采购与付款控制管理制度.doc

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1、采购与付款财务管理制度第一章 总 则第一条 为了加强对燃、材料采购环节的内部控制与应付货款的管理，杜绝不规范行为的发生，确保采购业务正常运作。根据中华人民共和国会计法和内部会计控制规范-基本规范（试行）等法律法规，结合公司实际情况，特制定本规范。第二条 本制度适用于公司原材料、燃润料、建筑材料、办公用品、备品备件、劳保用品等所有外购物资的采购以及因采购而发生的各种款项的支付活动。第三条 各控股公司可以根据本制度，结合自身特点，制订适合本公司的管理制度。第二章 采购计划编制第四条 部门物资采购范围的划分如下：（一）后勤服务部负责采购大宗物资（包括燃润料、建筑材料、电工材料、钢丝绳、劳保用品等）采

2、购。（二）办公室负责办公用品、现代化设备、低值易耗品的物资采购。（三）装卸作业部负责装卸用配件、有色金属、橡胶制品、工具、仪器仪表、电器材料采购。（四）船舶作业部负责船舶零配件等采购。特殊情况下由使用部门自行采购的物资，必须事先征得采购部门和办公室的同意，否则财务部不予报销。第五条 采购计划编制程序。按公司质量管理体系7.4物资采购管理控制程序第3.13.14 条执行以下程序（一）采购申请1、各使用部门在每月底根据需要向采购部门（通过物资采购申请表）提出需求，申请应明确采购产品的名称、规格、型号、或品种、品牌、供货时间、质量、使用部门验证的要求等。2、物资采购申请表需经部门、单位领导审批签字后

3、向采购部门提出。3、各仓库根据库存定额和消耗情况，通过物资采购申请表提出采购申请。（二）审批程序1、对1万元-5万元内的物资采购，由需求部门、单位编制月度采购计划，在每月初2号前，向大宗物资采购招投标领导小组办公室上报采购计划，并送财务部。2、招投标领导小组办公室对各部门、单位上报的采购计划进行汇总，与财务部会签后，送交分管总裁审批。3、对万元以下的物资采购计划由采购部门负责审批。4、未列入月度采购计划的急需物资的采购，由申请部门经理审批，直接送公司分管总裁审批。第三章 合同订立第六条 物资采购合同订立程序：（一） 物资采购合同的签订范围：1、对万元以上或3000元以上容易产生质量纠纷的采购品

4、，均应签订合同。2、对5万元以上的物资采购实施招投标（对合格供方的物资采购，在时间较紧的情况下，可以不签订合同）。（二）确定供货单位：采购部门根据物资采购申请表汇总成物资采购批办单；物资采购中对单项价格超过了3000元以上的物资，须选择三个以上的合格供方,然后会同使用部门，通过所掌握的原料市场价格与质量信息，对原料技术指标、生产使用过程中反映情况等进行综合评审，评审后填报物资采购比价审批表，并将评审的结果交大宗物资采购领导小组审批，以确定物资供方单位。（三）采购员应征求公司装卸作业部、船舶拖带部等相关部门的意见，根据供货单位原料价格与售后服务各方面情况，对各供货单位进行筛选，在“质优价廉”的原

5、则下，择优签订采购合同。采购合同经单位、部门领导审查确认、并经授权后方可与供方签订。采购员对已签订的采购合同应进行登记，以便查阅和办理付款。第七条 物资采购合同的订立与管理。（一）物资采购合同的订立应按照合同法的要求执行。对原料价格、质量、数量、送货方式、送货时间、送货地点及结算方式作明确、具体的规定，5万元以上报经办公室法律顾问审核签字，分管总裁批准。（二）采购员应将已签订的采购合同及时交办公室进行统一管理。同时应将采购合同副本或复印件交财务部，以便财务部对采购活动进行监督。（三）采购员签订采购合同应按市场行情确定有效期限，如价格上涨较大的原料，合同有效期应相对较长；价格下降较快的原料，应缩

6、短有效期限。第四章 物资采购控制程序第八条 提货：（一）采购部门应根据物资采购合同的供货时间及时通知供应商按时交货。 （二）供货单位负责送货的，要求其按时将货物送至公司。 （三）供货单位不负责送货的，采购人员应事先与运输部门联系，确保及时到货。第九条 物资检验、入库： （一）采购物资运抵公司，采购人员通知仓库保管员对物资进行验证。合格产品填写材料入库单，办理入库手续；对发现的数量不足、产品质量问题或其它原因与需求不符的情况，仓库应及时通知采购人员，责令其及时办理补、退、换手续及承担由此带来的经济损失。（二）采购产品的验证内容有外观或包装，数量或重量，提供的合格证明、文件（如合证，说明书等），随

7、机备件等。（三）使用部门提出验证要求,产品到货时采购员通知使用部门验证。难符合要求,验证人员在入库单上签署姓名和日期，产品方可入库。（四）采购员凭材料入库单和验证批注配合仓库管理人员办理物资入库手续。第五章 应付账款结算管理第十条 结算程序：（一）仓库管理员根据原检验单与过磅单对入库单进行审核。（二）材料会计根据审核后的入库单，将经办人签字后的供应发票连同入库单、材料检验单、合理损耗报告、过磅单交采购部门经理核实，财务部经理审核，分管总裁审批。（三）财务部根据审批后的发票及当月的“材料入库单”办理材料成本及应付货款的结算。（四）货到发票未到只能办理暂估结算，为避免暂估数量过大，采购员应于月未结

8、账通知供货单位及时开具发票。第六章 编制付款计划第十一条 编制付款计划目的。编制付款计划用以平衡供货单位的各项应付货款，便于财务部安排资金计划，有目的使用资金，确保资金的合理安排和利用。第十二条 付款计划编制程序。 （一）采购人员根据财务部提供的应付账款余额表与供货单位预付款情况表，下月采购计划以及合同或协议约定事项编制下月应付账款计划表。 （二）采购人员将付款计划交采购部门分管经理进行汇总、平衡后每月初交由分管总裁审批。（三）按照经批准后的付款计划由采购部门申请，财务部审批付款。第七章 货款支付程序管理第十三条 办理货款支付：（一）月度付款计划之内的货款，采购人员填开支票审批单一张，由财务部经理对照月度计划进行审核确认后，并在审批单上注明计划内付款，财务部出纳人员根据支票审批单办理款项的支付。 （二）因特殊情况物资采购急需支付的款项，或不在月度付款计划之内的付款，审批要按正常的审批程序经部门领导核实，财务部经理审核，分管总裁批准之后方可到财务部办理付款手续；严禁无审批单付款。（三）货已到，但发票未到，财务部有权拒付货款。第八章 附 则第十四条 本制度由公司董事会审议批准后生效。第十五条 本制度由公司董事会负责解释。第十六条 本制度自下发之日起执行。