存货及购销业务监控制度设计.ppt

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1、存货及购销业务监控制度设计 Still waters run deep.流静水深流静水深,人静心深人静心深 Where there is life,there is hope。有生命必有希望。有生命必有希望存货及购销业务监控制度设计o设计的意义o购货业务监控制度的设计o销货业务监控制度的设计o储存业务监控制度的设计o实例：上海华生化工有限公司存货及购销业务监控制度设计的意义o存货的概念内容：为销售、耗用而储备，包括库存、加工、在途。特点：有形、流动性强、潜在损耗可能性、为再出售而储备。o设计的意义加强存货管理、保证安全促进正常周转：防积压损失，避免不足无货保证安全保证安全落实责任落实责任考核效

2、益考核效益控制流动控制流动提供信息提供信息存货监控存货监控设计目的设计目的存货及购销业务监控制度设计的意义o设计的特点目标双向性：“财会信息、内部经管信息”实施广泛性：“存货关联部门”计量标准多样性：“货币、实物”与各种管理制度协调：“责任制度、业务计划”购货业务监控制度的设计o购货业务特点o购货业务监控制度设计目的o购货业务监控制度设计基本要点o购货业务凭证流转程序设计购货业务监控制度的设计o购货业务的特点与生产、销售计划联系密切：“物资采购质量”直接导致支出、负债：“现、赊（信用）购”业务频繁量大，环节多易出漏：“低效、舞弊”o监控制度设计的目的：保证物资采购和存货与产、销要求一致：“周转

3、高效”、“有序进行”支出、负债增加真实合理：“成本、数量、价差”反映折扣、折让：“正确组织结算”防不法行为：“明确责任”、“物款安全”会计信息准确：“核算及时、正确”购货业务监控制度设计o设计基本要点o职务分离制度o请购单控制制度o订货控制制度o货物验收控制制度o入账付款或应付账款控制制度o会计稽核与对账制度购货业务监控制度设计基本要点o职务分离制度o请购单、采购合同：“共同制定”生产、销售、管理、财会、法律、采购部门o采购人员：不兼任验收保管、会计记录、付款审批人员o付款人员：不兼任审核、记录人员购货业务监控制度设计基本要点o请购单控制制度存货需要量：有无重复，询价估算使用部门 采购部门 现

4、金管理部门保管部门 招标订货提前提前通知通知计算计算请购请购量量共同共同签字签字说明说明审批审批存档存档确认确认o订货控制制度供应商 采购部门 其他部门o货物验收控制制度 采购部门货物 保管部门 财会部门购货业务监控制度设计基本要点询价，确定询价，确定签订货单，合同签订货单，合同共同制定共同制定（生产，销售，管理，（生产，销售，管理，财会，法律等部门）财会，法律等部门）（谈判）（谈判）到达到达质，量验收质，量验收收货单收货单购货业务监控制度设计基本要点o入账付款或应付账款控制制度供货发票，收货单 财会部门o会计稽核与对账制度应付账款：各种进货凭证 会计 客户到达到达审核审核（及时，准确入账及时

5、，准确入账）经审核，记账经审核，记账主管，稽核人员主管，稽核人员对账对账定期，及时定期，及时购货业务凭证流转程序设计o货物交接方式 提货制：直接见面 购销双方 送货制：不见面：发货制：o购货业务凭证设计（图示）如：请购单、询/报价单、收货单、退货单等（支票，本票（支票，本票 银行汇票）银行汇票）（异地托收承付（异地托收承付 委托收款）委托收款）购方购方销方指定地销方指定地销方销方购方指定地购方指定地提提送送销方销方购方指定地购方指定地发发购货业务凭证设计（请购单）购货业务凭证设计（询/报价单）购货业务凭证设计（收货单）购货业务凭证流转程序设计o购货业务凭证及流转程序设计原则o不同企业，不同交接

6、结算方式的共性：手续严密凭证规范流程合理购货业务的凭证流转程序设计（收货单）o送货制供供货货单单位位业务部门业务部门A，核对合同，核对合同，填收货单填收货单 （一式（一式4联）联）B，留，留NO.1联联C，留，留NO.4联联 记备调卡记备调卡储运部门储运部门A，留，留NO.2联联B，在，在NO.3，4 联盖收货章联盖收货章C，在，在NO.4联联注明存放地注明存放地财会部门财会部门（留（留NO.3联）联）（1）送货通知）送货通知（2）收货单）收货单（3）收货单）收货单NO.2，3，4联及商品联及商品（4）收货单）收货单NO.3，4联联（5）发票）发票收货单收货单NO.3，4联联（6）支票支票NO

7、.2，3，4联联（7）收货单）收货单NO.4联联购货业务的凭证流转程序设计（收货单）o送货制下以支票结算方式运行：o供货单位将送货通知传给购货单位业务部门。o购货单位业务部门将送货通知与购销合同相核对，无误后填制收货单一式四联，第一联留存，将后三联传给供货单位。o供货单位将商品连同收货单第二，三，四联送给购货单位指定的仓库。o购货单位仓库按收货单验收商品后，在收货单第四联上注明存放地点，并在第三，四联加盖收货章后退给供货单位，留存第二联登记商品保管账。o供货单位凭收货单第三，四联和自身开具的发票到购货单位财会部门收款，购货单位财会部门将收货单与发票核对无误后，为供货单位开出转账支票付款，并留存

8、收货单第三联记账，将第四联传给业务部门。购货业务的凭证流转程序设计（收货单）o提货制供货单位供货单位业务部门业务部门A，核对，填单，核对，填单（一式（一式4联）联）B，留，留NO.1联联C，NO.4联联 填备调卡填备调卡储运部门储运部门NO.3，4联盖章联盖章留收货单留收货单NO.2联联财会部门财会部门A，审核单据，发票，审核单据，发票B，NO.3联记账联记账（1）发票，提货单）发票，提货单（2）收货单）收货单NO.2，3，4联联提货单，发票提货单，发票（4）已审提货单，收货单）已审提货单，收货单 NO.2，3，4联联（5）提提 货货 单单（6）收货单）收货单NO.4联联(注明注明存放地）存放

9、地）（6）已提收货单）已提收货单 NO.3联联（3）结算付款结算付款提提货货购货业务的凭证流转程序设计（收货单）o提货制下的凭证流转程序：o购货单位业务部门取得供货单位的发票和提货单，并与合同核对无误后，填制一式四联的收货单，留存第一联，其余连同发票一并送财会部门。o购货单位财会部门审核无误后为供货单位办理货款结算手续，并留存发票记付款账，将提货单和收货单第二，三，四联交储运部门。o购货单位储运部门持提货单到供货单位提取商品后，连同收货单第二，三，四联和货物送至仓库验收。o仓库验收商品无误后留存收货单第二联记账，并将第四联送至业务部门，第三联送至财会部门。购货业务的凭证流转程序设计（收货单）o

10、发货制（托收承付方式）供货单位供货单位银行银行财会部门财会部门留留NO.3联联业务部门业务部门A，核对合同，核对合同，填收货单填收货单（一式（一式4联）联）B，留，留NO.1联联C，填备，填备 调卡调卡留留NO.4联联车站或码头车站或码头储运部门储运部门A，收货，收货 NO.3，4联盖章联盖章B，NO.4联注明存地联注明存地C，留，留NO.2联联（1）发发 货货（2）发运发运 证件证件（3）托收凭证）托收凭证（4）回单联）回单联（5）承付）承付 通知通知（6）承付）承付 通知通知（8）承付）承付（9）收货单）收货单NO.2，3，4联联（10）到货通知）到货通知（11）收货单）收货单（12）NO

11、.3联联（13)NO.4联联 （7）承付承付 通知通知购货业务的凭证流转程序设计（收货单）o发货制下托收承付结算方式运行：o供货单位按合同规定的时间，货物种类向购货单位发货，然后委托其开户银行向购货单位收取货款及代垫的运杂费。o购货单位财会部门收到银行转来的结算凭证等单据后，对相关凭证进行审核，然后转业务部门核对合同。o经业务部门核对合同无误后，退回给财会部门，由财会部门在规定的期限内通过开户银行向供货单位付款。同时开具收货单，留存第一联，将其余各联交给储运部门，通知其准备提货。o到货后，到货车站或码头会通知购货单位储运部门，储运部门提取商品后，连同收货单第二，三，四联送仓库验收商品。o仓库验

12、收商品合格后，在收货单第三，四联上加盖收货专用章，留存第二联登记商品保管账，并分别将收货单第三，四联转回财会和业务部门。销货业务监控制度设计o销货业务的特点o销货业务监控制度的设计目标o销货业务监控制度设计基本要点o销货业务凭证流转程序设计销货业务的特点o收入确认复杂所有权的风险、报酬转移。相关继续管理权、控制权无保留。经济利益流入。收入、成本能可靠计量。o收入计量复杂现金折扣（鼓励客户提前付款）：计入当期费用。商业折扣（促销）：收入确认前发生，不计入收入。销售折让、退回（质量问题）：冲减退回当期的收入。o直接导致货币资金、应收账款增加销货业务监控制度的设计目标o保证销售收入“真实、合理、完整

13、”。o保证商业折扣、现金折扣“真实、适度”。o保证销售折让、退回“合理处理、揭示”。o保证应收账款“记录真实，可收回”。o杜绝不良行为，如违法乱纪、贪污、低效率销货业务监控制度设计基本要点o职务分离制度o订单控制制度o销售价格政策控制制度o销售发票控制制度o收款业务控制制度o退货业务控制制度o售后服务控制制度销货业务监控制度设计的基本要点o职务分离制度审批人员不兼任：接订单、开发票、办理业务。会计人员不兼任：收退款、销售业务。发货人员不兼任：填制销货通知单等业务。o订单控制制度多种格式：“按不同客户和销售形式设计”规定流转及授权批准程序：“流转环节、审批责任”顺序编号：“按执行情况分管、检查”

14、o销售价格政策控制制度统一价格目录，规定各种折扣标准及批准权限。销货业务监控制度设计的基本要点o销售发票控制制度专人管理。领用时签字注明起讫号。开票时如实填写。专人定期或不定期独立检查。o收款业务控制制度（应收账款）客户信用审查。现金折扣政策。记账、对账、账龄分析。销货业务监控制度设计的基本要点o退货业务控制制度独立的销货争议处理机构。销售折让和退回凭证流转程序。建立制度：如退货损失惩罚。销售折让优先（减少退货损失）。退货验收和退款审查。审批控制。o售后服务控制制度保修期、范围、费用标准。销货业务凭证流转程序设计o工业企业及批发企业o零售企业销货业务凭证流转程序设计o工业企业及批发企业o销货凭

15、证的设计（图示）发货单（一式五联）、销货日报表o销货业务凭证流转程序设计（图示）提货制/送货制：程序基本相同，支票结算方式发货制：托收承付方式工业企业及批发企业销货凭证设计（发货单）工业企业及批发企业销货凭证设计（销货日报表）工业企业及批发企业销货业务凭证流转程序设计（发货单）o提货制（支票）购货单位购货单位留留NO.5联联业务部门业务部门A，开发货单（一式五联），开发货单（一式五联）留留NO.1联联B，结算货款，开具发票，结算货款，开具发票C，日终，编销货日报表，日终，编销货日报表财会部门财会部门A，核对发票、发货票、，核对发票、发货票、销货日报表、送款回单销货日报表、送款回单B，留，留NO

16、.3联，记账联，记账储运部门储运部门A，按发货单发货，按发货单发货B，留，留NO.2联联记保管账记保管账（1）订货单和支票）订货单和支票（2）发货单）发货单NO.2，4，5联联（3）发货单）发货单NO.2联联提提货货（4）送款的回单、）送款的回单、发票、销货日报表、发票、销货日报表、发货单发货单NO.3联联银行银行留留NO.4联联工业企业及批发企业销货业务凭证流转程序设计（发货单）o送货制（支票）购货单位购货单位储运部门储运部门A，按发货单发货，按发货单发货B，留，留NO.2联联记保管账记保管账业务部门业务部门A，开发货单（一式五联），开发货单（一式五联）留留NO.1联联B，结算货款，开具发票

17、，结算货款，开具发票C，日终，编销货日报表，日终，编销货日报表财会部门财会部门A，核对发票、销货日报表、，核对发票、销货日报表、送款的回单、发货单送款的回单、发货单B，留，留NO.3联，记账联，记账（1）订货单）订货单 （2）发货单）发货单 NO.2、3、4、5联联（3）发货单发货单NO.4，5联联送送货货（4）支票）支票（5）发货单）发货单 NO.3联联（6）送款的回单、）送款的回单、发票、销货日报表发票、销货日报表支支票票工业企业及批发企业销货业务凭证流转程序设计（发货单）o发货制（托收承付）业务部门业务部门A，填发货单，填发货单（一式（一式5联）联）B，留，留NO.1联联储运部门储运部门

18、A，发货，发货B，留，留NO.2联联财会部门财会部门A，办理托收承付，办理托收承付B，留，留NO.3联联记销货账记销货账C，记收款账，记收款账购货单位购货单位留留NO.5联联银行银行部门部门留留NO.4联联（1）发货单）发货单NO.2、3、4、5联联（2）发货单）发货单NO.5联，商品联，商品 （3）运单、运单、发货单发货单 NO.3、4联联（4）托收凭证、托收凭证、运单、发货单运单、发货单NO.4联联（5）托收回单托收回单（6）付款）付款 （7）收款通知收款通知发货发货销货业务凭证流转程序设计o零售企业o销货收款方式货款合一：“一手交钱、一手交货”货款分管：“开票付款盖章收票付款”自选超市：

19、“集中在出口付款”o货款分管的销货凭证设计（图示）销货小票：“营业员开出”内部交款单：“收款员填制”商品进销存报告单：“营业柜组负责人填”o销货业务凭证流转程序设计（图示）零售企业销货凭证设计（销货小票）零售企业销货凭证设计（内部交款单）零售企业销货凭证设计（商品进销存报告单）零售企业销货业务凭证流转程序设计（货款分管）o一票二单制营业员营业员客户客户收银台收银台财会部门财会部门银行银行出纳出纳（1）开销货小票）开销货小票（2）小票，交款）小票，交款（3）小票，盖章）小票，盖章（4）小票，取货）小票，取货（5）商品商品进销进销存报存报告单告单（6）内部内部交款交款单及单及款项款项（7）存款）存

20、款（8）回单）回单（9）编收款凭证）编收款凭证（10）对账单）对账单储存业务监控制度的设计o设计的基本要点o存货收发核算形式的选择储存业务监控制度的设计o设计的基本要点o存货储存制度保管责任制度：“专职、责任范围”收发、计量制度：“手续、工具”保险制度：“保险公司”质量管理制度：“残损变质、积压呆滞”o盘存制度（永续盘存、实地盘点）储存业务监控制度的设计o明细账设置分类恰当：“设账繁简度、成本计算准确度”，如品种、规格、等级、进货单价等。体系健全：“分别核算管理”，如业务部门（可调库存账）、仓库（保管库存账）、财会部门（会计库存账）。储存业务监控制度的设计o存货收发的核算形式o账卡分设（两套账

21、）仓库：“材料卡片账”财会部门：“数量金额式明细账”优点：相互制约；缺点：重复、工作量大。o账卡合一（一套账）仓库：“账册平时只登记数量”财会部门：“定期标价、稽核，结出收发余额”案例：上海华生化工有限公司o门市部收现程序设计o营业员：开票、交收款、编销售日报表、送会计科o收款员：收款、回单盖章、编收款日报、送出纳部o客户：若以现金、汇票、本票支付，可直接提货，当即开发票；若以支票支付，须确认后方可开票，并在6天内才可提货。注意现金不可坐支。o财务部门：核对销售日报和收款日报。审核后，将所收现金支票、本票、汇票解入银行，并取得进账单或解款单，据以登记入账。案例：上海华生化工有限公司o采购业务会

22、计处理程序设计o内控要点o物资请购、采购、验收、付款、记账由不同人承担。o采购员不能擅自改变采购内容。o会计部门要参与合同的签订工作，收货部门严格验收。o发票价格、运费、税款核对无误，如有退货，从发票中扣除。o货款经银行转帐，不得支付现金。o其他费用、损失确定合理性。o控制储备定额，防超储积压。o应付账款明细帐与总分类帐核对。案例：上海华生化工有限公司o确定各种物资的需要量某种物资采购量需用量期末储量期初存量计划期内部资源潜力o定期订货订货量平均每日需用量（订货时间订货间隔）保险储备量实际库存量订货在途量o记账程序抽单法（图示）案例：上海华生化工有限公司o采购业务记账程序抽单法供应部门供应部门

23、（收料单）（收料单）仓库仓库会计部门会计部门付款联箱付款联箱收货联箱收货联箱出纳出纳收收货货联联验收后验收后收货联收货联付付 款款 联联确认付款确认付款存放存放 定期按定期按 收料单收料单编号抽单编号抽单月末余单：在途材料月末余单：在途材料月末余单：未付料款月末余单：未付料款料已验收料已验收款已支付款已支付核对银货核对银货是否两讫是否两讫案例：上海华生化工有限公司o销售业务会计处理程序设计o内控要点o销售合同的签订、开票、发货、收款、记账职务应分离。o销售合同、销售发票和发货单，须经企业有关负责部门和人员审批。o销售价格的确定，销售方式、结算方式的选择，要经企业有关负责部门和人员审批。o发票及

24、发货单要顺序编号，如有缺号，必须查明原因，并经领导批准加以注销。案例：上海华生化工有限公司o销售业务必须尽可能根据合同进行，会计部门要参加合同会签；销售发票中的品名、数量、单价、金额以及付款方式，应与销售合同的内容一致，并经专人复核。对非合同销售及门市销售要建立经常的检查制度。o废料、残料的处理出售，要开单入账，与一般销售同样处理。o销售退回必须经有关负责人批准后才办理销帐和退款手续。坏账的转销要按规定的审批程序办理。案例：上海华生化工有限公司o合理确认销售的实现，并将已实现的销售收入按时入账。o定期检查应收账款明细帐余额，及时催收回笼资金。o销售业务凭证设计销售发票：一式四份（订货、生产、会

25、计、备查）发货单：一式五份（储、运、门卫、销售、会计）销售退回单：一式三份（仓库、销售、会计）案例：上海华生化工有限公司o销售业务处理流程设计o合同发货制（产品销售程序）o销售部门据合同编发货通知单通知仓库备货，内部运输部门发货据仓库发货通知单开销售发票记产成品明细账。o运输部门办托运手续提货单和运单送销售部门销售部门将提运单据与销售发票一并送会计部门。o会计部门审核单据、票证无误开代垫运费清单通知出纳结算货款做销售账务处理。案例：上海华生化工有限公司o销售业务处理流程设计o非合同提货制（产品销售程序）o销售部门据产品价目编销售发票输入电脑销售系统核实财务科长审核和授权出纳收款做销售账务处理。

26、o出纳部门收到客户款项会计主管签（章）发货单（一式四联：附联、门卫、仓库、客户）。o仓库部门发货，记产品卡。o会计部门登记销售日记帐。案例：上海华生化工有限公司o应收账款处理设计o应设计应收账款余额及账龄分析表，根据账龄计提坏账备抵比例。o坏账注销一定要经过审批。一般来说，3年以上未收到的应收账款，要向税务局申报批准，确认债务人已无力偿还后，方可确认坏账，将其注销。1年以上的应收账款挂在账上，不进行按比例确认坏账。o坏账注销与应收账款的收回应职责分离。案例：上海华生化工有限公司o储存业务会计处理程序设计o存货的种类原材料（化工用剂、燃料等），在产品（未出炉混合剂等），产成品（涂料等），低值易耗

27、品（包装物，涂料容器）。o存货主要业务（化工行业具体要求）进货业务、领料业务、盘存与保管、发货流程、在产品交接业务等。o存货计价方式加权平均法（全月一次）易于操作。存货多属于化工品，保质期多在半年，积压情况很少。案例：上海华生化工有限公司o华生公司内部控制简要评价缺点：财务部门在各环节主要功能仅限于记录、汇报，只在核对账目时起一些监督作用。财务部门若仅能依据仓库等部门的原始凭证作记录，就无从着手内部控制，极可能在存货收发过程出现纰漏。改进：可多设内部凭证，增强部门内部的职能分工、明确责任，增加每月盘存次数，加强存货控制。作业：存货及购销业务监控制度设计o案例：盼盼集团的零存货管理o盼盼集团以生

28、产防盗门为主业，产品十分畅销。该企业存货管理采用“适时生产系统”。具体包括：o零库存管理。充分利用钢材市场供大于求的状况，实行货到付款的原则。他们根据年生产能力，确定所需的钢材总量、型号、规格，与供应商签订合同，在保证质量的同时，严格明确供货日期，注重分期进货、分期付款，为防止供应失误配备专门的供货车。o零应收账款。集团在全国有经销点2000家，在供不应求的情况下，实行先付款后发货的原则。作业：存货及购销业务监控制度设计o零不良资产。零存货与零应收账款使得资产的质量较好，资金周转速度快。o案例分析：o零存货有哪些优点？盼盼集团是否适用于零存货政策？为什么？o零存货有哪些风险？盼盼集团该如何设计存货及购销业务监控制度规避风险？该注重哪些设计要点和具体制度设计？