新店筹备期对外费用报销管理制度.doc

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1、新店筹备期对外费用报销管理制度（暂行）1、总则1.1 制定目的为规范新店筹备期间因共工作需要，产生的费用报销标准、程序、手续，合理控制费用支出，降低成本，提高盈利，特制定本制度。1.2 适用范围新店筹备期各部门1.3 实施及修订1.3.1本制度由apple国际娱乐宫殿总店制定,经总裁办批准执行。1.3.2本制度为2012暂行版，本制度自发文之日起执行。1.3.3本制度的修订、解释权归属集团财务部。1、 费用报销规定2.1 房屋租赁费、水电费、物业管理费2.1.1房屋租赁费：租赁写字楼须有正式租赁业发票。员工宿舍租赁费可凭业主开具的收款收据进行报销。2.1.2物业管理费必须有物业管理公司开具的发

2、票，水电费也均需提供正规发票才能进行报销。2.2 广告费需均取得广告公司开具的正规发票以及相应合同才能予以报销。2.3 购买书籍、办公用品及低值易耗品2.3.1 因工作需要购买专业书籍，需向部门负责人同意后方可购买，专业书籍的所有权归总公司所有，行政部应对所购入的书籍做统一登记。办公用品一次性申购总金额1000元以下的，由新店筹备组负责人（分店总经理）审批，1000元及1000元以上的，必须经上一级领导申请批准。2.3.2报销程序按公司现行报销制度执行。2.3.3员工领用书籍、办公用品、设备及低值易耗品时，分店办公室应据实进行领用登记手续，并建立个人借用台账，工作变动时必须办理交接手续。2.4

3、.4公司员工一般不得报销办公费用。因特殊原因必须本部门购买特定办公用品时，必须取得部门负责人、分店店总经理的签字同意后方可购买及报销。2.4.5 其他贵价礼品采购 有业务需求部门根据工作需求，填写采购申请单经分店店总经理同意，报分管领导及运营中心总裁同时签字确认采购部采购分店办公室（今后也可以是仓库）验收入库，开具入库单送财务部登记入账并进行报销3、考察同行业消费费用3.1 因工作需要，到同行业场所产生消费时，每次考察前必须填写考察费用申请表，详细写明考察目的、考察时间、人数等内容，并经店总经理同意后，由场所总经理报主管领导签批同意后，才能进行考察消费，经签批的考察费用申请表必须作为报账凭据之

4、一。3.2 考察费用标准：人均消费金额为200-300元，单店最高消费限额为1000元，特殊情况特殊申请报批。3.3 考察费用报销凭证必须经主要考察人员二人或以上共同签字确认，并经部门最高负责人和场所总经理签字确认后才可进行报销。4、差旅费、交通费4.1人员因公出差前，必须填写出差派遣单，并经直属领导、场所总经理双重签批同意后才能出差。如需总裁审批而总裁不在公司时需发邮件或短信总裁确认，报销差旅费时，出差人员应出具经签批的出差派遣单，总部财务才能予以报销。无出差派遣单者，财务有权予以拒绝报销，或提请出差人员予以补齐手续后进行报销。出差派遣单为差旅费费用报销的必备附件之一。4.2报销差旅费时，出

5、差人员应认真填写差旅费报销单，写明出差时间、路线（起止地点）、事由，注明各路段开支的费用，交直属部门负责人审核，由分店文员走报销流程；差旅费报销单填写不合乎要求者，打回分店重新填写，否则拒绝报销。4.3出差路线需要合理，绕道交通费不予报销。5、误餐费补贴5.1 误餐费及其他出差补贴：按实际出差天数给予标准补贴，出差时间不足一整天时，以中午12点整为界限，未超过12点者为半天计算，超过12点者按一天计算。误餐费补助不需要再提供餐饮发票，直接在差旅费报销单上按误餐费补助标准报销。5.2 如有领导同行进餐时将均不得报当天餐费补贴。5.3 如出差到门店，门店提供出差人员提供员工餐为二餐的，不得再报销误

6、餐费补贴；只提供一餐员工餐的，每天误餐补贴标准为标准补助的50%。6、礼品礼金费报销6.1所有礼品礼金费的产生，原则上只能部门负责人提出申请单，经店长唐同意后报总部主管领导同意签批方可送出。在礼品礼金费用报销时，必须写明被公关人姓名、单位、职别、送礼事由及日期（被公关人的相关信息资料由会计另行装订存档，不装订进入会计凭证），由两人共同办理并签名确认，禁止礼品礼金由一人直接送出。财务在进行账务处理时，会计凭证及附件上均不可出现政府公职人员的相关信息。入账时均以支付证明单的方式写明“客勤费”及相应金额，由相关领导签批确认；其余审批资料不应附在会计凭证后，财务均需另行装订成档备案，以供总公司内部职能

7、部门检查。6.2 送礼礼品需取得正规发票（现金公关除外）等有效凭证，发票上需写明名称、规格、数量、单价，由部门负责人签批后交财务审核，报销时必须以经副总裁级以上签批同意的申请单为附件依据。6.3 在商场购入礼品而发票内容开具与礼品购买不一致时，均需要有收银小票及发票同时做为附件，财务核实收银小票内容与实际报销内容一致后才能予以报销；在其他地方购买礼品时，若无法取得收银小票及发票而只有收款收据时，收款收据上必须要有收款方的盖章确认。7、业务招待住宿费、餐费报销：指新店在筹备，各部门因工作外联需要，进行住宿费、餐费招待时，必须详细填写招待审批单，在审批同意后作为费用报销的附件之一。7.1 业务招待

8、餐费报销，餐饮招待费是指新店筹备期各部门为执行公务和开展业务活动需要合理开支的用餐、酒水类接待费用，具体使用范围为：7.2 可用于因新店筹备期内部召开重大会议、开展临时突发性业务，因工作原因所发生的团体性就餐、茶水饮料等必要性支出。7.3 可用于相关政府职能部门到新店施工场地检查、指导工作的正常接待。7.4 可用于各分店副总以上级别管理人员的工作往来接待。7.5 可用于接待与新店或公司公司有合作伙伴关系的股东、加盟企业等所发生的必要性就餐费用。7.6 可用于新店筹备期各部门对外联系工作所发生的必要性就餐费用，此项费用的使用必须对提升公司价值、促进经济合作及企业管理起到积极的作用。8、餐饮招待费

9、用、活动经费管理及报销标准8.1 所有人员在进行餐饮业务招待前，必须填写招待审批单，餐饮费用包含食物、茶/饮料/酒水、服务费等用餐费用。8.2 凡需报销的餐饮项目只限于工作所需或者可达到申报预期工作目的方可。8.3 报销费用以实际产生费用为准，若实际报销费用超出报销标准时，均以报销标准上限为准。8.4 业务招待应严格控制陪同人数。8.5 报销级别标准明细表：级别消费对象和性质报销标准A经主管领导同意，总裁出席，场所总经理陪同招待300-400元/人B业务外联企业或者涉及重要工作/人物的工作项目副总裁级出席，场所副总级以上陪同招待200-300元/人 C场所部门因工作需要安排招待，部门总监级出席

10、150-200元/人D经理级别（或以上）人员工作聚餐。80元/人。E部门员工工作聚餐。50元/人8.6 所有人员的业务招待餐费报销时，费用报销单上均不得有列明招待人员姓名、单位、职别等信息，写会付客勤费即可，并需取得运营中心总裁签名确认后，再送总公司财务部审核。餐饮发票的要求为一次请客必须是同一家餐馆发票，不允许有多家餐馆发票拼凑的现象发生，否则不予报销。 8.7 所有人员因业务需要去集团其他场所安排业务招待，须由本场所总经理与招待场所总经理电话确认沟通，原则上由接待场所安排酒水招待一套(标准配置为洋酒新酒1支、软饮6支、荤素小吃各2份，大果盘1个)，特殊情况需要高规格接待的，由场所总经理提前

11、向运营中心主管领导申请；9、业务招待住宿费报销：9.1 根据招待住宿费等级不同，签订不同的协议酒店，并将签订协议酒店的价目表递送财务部备案。9.2 住宿招待级别9.3 加盟商及其他外联单位人员、重要股东需要集团公司负责承担酒店住宿费 时，必须在招待审批单注明来新店的具体事由原因，才能予以报销。9.4 文员在梳理报销住宿费单时，需附招待住宿人员清单明细、发票、招待审批单，进行费用报销。住宿费报销仅报销房费，不包括客人在房内消费物品的费用和其他费用。10、其他10.1 对日常发生的如差旅费、业务接待费用等，报销金额不超过1000元的，由场所总经理签字同意，文员走报销流程即可，报销金额超过1000元的由总管主管领导签字同意即可报销。