文件控制程序（实验室）.docx

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1、文件控制程序(实验室)1目的对与质量体系运行有关的文件进行控制，确保各相关场所使用的文件为有效版本。2适用范围适用于本站质量体系文件、本站和外来的与监测工作有关的法规性文件、技术文 件、技术标准、技术规范和技术资料的控制。3职责3.1站长负责质量手册和程序文件的批准；3. 2技术管理层负责组织技术性文件的编制和批准；质量负责人负责组织质量手册、程序文件的编制及审核；3.3 各科室负责本部门技术性文件的编制和审核；办公室负责文件的日常管理和控制。4程序文件分类3.3.1 文件资料按其性质分为三类：(1)质量体系文件：包括质量手册、程序文件、作业指导书；与监测工作有关的技术文件：包括监测方法标准、

2、环境质量标准、污染源排 放控制标准、监测技术规范、技术文件和技术资料等。外来的与监测工作有关的法规性文件和技术文件。文件可以承载在各种媒体上，无论是硬拷贝或是电子媒体。3.3.2 文件资料按其管理方式分为受控类和非受控类。本站的质量体系文件和技 术文件是受控文件，外来技术文件和法规性文件是否受控由办公室确定。3.4 文件的编制、批准2. 1质量手册和程序文件由质量负责人根据GB/T15481-2000检测和校准实 验室能力的通用要求、CNAL/AC 01:2003检测和校准实验室认可准那么的要求 组织编制，站长批准。4. 2.2作业指导书等技术性文件由相关监测业务科室人员编写、室主任审核、技

3、术管理层批准。其它文件由站长指定人员编写，站长批准。4. 2.4经批准的文件由办公室档案管理员编号登记。4. 3质量文件编号方式XXXX / XX 口口文件批准实施年份（需要时） 文件序号文件类别xxxxx环境监测中心站文件类别：ZS质量手册CW程序文件z J质量记录J J一监测原始记录CG一操作规程ZG-自校规程J F监测方法QT其它4. 4文件的发放由档案管理员填写文件发放（领用）审批表，经批准后按规定的发放 范围发放文件。保证对质量管理体系运行起重要作用的各个场所，都能得到并使 用现行有效的文件。4. 4.2文件发放时要注明分发号和文件受控状态，由领用人签收。受控文件应加 盖“受控文件”

4、印章。受控文件不得私自外借或随意复印。4. 4.4文件破损严重影响使用时，文件使用人可到综合档案室更换，交回破损文 件，补发新文件，新文件的分发号与原文件相同，破损文件按本程序4.5条款 处理。4. 4. 5文件丧失后文件使用人须重新办理申领手续，但必须在领用原因中作出说 明，档案管理员在补发文件中应给新的分发号，并注明丧失文件的分发号作废。4. 5文件的评审和更改4. 5.1技术管理层、质量负责人应定期分别组织对现有技术文件和质量体系文件 进行评审，必要时进行更改，以保证持续适用和满足使用的要求。4. 5.2文件需要更改时，一般应由原编制部门负责填写文件更改申请表，说 明更改原因，对重大更改

5、还应附有充分的证据。4. 5.3文件更改的审核、批准由原文件的审核、批准人负责，当原审批人不在岗 时，可由接替其岗位的人员审批。文件更改申请批准后，由原编制部门实施更改（文件修改单页不超过30 字的，可由文件持有人根据批准后的文件更改申请表用碳素墨水划改相应部 分）。文件更改时应注明更改人标识和更改生效时间，并按原文件发放（领用） 审批表的名单发放修改后的文件，同时收回作废的旧文件。4. 6文件的换版与作废4. 6.1文件经屡次更改或需大幅度修改时，应进行换版，原版文件作废，换发新 版本。4. 6.2作废的文件由档案管理员按原文件发放（领用）审批表收回并记录, 对需保存的作废文件应加盖“作废”

6、印章，防止误用；对要销毁的作废文件，由 档案管理员填写文件档案销毁记录表，经质量负责人批准后，方可销毁。4.7文件的管理4. 7.1审批后的原版文件由档案管理员登记归档，存入磁盘的文件均应有备份, 备份文件也应标识归档。4. 7.2借阅与质量体系有关的文件，应向办公室提出申请，办理借阅手续。4.1 7. 3复制质量体系文件须经质量负责人批准，由档案管理员办理,并登记编号。 内部审核前，档案管理员应全面检查各类在用文件的有效性，发现问题及 时处理。4.8 资料的收集与管理监测业务科室负责有关技术标准、外来文件、技术文件和技术资料及其信息的收 集,并及时将收集到的信息或资料提供综合档案室，由档案管理员登记编号造册, 或进行跟踪收集，以保证技术标准及各类文件现行有效。4.9 保存在计算机系统内电子文件或在网络上发放传输的文件，应及时备份、严 格控制，确保平安完整，具体执行网络系统、监测用计算机及计算机软件管理 程序。5相关文件网络系统、监测用计算机及计算机软件管理程序6相关记录6.1文件发放（领用）审批表6. 2文件更改申请表6. 3文件档案销毁记录表