EXCEL电子表格中四个常用函数的用法.docx

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1、EXCEL电子表格中四个常用函数的用法(2010-01-16 09:59:27) 转载标签： 杂谈分类： Excel学习 EXCEL电子表格中四个常用函数的用法现在介绍四个常用函数的用法：COUNT(用于计算单元格区域中数字值的个数)、COUNTA(用于计算单元格区域中非空白单元格的个数)、COUNTBLANK(用于计算单元格区域中空白单元格的个数)、COUNTIF(用于计算符合一定条件的COUNTBLANK单元格个数)。 结合例子将具体介绍：如何利用函数COUNTA统计本班应考人数(总人数)、利用函数COUNT统计实际参加考试人数、利用函数COUNTBLANK统计各科缺考人数、利用函数COU

2、NTIF统计各科各分数段的人数。首先，在上期最后形成的表格的最后添加一些字段名和合并一些单元格，见图1。一、 利用函数COUNTA统计本班的应考人数(总人数)因为函数COUNTA可以计算出非空单元格的个数，所以我们在利用此函数时，选取本班学生名字所在单元格区域(B3B12)作为统计对象，就可计算出本班的应考人数(总人数)。1选取存放本班总人数的单元格，此单元格是一个经过合并后的大单元格(C18G18)；2选取函数；单击菜单“插入/函数”或工具栏中的函数按钮f，打开“粘贴函数”对话框，在“函数分类”列表中选择函数类别“统计”，然后在“函数名”列表中选择需要的函数“COUNTA”，按“确定”按钮退

3、出“粘贴函数”对话框。3选取需要统计的单元格区域；在打开的“函数向导”对话框中，选取需要计算的单元格区域B3B13，按下回车键以确认选取；“函数向导”对话框图再次出现在屏幕上，按下“确定”按钮，就可以看到计算出来本班的应考人数(总人数)了。二、利用COUNT、COUNTBLANK和COUNTIF函数分别统计各科参加考试的人数、统计各科缺考人数、统计各科各分数段的人数我们在输入成绩时，一般情况下，缺考的人相应的科目的单元格为空就可以了，是0分的都输入0。(一)统计语文科的参加考试人数、缺考人数、各分数段的人数。1用函数COUNT统计语文科的参加考试人数。单击存放参加语文科考试人数的单元格C19，

4、然后按照前面的操作步骤，首先在“函数分类”列表中选择函数类别“统计”，在“函数名”列表中选择需要的函数“COUNT”；其次按照上面“一、3”选取单元格区域的操作方法，选取需要统计的单元格区域(C3C12)，然后回车确认，单击“函数向导”对话框“确定”按钮，就可以看到计算出来的结果。2用函数COUNTBLANK统计语文科的缺考人数。单击存放语文科缺考人数的单元格C20，然后按照上面的操作方法，在“统计”类别中选取函数COUNTBLANK，并进行需要统计单元格区域(C3C12)的选取，直到得出结果。3用函数COUNTIF分别统计出语文科各分数段的人数。(1) 统计90分(包括90分)以上的人数(表

5、中为“90分以上”)：单击存放此统计人数的单元格C21，然后选取函数,即选取“统计”类别中的函数“COUNTIF”，然后单击“函数向导”对话框中的“Ragane”右侧的按钮，以选取统计单元格的区域(C3C12)后，回到“函数向导”对话框中，再输入统计的条件：“$#62;=90”,如图2。单击“确定”按钮，就可以计算出结果了。(2) 统计大于或等于80分而小于90分的人数(表中为“8089分”)：双击单元格C21进入编辑状态，可以看到统计90分以上的分数段的人数的公式如图3所示是：=COUNTIF(C3:C12,$#62;=90)，要统计本分数段人数，我们只要双击C22，在其中输入计算公式：=C

6、OUNTIF(C3:C12,$#62;=80)COUNTIF(C3:C12,$#62;=90)回车后，即可计算出此分数段的人数。(3)用同样方法，只要在C23、C24、C25三个单元格中，分别输入公式(可以通过复制粘贴后,修改数字快速完成)：=COUNTIF(C3:C12,$#62;=70)COUNTIF(C3:C12,$#62;=80)=COUNTIF(C3:C12,$#62;=60)COUNTIF(C3:C12,$#62;=70)=COUNTIF(C3:C12,$#60;60)输入完毕后，注意一定要以回车确定，即可分别统计出“大于或等于70分而小于80分”(表中为“7079分”)、“大于或

7、等于60分而小于70分”(表中为“6069分”)、“小于60分”(表中为“不及格”)，这三个分数段的各自的人数。(二)统计其余各科的参加考试人数、缺考人数、各分数段的人数。如前一期所述，用复制公式的方法，可以快速计算出其余各科的有关数据。以上已经计算出语文科的应考人数、缺考人数及各分数段的人数，选取范围(C19C25)，把鼠标指向刚才选取的单元格区域的右下方(即填充句柄)，待光标变为小黑十字时，按下鼠标左键，并向右拖动，至G25松开鼠标，各科要统计的结果都出来了。前两期对班级成绩，分别作了总分、平均分、最高分、最低分、应考人数、缺考人数、分数段等数据统计,这些数据可以用来衡量这个班的成绩的情况

8、。这一期，将首先介绍用函数“RANK”以最快的速度把本班的名次排出来，作为衡量学生个人在本班的学习情况；另外再介绍用“MEDIAN”、“MODE”、“STDEVP”函数分别统计出各科成绩的“中位数”、“众数”、“标准差”，以此衡量各科试题的质量(如试题的难易程度、离散程度等)情况。一、用函数“RANK”对总分排名次(一)单元格区域的命名先打开上期制作的表格（如图1）， 如果用“总分”来排名次，首先选取所有“总分”数据的单元格区域(H3H12)，然后单击菜单中的“插入/名称/定义”，在弹出的“定义名称”对话框中，在“当前工作簿的名称”中输入或修改名称为“总分”；在“引用位置”栏中显示的就是刚才选

9、取的单元格区域(H3H12)，当然也可以通过单击其右侧的按钮重新选取单元格区域。如果只定义一个名称，则可按“确定”按钮退出；如果还要添加其它区域名称，可单击“添加”按钮，待命名完毕后，再按“确定”按钮结束单元格区域的命名。在此我们可以比较一下前两期用“选取”和现在用“命名”区域的不同方法及用途：利用“选取”确定区域，预选区域不是固定的，如果需要相对固定的区域，可以利用“命名”，则以后的操作会比较简便，如果对某个区域一旦命名，利用函数的时候，就可以按以下的方法确定单元格的区域，无须再去选取区域了。(二)选取函数确定排名1在图1的“平均分”右边的单元格（J2）中输入“名次”。2单击选取单元格J3，

10、再选择“统计”类的“RANK”函数，则在弹出的“粘贴函数”对话框中，一切设置如图2(图中的“H3”是存放第一个学生总分的单元格，“总分”则是刚才命名的单元格区域名称。此时不能在“粘贴函数”对话框中，单击图2中“Ref”右边的按钮去选取单元格区域，否则后面利用复制方法统计其余各人的名次时，单元格的区域会发生变化；利用命名的单元格区域，复制时其区域不会发生变化；如果只看其中一个人的名次，则可以利用“选取”的方法)，单击“确定”按钮，即可得出第一个学生的成绩排名。然后选取单元格J3,拖动其填充句柄至最后一名学生，马上得出全班的成绩排名。而且名次是可以动态变化的，如果某人的某科成绩发生变化，所有排名也

11、会随数据的变化而变化。如果想把名次按从低到高的顺序进行排列，只要先选取范围(J3J12),然后利用菜单中的“数据/排序”命令，对“名次”进行“递增”排序即可。二、用“MEDIAN”、“MODE”、“STDEVP”函数分别计算各科成绩的“中位数”、“众数”、“标准差”“中位数”、“众数”、“标准差”是三个“统计类”的函数，也是统计学中三个十分常用的概念，它是分析数据的分布、离散程度等标志的重要依据，下面通过对学生成绩的分布情况，分析每科试题的有关情况。1计算“语文”的“中位数”先选取存放数据的单元格C26，然后在“统计”类函数中选取函数“MEDIAN”，在弹出的“粘贴函数”对话框中，单击“Nub

12、er1”右边的按钮，选取需计算的单元格区域(C3C12)，然后单击“粘贴函数”对话框中的“确定”按钮，就可计算出语文科的中位数(在选取的数据中，中位数是它们的平均数)。2计算“语文”的“众数”、“标准差”利用“MODE”、“STDEVP”两个函数，按照上述的方法，即可计算出“语文”的“众数”、“标准差”。3计算其余各科的“中位数”、“众数”、“标准差”按照前两期介绍的复制方法，相信各位可以熟练地操作，计算出其余各科的“中位数”、“众数”、“标准差”了，最后结果如图3。三、数据分析学会使用Excel中的一些常用函数，是为了使我们的工作更科学、更迅速、更轻松。那么上述对成绩统计出来的数据，如何体现

13、为教学服务呢？下面简单介绍一下Excel中“图表”的应用，以便我们对各科的试题进行分析：在Excel中“图表”是反映表格数据的直观表现，通过图表可以非常迅速直观地对数据产生总体上的认识，这正是统计学中，最常用的对数据分布的表现方式。(一)使用“图表向导”建立“语文”分数的分布图表1选取图表类型：可以先选取表格中某个空白的单元格，单击菜单中的“插入图表”，在弹出的“图表向导步骤1”对话框中，选择一种图表类型和子图表类型，如我们选择“折线图”。单击“确定”按钮后，进入“图表向导步骤2”。2选择图表源数据：在弹出的步骤2对话框中，单击数据区域右侧的按钮，对话框消失，按前面介绍过的方法选取数据区域(b

14、21c25),回车确定选取后，单击“下一步”进入“图表向导步骤3”。3设置图表选项：在弹出的步骤3对话框中，可以简单设置如图4，单击“下一步”进入“图表向导步骤4”。4选择图表位置：在弹出的对话框中，需要选择生成图表放置的位置，此时单击“完成”按钮，把图表嵌在当前的工作表中，图5为完成的“语文”分数分布图表。具体的数据分析留给有兴趣的读者。下期将用一个货物销售的例子，说明总计(SUMIF)和分类汇总(SUBTOTAL)两个函数的用法。前面介绍过求和函数(SUM)，它能对选取区域内的数据进行按行(或列)求和，但在实际应用中，经常需要进行有条件的数据汇总。本期介绍的总计函数(SUMIF)，将为你解

15、决这个问题；另外介绍的分类汇总函数(SUBTOTAL)，可以很容易地计算分类汇总。这两个函数的作用都十分强大，利用它可以简化条件汇总和分类汇总。如图1的样表，是某百货公司下属的四个门市部，都销售同样的商品；假设其中的四个售货员，轮流在四个门市部工作，样表是他们在一段时间内的营业销售情况，(其中的“金额”可以用公式计算，方法是在F2中输入公式“=D2E2”进行计算，然后按照前面讲述过的拖动进行复制的方法，即可求出各门市部各种商品的销售金额)。下面将举例说明用总计函数(SUMIF)，分别按门市部、售货员、某一商品、某一范围进行有关的汇总；用分类汇总函数(SUBTOTAL)，分别计算某门市部商品数量

16、的平均值、某门市部的商品数量之和、某门市部货物类别的数目、某门市部最大销售量和最便宜的单价。一、对固定的单元格区域进行命名上期已介绍过对一定的单元格区域进行命名的方法，应该值得注意和学会运用，因为命名单元格区域对灵活运用函数是十分重要的，它将为运用函数带来极大的方便。这里先按上期介绍过的方法，利用菜单中的“插入/名称/定义”命令，在“定义名称”的对话框中，分别添加对如下区域的命名：把“A2A17”命名为“门市部”，把“B2B17”命名为“售货员”，把“C2C17”命名为“类别”，下面的几项依次命名为“数量”、“单价”、“金额”。二、用总计函数(SUMIF)分别按门市部、售货员、商品类别、某一条

17、件进行有关的汇总1 按门市部进行汇总以“门市部3”进行金额的汇总为例：按我们都已熟悉的方法，首先选取存放数据的单元格，然后选取函数“SUMIF”，在弹出的“粘贴函数”对话框中，设置如图2，其中的“Range”为选取的区域，这个区域(前面已定义为“门市部”)是下面条件判断的依据、“Criteria”为计算条件，它将判断选取区域中哪些单元格(即“门市部3”)符合计算要求、“Sum_range”为求和区域，这个区域中的数值(“金额”)用于真正的求和。2 按售货员进行汇总以“刘芳”的销售数量为例，与上述方法一样，只要在“粘贴函数”对话框图中，在“Range”项输入“售货员”，在“Criteria”项中

18、输入“刘芳”，在“Sum_range”项中输入“数量”。3 按商品类别进行汇总以“茶叶”的销售金额为例，只要在“粘贴函数”对话框图中，在“Range”项输入“类别”，在“Criteria”项中输入“茶叶”，在“Sum_range”项中输入“金额”。4按一定条件进行汇总如计算除“矿泉水”之外的货款：在“粘贴函数”对话框图中，在“Range”项输入“类别”，在“Criteria”项中输入“$#60;$#62;矿泉水”、在“Sum_range”项中输入“金额”。以上按不同的条件进行了“数量”或“金额”的汇总，如果双击存放“门市部3”金额的单元格，其中的计算公式为：“=SUMIF(门市部,门市部3,金

19、额)”，如果需要计算其它门市部的汇总金额，只须把计算公式利用“复制”和“粘贴”命令，复制至相对应的单元格后，把“门市部3”修改为其它门市部即可汇总出其它门市部的金额了。同样方法，可完成对各“售货员”的汇总、各类商品的汇总。图3是以上各项汇总数据的样表，剩余的各项(如各门市部、各种商品的销售数量)的汇总，大家不妨一试。不难看出，利用函数进行计算时，相对固定的单元格区域命名后，减少了频繁选取单元格区域的次数，给我们操作带来了极大的方便。三、分类汇总函数(SUBTOTAL)的应用分类汇总函数(SUBTOTAL)不仅仅是一个求和函数，还能够对给定区域内的数值进行其它计算(见图4)，它的语法结构为：SU

20、BTOTAL(function_num,ref1)其中的“function_num”是计算类型编号，为一个1到11的数字，它规定所要进行的计算类型，图4为计算类型编号及具体含义；“ref1”为进行汇总数据的单元格区域。应用举例如下：1 计算“门市部2”的“数量”平均值选定函数后，弹出“粘贴函数”对话框中，在“Function_num”项中输入计算类型“1”，单击“Ref1”右侧的按钮，选取“门市部2”对应的“数量”单元格区域(D6D9)，如图5，按“确定”按钮完成。2 计算“门市部4”中的数量之和与计算“门市部2”的“数量”平均值相似，计算类型(“Function_num”)为“9”，汇总单元

21、格区域(“Ref1”)为“D14:D17”。3 计算“门市部2”的商品“类别”数目与上例相似的操作，计算类型(“Function_num”)为“2”，汇总单元格区域为“C6:C9”。4 计算最大的销售数量计算类型(“Function_num”)为“4”，汇总单元格区域(“Ref1”)为“D2:D17”。5 计算 “门市部2”中的最便宜的单价计算类型(“Function_num”)为“5”，汇总单元格区域(“Ref1”)为“E6:E9”。分类汇总函数的应用是十分灵活的，这是它与使用菜单中“数据/分类汇总”命令的最大差别，如果应用菜单中的分类汇总命令，往往是对于有标题的某个区域而进行的分类汇总，这

22、样的应用有时缺乏必要的灵活性，不利于实际中的灵活运用，所以应该学会利用分类汇总函数进行分类汇总，这在我们的实际工作中是非常有用的。总结：对指定条件的区域进行汇总和分类汇总，这是我们在实际工作中经常遇到的，利用总计函数(SUMIF)和分类汇总函数(SUBTOTAL)一般就能够处理这些工作，而且具有比较强的灵活性。说明：本文转自电脑报电子版，未将实例图片加上，若有不明白的地方，请参照电脑报原文。12、IF函数函数名称：IF主要功能：根据对指定条件的逻辑判断的真假结果，返回相对应的内容。使用格式：=IF(Logical,Value_if_true,Value_if_false)参数说明：Logica

23、l代表逻辑判断表达式；Value_if_true表示当判断条件为逻辑“真（TRUE）”时的显示内容，如果忽略返回“TRUE”；Value_if_false表示当判断条件为逻辑“假（FALSE）”时的显示内容，如果忽略返回“FALSE”。应用举例：在C29单元格中输入公式：=IF(C26=18,符合要求,不符合要求)，确信以后，如果C26单元格中的数值大于或等于18，则C29单元格显示“符合要求”字样，反之显示“不符合要求”字样。特别提醒：本文中类似“在C29单元格中输入公式”中指定的单元格，读者在使用时，并不需要受其约束，此处只是配合本文所附的实例需要而给出的相应单元格，具体请大家参考所附的实例文件