文献采选工作规范.doc

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1、一、文献采选工作规范 一、采选原则 1. 根据本所科研和研究生教育的需要，有目的、有计划、有重点、多渠道地收集国内外文献信息。保证重点学科，兼顾一般学科，建立结构合理、有特色的文献保障体系。 2. 采选工作以有效满足用户需求为出发点，加强读者需求、出版动态和书源书价的调查分析，认真筛选，合理使用经费，做好采购工作。 3. 注意保持馆藏重要文献资料的完整性和连续性，注意收藏本所的出版物和本所著者的学术文献。与本所科研方向有密切关系的文献，应全面系统采购，与本所科研有关的相关学科文献适当采购。字、辞(词)典等工具类图书，要精选购进，避免类同，根据需要可购1-2册；一般图书原则上不购复本；已有电子版

2、的书刊，原则上不再购纸本；研究生课外阅读图书，宜精选，请相关人员适量代购。精装与平装的同种书，宜购平装书，工具书例外。期刊的选购，遵循电子刊优先的原则。凡属与本所科研关系不大，或者虽然有些关系，但是使用范围窄，借阅率低，又不是重点科研项目的用书，原则上不采购，可通过馆际互借途径解决这部分读者的需求。 4. 期刊、外文图书订购前要充分调研，征求相关专家的意见，认真查重，拟出订购清单，并报主管领导审批，录入图书管理系统，送交征订单位。 5. 采购渠道：期刊图书采购以预订为主，现购为辅，交换、受赠补充。每年7-9月份委托图书公司预订第二年的外文期刊，11月委托图书公司预订第二年的中文期刊，12月通过

3、收发室预订第二年的报纸。外文图书原则上委托图书公司订购，中文图书可从网上订购，或直接向出版社订购。 6. 电子期刊及数据库的订购原则上以参加国家科学图书馆集团采购为主。同时应注意保持连续性订购，需要增删品种时，要优先考虑权威性、综合性。 7. 结算方式：外文期刊人民币结算价境外费用（包括刊价及邮费）结算汇率（图书公司手续费%贷款利率），若在预订期刊当年预付刊款，则不用支付贷款利息；中文期刊结算价刊价折扣率；中文图书结算价书价折扣率（我所目前大部分中文图书通过卓越亚马逊购买，折扣率不固定）；外文图书的人民币结算价视出版社规模而定，象Elsevier等出版社的图书人民币结算价为境外费用结算汇率，学

4、会等小出版社的图书还需加上手续费。结算款原则上须提交财务通过银行汇款。中文图书由于每次订购的数量少、涉及金额不大，可用现金形式结算。报账时须附书刊价格清单。 8. 到馆的新书须逐件核对清单种数、册数、价格，发现错订、错发及污损缺页应及时与征订单位联系解决，并做出文字记录。清点验收无误后，把图书的详细信息录入图书管理系统，打上登录号、加盖馆藏章，送交图书管理员签收。按规定填写固定资产入库单、报账。 9. 入藏的各种文献资料均属研究所的财产，按研究所固定资产办理入藏手续，认真签收保管，不得私自处理(如转让，赠送等)。 二、采选工作流程 1. 图书采选工作流程：读者需求调研收集文献源，了解掌握国内外

5、文献出版情况阅读书目及内容简介筛选确定所订品种查重查缺征求专家意见根据书商或代理商的优惠情况，确定订购方式：直接向出版社或是通过代理商订购将所订图书的书名、作者等详细信息录入图书管理系统打印并发送订单。 2.图书核对验收工作流程：拆包、核对发票、送货单及订购单上所载书刊是否正确检查图书外形退回有缺陷破损或误送的图书，要求补送或换书打号盖馆藏章送交图书管理员填写图书固定资产入库单与发票一并交财务报帐。 3.期刊预订工作流程：阅读报刊目录及续订单目录，审核上年度订购品种，注意期刊发行渠道及价格的变化根据读者意见及本所科研方向增加新品种，剔除不适用或利用率低的品种，注意保持核心期刊的完整性、连续性征

6、求专家意见将新增订期刊的相关信息录入图书馆系统打印并发送订单汇款填写图书固定资产入库单与发票一并交财务报帐联系出版商，获取相应部分所订印本期刊的网络版使用权。 4.电子资源订购工作流程：宣传开通数据库试用了解数据库内容及检索方法与相关各方协商解决试用过程中出现的各种问题收集读者试用意见根据数据库与我所研究学科的相关性、试用期间的访问量、价格情况以及专家意见，给出订购意见报领导审批填写订购合同开通并宣传使用付款入账。 二、分类工作规范 一、图书分类工作原则 1.利用图书馆管理系统从书名、ISBN号、著者或题名关键词等多途径进行查重，查明待分类的图书与已入藏图书的关系：是否为已入藏图书的复本，即与

7、其书名、作者、版次完全相同是否为已入藏图书的不同版本，包括不同的译本、不同的版次、多卷数的不同卷次或续编、不同的载体形式等。然后根据不同的情况加以处理。 2.严格遵守中国科学院图书馆分类法，认真分析图书内容，准确给定分类号、著者号，避免同书异号。多卷书根据需要给出种次号。 3.分类号与著者号构成索书号，将索书号标在书名页右上角登录号下方。 二、图书分类工作流程 认真查重,防止同书异号阅读图书目录及内容提要按科图法给出分类号、著者号根据需要，给出种次号确定索书号并标于书名页的右上角。 三、书刊编目工作规范 一、编目原则 1.书刊著录应按以下相关规定进行：中文图书机读数据处理细则、西文图书机读著录

8、格式、馆藏机读目录著录格式、西文文献著录条例、连续出版物编目手册、CSDL期刊数据维护工作规范。 2. 中文图书、期刊、外文期刊按CNMARC格式的要求著录各款目；外文图书按USMARC格式的要求著录各款目。 3. 头标区要著录完整，其记录类型、书目级别和层次等级的各记录项目不可省略。 4.字段指示符要著录准确，便于计算机识别和检索。 5.基本著录字段、子字段著录要详细，可重复的一定要著录完整。 6.附注字段和相关题名字段要灵活运用，尽可能为记录提供多的检索点。 7.条码号与登录号(财产号)一致，一书一号，不能重复。 8.及时输出各种统计报表和新书通报。 二、图书加工 1.每册书制作借条张，借

9、条包括索书号、书名、登录号。 2.在书名页的左面贴借条袋，并将借条插入。 3.在书脊上作书标 二、工作流程 1.图书编目工作流程：审核图书索书号分析图书题名、书名页、出版事项等确定著录事项从书名项、著者项、出版项、稽核项、附注项、提要项进行著录制作书名目录、著者目录、分类目录的检索目录卡片制作索书号、登录号、书名流通借条将书袋贴于书的扉页或封里上后装入借条打印书签贴于书脊移送书库上架。 2.期刊著录编目工作流程：挑选出首次到馆或更名新旧期刊阅读刊名页等信息源按照著录条例著录。 四、典藏流通工作规范 1.对新书刊、外借回流书刊须及时入库上架，图书先按中、外文图书分区排放，同文种图书按学科分类排架

10、，同类图书按索书号从小到大排列；期刊先按文种划分，同文种期刊再分为综合类和地学及相关类，然后外文按刊名字顺排架，中文按汉语拼音排架； 2.保持架面排列整齐有序，定期进行库内整架与倒架。平时应不断进行局部整架，每月进行一次全部整架；每年进行一次局部倒架，三至五年进行一次全面倒架。 3.熟悉馆藏和科图法，主动辅导读者查找文献，针对读者需求宣传推荐图书。探索读者阅读倾向、图书借阅规律和馆藏存在的问题，提出书面藏书补充意见。 4.经常性修补浅表性损伤的图书，如书标的粘贴等，对损伤严重的图书必要时请人修补。切实做好防尘、防虫、防霉等工作。 5.出纳工作： 1) 借出： A. 按规定审核确定是否可出借；

11、B. 审核借阅证以及读者所填借条（一式2份）内容：姓名，借出日期； C.将图书借条先按分类后按登录号排入相应位置，另一借条按相应借阅证号排放，同时在图书管理系统中办理借出手续；期刊借阅条分别按相应的刊名和借阅者姓名排放；论文借条分别按日期和借阅证号排放。 2) 归还： A.接到归还书刊时，应先检查有无污损，如若发现有污损情况，应按相应条例进行处理； B.分别抽出借条，填上归还日期，图书借条放回借条袋同时在图书管理系统中办理还书手续；期刊借条将按文种归类。 6.书刊清点： 1)清点原则：书刊库每35年清点一次；在主要负责人或管理人员更换时，要进行清点，办理交接手续；典藏状况遇有意外或工作需要时，

12、应随时清点。 2)清点程序： A.前期准备工作：清还所有滞压在读者手中的图书、期刊；整理馆藏图书、期刊排架。 B.书刊清点工作：将每一种书刊（包括架上书刊、借出书刊、调拨书刊等）逐册在计算机中核对；凡遇有书而计算机中无记录、有记录无书或二者不一致等情况，均应在财产登记薄上做出登记，并查明原因，及时给予纠正；将丢失图书登记到书刊注销清册上，按财产号(登录号)排列。 C.处理工作：填写注销登记表，按财产号排列；在财产登记薄上注销丢失书刊；上报注销书刊固定资产单；进行各类藏书统计。 7.书刊剔除： 1)剔除范围：复本过多、实用性差、流通率低的书刊；残缺破损、无法继续进行流通的书刊；陈旧过时、内容已更

13、新、无参考价值等书刊。 2)每年末，根据上述剔除原则和范围把拟剔除的书刊集中在一起，做好剔除前准备工作。 3)处理剔除书刊时，一般按下述程序进行：a)请有关专家、教授审查。 b)通知本所职工、研究生来馆选留。 c)折价或无偿支援其它单位。 d)将未处理完的书刊移至三楼储备库。 8.书刊注销： 1)注销范围：指本馆已列入固定资产的书刊，因剔旧、丢失损坏或调拨、交换、转让等原因，应进行注销。注销不包括非固定资产。 2)注销原则： A.图书注销由图书管理员负责。期刊注销由期刊管理员负责。 B.一般情况下，每年度注销一次。在11月份进行，遇有清点、剔旧等特殊情况，应随时注销。 3) 注销程序 A.在书

14、刊财产登记薄中销号。 B.在典藏目录中销号，并在微机中进行注销登记。 C.做好注销书刊的分类统计。 D.向研究所上报注销书刊固定资产单。 9.库内图书未经办理借出手续，任何人不得携书出馆。 10.库内严禁烟火，在日常工作中必须切实做好各项安全防卫工作。 五、期刊工作规范 1.现刊管理工作 1)及时完成确认和接收到馆的期刊、文献，做好折包；验收；登到；查缺；上架等工作。2)不得擅自截留或转借新到期刊。 3)定期检查缺期情况，发现缺期及时向采选人员提出催补。 4)了解重点刊物内容和注意掌握读者倾向，主动推荐、宣传报导馆藏期刊。 5)新增期刊按科图法进行分类。 6)现刊排架：按文种排放，同文种期刊按

15、刊名字顺排架。 7)流程：提取现刊验收、拆包、核对登到盖馆藏章清点册数查缺（通知采选人员补缺补漏）上架 2.过刊的典藏工作参见典藏工作规范。 3.过刊装订工作： 1)每两年进行一次过刊装订。 2)可以每卷装一本或几本，亦可几卷合装一本。每本厚度3-6公分，流通率高的可适当薄一些，流通率低的可厚些。 3)过刊装订工作流程：整理检点需装订的期刊，补齐缺页选择装订形式装订完毕后检查装订刊是否完整，卷期号是否正确按序排列，校对封面上所加印的文字是否正确，是否与内容相符加登录号进行装订刊账产登记上架装订期刊数据回溯建库。 六、统计工作规范 1采编统计(年报) ：采购书刊资料的种类、册数(份)及金额，按中

16、、外文资料分别统计。 2流通阅览统计(年报)： (1)书刊借阅统计。 (2)数据库使用统计（由数据库商提供）。(3)馆际互借统计。 3典藏统计(年报) （1）馆藏统计(当年馆藏图书、合订本期刊、进行了分编的资料实有数及年入藏量)。 （2）注销统计(包括遗失损坏赔偿、调拨、赠送、剔旧、自然损坏报废的书刊资料数)。 4业务工作统计(年报)：读者咨询统计。 5其它工作统计(年报) （1）装订统计。 （2）复印工作统计。 七、文献传递服务规范 1. 宗旨 努力为用户提供优质、高效的全文传递服务； 2. 用户注册 宣传介绍文献传递服务，鼓励读者办理账号。有账号的读者，可直接完成请求，没有账号的读者可通过馆员完成请求。 3. 接收请求 接到CSDL馆际互借系统读者的请求后，尽快找到需要的文献，视情况使用黑白文档、黑白图像或彩色图像模式扫描，应在2天内完成；接到本所用户请求后先复查本馆资源，再依次通过CSDL、NSTL为读者查找文献，若需通过代理，须先征求读者意见。 4. 发送全文 收到全文后，先检查效果，并转换为PDF格式，再传递给读者。 5. 收费标准 对于本所读者按对方馆收费标准收费，图书馆不收服务费用； 6. 工作流程