数据库基础应用ACCESS.doc

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1、第一章 数据库应用基础第一节 数据库的基本知识及其创建一、 数据库的概念二、 Access数据库管理系统简介三、 建立数据库第二节 创建数据表一、 建立表结构二、 数据的录入三、 建立和编辑表间关系第三节 表的维护一、 记录的定位和编辑二、 记录的排序和筛选三、 打印输出数据表第四节 查 询一、 建立选择查询二、 参数查询三、 交叉表查询四、 操作类查询第五节 报 表一、 用报表向导创建报表二、 报表的设计视图三、 排序分组报表中的记录四、 在报表中计算第六节 窗 体一、 使用窗体向导创建窗体二、 窗体的设计视图三、 向窗体中添加控件四、 窗体的应用第七节 数据库应用系统制作实例一、 开发数据

2、库应用系统的一般过程二、 实例制作第一节 数据库基础在当今信息社会，人们在工作、生活中常会面对大量的、各种各样的数据，需要进行收集和处理，如工厂、商场的销售和库存管理，图书馆的图书管理，学校的学籍、成绩管理，各个单位的工资、人事管理，机场、车站的票务管理，家庭的财产管理，个人通讯录管理，等等。对量大、复杂、需及时处理的数据的管理，计算机数据库技术是必然的选择。数据库技术产生于20世纪60年代中期，它的应用，大大地提高了数据处理能力和工作效率。随着计算机软、硬件技术的发展，数据库技术与计算机网络技术、面向对象程序设计技术、人工智能等新技术结合，成为当今数据库技术发展的主要特征。本章以Access

3、 2000为例，通过制作一个“师生情况管理系统”来学习数据库和数据表的基本知识，建立和维护数据库及表的操作，在查询设计视图中实现对数据库的查询，分别利用向导和设计视图建立报表、建立窗体，数据库中各应用子模块集成的基本方法。第一节 数据库的基本知识及其创建一、数据库的概念1数据、数据库和数据库管理系统 数据数据（Data）就是描述事物状态特征的符号记录，如数字、文字、图象、声音，等等，都是数据。 数据库将收集到的数据有效地组织和保存起来，就形成了数据库（Database）。数据库就是按照一定的结构方式储存在计算机内的、可共享的、关于某一主题的相关数据的集合。例如，图书馆里所有藏书的信息、学生的学

4、籍信息等都可以存入数据库内。 数据库管理系统数据库中的数据需要有确定的存放方式、存放规则及相互之间的关系，并能对这些数据进行管理维护，如数据的增加、删除、修改和检索等。数据库管理系统（Data Base Management System，DBMS）就是对数据库中的数据进行存储、处理和管理的系统。常见的数据库管理系统有ORACLE、SQL SERVER、SYBASE、INFORMIX、DB2等大型数据库管理系统，也有像Access和Foxpro等小型桌面数据库管理系统。2数据模型和关系型数据库由于计算机不能直接处理现实世界中的具体信息，人们必须先把各种具体信息转换成计算机能够处理的数据。在数据

5、库中用数据模型（Data Model）这个工具来抽象、表示和处理现实世界中的信息。现有的数据模型主要有层次模型、网状模型和关系模型。目前使用较广泛的是关系型数据模型（Relational Database），采用关系数据模型的数据库管理系统称为关系型数据库管理系统（RDBMS）。前面所举的几种数据库管理系统都属于关系型数据库管理系统。二、Access数据库管理系统简介Access 2000是美国微软公司开发的Office 2000系列软件中的一个桌面关系型数据库管理系统。与其他数据库管理系统相比，Access 2000具有以下特点： 界面简单，数据共享性强Access 2000的操作界面、设计

6、风格与Office 2000其他组件非常相似，并且能够实现数据共享。因此，对于熟悉Office其他组件的人来讲，使用Access就显得操作简便、入门容易。 提供的数据处理对象丰富Access 2000数据库包括了分别是表（Table）、查询（Query）、窗体（Form）、报表（Report）、页（Page）、宏（Macro）及模块（Module）等7种操作对象。使用表对象可以实现创建或修改表结构、编辑和浏览表中的数据等操作；使用查询对象可以实现对表中的数据进行各种查询；使用窗体对象可以为数据输入、编辑、查询等提供专用的用户界面；使用报表对象可以设计在打印机上输出的报表；数据访问页是特殊的 W

7、eb 页，设计用于查看和操作来自 Internet 或 Intranet 的数据 ；使用宏对象可以将数据库中各种对象有机地组织起来，使Access自动执行某些任务；使用模块对象亦即使用VBA（Visual Basic for Application）代码编程，可完成各种复杂的操作任务。 提供多种向导工具Access提供了各种功能强大、使用方便的向导（Wizard）工具，易于初学者掌握使用。 集成了SQL（结构化查询语句）功能可以用来创建各种复杂的查询。 可以处理图象、声音、视频影像等多媒体数据 支持因特网功能Access既可以接收使用因特网上传来的数据，也可以向网上发布数据。三、建立数据库1启

8、动Access单击“开始”按钮，弹出“开始”菜单，将指针依次指向“程序（P）”“Microsoft Access”，再单击，即可启动Access。启动后的界面如图1-1所示。图1-12建立数据库建立数据库有两种方法：一种是在启动Access后，选择 “Microsoft Access”对话框中的命令建立数据库；另一种是在启动Access系统后，在“Microsoft Access”对话框已关闭的情况下，单击“文件（F）”菜单中的“新建（N）”命令。在“Microsoft Access”对话框中有三个选项，如图1-2所示。图1-2 空Access数据库（B）。用于建立一个空数据库文件； Acce

9、ss数据库向导、数据页和项目（A）。此选项利用Access数据库向导建立数据库和表等对象； 打开已有文件。用于打开已有的数据库文件。例1-1-1 使用上述第一个选项建立一个名为school的空数据库文件。方法一 操作步骤： 启动Access后，在“Microsoft Access”对话框中选择“空Access数据库（B）”选项，单击“确定”按钮。 显示如图1-3所示的“文件新建数据库”对话框，在“保存位置（I）”框中选择保存文件的文件夹。本例采用默认的“My Document”文件夹。图1-3 在“文件名（N）”框中输入“school”，单击“创建（C）”按钮。这样就在“My Document

10、”文件夹中建立了一个school数据库文件，文件名的扩展名默认为mdb。方法二操作步骤： 在启动Access后，单击“文件（F）”菜单中的“新建（N）”命令，显示“新建”对话框，如图1-4所示。图1-4 单击“常用”标签，再双击“数据库”图标，将显示如图1-3所示“文件新建数据库”对话框。 在“文件新建数据库”对话框中的“保存位置（I）”框中选择保存文件的文件夹，再在“文件名（N）”输入框中输入数据库文件名，然后单击“创建（C）”按钮。 3关闭和打开数据库 关闭数据库例1-1-2 关闭在上例中创建的school数据库。创建了school数据库后，屏幕显示如图1-5所示的“school：数据库”

11、窗口。单击窗口右上角的“关闭”按扭，就关闭了这个数据库窗口。图1-5 打开数据库在启动Access后，在如图1-2所示的“Microsoft Access”对话框中选择“打开已有文件（O）”，并从对话框下方的列表框中选择需打开的数据库文件，单击“确定”按钮。也可以在启动Access后，单击“文件（F）”菜单中的“打开（O）”命令，打开数据库。例1-1-3 打开已关闭的school数据库。操作步骤： 单击“文件（F）”菜单中的“打开（O）”命令，显示“打开”对话框。 在“查找范围（I）”内选择存放school数据库的文件夹“My Document”，在文件列表框内单击“school”，如图1-6

12、所示。 图1-6 单击“打开（O）”按钮，即可显示图1-5所示数据库窗口。4退出Access使用完毕后，单击“Microsoft Access”窗口右上角的“关闭”按钮，或单击“文件（F）”菜单中的“退出（X）”命令，均可退出Access。练习：1试举例说明数据有哪些种类？2试说明数据库、数据库管理系统的含义及区别。3 数据库中使用的数据模型有哪些种类？Access属于何种类型的数据库管理系统？信息卡： 桌面数据库管理系统FoxproFoxpro是一种使用广泛的桌面关系型数据库管理系统。美国Fox（狐狸）软件公司于1986年陆续推出的Foxbase+数据库管理系统和Foxpro一系列，大大促进

13、了桌面数据库管理系统的应用和发展。1992年Fox软件公司并入微软公司，于1993年推出了Foxpro 2.5 for DOS 、Foxpro 2.5 for Windows 3.X等多平台 Foxpro 版本，随后又推出了部分支持面向对象程序设计的Foxpro 2.6；1995年、1996年和1998年分别推出了真正支持面向对象程序设计的用于Windows 95(或NT)的Visual Foxpro 3.0、Visual Foxpro 5.0和，2001年又发布了Visual Foxpro 7.0。4本节教材中介绍的建立数据库有哪几种方法？分别适用于何种场合？第二节 创建数据表 在Acces

14、s的数据库中，数据存放在表中供其他对象（如查询、窗体、报表等）使用。一、建立表结构1表的概念关系型数据模型把复杂的数据结构看成一张或多张二维表格，一张二维表描述了一个关系。如表1-1所示的某校部分同学学籍表。 表1-1： 某校部分同学学籍表学号姓名性别（男）出生日期年级班级联系电话照片陈文章男1983-10-21高一01张 强男1983-8-15高一01李 芬女1984-1-12高一01陆 洋男1983-9-22高一01姚 舒女1983-11-28高一01吴 燕女1984-4-3高一02曹 斌男1984-2-16高一02宋令文男1984-7-9高一02杨 华女1984-3-11高一02赵 琳女

15、1984-4-9高一03王 逸男1984-5-5高一03顾 彬男1984-1-30高一03表中的每一行称为一个记录（Record）； 每一列称为一个字段（Field），也可叫作属性（Property）；每一个字段都有一个取值范围，称为字段值， 或称为属性值；每一列的标题称为字段名（Field Name）；能唯一标识表中每一条记录的字段称为主关键字（Primary Key），如学籍表中的“学号”字段。每个表必须具备下列基本性质： 任意两个记录不能完全相同，即没有重复的记录。 可以任意交换两个记录的次序。 可以任意交换两列的次序，但必须把字段名连同字段值一起交换。 每一列中的字段值必须是同类型的数

16、据，且每个字段必须是最基本的、不可分割的数据项，即表中不允许再有表。2建立表结构要建立一张数据表，必须先建立表的结构。建立表结构主要包括确定表中所有字段的字段名、字段数据类型、字段属性和表的主关键字段。如未确定主关键字段，Access将提示为表建立一个叫作ID的字段作为主关键字，并采用“自动编号”数据类型等等。 字段数据类型在确定了表中字段的字段名后，必须要确定字段的数据类型（Data Type）。在Access中，字段的数据类型有10种，表1-2列出了常用的8种。表1-2数据类型存储数据字段大小（长度）说 明文本文本或文本与数字的组合最多 255 个字符存储有确定长度的数据集备注长文本及数字

17、，例如备注或说明最多 64,000 个字符存储无确定长度的数据集数字数值数据1、2、4 或 8 个字节存储可进行计算的数值日期/时间日期和时间8 个字节存储日期和时间货币货币值8 个字节存储有货币格式的数值自动编号记录顺序号4 个字节添加记录时自动插入的唯一顺序号是/否逻辑值1 位存储如“是/否”的逻辑值OLE对象文档、电子表格、图像、声音等最大可为 1 GB存储多媒体数据 字段属性字段属性（Field Property）包括字段大小（Field Size）、小数位数（数字型数据）、标题、有效性规则（Validation Rule）、有效性文本（Validation Text）等。在建立表结构

18、中常需设置的字段属性及含义如表1-3所示。表1-3属性相关数据类型说明字段大小文本、数字文本为最大字串长度，数字与位、整型、长整型等有关新值自动编号产生编号的方法：增量或随机显示格式除OLE外包括所有预定义的及自定义的显示格式输入掩码文本、数字、日期/时间用字符规定的数据格式小数点数字、货币小数点的位数标题所有类型数据表、窗体及报表等中用来代替字段名的文本默认值除OLE、自动编号之外增加记录时自动输入的值有效性规则除自动编号之外字段数据输入时的有效性条件有效性文本除自动编号之外当输入数据不符合有效性规则时显示的消息必填字段除自动编号之外字段是否必须输入允许为空文本、备注、超级链接是否允许为空值

19、索引除备注、OLE、超级链接之外是否在字段上建立索引一般情况下，在表结构中的字段名、数据类型、及字段大小（文本、数字型字段）必须人工确定，其他的属性则可选。3在设计视图中建立表结构表的结构可以在数据表视图（Datasheet View）方式下建立，也可在设计视图中建立，下面主要介绍利用表的设计视图（Design View）建立表结构。例1-2-1 建立如表1-1所示的某校部分同学学籍表的表结构。需建立的表结构如表1-4所示(其中,XH字段为主关键字段)。表1-4字段名数据类型字段大小标题默认值有效性规则有效性文本必填字段XH文本9学号是XM文本8姓名是XB是/否性别（男）True是CSRQ日期

20、/时间出生日期是NJ文本4年级是BJ文本2班级00班级输入错误,请重输!是TEL文本7联系电话ZPOLE对象照片操作步骤： 在图1-5所示的“school：数据库”窗口中单击“表”对象按钮，然后双击“使用设计器创建表”，显示“表1：表”设计窗口，如图1-7所示。图1-7 在第一行“字段名称”列中输入“XH”；在第一行的“数据类型”列中单击，右边出现一个下拉按钮，单击该按钮弹出选择数据类型的下拉列表，选择“文本”类型；在“字段属性”框中单击“常规”标签，在第一行“字段大小”框中输入“9”；在“输入法模式”框中单击，右边出现一个下拉按钮，单击该按钮，在弹出的列表中选择“输入法关闭”；在“标题”框中

21、输入“学号”；在“必填字段”框中选择“是”。 利用上述方法输入其他字段的名称、数据类型和属性。 定义主关键字段。在“XH”字段名称上右击，在快捷菜单中选择“主键（K）”命令，如图1-8所示，将“XH”字段定义成主关键字段。定义了主关键字段后，以后录入的记录将自动按照主关键字段值从小到大排列。完成后的表结构如图1-9所示。 图1-8 图1-9 单击工具栏中的“保存”按钮（或单击“文件（F）”菜单中的“保存（S）”命令），出现“另存为”对话框，如图1-10所示。在“表名称”框内输入“学籍表”，然后单击“确定”按钮。这样就在school数据库中建立了一个名为“学籍表”的新表。 图1-10 图1-11

22、说明：有效性规则的建立。在确定BJ字段的有效性规则时，可以直接在“有效性规则”框中输入有效性规则，也可以单击“有效性规则”框，再单击右边的按钮，弹出“表达式生成器”对话框，利用该对话框来创建有效性规则，如图1-11所示。 “表达式生成器” 对话框分为三个部分：上方是一个表达式框；中部是常用运算符按钮，单击某个运算符按钮，将在表达式框中插入相应的运算符；下方是用于创建表达式的元素，可将选中的元素粘贴到表达式框中。常用运算符及作用见表1-5。表1-5： 常用运算符运算符作 用&连接字符串大于小于不等于And逻辑与Or逻辑或Not逻辑非Between检查数据的范围是否在两个值之间（两个比较值用And

23、分隔）例1-2-2常用运算符用法举例。有效性规则设置有效性文本设置0请输入一个非零值。0 Or 100值必须为 0 或大于 100。=#1/1/97# And =10 And =0 And =0 And =0 And =0 And =0 And =0 And =0 And =100英语成绩输入错误，请重输！否表1-8班级教师姓名性别(男)出生日期职称任教学科任教年级01林 海男1960-05-06高级数学高一02李文涵男1975-03-12二级英语高一03张文英女1954-12-09一级生物高一表1-9字段名数据类型字段大小标题默认值必填字段BJ文本2任教班级是XM文本8教师姓名是XB是/否性

24、别（男）True是CSRQ日期/时间出生日期是ZC文本4职称是XK文本8任教学科是NJ文本4任教年级三、建立和编辑表间关系1表之间的关系在一个数据库中，可以包含多个表，每个表都能完整地反映关于某个主题的信息，但每个表又不是完全孤立的，表与表之间可能存在着相互的联系，利用表之间的这种联系，可以将不同表中的信息连结在一起，从而最大限度地发挥数据库的作用。 关系的含义关系（Relationship）是在两个表的公共字段之间建立的一种连接，是通过匹配两个表中相同的关键字段值来执行的。通常这两个表中的关键字段应使用相同的字段名。例如，表1-6是一个反映部分学生各科成绩的数据表，它与表1-1“部分同学的学

25、籍表”具有相同的关键字段“学号”，因此，可以通过这两个表的“学号”字段在这两个表之间建立关系。 关系的分类根据建立关系的两个表中的记录的匹配，可以将关系分为下列几种类型： 一对一（One-To-One）。如果表A中的一个记录与表B中的一个记录相匹配，且表B中的一个记录也与表A中的一个记录相匹配，则称表A与表B的关系是一对一的关系。如表1-1“部分学生的学籍表”与表1-6“部分学生各科成绩表”之间的关系就是一对一的关系。 一对多（One-To-Many）。如果表A中的一个记录与表B中的多个记录相匹配，且表B中的一个记录仅与表A中的一个记录相匹配，则称表A与表B的关系是一对多的关系。例如，表1-8

26、所示“班主任名册表”中一个班主任老师的记录与学生学籍表中该班级学生的多条记录相匹配，就是一对多的关系。 多对多（Many-To-Many）的关系。如果表A中的一个记录与表B中的多个记录相对应，且表B中的一个记录也与表A中的多个记录相对应，则称表A与表B的关系是多对多的关系。一般可以将多对多的关系转化为一对多的关系。2建立表间关系在建立表间关系之前，应先把要定义关系的所有表关闭，然后在“关系”窗口中定义表间的关系。例1-2-8 定义“school”数据库中3个表之间的关系。操作步骤： 在打开“school”数据库的情况下，单击“工具（T）”菜单中的“关系（R）”命令（或单击工具栏中的“关系”按钮

27、），打开“关系”窗口和“显示表”对话框。 在“显示表”对话框中，单击“表”标签，如图1-15所示。首先单击“班主任名册”表，接着单击“添加（A）”按钮，将“班主任名册”表添加到“关系”窗口中。然后，用同样方法将“学籍表”和“成绩表”依次添加到“关系”窗口中，如图1-16所示。 图1-15 图1-16 将指针指向“班主任名册”表中的“BJ”（班级）字段，然后按下左键并拖动至“学籍表”的“BJ”字段上，显示“编辑关系”对话框，如图1-17所示。选中“实施参照完整性（E）”复选框，单击对话框中的“创建（C）”按钮。 图1-17 图1-18 将指针指向“学籍表”表中的“XH”（学号）字段，拖动至“成绩

28、表”的“XH”字段上，显示“编辑关系”对话框，选中“实施参照完整性（E）”复选框，如图1-18所示。单击“创建（C）”按钮。 建立关系后的“关系”窗口，如图1-19所示。图1-19 单击工具栏上的“保存”按钮，保存所做的设置。单击“关系”窗口的“关闭”按钮，返回数据库窗口。3编辑表间关系在编辑表间关系之前，也应先把所有表关闭，然后在“关系”窗口中编辑表间的关系。 删除表间关系例1-2-9 删除“班主任名册”与“学籍表”之间的关系。操作步骤： 打开“关系”窗口，方法同“例1-2-8”。单击要删除关系的“班主任名册”与“学籍表”之间的关系连线，然后按Delete键，并确认。 关闭“关系”窗口。 修

29、改表间已有的关系操作步骤： 打开“关系”窗口。双击要修改的关系连线，弹出“编辑关系”对话框，重新设置各复选框中的选中状态，然后，单击“创建（C）”按钮。 关闭“关系”窗口。讨论与思考：1 Access中能否先创建表，然后创建数据库？试说明理由。2在“学籍表”中为什么可以不将“XH”（学号）字段的数据类型定义成“数字”，而是定义成“文本”类型？练习：1 建表是否就是建立表的结构？为什么？2 建立表结构主要需定义表的哪些信息？3 试写出下列有效性规则： 输入一个正数。 值必须小于-20或大于30 输入从1到31之间的数字（包括1和31） 输入的值必须介于36和41之间。 出生日期在1990年6月3

30、0日之后。4 在表1-6中，举例说明记录、字段名、字段和主关键字。5 在关系型数据库中，表之间的关系有哪几种？实践与探索：重新在“班主任名册”表和“学籍表”之间建立一对多关系，并在“数据表视图”中打开，观察建立关系前后记录显示有何变化？同样也请观察在“学籍表”与“成绩表”建立关系后，记录显示有何变化？第三节 表的维护在数据表中初次录入数据后，根据实际需要，往往要对表中已有记录进行编辑修改、增加和删除、重新排列记录次序等操作，这些都属于表的维护工作。本节介绍的维护表中数据的操作均需在数据表视图方式下进行。一、记录的定位和编辑1记录的定位通常，在数据表视图方下打开表以后，可以看到在表窗口中的左边有

31、一黑三角形（习惯上称为“记录指针”）指向第一条记录的第一列，随当前操作的记录不同，该记录指针也将移到相应的记录上，亦即记录指针指向的记录才可进行编辑修改，而该记录称为当前记录。移动记录指针的过程就是记录定位的过程。要对记录进行编辑修改，首先要进行记录的定位。记录定位的常用方法有如下两类：首记录前一记录记录编号框后一记录尾记录新记录 利用记录浏览按钮和记录编号框定位记录。在数据表视图方式下，可以利用数据表下方的记录浏览按钮和记录编号框进行记录定位的操作，如图1-20所示。 图1-20记录编号框的作用是：当用其他方法定位到当前记录时，在记录编号框内将显示当前记录的记录编号；如果在记录编号框内输入要

32、定位的记录编号并按回车键后，将快速定位到指定编号的记录上。例1-3-1 在“学籍表”中进行记录定位。操作步骤： 以数据表视图方式打开“学籍表”。 使用“后一记录”按钮定位到第6条记录上；使用“前一记录”按钮定位到第3条记录上；使用“尾记录”按钮定位到表中最后一条记录上；使用“首记录”按钮定位到第一条记录上。 在“记录编号框”内输入“6”并回车，使记录指针指向第6条记录。 关闭“学籍表”。 直接利用滚动条和鼠标定位记录。利用数据表窗口的垂直滚动条滚动窗口，使要定位的记录显示在当前窗口中，然后单击要定位记录的任一列单元格。2选择数据和记录选择数据和记录是编辑修改数据表的基础，下面介绍用鼠标选择数据

33、和记录的方法。 选择表中部分数据 选择字段中部分数据。单击开始处，拖动指针覆盖所选范围。 选择整个字段。将指针指向字段单元格左边，待指针变为“+”时单击。 选择相邻多个字段中的数据。选定第一个字段的数据后，拖动指针覆盖相邻的多个字段。 选择一列数据。单击该列字段选定器（标题所在处） 选择多列数据。选定第一列数据后，拖动指针覆盖相邻的多个字段选定器。 选择记录 选择一条记录。单击该记录的记录选定器（位于表窗口中第一个字段的左侧，记录指针即在其中）。 选择相邻的多条记录。单击待选的第一条记录的记录选定器，拖动指针覆盖相邻的多个记录选定器。 选择表中所有记录。单击数据表左上角的“选择所有记录”按钮。

34、要取消对数据的选择，只要单击表中任一单元格即可。3数据的查找在数据表视图方式下，如果记录数很多，可以使用数据的查找功能找到特定记录或查找字段中的某些值。例1-3-2 利用数据的查找功能在“学籍表”中查找姓名为“宋令文”的记录。操作步骤： 在数据表视图中打开“学籍表”，单击“姓名”列中任一单元格。 单击“编辑（E）”菜单中的“查找（F）”命令（或单击工具栏上的“查找” 按钮），弹出“查找和替换”对话框，如图1-21所示。 图1-21 图1-22 单击“查找”标签中的“高级（M）”按钮，结果如图1-22所示。在“查找内容（N）”框内输入要查找的内容“宋令文”；在“查找范围（L）”框中选择“姓名”；在“匹配（H）”框中选择“整个字段”；在“搜索（S）”框中选择“全部”，并“选择区分大小写（C）”。 单击“查找下一个（F）”按钮，光标将定位到与查找内容匹配的记录字段上。信息卡：通配符如果不完全知道要查找的内容，可以在“查找内容”框中使用通配符来指定要查找的内容。通配符一般用在文本数据类型中。表1-10说明了三个常用通配符及其用法和示例。表1-10：常用通配符及其用法和示例通配符用 法示 例*与任何个数的字符匹配wh* 可以找到 what、white 和 why等词?与任何单个字母的字符