2022年外事接待工作手册.docx

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1、精品_精品资料_外事接待工作手册外事接待是涉外交往工作中的一个重要组成部分.随着我国改革开放的不断深化和扩大,一个多层次、多渠道、多形式的对外交往与合作的局面已经形成.在今日,外事接待工作已经进入我们的社会生活,扩及到众多的领域.新的形势对外事接待工作提出了更高的要求.一、接待预备接待预备工作是外事接待中必不行少的重要环节.接待对象不同,预备工作也有所不同,但其程序是基本一样的.（一）明白来访人情形第一需明白来访人对这次拜访的详细要求,包括政治会 谈,参观拜访的愿望、前来的路线与交通工具、抵离的详细 时间,以及来访人的生活习惯、饮食爱好和禁忌等.对重要 外宾,仍需索取血型资料. 此外仍要搜集一

2、些来访国的乐曲, 供宴会上演奏席间乐或晚会演出访用.来访人员的名单,是支配接待工作的重要依据,各项礼仪活动以及住房、乘车支配都需有精确的、注明个人职务、性别的名单.（二）制定接待方案接待方案包括接待规格及各项主要活动的支配,通常为迎送、宴请、会见、会谈、晚会、签字仪式、参观游玩、外的拜访、交通工具、下榻宾馆等项目.日程的支配,特别是可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_参观游玩的外的拜访,应考虑对方的愿望,仍要考虑对方的风俗习惯和宗教信仰.日程确定后,应翻译成外宾使用的文字,并印制好,届时放在外宾住房的桌上.接待规格高低表现在支配礼仪活动多少、规模大小、郑重程度,以及由哪些领导人出面

3、等.接待规格反映对外宾的重视程度,欢迎的热闹程度.规格往往视政治需要而有所差异,但在国际交往中,都比较留意必要的平稳,不给人以厚此薄彼之感.为保证接待方案圆满实施,在组织每一项礼宾活动中,要拟制周密方案,严密组织支配, 定任务, 定内容, 定时间,定的点,定单位和人员,严格执行责任制,使各项活动都能落实.（三）做好接待预备支配每一项礼宾活动之前,都必需把预备工作做深、做细.如迎送车辆预备,住房支配,宴请、会见、会谈的现场布置,座位支配,参观游玩的项目选定,以及外宾的安全保卫工作等,都需提前做大量的预备工作.在预备工作中要抓住以下环节：1、依据外事工作的特点和规律,预备工作的重点是组 织迎送队伍

4、（含仪仗队）,凡参与的涉外人员要严格进行政审,进行必要的培训.2、布置会见、会谈现场.依据礼宾规格和工作需要, 要预备好必需的接待物品,现场要庄重庄重,干净大方.可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_3、预备参观和游玩项目.每个参观点要定内容、定人员、定路线、定时间.4、支配会见、宴请.会见和宴请要定时间、的点、参与人员、座位支配和菜单.对食品要严格进行化验、检疫.5、搞好安全保卫.依据外宾身份和接待规格,制定警卫方案,把好涉外人员质量关、车辆关、道路关、场的关和饮食关.6、支配好住房、乘车及赴外的拜访的交通工具.住房安排,可由东道主依据来访人员身份做出支配,也可由东道主将房图交对方

5、请其自行支配.支配乘车要依据外宾身份、规格、人数确定.对国家元首、政府首脑的座车,通常支配开道车和摩托车护行,并在乘座车的右方插上该国国旗.对其他一些重要代表团亦常派开道车,以示重视. 除必要礼宾,安全官员支配在主车后外,其余人员原就上按礼宾次序安排.对大型代表团支配乘坐大轿车.赴外的参观拜访时,依据需要,其交通工具通常由东道主负责供应.接待预备除物质预备外,仍要做好宣扬方面的工作.第一是出面领导和外事人员,要用肯定时间,学习有关对外方 针、政策,统一表态口径,把握宣扬依据.明白外宾基本情 况,包括该国政治、历史、的理学问、对外政策,风土人情,来访目的和要求等,便于有针对性的做好工作.仍要求熟

6、识 把握有关业务方面资料,做到胸有成竹.在宣扬预备上, 视情形和需要, 仍要做好摄影、 录像等可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_新闻报道预备工作.二、迎送活动留意事项在外事接待中,对外国来访的客人,通常视其身份和拜访性质,以及两国关系等因素,支配相应的迎送活动.（一）确定迎送规格确定对外宾的迎送规格,主要依据来访者的身份和拜访目的, 适当考虑两国关系,同时要留意国际惯例,综合平稳.外宾抵达各开放单位参观拜访时,出面迎送的领导按上级要求支配,迎送人员不宜过多.（二）把握抵达和离开的时间外事工作人员必需准时明白、精确把握外宾乘坐飞机（火车、船舶）抵离时间,及早通知全体迎送人员和有关单

7、 位.如有变化,应准时通报.迎接人员应在飞机（火车、船 舶）抵达之前到达机场（车站、码头）.送行就应在外宾登机之前抵达.如有欢迎仪式,就应在仪式开头之前到达.（三）介绍与陪车介绍.外宾与迎接人员见面时,应相互介绍.通常先将前来欢迎的人员介绍给外宾,可由礼宾工作人员或其他接待人员介绍,也可以由欢迎人员中身份最高者介绍.陪车.外宾抵达后,从机场到住的、参观以及拜访终止到机场送行,有的支配主人伴随乘车,有的担心排陪车.假如主人陪车,应请外宾坐在主人的右侧.假如是三排座的轿车,译员坐在主人前边的驾座上.假如是两排座,译员坐在可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_司机旁边.上车时,最好请外宾从

8、右侧门上车,主人从左侧门上车,防止从外宾座前穿过（主人留意引导）.如外宾先上车,坐到了主人的位置上,就不必请外宾移动位置.迎接一般外宾,通常不举办欢迎仪式,主要是做好各项支配.假如外宾是熟人,就可不必介绍,仅向前握手,互致问候.假如外宾是首次来,互不熟识,接待人员应主动自我介绍,然后快速组织登车前往下榻宾馆.（四）迎送工作中的详细事务1、迎送身份高的外宾,可事先在机场（车站、码头） 支配贵宾休息室,并预备饮料.2、支配汽车、预定住房.假如有条件,在外宾到达之前应将住房和乘车号码通知外宾.假如做不到, 可印好住房、乘车表卡片,待外宾到达时,准时发到每个人手中,或通过上级伴随的联络人员转达.3、指

9、派专人帮助办理入出境手续及飞机（车、船）票和行李提取或托运手续等事宜.重要代表团,人数多,行李也多,应将主要外宾的行李先取出（最好请对方派人协作）, 准时送往下榻宾馆,以便更衣.4、外宾抵达住处后,一般不立刻支配活动,应稍事休息,给对方留下更衣时间.5、因故迎送时间提前或推迟,要预先做好相应预备, 准时调整活动支配,防止措手不及.三、国旗的悬挂可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_国旗是国家的一种标志,是国家的象征.人们往往通过悬挂国旗,表示对本国的喜爱或对他国的敬重.在国际交往中仍形成了悬挂国旗的一些惯例,为各国所公认.按国际关系准就,一国元首、政府首脑在他国领土上拜访,在其住宅及

10、交通工具上悬挂国旗（有的是元首旗）是一种外交特权.东道国接待来访的外国元首、政府首脑时,在郑重的场合, 在贵宾下榻的宾馆、 乘坐的汽车上悬挂对方 或双方 的国旗（或元首旗） ,这是一种礼遇. 此外国际上公认, 一个国家的外交代表在接受国境内有权在其办公处和官邸,以及交通工具上悬挂本国国旗.在国际会议上,除会场悬挂与会国国旗外,各国政府代表团团长亦按会议组织者有关规定在一些场所或车辆上悬 挂本国国旗（也有不挂国旗的）.悬挂双方国旗,依据国际惯例,以右为上,左为下.两国国旗并挂,以旗本身面对为准,右挂客方国旗,左挂本国国旗.汽车上挂旗,就以汽车行进方向为准,驾驶员左手为主方, 右手为客方. 所谓主

11、客, 不以活动举办所在国为依据, 而以举办活动的主人为依据.例如,外国代表团来访,东道国举办的欢迎宴会,东道国为主人.答谢宴会,来访者是主人.也有个别国家,把本国国旗挂在上手.四、会见、会谈的组织支配（一）会见国际上一般称会见或拜会.凡身份高的人士会见身份低可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_的人士,或是主人会见外宾,一般称为会见或召见.凡身份低的人士会见身份高的,或是外宾会见主人,一般称为拜会或拜见.拜见君主又称谒见、觐见.我国内不做上述区分,统称会见.会见和拜会后的回访,称回拜.会见就其内容来说,有礼节性、政治性和事务性的,或兼而有之.礼节性的会见时间较短,话题较为广泛.政治性

12、会见一般涉及双边关系、国际局势等重大问题.事务性会见就有一般外交交涉、业务商谈等.（二）会谈指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题,以及其他共同关怀的问题交换看法.东道国对来访者（包括外国常驻外交使节的到任和离任）,从礼节及两国关系上考虑,一般依据对方身份及来访目的,支配相应领导人和部门负责人会见.来访者及外交使节,亦可依据国家关系和本人身份,以及业务性质,主动提出拜会东道国某些领导人和部门负责人.一般说来,礼节性拜会,指身份低者拜见身份高者,来访者拜见东道主.（三）会见座位的支配会见通常支配在会客室或办公室.有时宾主各坐一边,有时穿插坐在一起.我国习惯在会客室会见,外宾坐在主人的

13、右边,译员、记录员支配坐在主人和主宾的后面.其他外宾按礼宾次序在主宾一侧就座.主方陪见人在主人一侧就 座.可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_（四）会谈座位的支配双边会谈通常用长方形、椭圆形或圆形桌子,宾主相对而坐,以正门为准,主人占背门一侧,外宾面对正门.主谈人居中.我国习惯把译员支配在主谈人右侧,但有的国家亦让译员坐在后面,一般应敬重主人的支配.其他人按礼宾次序左右排列.记录员可支配在后面,如参与会谈人数少,也可支配在会谈桌就座.如会谈长桌一端向正门,就以入门的方向为准,右为客方,左为主方.多边会谈,座位可摆成圆形、方形等.小范畴的会谈,也可不用长桌,只摆沙发,双方座位按会见座

14、位支配.（五）会见、会谈中的几项详细工作1、提出会见要求,应将要求会见人的姓名、职务以及会见什么人、会见的目的通知对方.会见一方应尽早赐予回复,约妥时间.如因故不能会见,应婉言说明.2、作为会见一方的支配者,应主动将会见（会谈）时 间、的点、 主方出席人、 详细支配及有关留意事项通知对方.作为前往会见一方的支配者,就应主动向对方明白上述情况,并通知有关的出席人员.3、精确把握会见、会谈的时间、的点和双方参与人员的名单,及早通知有关人员和有关单位做好必要支配.主人应提前到达.可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_4、会见、会谈场所应支配足够的座位.如双方人数较多,厅室面积大,主谈人说话

15、声音低,可安装扩音器.会谈如用长桌,事先排好座位图,现场放置中外文座位卡,卡片上的字体应工整清晰.5、如有合影,事先排好合影图,人数众多应预备架子.合影图一般由主人居中,按礼宾次序,以主人右手为上,主客双方间隔排列.第一排人员既要考虑人员身份,也要参考场的大小,即能否都摄入镜头.一般说来,两端均由主方人员把边.6、外宾到达时,主人在门口等候,可以在大门口等候, 也可以在会客厅门口.假如主人不能等候,就由工作人员等候,引入会客厅.如有合影,宜支配在宾主握手之后,合影后再入座.会见终止时,主人应送至车前或门口握别,目送外宾离去后再回室内.7、会见时款待用的饮料,各国不一.我国内一般只备茶水,夏天加

16、冷饮.如会谈时间过长,可适当加上咖啡和红茶.一般官员、民间人士的会见,支配大体与上相同,也要事先申明来意,约妥时间、的点,通知来者身份和人数,准时赴约.礼节性的会见,一般不要逗留过久,半小时左右即可告别,除非主人特意挽留.五、宴请活动的组织工作宴请是国际交往中最常见的交际活动形式之一.各国宴可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_请都有自己国家或民族的特点与习惯.国际上通用的宴请形式有宴会、款待会、茶会、工作餐等.（一）订菜宴请的酒菜依据活动形式和规格,在规定的预算标准以内支配.选菜不以主人的爱好为准,主要考虑主宾的喜好与禁忌.假如宴会上个别人有特别需要,也可以单独为其上菜.无论哪一种

17、宴请,事先均应开列菜单,上报主管领导批准.获准后,即可做好预备工作.如是宴会,可印制菜单,菜单一桌二至三份,至少一份也可每人一份.（二）席位支配正式宴会一般均应支配席位,也可只排部格外宾的席位,其他人只排桌次或自由入座.无论采纳哪种做法,都要在入席前通知到每一个出席者,使大家心中有数,现场仍要有人引导.大型的宴会,最好是排席位.有的是主桌以外的伴随人员先于外宾入座,外宾和主陪领导到后自动起立,待外宾入座后再坐下,以免纷乱.国际上的习惯,桌次高低以离主桌位置远近而定,右高左低.桌数较多时,要摆桌次牌.同一桌上,席位高低以主人座位远近而定. 外国习惯, 男女掺插支配, 以女主人为准, 主宾在女主人

18、右上方,主宾夫人在男主人右上方.两桌以上的宴会,其他各桌第一主人的位置可以与主桌主人位置同向,也可以以面对主桌的位置为主位.礼宾次序是排席位的主要依据.在排席位之前,要把经可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_落实出席的主、宾双方出席名单分别按礼宾次序开列出来.除了礼宾次序之外,在详细支配席位时,仍需要考虑其他一些因素.此外,适当照管各种实际情形.例如,身份大体相同,使用同一语言者,或属同一专业者,可以排在一起.译员一般支配在主宾的右侧.在以长桌作主宾席时,译员也可以考虑支配在对面,便于交谈.但一些国家忌讳以背向人,译员的座位就不能作此支配.在他们那里用长桌作主宾席 时,主宾席背向群

19、众的一边和下面第一排桌子背向主宾席的座位均担心排坐人.在很多国家, 译员不上席, 为便于交谈,译员坐在主人和主宾背后.以上是国际支配席位的一些常规.遇特别情形,可敏捷处理.如遇主宾身份高于主人,为表示对他的敬重,可以把主宾摆在主人的位置上,而主人就坐在主宾位置上,其次主人坐在主宾的左侧.席位排妥后着手写座位卡.我方举办的宴会,中文写在上面,外文写在下面.卡片用钢笔或毛笔书写,字应尽量写得大些,以便于辨认.（三）现场布置宴会厅和休息厅的布置取决于活动的性质和形式.官方正式活动场所的布置应当庄重、庄重、 大方.不要用红绿灯、霓虹灯装饰,可以少量点缀鲜花、刻花等.宴会可以用圆桌,也可以用长桌或方桌.

20、两桌以上的宴会,桌子之间的距离要适当,各个座位之间也要距离相等.可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_宴会休息厅通常放小茶几或小圆桌,与酒会布置类似.如人数少,也可按客厅布置.冷餐会的菜台用长方桌,通常靠四周摆设,也可依据宴会厅情形,摆在房间的中间.如坐下用餐,可摆四至五人一桌的方桌或圆桌.席位要略多于全体宾主人数,以便外宾自由就座.酒会一般摆小圆桌或茶几,以便放花瓶、烟缸、干果、小吃等.也可在四周放些椅子,供妇女和年老体弱者就座.（四）餐具的预备依据宴请人数和酒、菜的道数预备足够的餐具.如：中 餐用的筷子、盘、碗、匙、小碟、酱油碟等.玻璃杯放在菜 盘上方, 右上方放酒杯. 不同的酒

21、使用的酒杯规格亦不相同, 酒杯数目和种类应与所上酒的品种相同,餐巾叠成花,插在 玻璃杯中或平放在小碟上.餐桌上应备有烟灰缸、牙签.（五）宴请程序主人一般在门口迎接外宾.休息厅内有相应身份的人员照管外宾,由款待员送饮料.主宾到达后,由主人伴随进入休息厅与其他外宾见面.如其他外宾尚未到齐,由其他官员代表主人在门口迎接.主人伴随主宾进入宴会厅后全体外宾就座,宴会即开头.如休息厅较小,或宴会规模大,也可以请主桌以外的外宾先入座,贵宾席最终入座.可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_如有正式讲话,我国内一般习惯,在正式宴会热菜之后甜食之前由主人讲话,接着外宾讲.冷餐会和酒会讲话时间较敏捷.吃完

22、水果,主人与主宾起立,宴会即告终止.主宾告别,主人送至门口,主宾离去后,原迎宾人员按次序排列,与其他外宾握别.（六）现场预备工作工作人员应提前到场检查预备工作.如是宴会,事先将座位卡、菜单摆上.座位卡置于酒杯前或平摆于餐具上方, 勿置于餐盘内.菜单一般放在餐具右侧.座位的通知： 正式宴会, 在请柬上注明宴请时间、座位.一般宴请,用卡片写上出席者姓名和席次,提前发给本人.如有讲话,要落实讲稿.通常双方事先交换讲话稿,举办宴会的一方先供应.代表团拜访, 欢迎宴会东道国先供应,答谢宴会就由代表团先供应.六、参观游玩的组织与接待外宾到一个国家,无论是拜访仍是旅行都会要求参观游玩一些项目.支配参观游玩要

23、留意做好以下几项工作：一选定项目参观游玩项目的挑选,应主要考虑以下因素：1 、参观目的、性质,以使项目的支配有肯定的针对性.2、外宾的意愿与爱好以及特点.3 、结合当的实际情形和可能选定某 些参观项目,这些项目要反映当的和本单位特点,防止千篇一律. 4、参观项目支配要考虑时间长短、路途远近,一般可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_参观项目要求直观、形象、 生动活泼, 并可多预备一些项目,供不同类型外宾参观挑选.（二）制定方案确定参观项目后,要制定参观支配方案.包括参观起止时间、内容、次序、的点、介绍人（或参观点负责人）和乘车方案等.（三）伴随按国际交往懂得,外宾前往参观时,一般都有

24、身份相应的人员伴随.如有身份高的主人伴随,宜提前通知对方.接待单位亦有肯定人员出面,并依据实际情形支配解说员,游览就支配导游人员.为了保证参观现场有良好的秩序,伴随、导游人员不行太多,更不要层层加码.（四）介绍情形一般是边看边介绍.介绍情形要实事求是,数字、材料要准确.但如有需要保密的内容就不要介绍.介绍方法要区别对象, 有的放矢. 要见物见人, 上下结合, 既要宣扬自己, 又要明白对方.的确不明白或者说不明白的,可以表示自己不清晰.如参观人多,宜分组介绍,或者用扩音设备,使前后人员都能听到.（五）组织支配接待外宾参观游玩要周密方案,科学支配,各项参观活动要一环扣一环,每个参观点,都要定人、定

25、位、定责、定接待标准,由接待单位领导或外事负责人,事先组织有关人可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_员进行检查验收, 参观过程中统一指挥,把握参观活动进程,发觉问题,准时实行措施解决.一般情形下,无特别缘由,不随便转变预先方案,延长参观游玩时间.（六）安全保卫外宾参观游玩,要依据接待规格,由公安保卫部门制定警卫方案,对戒备哨和调整勤务进行训练.重点要做好外宾参观沿途、现场和驻的的安全警卫工作.（七）摄影通常可以参观的的方,都答应摄影.遇到不让摄影的项目,应事先一直宾说明,现场宜树立外文说明标志.（八）用餐支配参观的点遥远, 或是外出旅行, 要考虑用餐时间和的点.假如郊游,就应预备食

26、品、饮料、餐具等.有的的方仍要预定休息室.七、签字仪式的组织国家间通过谈判,就政治、军事、经济、科技、文化等某一领域内的相互关系达成协议,缔结条约、 协定或公约时,一般都举办签字仪式.签字人视文件的性质由缔约各方确定,有由国家领导人签的,也有政府有关部门负责人签的,但双方签字人的身份大体相当.支配签字仪式应第一做好文本的预备工作,有关单位应及早做好文本的定稿、翻译、校对、印刷、装订、盖火漆印等项工作,同时预备好签字用的文具、国旗等物品,与对方可编辑资料 - - - 欢迎下载精品_精品资料_商定助签人,并支配助签人员洽谈有关细节.参与签字仪式的,基本上是双方参与会谈的全体人员.如一方要求让某些未

27、参与会谈的人员出席,另一方应予同 意,但双方人数最好大体相等.不少国家为了对签订的协议表示重视,往往由更高或更多的领导人出席签字仪式.我国举办的签字仪式,一般在签字厅内设置长方桌一张,作为签字桌.桌面掩盖深绿色台了,桌后放两把椅子,为双方签字人员的座位,主左右宾.座前摆放各自储存的文本,上端分别放置签字文具,中间摆一旗架,悬挂签字双方的国旗.双方参与人员进入签字厅.签字人员入座时,其他人员分主客各一方按身份次序排列在各自的签字人员座位之后.双方的助签人员分别站在各自签字人员外侧,帮助翻揭文 本,指明签字处.在本国储存的文本上签毕后,由助签人员相互传递文本.再在对方储存的本上签字,然后由双方签字人相互交换文本,相互握手.各国举办签字仪式的支配不尽相同.有的国家设置两张方桌为签字桌,双方签字人员各座一桌,双方的小国旗分别悬挂在各自的签字桌上,参与仪式的人员坐在签字桌的对面.有的国家支配一张长方桌为签字桌,但双方参与仪式的人员坐在签字桌两旁,双方国旗挂在签字桌的后边.如有三至四个国家缔结条约,其签字仪式大体如上所述,只是相应增加签字人员座位、签字用具和国旗等物.可编辑资料 - - - 欢迎下载