外协业务管理办法.doc

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1、外协业务管理办法第一章 总 则第一条 目 的确保产品外协加工过程有效控制，保证外协产品质量，满足生产需要，达到生产高效、合理控制成本之目的。第二条 适用范围（一）、适用于本公司内产品加工无工序能力或现有工序不能满足要求时；（二）、适用于本公司临时性人员、设备故障，工期紧、生产能力负荷已达饱和时；（三）、特殊零件无法购得现货，也无法自制时。；（四）、外协厂商有专门性的技术，利用外协质量较佳且价格较廉。第三条 术 语（一）、（产品）外协加工：为满足客户需求，因本公司知识技能、设备、产能、人员等各方面限制，或者按公司发展策略需要，由本公司提供必需的生产物料或者产品需求，将本公司的材料、半成品或成品制

2、程按相关工艺、品质标准委托其它公司来完成的一系列过程行为。（二）、外协资料：外协加工或外协制造时提供给协作厂商的必要资料，即图纸和相关技术资料。包括工艺图纸，工序图，操作标准，检查标准，检验标准，材料的规格、数量等。这些资料即是对外协产品验收的技术质量标准。第四条 引用文件：XXXX 215-2013 采购控制程序。第二章 各机构职责第五条 职 责（一）、股份公司供应管理部门（供应链管理总部）是公司外协业务的监管、外协供应商的归口管理部门，其职责：1、负责对外协业务的全过程进行监管；2、负责对各经营单位的外协供应商选择、评价、管理和考核过程进行督促、监管；3、负责收集信息、建立供应商档案和合作

3、供应商名录。（二）、各经营单位是外协业务、外协供应商选择与考核的执行及责任单位，其职责：1、负责执行本部门内的外协业务。包括外协计划、供方选择与考核管理、外协价格制定、外协物资出、入库等；2、负责本部门内的供应商选择、评价、管理和考核；3、负责建立供应商档案、合格供应商名录；4、负责本部门内涉及认证产品供应商的报批、备案；5、负责定期向监管部门提供本部门最新合格供应商名录和最新供应商档案。 6、各经营单位技术/质量/生产/财务等部门职责：、参与其相关范围内的供应商选择、评价及年度业绩考核、评定；、技术部门负责按重要度对物资进行A、B、C分类，技术部门的物资A、B、C分类表应随同本办法同时发布。

4、、技术部门负责将外协质量标准、工艺要求、生产注重点等相关要求,形成文件资料送达外协采购部门。、质量部门负责外协产品质量的监督、控制、验收及质量事故的处理，协助外协供方改善质量、提高交货能力。、财务部门负责外协加工的成本核算及外协加工费用的结算。（三）、经营单位采购部门主管总经理职责：1、负责授权范围内外协计划、外协价格的审批；2、负责外协供应商的进入和合格供方名录的审批。（四）、股份公司质量/安全部门职责：1、参与其相关范围内的外协供应商选择、评价及年度业绩考核、评定；2、负责对涉及认证产品合格供应商进入和供应商名录由公司认证产品（质量保证）负责人批准。（五）、其它未尽事项的工作职责：由业务承

5、办部门负主责、相关部门负次责。第三章 外协业务分类及工作流程第六条 外协业务按加工原则分为固定外协和临时外协，按业务类型分为零星加工、批量加工和新产品试制件加工。（一）、固定外协及工作流程：1、固定外协：是指本公司工艺装备不能满足产品工序加工要求而委托公司外加工资源的行为，它可以是全程外协（包工包料），也可以是某一道工序的外协。2、固定外协流程：技术工艺部门确定工艺路线技术资料（图纸、EBOM、技术联系单）执行外协加工业务生产部门下达外协加工计划技术资料发放流程ERP系统录入物资验收3、技术工艺部门要适时根据公司工艺装备资源调整产品加工工艺路线。（二）、临时外协及工作流程：1、临时外协：是指本

6、公司有加工能力，但因临时性人员、设备故障，工期紧、生产能力负荷已达饱和时而委托公司外加工资源的行为，它可以是全程外协（包工包料）也可以是某一道工序的外协。主管生产副总审定下达临时外协计划（附加工图纸）2、临时外协流程：技术工艺部门审查生产部门提出申请ERP系统录入物资验收实施外协3、特别紧急时，生产部门提出申请报主管生产副总批准先执行，后按流程完善手续。第四章 外协计划管理第七条 外协业务必须有正式外协计划，并明确交期、坯料来源及技术质量要求；（一）、外协计划下达基本流程：外协部门执行外协加工下达外协加工计划生产部门编制需求计划（外协）采购流程（二）、外协计划管理及审批按采购管理制度中第二十一

7、条和第二十二条要求执行。第八条 外协部门应严格按外协计划的要求组织外协生产。因特殊原因影响确实无法按时完成时应在第一时间向计划下达部门反馈相关信息。第九条 外协业务员应根据外协生产资源合理分解外协计划到外协厂家，并明确数量、交货期及质量要求；外协计划的分解执行信息及时向进厂质量检验部门传递，以便检验科提前做好检验准备。第五章 外协实施、技术质量要求和定价资料第十条 外协部门外协业务员负责外协加工或外协制造的事务。第十一条 技术质量资料和定价资料的提供（一）、技术质量资料的提供：1、技术部门提供产品蓝图（受控图纸）；2、技术工艺部门必要时提供工艺流程图（技术协议）；3、技术工艺部门提供操作标准（

8、技术协议）；4、技术工艺部门必要时提供材料的规格、数量（技术协议）；5、质量安全部门提供检验方法和验收标准（质量保证协议）。以上资料即是对外协产品验收的技术质量标准。（二）、定价资料的提供：由技术部门提供外协产品的原材料消耗定额和工时定额表。必要时还应提供辅助材料消耗定额和能动消耗定额表。原材料消耗定额和工时定额表是外协定价的最基本依据。第六章 外协新供方的选择、准入第十二条 外协业务首先应在（外协）合格供方目录内选择外协厂家进行合作。第十三条 新外协供应商进入与管理：（一）、新外协供应商进入按供应商管理制度中第四章的流程要求进行选择、第五章的流程要求进行评价，合格后按流程审批进入外协合格供方

9、；（二）、新供方进入外协合格供方后，按“供应商管理制度”中第六章的要求进行供方年度业绩考核评价，合格者方能纳入下一年的外协合格供方目录作为备选合作供方。第十四条 遇生产紧急情况时，可经生产副总批准后先执行外协业务，但供应商资料及相关评定手续要随后按第十三要求补齐。第七章 外协价格制定及合同签订第十五条 外协产品的零星加工、批量加工和新产品试制件加工中，可以是包工包料外协、也可以是某道工序外协。（一）、零星加工、批量加工件外协价格的制定，采取比价、议价的方法确定：1、由外协业务员在合格供方目录内选择三家及以上具备加工能力的生产厂按图纸加工要求进行报价。业务人员核算原材料费用、工时定额费、考虑毛利

10、率等，进行比价、与供方议价后确定最低价选择外协厂家，填制外协工件价格审批表、报外协科长审批后，由财务指定成本核算人员审核，按金额分级授权流程经批准后执行。2、对有特殊加工要求的加工件，外协业务员无法寻求三家以上报价，只有独家加工时，由外协业务员阐明原因，对独家报价进行原材料费用、工时定额费、毛利率费用方面的核算，填制外协工件价格审批表，由外协科长、财务指定成本核算员统一审核，经分管领导批准后执行，金额超过分管领导权限时，按分级授权表规定审批后执行。（二）、新产品试制件的外协价格制定，由技术部门提供工艺技术要求，考虑材料消耗、工时定额、毛利率明细等相关资料，外协业务员寻求外协资源，根据批量大小或

11、加工的特殊性，与供方议价后按本条第（一）项流程要求审批后确定外协价格。（三）、外协业务员以生产外协计划为依据，根据外协厂家的生产配套能力选择已评定为合格供方的外协厂家。对为开拓外协业务寻找的新供方，其进入须按本办法第六章的要求进行。第十六条 确定外协价格及厂家后，外协业务员须向外协生产厂家下达外协生产计划，明确生产品种、数量、技术要求、交货期，同时与外协生产厂家签订加工合同。外协加工合同签订后，外协业务员正式实施外协加工。第十七条 遇生产紧急情况时，可经生产副总批准后先执行外协业务，但价格审批资料随后要按第十五条第（一）、（二）项要求补齐。第八章 外协质量管理与损失索赔第十八条 外协供应商质量

12、管理（一）、进厂验收与不合格品处理1、进厂验收：按双方认定的本办法第二十条第（一）款的技术质量标准要求及抽样标准来验收。双方有其它技术质量协议的，按协议要求验收。2、不合格品处理：1）、进厂验收不合格的处理：、检验人员将不合格检验报告通知外协采购人员，并将资料存档，作为验收的依据。、库管员对不合格品进行隔离。、外协采购人员将不合格品按不合格品处理程序进行评审处置。资料存档，作为索赔依据。2）、生产过程中发生不合格的处置：、生产过程中发现不合格品时，由外协厂家联系外协业务员通知质量检验人员。、质量检验人员重检疑似不合格品，确认后按本款第1）-目要求执行。、外协业务员迅速采取补料或补计划措施，以免

13、生产停滞。、外协产品发生不合格品从而严重影响生产进度时，外协部门要立即采取保证生产进度的办法，随后启动索赔程序。（二）、供应商质量管理1、质检部门应建立外协供方物资进厂检验质量档案，定期统计分析质量状况，发现异常及时提出处置。2、供方产品出现严重质量问题时，及时通报外协采购部门，外协采购部门应及时通知供方责任人，对重要零部件，应组织生产/技术/质量部门参加质量分析会，要求供方制定整改措施实施整改，质检部门跟踪验证。必要时，由采购部门组织对供方进行重新评价，重新评价资料和措施计划以及跟踪验证资料由供应部门和质检科各存档一份，进行跟踪管理。第十九条 质量损失索赔（一）、因供方责任造成质量损失的，采

14、购部门组织按技术协议或采购合同的规定进行索赔和处罚，索赔办法按采购管理制度中“采购索赔管理”要求执行。（二）、损失索赔程序1、外协厂在毛坯领出厂后，应对出厂物资有保管的责任。2、如出现丢失、损坏、加工报废、未按计划生产，改作他用时，均应按新筑公司核算价进行全额赔偿。3、赔偿时可以用现金直接交财务收款，也可以由加工厂确认后交财务抵扣应付款。4、一旦出现损失索赔时应由经办业务员根据产品成本测算索赔金额，经外协科长、公司主管领导签字确认后交外协责任厂签收，盖章确认，然后交财务扣款。5、索赔完成后应将扣收凭证交库房一份，以便调整外协厂家的毛坯、半成品台帐。6、外协厂家出现外协件损失，如对生产进度造成影

15、响的，可在外协件价值索赔后进行影响生产进度的追加处罚，在供应商业绩评价打分时也应做相应扣分。第九章 外协合格供方的管理及变更、退出第二十条 对合格外协供应商应进行月、季度业绩考核和年度业绩考核及复评管理，考核内容管理要求按供应商管理制度第十一条执行。第二十一条 对合格外协供应商应进行分级（A、B、C、D级）管理，管理要求按供应商管理制度第十二条执行。第二十二条 外协供应商的辅导管理：（一）、技术工艺部门定期检查，让其确实按照公司的规定要求来加工或制造。（二）、必要时质量安全部门协助其提高质量和建立质量保证体系。（三）、外协部门经常联系协调，掌握外协产品的数量、质量、交货期，对生产中的交期适时跟

16、踪，对外协件进行加工过程检查，促进其提高交货质量。（四）、外协部门业务员每月负责与供方对账，确保在外物资准确，加工费及时结算。第二十三条 供应商的变更：（一）、若涉及CRCC、CCPC等认证产品的供应商，在其生产能力、质量保证能力产生变化时（如生产检测设备更新换代或减少、工艺变化、场地搬迁、组织机构产生大的变化等），应暂停其供货，由外协部门组织按供应商管理制度中第七条要求进行重新评定合格后方可继续纳入合格供方进行管理，同时需向认证机构进行备案。（二）、若涉及CRCC、CCPC等认证产品的供应商，在其它方面产生变化不影响质量、交付等情况时（如名称变更、注册地址变更、法人变更等），应由外协部门组织

17、收集其变更证实资料予以备案，同时向认证机构进行备案，经认可后方可继续纳入合格供方。第二十四条 供应商的退出（一）、对年度业绩考核评定为D级的供应商，应予立即停止合格供应商资格，淘汰出合格供方名录。（二）、对C级供方整改评价结论为不符合整改目标时，应予停止合格供应商资格，淘汰出合格供方名录。（三）、所供产品出现严重质量问题的供方，连续两次整改不合格时，质检部门有权直接作出取消其合格供方资格的决定，淘汰出合格供方名录。第十章 外协领料与零部件入库、对账及核算第二十五条 外协领料流程：（一）、外协厂家在收到外协生产计划后，应在当天凭计划单在相关库房将毛坯领回加工厂。（二）、毛坯、半成品库按外协计划指

18、定的厂家及品种、数量发货，并开具毛坯、半成品领用单，领用人签字确认。库房应建立领用台帐并及时录入系统。（三）、外协厂领用毛坯、半成品后应将签字确认的领料单，返回一联到外协计划下达业务员处，业务员应及时登记台帐。（四）、领用人凭领用单到财务部开具出门条。（五）、公司门卫工作人员凭出门条清点无误后放行。第二十六条 外协零部件入库：（一）、外协厂领走毛坯、半成品后，外协业务员应按计划的进度要求做好外协调度工作。（二）、外协厂必须按外协计划的要求组织好生产，按质、按量、按时交回合格零件。（三）、外协厂完工送回零件时，应填制零件送检报告，与零件一起交进厂检验验收。合格后由发出物料库房点收数量，开具收货单

19、，办理入库手续。（四）、办理完入库后，库房、外协部门应在2个工作日内完成系统的录入。同时登记相关的台帐。第二十七条 对账及核算：（一）、外协业务员、库房、外协生产厂应每月核对领用、入库台帐。（二）、 每月25日由在制品的外协厂家应向外协业务员报送在制品盘存表，次月外协厂应将库房打印的零件入库单整理后，编制结算清单交外协业务员核对。（三）、结算清单经双方核对无误后，按合同开具发票交外协业务员，由外协业务员按票据签批程序签字完成后送财务挂账应付款。（四）、财务部门在收到发票无误后应及时办理应付款的挂账。（五）、外协业务员应建立应付款台帐，按合同规定提出付款申请，经批准后由财务付款。第十一章 监管检

20、查第二十八条 各经营单位采购部门对本部门及采购人员对本办法及流程规范化执行情况须进行日常自查，定期（月/季/年度）向监管部门提供报表，供应商管理受公司委托的监管部门监管。第十二章 罚 则第二十九条 惩罚措施对于有以下情况的部门或个人公司给予通报，情节严重的对部门负责人及主要责任人给予50-1000元的绩效处罚，给公司造成严重损失的追究行政责任：1、未按本办法及流程要求进行供应商选择、不对供应商进行考核或考核流于形式的；2、未按时提供资料或报表，给公司管理工作带来严重影响的；3、对监督检查中提出的问题未按时达到整改要求的。第十三章 附 则第三十条 本办法由供应链管理总部负责制订与解释，自发布之日起执行。附 件附件一. 外协计划表；