EXCEL的一些技巧应用.doc

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1、EXCEL的一些技巧应用（5）1、用有效性圈出Excel表格中的指定数据考试后老师可能会想把Excel表格中高分用红圈突出显示出来，公司统计时也许也想把特别的数据突出显示出来。这样的要求用Excel的数据有效性就能够轻松完成。下面我以成绩表为例讲解一下如何实现这一要求。(注：本例要求把语文成绩在120分以上的用红圈突出显示。)屏显操作步骤：第一步：打开成绩表选择语文成绩单击菜单栏上的“数据”按钮选择“有效性”。第二步：在弹出的“数据有效性”对话框中，在“允许”一栏中选择“整数”在“数据”下面框中选择“介于”最小值输入0最大值输入120确定。第三步：单击菜单栏上的“工具”按钮选择“公式审核”选择

2、显示“公式审核”工具栏。第四步：单击“圈释无效数据”按钮。这样语文分数在120分以上的就被圈上了一个红圈，起到了突出显示的作用。但这些圈只能在电脑中显示出来并不能打印出来。有的老师想把它打印出来，笔者经过探索，找到一种可行的办法，下面把这种方法介绍一下。打印操作步骤：第一步：选择表格按住Shift键不放单击菜单栏上的“编辑”按钮选择“复制图片”确定。第二步：单击菜单栏上的“编辑”按钮选择粘贴图片把原数据表删除调整一下复制的数据表的位置就行了。注：在进行第一步和第二步的操作过程中要始终按住Shift键不放，否则操作不成功。2、批量删除Excel文档中的超级链接我们在对Excel表格进行操作的时候

3、，经常发现有超级链接。但如果因为某种原因不想保留超级链接，就需要手动进行删除。如果要是只删除一个超级链接非常简单，将鼠标放到超级链接上，然后按鼠标右键，选择“取消超链接”即可(图1)。但这种方法不能批量删除Excel文档中的超级链接，如果想将文档中的所有超级链接都删除，该如何处理？这里教给大家一个小窍门，可以快速批量删除Excel中的超级链接。图1：删除单个超级链接非常简单首先在Excel表格中全选，然后点击工具栏上的“插入超链接”按钮，在弹出的“插入超链接”对话框底部的“地址栏”中随便填写一个网址，点击“确定”按钮保存(图2)。接下来再次点击“插入超链接”按钮，会看到多出一个“删除链接”按钮

4、，这样就能够批量删除Excel表格中的超级链接。是不是很简单？其实这个技巧的原理很简单，全选表格，给所有单元格附加同一个超链接，然后一块删除这个链接。3、彻底隐藏Excel2007文档工作表由于工作需要，有些Excel工作表我们不想让参与数据录入的人看到，常规隐藏工作表的方法是通过单击“格式可见性隐藏和取消隐藏隐藏工作表”一系列动作完成的。但是这种方法的水平实在有点太简单，也就只能对付一下“菜鸟”而已。如果别人按照上述步骤并选择“取消隐藏工作表”选项，那么你所隐藏的文件就暴露了。接下来笔者给大家介绍一种更彻底的隐藏方法：只要在当前工作簿中的“Workbook_Open”事件中输入代码“Work

5、sheets(工作表名称).Visible = 2”，那么就可以将指定的工作表彻底隐藏起来了，需要显示该工作表时将“属性”值由“2”改为“1”即可。4、让你的Excel单元格自动调整字号技巧在使用Excel的过程中，我们往往先把表格根据要求做好，这时单元格的列宽已经固定好了，但有的列字符数目不等。比如在录入家庭住址时，有的家庭住址比较长，则会使该单元格中的内容不能完全显示在屏幕上，为了让这些单元格中的内容能全部显示在屏幕上，就不得不重新定义单元格的字号。如果一个一个的调整势必会大大增加我们的工作量，其实，我们可以采用下面的方法让其自动调整字号大小：选中需要调整字号的单元格区域，依次选择“格式单

6、元格”菜单命令，出现“单元格格式”对话框，选择“对齐”选项卡，在“文本控制”框中勾选“缩小字体填充”复选框，单击“确定”按钮。现在，当我们在这些单元格中输入数据时，如果输入的数据长度超过了单元格的宽度，Excel就会自动缩小字符的大小，以使数据全部显示在单元格中。5、用分级显示剔除微软Excel表格中非打印数据打印Excel工作表时，可能会有工作表中部分行的数据不希望打印出来。此时，我们不妨借助Excel的分级显示来解决这个问题。步骤如下：选中Excel表格中要隐藏的行，按Alt+Shift+-(右方向键)，此时，在工作表的右侧就会现两个分级按钮1和2。打印时，单击按钮1，不需要打印的数据就隐

7、藏起来了。打印完毕后，单击按钮2，被隐藏的Excel表格数据又回来了，非常方便。6、为Excel的工具栏添加计算器功能按钮在用Excel编辑文档时，有时需要计算一些数据的数值(加减乘除都可能要用到)，一般我们都是点击“开始程序附件”再点击“计算器”，如果每次都这样操作的话就很麻烦。其实我们可以将计算器直接添加在Excel的工具栏上，方法如下。打开Excel，点击视图菜单的“ 工具(T)”，然后点击“自定义(C)”，再点击自定义(C)窗口中的命令选项栏。 在类别列表中，点击“工具”，在命令(D)列表中，点击“自定义”按钮，然后将所选的命令从命令列表拖至工具栏中，点击“关闭”按钮退出Excel。重

8、新打开Excel，点击刚刚添加的按钮，在Excel中就出现计算器了。7、巧用Excel的Vlookup函数批量调整工资表本文主要介绍如何借助Excel中的Vlookup函数进行批量数字调整，以便快速处理大量有变动的数据，比如批量调整工资表。现在有一张清单，其中只列出了要调整工资人员的名单和具体调资金额，要求必须按清单从工资表中查找相应的人员记录逐一修改工资。如果按一般方法逐一查找修改，这几十个人逐一改下来可不轻松。其实借用一下Excel中的Vlookup函数，几秒钟就可以轻松搞定了。不信？来看看我是怎么在Excel 2007中实现的吧。新建调资记录表先用Excel 2007打开保存人员工资记录

9、的“工资表”工作表。新建一个工作表，双击工作表标签把它重命名为“调资清单”。在A、B列分别输入调资人员的姓名和调资额，加薪的为正数被减薪的则用负数表示(图1)。如果你拿到的是调资清单表格的电脑文档就更简单了，可以直接复制过来使用。在工资表显示调资额切换到“工资表”工作表，在原表右侧增加一列(M列)，在M4单元格输入公式=IFERROR(VLOOKUP(B8，调资清单!A:B，2，FALSE)，0)，然后选中M4双击其右下角的黑色小方块(填充柄)把公式向下复制填充到M列各单元格中。现在调资清单中出现的人员，其M列单元格会显示该人员要调整的工资金额，不需要调资的人员则显示0(图2)。公式中用VLO

10、OKUP函数按姓名从“调资清单”工作表中查找并返回调资额，FALSE表示精确匹配。当找不到返回#N/A错误时，IFERROR函数就会让它显示成0。快速完成批量调整OK，现在简单了，在“工资表”工作表中选中调资额所在的M列进行复制，再选中要调整的原工资额所在的D列，右击选择“选择性粘贴”。在弹出的“选择性粘贴”窗口中，单击选中“粘贴”下的“数值”单选项和“运算”下的“加”单选项(图3)，单击“确定”按钮进行粘贴，马上可以看到D列的工资额已经按调资清单中的调资额完成相应增减。选择性粘贴的计算功能只对数字有效，对于标题中的文本则不会有任何影响，所以可以直接选中整列进行复制粘贴。注意必须同时选中“数值

11、”单选项，否则粘贴后D列单元格格式会变成与M列一样没有边框、字体等格式。完成调资后不要删除M列内容，你可以右击M列选择“隐藏”或通过指定打印区域的方法让M列不被打印出来。下次调资时，你只要按新的调资清单修改好“调资清单”中的调资记录，再重复一下选中M列、复制、选择性粘贴加到D列即可快速完成调资。平常单位也经常需要按离职名单把离职人员记录从工资表中删除。同样可以这样快速搞定。你只要把离职名单输入“调资清单”工作表中，调整的工资额则全部输入10。返回“工资表”工作表即可看到所有离职人员的M列都显示10。在M列中随便找一个值为10的单元格右击，从弹出菜单中依次选择“筛选/按所选单元格的值筛选”，马上可以看到表格中只剩下离职人员的记录，其他记录则全部消失了。现在你可轻松地选中全部离职人员记录右击选择“删除行”进行删除。最后单击“数据”选项卡“排序和筛选”区的“清除”图标清除筛选设置恢复显示所有工资记录就行了。