07文件控制程序.docx

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1、1目的控制文件的编制、评审、批准、发放、使用、保存、更改、收回、处理等活 动，保证文件的适用性和各个场所使用的文件为有效版本。2适用范围适用于与质量管理体系有关的所有文件，包括外来文件如国家标准、法律法 规等。文件可以是任何媒体形式，如纸张、磁盘、光盘、照片、电子媒体或它们 的组合，均须受控。3职责质技处负责质量管理体系文件与技术文件（含筹划和运行质量管理体系所涉 及的外来文件）的归口管理，负责组织质量管理体系文件的编制、审核（除质量 管理手册外）及以上两类文件的发放、保存、更改、换版、收回、处理控制。3.1 特化质技部、分公司生产技术质量部、防务公司研发部负责技术文件的编制、 审核，并负责产

2、品的包装设计。3.2 总工程师负责技术文件的批准。3.3 质量方针、质量目标、质量管理手册和各类人员职责和权限由总经理批准, 其它质量管理体系文件由管理者代表批准。3.4 各相关部门负责本部门文件编制、审核，由主管领导或部门领导批准，并负 责使用文件的管理控制。4工作程序文件的分类及编号4.1.1 文件分为以下几类：1 质量管理体系文件（含质量管理手册、程序文件及其他质量文件）。2 技术性文件（包括内部及外部文件：产品技术标准、产品图样、工艺文 件）。4 . 1.1.3外来文件（包括法律法规、产品的国家标准、行业标准、供方提供的文 件）。5 . 1. 1.4记录（包括证实公司产品、过程和质量管

3、理体系有效运行符合要求提供 的证据）O文件编号Q/KLQMS2-705-2017第10页/共12页版次/更改标记：G/0附录c文件（记录）销毁记录QR705-03 表-（ 年 月日）第号序号文件编号（记录标识号）文件名称 （记录名称）分发号页数份数已保存时间批准人:批准人:销毁人:Q/KLQMS2-705-2017第12页/共12页第12页/共12页版次/更改标记：G/0Q/KLQMS2-705-2017第2页/共12页版次/更改标记：G/04.1.1.1 企业代号：用汉语拼音第一个字母“Q”代表“企二本公司名称代号：“湖北凯龙化工集团股份”分别以“凯”“龙” 两个汉语拼音的第一个字母代表即为

4、“KL”。4.1.1.2 质量管理体系文件分类编号a）质量手册编号Q/KLQMS 1XXXXb)程序文件编号Q/KL OMS 2X(X) XXXXXX企业代号企业代号c）其他质量管理体系文件编号Q/KL OMS 3X（X）XX XXXXX发布年号序号（01,02,归属程序文件序列号其他质量管理体系文件代号质量管理体系文件代号本公司名称代号企业代号4.1.1.3 技术文件编号按设备及图样的编号方法、产品设计文件及技术标准 的编号方法执行。4.2 文件分为受控文件和非受控文件，受控的质量管理体系文件和技术文件由质 技处编制清单，经管理者代表批准后发至文件的使用部门，受控质量手册和程序 文件加盖“受

5、控”印章并注明分发号，纳入更改、换版的控制，其他受控文件不 盖受控印章，注明分发号进行发放控制。非受控文件加盖“非受控”印章不进行 编号，文件受控应确保：a）在使用处可获得适用文件的有效版本；b）从现场及时撤出失效或作废文件；c）假设因任何原因而保存作废文件时，应加盖“作废”和“”印章。4.3 文件的编制质量管理手册和程序文件，由质技处组织编制。4.3.1 质技处负责组织相关部门编写技术文件，包括企业技术标准、作业指导书 等。4.3.2 其他质量文件由相关部门负责组织编制。4.4 文件的审核、批准质量管理手册、各类人员职责和权限由管理者代表审核，最高管理者批准 发布，程序文件由有关职能部门负责

6、人审核，管理者代表批准。4.4.1 技术文件的审核、批准，按图样及技术文件管理方法执行，审签包括： 编制、审核、工艺、质量、标准化、批准；443其他质量文件由编制部门负责人或主管领导审批。4.5 文件的发放各部门应设立专（兼）职资料员，负责建立文件接收台帐及本部门文件的 管理。4.5.1 质量管理体系文件由质技处按发放范围发放，文件领用人在文件收发台 帐（见附录A）上签字。4.5.2 图样及技术文件的发放与管理具体要求按图样及技术文件管理方法执 行。4.5.3 受控文件不得随意复印，需要时应通过文件发放部门办理领用手续，实施Q/KLQMS2-705-2017第4页/共12页版次/更改标记：G/

7、0受控管理。4.5.4 当文件破损严重影响使用时，应到文件发放部门办理更换手续，交回破损 文件，补发新文件，新文件的分发号仍沿用原文件分发号，资料员将破损文件销 毁。4.5.5 当文件使用人将文件丧失，应提出书面申请，说明原因，发放部门领导批 准重新办理领用手续，资料员在补发文件时应给予新的分发号，并注明丧失文件 的分发号作废。4.5.6 文件的领用人调离岗位，应将文件交回文件发放部门，并办理回收手续。4.5.7 报送认证机构的文件应是受控文件。4.6 文件的评审在文件发布后，由文件管理部门和使用部门根据实际运作情况进行评审（对 技术文件每年定期评审一次，对质量管理体系文件每三年定期评审一次）

8、发现文 件不适用或者质量管理体系范围、顾客要求、法律法规和标准、组织结构、部门 职能发生变化时，提出更改或换版申请，并确保技术文件在现场的唯一性。4.6.1 实施预防和纠正措施引起的文件修改或更改时，由质技处组织有关部门评 审。4.7 文件的更改文件需要更改时，应由文件更改提出人或文件更改提出部门负责填写文 件更改（申请）通知单（见附录B）,说明更改原因，对重要的更改还应附有充 分的证据。4.7.1 文件更改的审核、批准应由原审批部门和审批人进行，特殊情况下，需由 被指定的人或部门审批时，必须获得审批所依据的背景材料。4.7.2 文件更改批准后，将文件更改（申请）通知单下发到文件持有部门， 由

9、部门资料员按更改要求对文件进行更改，文件更改可采用划改或换页更改。采 用划改时，在划改处以“O”内加小写英文字母表示，如“”表示该文件第一 次更改，依次为“”、“”。采用换页更改时，在版本标识下以阿拉伯数字 表示。如A/0表示A版未进行更改,A/1表示第一次更改,依次为A/2、“A/3” 更改后应填写更改记录。4.7.3 图样及技术文件的更改具体要求按图样及技术文件管理方法执行。4.8 文件的换版和作废文件经屡次更改影响清晰时或文件需进行大幅度修改时应进行换版，原版 文件作废，换发新文件。4.8.1 作废的文件由文件发放部门资料员按文件收发台帐收回并记录，加盖 “作废”印章，集中销毁，形成文件

10、（记录）销毁记录（附录C）,需作资料 保存的作废文件应加盖“作废”和“”印章。4.9 文件的归档管理文件经拟制、审核、批准后，原版技术文件由质技处资料室归档管理，原 版质量管理体系文件由公司档案室归档管理，其他质量文件由各部门自行归档管 理。4.9.1 不同媒体形式的文件，其贮存条件应满足相应要求，防止变质、损坏。4.9.2 需临时借阅文件的人员，经文件管理部门负责人批准可办理借阅手续。原 版文件一律不准外借，防止文件丧失或损坏。4.9.3 各部门资料员每月定期全面检查各类在用文件的有效性，检查各使用者手 中的文件，发现问题及时处理。4.10 外部文件的控制直接引用的各类与质量管理体系有关的外

11、部文件，由文件归口管理部门负 责人批准后方可使用，文件的发放管理参照4.5和4.9条执行。4.10.1 质技处负责对所使用的国际标准、国家标准、部颁标准、行业标准等外部 文件编制发放清单，发放时按4.5条执行，并每年至少对其有效性检查评审一次， 保证所使用的外来文件为有效版本。5相关/引用文件Q/KLQMS3-705.1-20I7产品设计文件及技术标准的编号方法Q/KLQMS3-705.2-2017设备及图样的编号方法Q/KLQMS3-705.3-2017图样及技术文件管理方法6记录文件收发台帐（附录A）文件更改（申请）通知单（附录B）文件（记录）销毁记录（附录C）Q/KLQMS2-705-2017第6页/共12页版次/更改标记：G/0以上记录由文件发放部门保存，附录B保存期三年，文件收发台帐长期 保存。 赵洁 于永华 秦卫国附录A文件收发台帐QR7O5-OI 表序号文件编号文件名称分发号领用部门领用人领用日期发放人第8页/共12贝Q/KLQMS2-705-2017 版次/更改标记：G/0附录B文件更改（申请）通知单QR705-02 表 （ 年 月日）第号文件名称文件编号申请更改部门申请更改原因申请人：年 月 日更改前内容更改后内容（可另附页）批准:年 月日审核:年 月日