时间管理方法和技巧.ppt

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1、时间管理方法和技巧 Still waters run deep.流静水深流静水深,人静心深人静心深 Where there is life,there is hope。有生命必有希望。有生命必有希望我们为何忙乱？自己的许多思想、宏图大志等都只有在梦中实现；没有时间与家人多处一会儿；没有时间多读书；没有时间尝试新的事物；没有业余爱好的时间。总之，没有在有限的时间里做自己应该做的事情，每一天都忙却忙的不全是地方。时间管理的障碍何在？障碍一：障碍一：“我的习惯就这样，不好我的习惯就这样，不好改改”障碍二：障碍二：“时间管理有什么用，计时间管理有什么用，计划赶不上变化划赶不上变化”障碍三：障碍三：“时

2、间掌握在别人手中时间掌握在别人手中”障碍四：障碍四：“时间管理太麻烦时间管理太麻烦”对自己工作时间的分析对自己工作时间的分析自己时间哪里去了？请回忆记录自己昨天一天的活动，包括所想所作的事(从起床到晚安)。时间管理的原则q80/20原则q目标ABC原则q优先顺序原则q计划原则q习惯原则q20%的的工工作作占占整整个个工工作作80%的价值的价值q集中的精力要做集中的精力要做20%的工作的工作q投投入入20%精精力力做做另另外外80%的的工作工作80/2080/20原则原则A=A=必须做的必须做的B=B=应该做的应该做的C=C=不值得做不值得做目标目标ABCABC原则原则优先顺序原则优先顺序原则第

3、一类是工作的紧急程度是不同的。第一类是工作的紧急程度是不同的。对于紧对于紧急的工作要先做，对于不太急的工作要先做，对于不太 的工作后做。的工作后做。紧急紧急不紧急不紧急1.紧急处理客户投诉2.意外事故的紧急排除3.客户拜访4.确定明天的广告5.接待质检人员1.工作总结2.修改工作流程3.处理同事的一些误解4.辅导下属工作5.安排下一步工作6.与同级部门间的协调7.销售政策的修改例：某销售经理某天工作紧急程度划分第第二二类类是是工工作作可可以以按按照照重重要要程程度度来来划划分分，对对于于重重要要的的工工作作要要花花费费较较多多的的时时间间和和精精力力去去做做，对对于于不不太太重重要要或或不不重

4、重要要的的工工作作不不必必去去做做或或只只花花费费很很少少时时间间去去做。做。例：销售部经理的某一天工作的重要程度划分重要工作重要工作不重要工作不重要工作1.销售费用预算计划2.部门招聘计划制定3.重要客户拜访4.工作报告总结5.下达指示1.一些文件和资料的查询2.文件归档3.应付无关人员4.领用物品5.差旅费报销第四象限第四象限不紧急不重要第三象限第三象限紧 急不重要第二象限第二象限 不紧急重 要 第一象限第一象限 紧急 重要 重要 不重要紧急 不紧急四象限分析法四象限法解析四象限法解析忙碌琐碎的事处理文件等函件电话浪费性时间逃避性活动造成干扰的访问、电话信件、报告某些会议许多迫在眉睫的急事

5、符合别人期望的事准备工作预防措施、价值观的澄清计划人际关系的建立真正的再创造能力增进自己的能力重要重要紧急状况迫切问题限期完成的会议或工作 紧急 不紧急重要 不重要 请对你自己昨天请对你自己昨天一天的活动进行四一天的活动进行四象限法分析，并进象限法分析，并进行行动优化。行行动优化。计划性原则计划性原则必须事先对工作做出计划必须事先对工作做出计划必须按照计划去执行、去实施必须按照计划去执行、去实施必须留出处理不可预计事务的时间必须留出处理不可预计事务的时间习惯性原则习惯性原则v你要知道什么是好的时间管理习惯？你要知道什么是好的时间管理习惯？v对对于于职职业业管管理理人人来来说说坏坏习习惯惯是是可

6、可以以并并且是必须要改变的。且是必须要改变的。v好好的的习习惯惯是是可可以以养养成成并并且且是是必必须须要要形形成的。成的。v良好的习惯可以在有意中形成良好的习惯可以在有意中形成。q工作效率低、办事拖拉q时间观念差，工作时磨磨蹭噌q工作时眉毛胡子一把抓，经常找不到主次q经常被电话、不速之客干扰q上班时间不紧凑，晚上加班干q什么事情都愿意管，认为自己很忙才好q没有目标、没有计划、人云亦云q零碎时间都被随意打发掉，不会利用零碎时间q没有时间安排表，由别人来安排q不会休息、不会娱乐、没有空闲你是否有这样的一些习惯你是否有这样的一些习惯每天要花10分钟作计划要有书面的待办单、日计划、周计划和月度计划每

7、周都将你的工作排出优先顺序能在高效的时间里做完你的重要工作有明确的生活和工作目标必须养成习惯必须养成习惯时间管理的改进途径方法之一：有计划地工作方法之一：有计划地工作q建立包括目标、标准、最后期限、优先顺序一套计划体系。q在刚开始时作计划。q严于律己，经常激励和要求别人监督和检查。q把所有的工作按照紧迫性、重要性等进行划分，制订自己的优先工作次序。q每天的计划都有一定的预留时间来处理变化或危机、偶然事件等。方法之二：减少无序行动方法之二：减少无序行动q时刻对自己的工作和任务进行反思，整理和形成一套有效的、有条理的思维方式。q工作和任务肯定有轻重和缓急之分，与你的目标挂钩确定重要工作及每日的工作优先顺序。方法之三：避免贪大求全方法之三：避免贪大求全q不要过分追求尽善尽美，只追求达到合理目标，完成职责。q成就感是建立在要实现的目标上的，不能脱离你的目标。q工作认可是在完成你的职责内的工作基础上的，能干是在对你分内事项的处理中体现出来的。方法之四：避免拖延方法之四：避免拖延q严格要求自己，规定任务完成的期限。q排除工作过程中的干扰，保持优先次序的稳定性。q不要只做熟悉的事务性工作。q与同事、上司、下属探讨改进工作方法，辨清各自的职责，不推诿和相互扯皮。