高效实用office小技巧.docx

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1、高效实用！ 一学就会的36个Office小技巧, 让你办公不累事半功倍！Word 篇1,如何快速删除超链接在网络上找的素材中，常常带有超级链接，一个个删除又很麻烦，单独建立TXT文档进行过滤又会增加操作步骤，那该如何批量干掉他们呢?其实很简单，只需要一个组合键就行了。Ctrl+shift+F9即可搞定，看例如:2,批量提取word图片Word中有很多图片，又不想一张一张另存怎么办？相信很多人都会遇到这种情 况，lz由于工作原因，之前经常收到客户这种形式的资料，每次都很困扰。不过 现在好了，一秒钟就能解决。两种方法，一、只需要将word保存后，改后缀名为.rar,他就会变成一个压缩包了，解压 翻

2、开第二个文件夹即可看到。二、将word另存为网页格式，找到保存的文件夹，翻开就能看到所有图片了。3,快速选择同类文本在长篇幅的文章中，有时候需要把同一类的文字选择出来（比方同一级标题，选 择出来后做目录），那这个时候如果一个个找，既费眼力，又费时间，在催的比 较急的时候还会出错，那该怎么办呢?其实很简单就能找到类似文档，只需要选择一个文本，然后在菜单栏找到编辑 选项一选择一选择相似的文本，即可全部选中。4,快速合并单元格为无边框填充白色圆形置于底层一添加动画选择直线一拖动动画轨迹，设 ii操作步骤：复制想要添加的LOGO视图一幻灯片模板一选中第一张粘贴一关 闭视图，即可添加成功。8,聚光灯动画

3、效果看过很多高大上的ppt都是动静结合，尤其是一些开场的动态效果既酷炫又吸睛, 比方一个聚光灯效果，该如何快速制作，并成为你的专属开场呢？形改操作步骤：输入想要的文字一将背景改为黑色纯色一插入一个圆形单元格格式调整是比拟麻烦的，尤其是在word文档中，远远没有excel方便，但是如果放到Excel再做又会麻烦，就拿合并单元格来说，需要屡次合并时需要 操作很多步，但其实也是有快捷方式的。在选择单元格并合并一次后，只需要按住F4,再次选择其他要合并的单元格， 即可自动合并。5, 一键批量输入重复内容在整理资料时，有时候会需要不停的复制粘贴同样的内容，虽然使用Ctrl c+v也很方便，但还是要按很屡

4、次，作为懒人，有没有更好的方法呢？其实可以应用word的自动更正功能，批量输入内容。操作步骤，：文件一选 项一校对一自动更正选项一添加规那么即可。6, word批量删除空格空行遇到大段的文字，中间段落空行不一致，需要批量修改，一个个找空行或者段落 内的空格十分浪费时间，其实可以用搜索功能批量更改。批量删除空格只需要用Ctrl+H替换选项，然后输入aw,就能替换掉空格。输入 ApAp替换单个八p,就可以删除连续空行。此方法也适用于批量替换相同的文字。7, word制作单斜线表头Word中插入表格，有时候左上角第一行需要两个工程，需要插入一个斜线来分 割，很多人都用画线的方式，其实是不正确的，正确

5、使用边框工具即可。将鼠标放在表头的单元格中，点击表格工具布局边框按钮，在弹出的菜单中 选择“绘制表格”命令，然后在单元格中手动绘制斜线即可。8,高*两行合一有时候需要在显示屏给客户观看word文本，为了使排版看起来更好看，往往会 调整段落的间距，很多时候需要隐藏回车符号。操作步骤：开始菜单一中文版式一找到两行合一选择或者输入想要合并的字。9,快速更改文本排序有时候会遇到大量的时间为节点的文本，需要进行重新排序，如果单独调整很慢, 那如何快速调整顺序呢？只需要在开始菜单一排序一设置类型一升序或降序，即可完成排序。10,文本与表格互相转换有时候处理来的数据没有及时录入Excel,重新建立很麻烦，那

6、有没有方法把处 理好的文本直接转换为表格呢？合理利用文本转表格工具即可，文本不同类别先设置相同分隔符，比方都有一 个空格或逗号，然后选中文本一插入一表格一文本转换成表格选项。1L快速找到上次修改的位置一篇十几页或者上百页的文章进行编辑或较对时总要经过很屡次修改，可每次打 开Word文档，想要从上次修改结束的位置接着修改时，总要找很久。操作步骤：按下“Shift键”的同时，按下“F5”键，输入光标会迅速跳到上次结 束修改工作的位置，你很快就可以开始继续你的修改工作，实在是方便极了。12,重新自定义快捷键总是找不到想用的快捷键？那就试试自己来定义快捷键吧！这个功能支持自编辑 快捷键，做案子的时候最

7、常用的功能直接指定最顺手的按键，快速完成编辑，简 直不要太高效!操作方法: 按下Ctrl+Alt+“+”（数字键盘上的加号键），这时鼠标符号会变成四方结符号, 将这个鼠标符号移动到菜单上或工具栏上，左键单击您想指定的菜单命令或工具栏上的命令按钮便会自动弹出“自定义键盘”对话框，将光标放到“请按新快捷 键”输入框中，按想要新建的快捷键，然后指定即可。13,快速改变Word文档的行距虽然简单，未必人人知道，好技巧未必很高深，实用最重要。选中你需要设置行距的文本段落，按“Ctrl+ 1”的组合键，即可将段落设置成单 倍行距；按“Ctrl+ 2”的组合键，即可将段落设置成双倍行距；按“Ctrl+5”的

8、组 合键，即可将段落设置成1.5倍行距。14,快速改变文字方向有时候打印标书或者其他文件，有一些需要横向排列的文字，反复找方法，最终 lz发现了一个最方便快捷的小技巧一大法，操作十分简单。只要把字体设成“字体”，如“宋体”就可以令文字逆时针旋转90度了。这种方 法对于设置与正文同方向的页眉页脚是非常有用。15,快对齐姓名在有一大堆同类别的文字时（比方姓名），如果将他们录入表格需要不断粘贴, 很浪费时间，那能不能将他们快速对齐呢？其实在word就能搞定。操作方法：首先需要统一一个小格式，以菜名为例，每个菜名间的间隔需要统一为空格或者逗号或者顿号，通过统同一符号完成分隔。比方菜名的操作中选择插入一

9、表格一文本转换成表格一输入合适列数一选择文 字分隔位置一插入即可。Excel 篇L快速复制：需要复制成列的内容时，可以利用excel自动技能，拖动小十字完成复制，同样， 如果需要序号，亦可以选中两个相邻的数字，拖动自动生成序号。操作方法：选中数据区域，将鼠标至于边框线位置，待鼠标右上角出现时, 拖拽即可实现数据区域快速复制。2,表格数据核对整理的数据需要进行比对时，如果一个个来比照速度很慢，并且很容易出现疲劳 导致核对出错，其实excel有一个小技巧可以快速核对。操作方法：选择其中一个表格一复制一选择性粘贴一运算选项选择减一不为零 的表格即为不同数据。3,快速去除小数点，保存整数表格数据如果涉

10、及价格，很多时候统计的时候都会把小数点后一位或者两位保存,那如何快速去掉小数点，四舍五入保存整数呢？操作方法：选中数据一CTRL+shift+1即可4,合并多单元格内容遇到同一表格不同行或者不同列的内容，需要将他们整体整理在一个单元格内, 笨方法就是一个个粘贴然后删除，如何快速一键搞定呢？操作方法：选择需要合并的单元格一填充一两端对齐，合并内容较多的话多操 作两次即可。5,合并多个表格每个月的统计数据在年底或者年中需要进行汇总，一个个表格粘贴很麻烦，想要快速合并多个不同的表格该怎么办呢？操作方法：首先将这些excel文件都复制到一个文件夹下。在新的表格下选择 一数据一新建查询从文件一从文件夹即

11、可。6, 一键删除空行数据行之间常常会因为修改数据留有空行，不懂得操作的话，需要一行行选择删 除，很浪费时间，那如何快速删除空行呢？操作方法：只需要选中所有行，单击排序功能即可。7,快速对齐单元格文字有时候表格内文本长短不一，比方姓名，需要打印或者为了美观，需要将他们对 齐，不用敲空格该如何快速操作呢？操作方法：选中表格一ctrl+1表格格式一分散对齐，确定即可。8,快速英汉互译都知道excel强大之处就在于海量的函数，高手用它来做的东西太多了，作为职 场使用，偷懒的翻译小技巧可以记一下。操作方法：简单来说就是利用一个有道词典的翻译连接，然后通过函数完成自 动翻译，函数我找到放在下面了，需要可

12、以复制使用，只需要更改&后方的表格 指示即可。=FILTERXML(WEBSERVICE(u,&A1 &”&doctype=xml&versiorT),translatiorT)9,制作个性化图表制作可视化图表比拟简单，大局部人都会，但怎么样让自己的图表更有特色呢？ 其实基础和进阶只差一步之遥。操作方法：插入图标后，点击图表内图形，提前找好要替换的图形，可以去去 素材网找，然后复制粘贴即可一键替换。还能通过改变数据系列格式来实现堆叠效果。10,自动添加单位表格中数据输入有时候会省事的快速录入数值，而忽略掉单位，比方价格中元的 单位，或者尺寸中厘米的单位。那么该如何一键输入单位呢？操作方法：在单

13、元格格式中一自定义一添加单位即可，如添加厘米单位那么输入0 厘米。11,快速拆分文本数字这个方法是在一次客户给了一大批的联系方式，统计时却把名字和 全都保存 在了一起，单独拆分的话特别耗费时间，于是在网上找到了这个简单的方法。 操作方法：在单元格第一个输入拆分好的文字和数值，下拉复制，然后在左下 角选择自动填充即可，一键完成。12,快速合并多列内容讲完了怎么拆解列内内容，那该怎么合并两列或多列的内容呢？很多人选择合并 居中，会导致丧失其他列数据，只保存第一列,所以这个时候要用简单的小技巧。 操作方法：在需要合并的列输入二号一单击需要合并的列1 一输入一个&符号一 单击另一个合并列一回车即可。通

14、过十字下拉，可以批量完成合并。13,快速制作组织结构图组织结构图的绘制，是很多小白头疼的地方，常常会一个个框去拼凑，或者直接 拿模板来套用，一不小心还要重新来，lz也是从小白过来的，所以深知这痛苦, 现在有更简单的方法快速制图了 otrl+a全选操作方法：输入信息成一列一插入一smartart选择需要的组织图一在文字框c粘贴刚才复制的信息一利用TAB键与Backspace键调整层级, 快速制作完成。注：TAB键为降级，backspace键为升级。PPT篇b PPT的窗口播放模式演示文稿的过程中，往往需要与其他程序窗口配合使用以增强演示的效果，如果 全屏播放，切换很麻烦，还会影响效果，这时可以使

15、用快捷的窗口模式，不会切 换程序，也能在演示同时快速翻开其他程序。操作方法：按住Alt键不放，依次按下“D”，“V”键而激活播放作，这时启动的幻灯片放映模式是一个带标题栏和菜单栏的形式，这样就可以将此时的幻灯片 播放模式像一个普通窗口一样作，例如最小化和自定义大小。2,快速制作高*异形图片ppt设计中，如果都是使用一些常规的矩形或者圆形图，会显得平淡无奇，如果 充分利用ppt工具中的图片填充，不用ps也能制作很好看的异形组合图片。 操作方法：插入一图形（矩形为例）一复制图形，摆出想要形状一全选图形一 组合一选取想要展示的图片并剪切一选中组合的图形一右键设置图片格式一填 充一选择图片或纹理填充一

16、剪贴板。3,利用Smart Art快速排版流程图如果有流程一类的文字，一个个转为流程图或者粘贴进流程图很麻烦，如何才能 快速一键完成呢？其实很简单。操作流程：1,同级别流程图：选中ppt内文字一右键转换为smart art即可, 简单快速美观。2,多字数、多级别文本需要提前将文本层级分好，或者在smart art中用TAB键来调节层级。然后生成smart art即可。4, 一键混排好看的图文工作干得很急，需要快速处理图片文字排版怎么办？加班族可能经常碰到领到临 时安排排版ppt演示文稿，如何快速完成好看排版同时不用加班呢？还是利用s mart art!操作流程：图文混排，准备好想要排版的图片和

17、文字，先插入一smart art剪 切图片一选择框框一设置形状格式一图片或纹理填充一剪切板即可，录制gif时 间有限，只做一个示范。5,快速制作万能背景不套用模板，想简单做一个自己设计版式，背景总是选不好，摆来摆去总觉得缺 点东西？该怎么制作好用又万能的背景图呢？其实只需要简单利用ppt内的小 工具即可制作类似手机系统的虚化背景图，简单又好看。操作流程：选中自己的图片一复制到新的幻灯片一填满幕布一图片效果一虚化 效果一插入矩形拉满屏幕一填充灰色，透明度调高一放上原有文字即可。6,快速制作动态文字效果火苗文字、闪光文字看起来既动感有有趣，那该怎么制作出来呢？其实很简单, 找好视频或者动图素材，然后利用ppt内部工具就行。操作步骤：插入矩形一输入文字一改变文字为合适字体一按住shift同时选中矩 形和文字一合并形状一组合一插入视频或动图一置于底层，播放幻灯片即可看 到动态效果。7,批量添加LOGO有时候幻灯片要做很长，拿出去使用时为了起到宣传作用，往往需要添加LOG0,或者为了美观添加统一的小装饰，那如何让他们统一并且简单快速添加呢？