费用报销制度试行.doc

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1、借款（备用金）及费用报销管理制度（试行）穗豪建内字200906号总则：为了保证公司生产经营正常运作以及各职位人员的工作需要，既合理利用公司资源，又便于提高办事效率；为降低公司施工成本，创造更好经济效益，根据公司财务管理的需求，规范公司的各项经济活动，特制定相关的制度和办法。本制度适用本公司所有职员。本制度内的主要经济活动，原则上由公司或项目部（施工队）指定的人员（如部门负责人、材料员、核算员等）经办，其他人员未被授权不得经办。一借款（备用金）管理（一）支票领用管理1使用范围：购设备、材料、配件、班组工资、租赁费用等2使用时限：经办人应于当日内支付，由于特殊原因，当日未能支付，应及时交回财务出纳

2、处，以免丢失，造成个人和公司的损失。（二）备用金管理1使用范围:工地的零星材料采购、饭堂的伙食费及其他零星支出等。备用金经办人不得公款私用，或是随意借支，手续不全、借支不当造成的损失，由责任人填补；若员工有紧急需要，须借用公司款项，由个人填写借款单，注明用途等，经项目负责人同意，请示后勤负责人批准后方可借出。无审批手续的，按个人间的经济关系处理；采购人员采购物资的借款，需附物资请购单方可借支；原则上不允许各项目间互相借款，特殊情况，需领导同意后方可借款；2.备用金限额：1项目部经办人备用金:3000-5000元； 2公司本部经办人备用金:500-1000元；（备用金在以上限额内借取，需经后勤负

3、责人同意；超出以上限额需经总经理审批。）3备用金经办人应建立备用金使用明细账，及时登记借入、支出明细，每月15日、30日与财务出纳处盘点核对，以便检查是否合理使用或存放备用金。（三）支票和现金借出后，有关的报销、冲帐手续由财务人员按报销制度执行，备用金经办人无权代为报销。（四）借款手续:借款人填写借款单 项目/部门负责人审核 财务部负责人复核 后勤部主任/总经理审批 财务部出纳付款二设备、工具、材料、物资、零配件、易耗品、劳保用品等费用的报销管理（一）权限或分工设备、材料、油料等及批量采购的用品（如工具、物资、零配件、易耗品），原则上由工程部直接采购；工具、物资、零配件、易耗品等现场急需或无法

4、批量采购的，由现场负责采购；2.采购的办法和报销手续按设备、材料、物资采购的管理规定执行；3.报销时限为：采购物品验收入库后的15天内，完成报销冲帐手续。三、设备维修费用的报销管理1.权限或分工按正常使用周期进行的设备维修，原则上由工程部直接安排；非正常周期（不定期）的设备维修，由设备使用责任人或项目负责人提出申请（包括维修项目、费用等），工程部同意后组织实施；但当设备维修费用超过如下金额时：大型设备为5000元以上、中型设备1000元以上、小型设备在原值的50%以上，需报总经理批准方可实施。其他：以上所有的维修项目由设备使用责任人或维修经办人填写维修记录，由工程部负责录入设备档案。2.费用报

5、销手续：设备维修经手人或采购经手人（凭维修审批单和正规收款凭据）填写费用报销单 项目负责人确认 工程部分管主任审核 财务部负责人复核 总经理审批 财务部出纳付款。3.报销时限为：设备维修完毕后的15天内，完成报销冲帐手续。四办公用品、生活设施报销管理1.权限或分工公司本部和项目现场办公室用品，原则上由行政部统一购买；各使用部门，在行政部办理领用手续，并填制行政用品领用表；项目现场的生活设施（如床架、床板、厨房用具），原则上由后勤部统一购买；各使用部门，在后勤部办理领用手续，并填制生活用品领用表；现场急需或零星用品（注明用途、数量、金额），由使用部门报分管部门同意，方可自行购买；报销时由职能部门

6、列入领用表以上用品单件500元以上、批量10000元以上需总经理审批，方可购买；以上办公用品、生活设施（包括电器用品），由使用所属部门保管和维护；工程完工（或年度）由行政部或后勤部（对照领用表）统一清点，人为损坏或丢失，由所属部门及直接负责人按价赔偿；合理损坏经所属部门申请，行政部或后勤部核实批准可以核销。2费用报销手续：采购经手人（凭正规收款凭据）填写费用报销单 项目/部门负责人确认 行政人事部/后勤部主任审核 财务部负责人复核 总经理审批 财务部出纳付款。3.报销时限为：采购完毕后的15天内，完成报销冲帐手续。五、交通、差旅费报销管理 1职员远途（需住宿）出差，需填写出差说明书，填明出差时

7、间、地点、出差事由、乘坐交通工具等，报请行政人事部审批；方可借支差旅费，借支单由财务部和行政人事部负责人审核，借支超过2000元以上还需总经理签字，财务部出纳方可借款。2职员近途及市内出差，只允许报销合理的交通费，一般只能乘坐公共汽车、地铁等交通工具；项目现场由工程部负责人审批，公司本部由行政人事部审批。3职员出差，原则上“打的”、租“小四轮车”不允许报销，如有特殊情况，单次50元以内由行政人事部批准，单次50元以上由总经理批准；住宿费原则上每人每天不超过100元，由行政人事部批准，特殊情况需事前请示总经理批准，方可报销。4差旅费报销手续：出差人（凭出差说明书、差旅乘车发票、住宿发票等凭据）填

8、写差旅费报销单 项目或部门负责人确认 （项目人员由）工程部主任（公司本部人员由）行政人事部主任审核 财务部负责人复核 总经理审批 财务部出纳付款。5近途及市内差旅费报销时间为每月10日前报销上月差旅费；远途出差回来后7天内，必须办理报销手续，逾期财务部不予报销。六、通讯费用报销管理1公司职员通讯费用按管理人员通讯补贴办法执行，凭发票报销；与发放工资日同时发放补贴2 .办公室电话使用：办理公司业务，可以使用公司电话；原则上不准公话私用；特殊情况确需使用公司电话，需经行政人事部批准，并由个人承担通话费。七.招待费报销管理 1. 公司办公室所有招待费需事前请示总经理批准，方可报销；2项目现场的招待费

9、按如下办法执行：招待费支出范围：原则上以招待外部和工地业务相关的人员为主，对内除开、竣工外无需宴请；对外业务主要包括餐饮，对内只允许公司办公室人员在工地就餐（或盒饭）费用，其他费用不在报销范围内；(2).招待费预算金额在200元以内，需报告后勤主任，报告消费用途、人数，经批准后方可消费；招待费预算金额在200元以上，需报经总经理，报告消费用途、人数，经批准后方可消费；(3).招待费在报告的范围内据实报销，报销单上需三人以上签名确认，并写明支出用途、参与人数，原则人均消费每餐25元/人，超出此额度不予以报销；3. 费用报销手续：消费经手人凭正规收款凭据，填写费用报销单，说明消费用途、参加人数等

10、项目或部门负责人确认 行政人事部主任复核 财务部负责人审核 总经理审批 财务部出纳付款。4.报销时限为：次月5日前报销一次,工程结束后的7天内报销冲帐完毕。八房租水电费报销管理1职员入住职工宿舍，房屋租金由公司承担，使用水电费在公司规定的补贴基数内由公司支付，超出基数外，由公司职员合理分配承担。宿舍使用的用具除床架、床板、照明由公司统一配备外，其余用品由职员自行解决。2入住人员必须爱护房内设施，损坏宿舍内设施，如门、窗、水龙头等等，由当事人照价赔偿，公司不予报销。3费用报销手续：宿舍管理员（凭标明房租水电费额度的正规收款凭据）填写费用报销单，填明住宿人数等 项目或部门负责人确认 后勤部主任审核 财务部负责人审核 总经理审批 财务部出纳付款。九汽车使用费 1职员根据工作需要，外出使用公司车辆，有关过路、停车、油费凭票据实报销；个人违章造成的罚款，由个人承担；严禁公车私用。2费用报销手续：用车人或司机（凭正规收款凭据）填写费用报销单，填明用车用途、行经目的地等 项目或部门负责人确认 后勤部或行政人事部主任审核 财务部负责人复核 总经理审批 财务部出纳付款。3.报销时限为：当月20日、次月5日前报销一次。十、实施日期自颁布之日起。广州市豪江建筑劳务有限公司 二九十一月一日