区环境管理类：v社区环境、卫生、环保、规划、节水等工作中形成的计社区环境、卫生、环保、规划、节水等工作中形成的计划、总结、会议记录、制度、规定、方案、合同书、协划、总结、会议记录、制度、规定、方案、合同书、协议书、统计报表等材料。议书、统计报表等材料。短期短期社区居委会文件归档范围、保管期限表社区居委会文件归档范围、保管期限表