工程服务采购管理制度.docx

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1、XXXX编 号：XXXX-CG-03版 本：L0 生效日期：管控体系文件工程服务采购管理制度发放编号： 风之大陆 版本修订记录序号修订日期修订内容修订人 版本 备注工程服务采购管理制度编 号：XXXX-CG-03版 本：L0生效日期：1. 目的通过对工程服务采购的系统管理，有效控制本钱费用支出，确保良好的采购质量、效率和配合 服务。2. 适用范围适用于公司各工程的工程专项外包服务供方（如工程维保、工程维修、工程改扩建等）的采购 与供方管理。对到达公开招标条件的采购工程，按上级公司和国家相关规定执行。3. 术语和定义无。4. 职责权限5. 1总部工程管理部：1）收集工程服务供应商基础信息与资料，

2、并组织供应商考察。2）组织工程外包服务采购的实施及合同洽谈与签订。3）组织物业服务中心对工程类供应商合作情况进行履约评价。4.2总部财务管理部、综合管理部1）参与供方考察与招投标工作。2）参与外包合同谈判与会签。4. 3各物业服务中心工程组1）参与供方考察，配合推荐适合供应商。2）提报外包采购立项需求，参与招投标工作。3）负责本工程外包服务日常检查和月度、年度评估，并提出是否续约意见。5. 管理规定5.1 合格供应商资源库建设5.1.1 供应商资料收集与审查1）总部工程管理部负责寻找意向供应商，并向意向供应商（每类专业供应商应至少保证在3 家以上，政府或行业垄断专业除外）发放工程服务供应商信息

3、登记表，要求供应商填制 完善并按要求提供相关附件资料。工程服务采购管理制度编 号：XXXX-CG-03版 本：L0生效日期：2）总部工程管理部收到供应商反应资料后进行初审，如供应商提供表格和附件不符合要求， 那么联系供应商进行完善，之后仍不符合要求的将放弃对其进行进一步考察。3）工程服务供应商信息登记表及附件资料均符合要求的，可对其进行综合考察。5.1.2 综合考察1）供应商的考察由总部工程管理部组织进行，考察小组成员一般由总部工程管理部、财务管 理部、物业服务中心等部门人员组成。参与人数必须在三人或三人以上。考察内容主要包 括供应商的组织结构、收费标准、工程运作方式、实操工程、服务质量等方面

4、。2）考察结束后，由总部工程管理部起草工程服务供应商考察报告，提出初选建议，经考察 小组成员会签后，按组织权责手册报分管领导审批。考察报告在招标过程中作为资格 预审附件。3）初选的合格供应商基本要求：a）应是工商部门注册、具有法人资格的经济实体。b）技术能力基本满足公司要求，有良好的质量保证能力。c）具备行业必要的资质条件。d）交付、服务和价格基本满足公司要求。5.1.3 经公司领导批复合格的供应商，由总部工程管理部纳入公司合格工程服务供应商资源库。 对于通过正常的招标程序产生的各类工程工程的供应商，在工程结束并顺利通过竣工验收或履 约评估符合要求的，自动进入合格资源库。5. 2采购实施管理5

5、. 3.1采购方式选择原那么工程类采购一般采取邀请招标、内部议标、内部比价、直接谈判四种采购方式。对到达公开招 标条件的采购工程（预估总价50万元及以上），按上级公司和国家相关规定执行。采购方式选 择原那么如下：1）邀请招标采购：预估总价在10万元以上50万元（不含50万元）以内，且有多家供选择时, 采取邀请招标。2）内部议标采购：预估总价在1T0万（含）以内，且有多家供选择时，采取内部议标。3）内部比价采购：预估总价在1万元（含）以内，且有多家供选择时，采取内部比价。4）直接谈判采购：半年内同类采购，或所购服务的来源渠道单一，或行政垄断、行业垄断等 无法进行正常竞争性采购的工程（如水、电、汽

6、等），采取直接谈判。5. 3.2采购立项1）对于到达公开招标、邀请招标和内部议标条件的采购工程，由物业服务中心提前3个月填 写招标申请单，提出立项申请并附相关费用预算，按组织权责手册报公司总经理审工程服务采购管理制度编 号：XXXX-CG-03版 本：L0生效日期：批后送总部工程管理部进行采购。5. 3.3邀请招标程序程序工作要点招标小组组建总部工程管理部负责组建评标小组，小组成员由总部工程管理部、财务管理部、 物业服务中心相关人员组成（一般为部门负责人），小组成员数量须为3人或以 上单数。招标文件编审总部工程管理部组织评标小组成员编写招标文件，招标文件经评标小组成员会签 后按组织权责手册报分

7、管领导审批。招标文件内容及制作要点详见附件一： 招标文件制作要点。招标邀请总部工程管理部向3家（含）以上供应商发出招标邀请书并请其提供资格预 审材料。原那么上只向合格工程服务供应商资源库中的供应商发出邀请（资源 库尚未建立完善时，那么可向市场意向供应商发出邀请，但应事先将拟邀请供应商 名单报公司总经理确认）。公司各部门及物业服务中心均可推荐供应商。资格审查入围总部工程管理部负责收集供应商提供的资格预审材料，并组织评标小组进行资格 预审，将审查意见和推荐入围单位意见填入入围资格审查表，经评标小组成 员会签后按组织权责手册报公司总经理审批。推荐入围单位应保证在3家（含） 以上。资格预审重点：审核营

8、业执照、资质证书、业绩证明（相关合同、中标通知书、 荣誉证书等）以及其他招标规定的证明材料，以上材料原件审核无误后留存加盖 公章的复印件。发标总部工程管理部向入围供应商出售招标文件，并要求供应商领取招标文件时在 招标文件领取登记表上签收。出售招标文件时应查验领取人的资格证件，如身份证、单位介绍信或授权书，并留存备查。答疑需投标单位答疑的，由总部工程管理部联系、协调投标单位向评标小组做答疑和 澄清补充。答疑和澄清内容需形成书面文件并签字或盖章确认，此答疑和澄清确 认书作为书面的标书补充材料计入合同。需中房地铁物业答疑的，由总部工程管理部组织评标小组向各投标单位进行答 疑，答疑记录应向所有投标单位

9、公开。开标在投标书确定的回标日期，总部工程管理部负责接收投标书及其附件，并检查其 密封性和有效性。评标小组在规定时间和各投标单位见证下共同开标，并作好开 标记录表。评标评标小组依据招标文件中规定的评标标准，从合同条件、投标报价、财务能力、3工程服务采购管理制度编 号：XXXX-CG-03版 本：L0生效日期：技术能力、管理水平以及投标人以往业绩及履约信誉等方面进行评标，并做好评 标记录表。评标小组根据中标原那么，提出中标单位建议。定标评标结束后，总部工程管理部填写批标报告（附评标记录表），经评标小 组成员会签后，按组织权责手册报公司领导审批。如意向中标单位报价高于公司预算或预期，经双方协商无法

10、达成一致，公司应废 弃本次招标结果并按照议标流程进行议标。备注：废标界定原那么：1）在评标过程中，发现投标人以他人的名义投标、串通投标、以行贿手段谋取中标或者以其他弄虚 作假方式投标的，该投标人的投标应作废标处理。2）在评标过程中，发现投标人的报价明显低于其他投标报价或者在设有本钱价标底时明显低于标 底，使得其投标报价可能低于其个别本钱的，应当要求该投标人做出书面说明并提供相关证明材 料。投标人不能合理说明或者不能提供相关证明材料的，其投标应作废标处理。3）评标人员应当审查每一投标文件是否对招标文件提出的所有实质性要求和条件做出响应。未能在 实质上响应的投标，该投标人的投标应作废标处理。4）无

11、单位或法定代表人或法定代表人委托的代理人印鉴的，该投标人的投标应作废标处理。5）投标人未按招标文件的要求提交投标保证金的，该投标人的投标应作废标处理。6）标书中有严重错漏的，该投标人的投标应作废标处理。7）组成联合体投标的，未附联合体各方共同投标协议的，该投标人的投标应作废标处理。8）未按规定的格式填写，内容不全或字迹模糊识别不清的，该投标人的投标应作废标处理。9）逾期送达的，该投标人的投标应作废标处理。5. 3.4内部议标程序议标小组组建议标前，总部工程管理部应组建议标小组，小组成员由总部工程管理部、财务管 理部、物业服务中心相关人员组成（一般为部门负责人），小组成员数量须为3 人或以上单数

12、。供应商选择总部工程管理部应选择3家（含）以上供应商进行议标，因特殊情况供应商无法 到达三家的应提报公司总经理批准后方可予以实施。原那么上只选择合格工程服 务供应商资源库中的供应商（资源库尚未建立完善时，那么可选市场意向供应商， 但应事先将拟选供应商名单报公司总经理确认）。公司各部门及物业服务中心均 可推荐供应商。议标议标小组负责议标并做好议标记录表，议标重点是供应商资格验证、过往业绩、注册资金、报价等。议标小组根据中标原那么提出中标单位建议。定标议标结束后，总部工程管理部填写批标报告（附议标记录表），经议标小 组成员会签后，按组织权责手册报公司总经理审批。工程服务采购管理制度编 号：XXXX

13、-CG-03版 本：L0 生效日期：编 号：XXXX-CG-03工程服务采购管理制度版*： 1.0生效日期：5. 3.5内部比价程序1）总部工程管理部选择3家（含）以上供应商进行比价（物业服务中心负责人参与比价过程）, 因特殊情况供应商无法到达三家的应提报公司总经理审批准后方可予以实施。2）内部比价时应对供应商资格、过往业绩、注册资金、服务报价等内容进行验证。3）内部比价采用合理最低价中之的原那么，如供应商合理最低价高于公司预算或预期，应同合理 最低价报价供应商进一步协商，如双方无法达成一致，可以废弃本次比价结果并重新进行比 价。4）比价结束后，总部工程管理部填写供应商比价记录单提出中选单位建

14、议，按组织权责 手册报公司总经理审批。5. 3.6直接谈判程序1）总部工程管理部在合格供方中选择一家进行谈判（物业服务中心负责人参与谈判过程），谈 判结束后做好谈判纪要，按组织权责手册报公司总经理审批。5. 3.7采购合同签订1）确定供应商后5个工作日内，总部工程管理部负责与供应商洽谈合同细节，草拟合同并填写 合同审查会签表，按组织权责手册发起合同审批程序。2）经过公司领导审批通过后，总部工程管理部组织与供应商的合同签订工作。3）合同签订完毕后，总部工程管理部应就合同范围（着重说明范围模糊、与其他工作有交接的 划分界线）、重要合同条件、工期、质量、平安文明施工要求等向物业服务中心交底。5. 3

15、.8工程类费用结算1）工程完成并通过验收后，由物业服务中心编写工程结算报告并附验收记录及扣款单据报 总部工程管理部审核，具体执行财务付款管理制度。5. 3工程服务供应商管理总部工程管理部负责为每一个合格供应商建立一个档案，并定期跟踪供应商信息变化情况，动 态更新档案。档案应包括以下材料：1）有关营业执照、许可证等资格证明文件。2）合同执行情况的记录，不合格情况及整改资料等。3）评价记录和其他需存档资料。工程服务采购管理制度编 号：XXXX-CG-03版 本：L0生效日期：5. 4. 1供应商履约评价1）评价周期：供应商每年至少一次履约评价。2）评价结果：分优、良、达标、不合格四种结论。3）评价

16、流程：总部工程管理部组织各物业服务中心，对工程供应商的履约评价工作，各物业 服务中心填报工程服务供应商履约评价表报总部工程管理部审核，按组织权责手册 报工程分管领导审批。总部工程管理部清理投诉多、表现差的供应商，并导入新的合格供 应商。5. 3.2对因服务质量不合格不续签的，总部工程管理部应在公司合格工程服务供应商资源库中进 行备注，拉入我司黑名单，且在三年内不得投标我司其他工程。6. 相关附件附件一：招标文件制作要点（参考）7. 相关记录7.1 工程服务供应商信息登记表7. 2 工程服务供应商考察报告8. 3 合格工程服务供应商资源库9. 4 招标申请单10. 5 招标邀请书10.6 入围资

17、格审查表10.7 招标文件领取登记表7. 8 开标记录表7.9 评（议）标记录表7.10 批标报告7. 11 中标通知书7.12 供应商比价记录单7. 13 合同审查会签表7. 14 工程服务供应商履约评价表工程服务采购管理制度编 号：XXXX-CG-03版 本：L0 生效日期：附件一：招标文件制作要点（参考）1. 招标工程介绍：告知招标工程基本情况，界定招标工程总体要求及选择标准。2. 投标须知2.1 招标单位基本信息：包括招标单位地址、联络人及 等。2. 2招标说明及对象要求：1）招标说明：包括招标形式、有效期限、招标文件范围及效力、文件费用承当等。2）招标对象：明确招标对象的经营及管理资

18、质要求2.3 投标保证金:根据需要及工程标确实定保证金的金额，交纳及退还方式。2.4 投标人资格证明文件：明确资格文件正副本要求、份数、检查规那么等。2. 5投标书 详细描述招标工程的技术要求和投标报价要求，投标文件应响应招标文件要求，不响应招标文件的一律作为废标。2.6 投标书的份数和编写：明确投标书的书写要求、份数要求、印鉴要求等。2.7 投标书的密封、递交与处理：明确投标书密封要求及密封标志、投标书递交截止时间、投标书的修改和撤回规定、投标结束后如何处理等。2.8 开标、评标、定标：由评标小组研究确定开标、评标、定标规那么，特别强调二次报价规那么，投 标单位多于四家（含）时，首轮唱标后价格最高和次高者不能进行二次报价，投标单位仅为三 家的价格首轮价格最高者不能进行二次报价。2. 9合同授予：根据评标结果授予合同。2.10 合同全部条款纳入招标文件。