报告文档与排版规则.doc

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1、报告文档编写与排版规则2007年7月目 录第一章 文档的层次结构21.1 层次划分和编号21.2 附录的编号2第二章 文档的编写32.1 正文的编排格式32.2 表格32.3 公式42.4 图52.5 计量单位和符号52.6 数值52.7 标点符号和简化字62.8 引用62.9 注72.10 参考文献7第三章 文档的排版83.1 文档的幅面83.2 封面83.3 首页93.4 扉页93.5 目录页93.6 正文93.7 文档附图10附录1 用WORD排版的格式说明11一、封面的页边距设置11二、目录页11三、正文13第一章 文档的层次结构1.1 层次划分和编号 标准文档的结构应按章、节、条、款

2、和项五个层次划分。章的编号应在一个文档中自始至终连续；节的编号应在所属章内连续；条的编号应在所属节内连续；款的编号应在所属条内连续；项的编号应在所属款内连续。 章的编号采用汉字，即第一章、第二章、第三章.。 节、条、款编号采用阿拉伯数字，层次之间用圆点隔开；项的编号采用阿拉伯数字。示例如下： 节：.1、X.2、X.3 条：X.1.1、X.2.1、X.3.1 款：X.1.1.1、X.2.1.1、X.3.1.1 项：、，2、，、， 其中：X代表“章”的编号，用阿拉伯数字表示。1.2 附录的编号 在编写文档时，往往将参考资料的清单、篇幅较长的报表或文字说明，作为附录列在文档后面。 附录可以根据在正文

3、中引用它们的先后次序排列，也可以根据附录的属性(例如参考资料、图、表等)排列，便于读者查找。所有附录应采用阿拉伯数字顺序编号，即附录1、附录2、附录3等。附录应设标题，标题在附录号后空一字居中书写。附录中的节、条、款和项的编号与正文相似，例如附录1的节编号为1.1、1.2，条编号为1.1.1、1.1.2等。不好分节、条的附录也可用大写中文数字排序。第二章 文档的编写2.1 正文的编排格式正文的章、节应设标题，章标题的排列格式为章号后空一字加标题居中；节标题的排列格式为节号后空一字从左起顶格书写。 条号的排列格式从左起顶格书写；款号从左起空二字书写；条、款的内容应在编号后空一字书写，换行后左起顶

4、格书写。 项号从左起空二字书写，换行后左起顶格书写。 若文档分段书写，每一段第一行均左起空二字书写，换行后左起顶格书写。 在正文描述中若需要表示并列要素，可用破折号（或其它符号）接写各要素的方式表达。文字应在破折号（或其它符号）后对齐，各破折号（或其它符号）也应对齐，破折号（或其它符号）前左起空二字。在正文中若需要对一些术语进行定义，可视所在层次按条、款、项编号。术语名称应在编号后空一字书写，术语名称后空二字书写英文译名，术语定义应在英文译名所在行的下一行左起空二字书写。2.2 表格 文档中出现的表格应有表号和表名，它们列于表格上方。 表的编号采用所在章节号加顺序号的方法描述，前面再加“表”字

5、。例如第一章第二节的表一，编号为表1.2.1。表的编号后空一字列出表名，并居中排列。 排版时，可根据具体情况放置表格，但应尽量靠近所属正文，与正文的内容相呼应。 表中的栏目和数值可根据情况横列或竖列。当遇到需跨页的大表格时，则应在续页重复表号和表名，并在续排表号前加“续表”二字。 表内数值部分，整数以个位数向右对齐，带小数点的数字以小数点为基准左右对齐。表格中文字或数字相同时，应重复写出，不允许出现“同上”或“同左”等字样。当表格中因故缺少数字时，允许留空白。 表中各栏数值的计量单位相同时，应将计量单位写在表名的右方或正下方；若计量单位不同时，则应将其分别写在各栏标题或各栏数值的右方或正下方。

6、表名和表栏标题中的计量单位宜加圆括号。附录中表的编号方法与正文相似。但当附录中仅有一个表格时，可以不加节号，直接用附录号作表号即可。例如附录1中仅有一个表，其编号为“表1”。2.3 公式 正文中的公式应按节或条号编号，并加以圆括号，列在公式右侧顶格。当在同一条内出现多个公式时，则应再加顺序号，顺序号前用短横线分隔。例如在3.2.1条内出现两个公式，则可分别编号为（3.2.1-1)和(3.2.1-2)。 公式应居中书写，并排在涉及正文的下方，与涉及正文内容相呼应。 公式中各个符号的含义和计量单位，应在公式下方“式中”二字后注释。公式中多次出现的符号，只需在第一次出现时加以注释，以后出现时不必重复

7、注释。 “式中”的注释中不得出现公式。当“式中”某项符号注释内容较长时，可另立条或款编写。“式中”二字应左起顶格，空一字后接写需注释的符号。符号与注释之间加破折号。若注释内容较长需要回行时，文字应在破折号后对齐，各破折号也应对齐。每条注释均应另起一行书写。 公式应只给出最后的表达式，不应列出推导过程。在公式符号注释中，可包括简单的数值规定，例如圆周率等，这些符号不得作其它定义。附录中公式的编号方法与正文相似。 当附录仅有一个公式时，可直接用附录号作为公式号。例如附录1中仅有一个公式，其编号为（1）。2.4 图 文档中出现的图应有图号和图名，它们列于图的下方居中。图的编号与表格相似，即“图”字后

8、加章节号。当一节中出现多个图时，可在节号后再加顺序号。例如第三章第二节中出现三张图，则可分别编号为图3.2.1、图3.2.2、图3.2.3。 在文档中若出现层次结构的图，即某个图需派生成若干个分图的情况，则可共同使用一个图号，并分别在分图正下方追加（a）、（b）、（c）等顺序号，并空一字后书写分图名。 若需要加图注，则应紧接在图号、图名下方书写。排版时，可根据实际情况将图布置在适合的位置，但应尽量靠近涉及它的正文，以便与有关正文相呼应。2.5 计量单位和符号文档中出现的计量单位一律采用中华人民共和国法定计量单位，有关物理量和符号应执行有关量、单位和符号的一般原则(GB3101-86)。2.6

9、数值 数值应采用正体阿拉伯数字表示，但在叙述文字段中出现10以内的数字，根据习惯也可使用汉字表示，例如“星期三”、“由五部分组成”等。 分数、百分数和比例数的书写，应采用数学记号，如：四分之三、百分之四十、一比一点五，应分别写成3/4（或0.75)、40%和1:1.5。 对于标明量的数值，应根据精度要求将数值的有效位数全部写出。 带有偏差范围的数值要注意规范书写，例如：202不应写成202；0.650.05 不应写成0.65 .05。 带有参数范围的数值要注意正确表述，例如：1015N,不应写成 10N15N; 10%20%,不应写成1020%; 1.21051.3105 不应写成1.21.3

10、105 。诸如表示体积等涉及带长度单位的数值相乘，正确写法是lbh(mm):24024060,或写成240mm240mm60mm，不应写成24024060mm。2.7 标点符号和简化字 图名、表名、公式和表栏标题，不宜用标点符号。 文字叙述中如需使用括号时，采用圆括号“（ ）”。 表达某个范围的数值，采用“”号，不用“”号。 书写时标点符号均占一格。各行开始的第一格除引号、括号、省略号和书名号外，不得书写其它标点符号。标点符号可书写在上行行末，但不占一格。 “注”中或公式的“式中”，其中间注释结束后加分号，最后注释结束后加句号。文档中应采用国家正式公布实施的简化汉字。2.8 引用 在文档中引用

11、的参考资料，除本工程项目所编写的文档之外，都应列在某个附录的参考资料清单内。 引用本工程项目的文档时，只需写“参见 NFCSXXXXXXX X.X节”或类似的表述。引用非本工程项目的文档时，则写“参见附录X资料XX”或类似的表述。正文中参见某图、某表格或某公式时，都用图号、表号或公式号表述。例如：“如图3.2.1所示”、“参见表4.3”、“根据公式(5.1-3)计算”等。2.9 注 文档中有时需要加注。注的内容列在涉注正文所在页的下方，选用比正文小一号的字体排版，注的内容中不得出现图、表或公式，只作文字描述。注和正文之间用横线隔开。若在一页内有多个注，则应编号注1、注2。 正文中需加注的文字后

12、面加上带括号的注字，例如(见注)、(见注1)等。2.10 参考文献 对于需要列出参考文献的报告，参考文献应列于附录之后。其书写格式如下：序号（采用阿拉伯数字）、接写作者姓名（可只写第一作者，其后加“等”字）、文献名称、出版社名称（或期刊名称）、出版日期。左起顶格书写，各项之间空一字，一行写不下时可换行，但换行后应与文献名称对齐。字型用仿宋体小四号字。第三章 文档的排版3.1 文档的幅面 本工程项目所有文档的印刷采用A4幅面，尺寸为297mm 210mm。3.2 封面 除工程图文档按部颁规定排刷外，其它类文档都须按下述规定排印。 文档一般应采用硬质封面或平装压塑封面。为了易于辨认，八类文档用三种

13、颜色的封面区分，见表5.2.1。 表5.2.1 封面颜色分类表序号封面颜色文字颜色文档类1白色黑ST2浅绿黑PP,FD,RE,PD3浅兰黑DD,CD,CA对于中央防汛抗旱指挥系统，封面的左上方加文档编号XXXXXXXXXXX，首字距左边缘25mm，整体距上缘30mm，采用黑体三号字排版。文档名称第一行都要有“国家防汛抗旱指挥系统工程”字样，文档名称的第二行才写明具体的报告属性，例如“可行性研究报告”、“初步设计报告”、“详细设计报告”等。对于非中央的防汛抗旱指挥系统，在封面左上方文档编号底下并排加注“国家防汛抗旱指挥系统工程”字样，采用黑体三号字排版。文档名称的第一行写系统全名称，第二行写明报

14、告属性。名字较长的报告，或是包含若干分册的报告，可分几行书写，但必须居中，选用字号要适中，达到醒目美观的目的。 封面的下方，居中写上文档编制单位的全称。 在编写单位全称的下方，居中写上完成本文档编写的年月。3.3 首页首页与封面基本相同，但对于中央的防汛抗旱指挥系统，要将文档编号平移到右上角；对于非中央的防汛抗旱指挥系统，除将文档编号平移到右上角外，项目名称“国家防汛抗旱指挥系统工程”也平移到右边，并上移一行。文档编号距首页上缘30mm，文档编号末字符距首页右边缘25mm。3.4 扉页扉页记载本文档的批准、审定、审查、校核、设计、编写和参加工作人员的名单。3.5 目录页 目录页排在扉页之后，正

15、文之前。目录页内容包括章、节、条的编号和标题，以及它们所在正文的页码。 目录页的页码与正文的页码分别编排。 目录页的标题“目录”用黑体二号字居中排在目录页首页第一行上。目录页的章、节、条号应采用嵌套式排列，即章号顶格排列，节号左起空一字排列，条号左起空二字排列。所在正文页码从右边顶格对齐。除目录页标题外，章标题采用黑体四号字，节标题采用仿宋小四号字，条标题采用仿宋五号字，节、条号和页码采用相同大小的阿拉伯数字。3.6 正文 正文的字体采用仿宋体四号字。 章标题采用黑体二号字；节标题采用黑体三号字；条标题采用黑体小三号字。 页码编号采用阿拉伯数字。3.7 文档附图有些文档包含附图。图幅尺寸应符合部颁标准。图标部分应署该项目设计单位全称，并在其下方用较小字体加注设计或勘察证书。所有图纸均应按各单位设计产品审批制度程序逐级审查签字。对于涉及其它专业的设计图纸应有会签栏，并请有关专业项目负责人签字。附录1 用WORD排版的格式说明一、封面的页边距设置二、目录页（1）一般设置三级目录（2）目录1设置（3）目录2设置（3）目录3设置三、正文1、正文纸张和页边距设置2、正文字体设置3、正文段落设置4、标题1（章）设置5、标题2（节）设置6、标题3（条）设置7、标题四（款）设置