特殊载体档案（声像档案）分类整理编目方法讲义.docx

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1、特殊载体档案（声像档案）分类整理编目方法讲义目录第一章 特殊载体档案（声像档案）分类整理方法（XX省）3一、特殊载体档案（又称声像档案）的概念3二、特殊载体档案（又称声像档案）的基本范围3三、特殊载体档案（又称声像档案）的分类整理方法4I 1 /5-卜I W W . 一 一 - M 一 - W aMBM / X Z 7Jd1、照片档案的整理42、底片档案的整理93、录音、录像档案的整理94机读档案的整理11（二）特殊载体档案（又称声像档案）的编号模式14第二章 特殊载体档案（声像档案）分类整理方法（XX市）15（一）关于统一假设干档案业务口径的意见（XX省档案局1999年5月31日E1发）15

2、1、照片档案的整理15（1）年代一问题分类法15（2）小类一时间分类法152、底片档案的整理16（二）关于印发二OO六年统一假设干档案业务口径的意见的通知（X 档发（2006） 25 号）16数码照片的整理问题16二、特殊载体档案（声像档案）分类整理方法例如16（-）例如一：中央储藏粮XX直属库特殊载体档案（声像档案）目录说明（“年度一问题”分类法）16（二）例如二：中央储藏粮XX直属库特殊载体档案（声像档案）目录说明（“小类一时间”分类法）19三、特殊载体档案（声像档案）目 录式样 23（一）声像档案案卷目录（照片、录音、录像适用）23（二）照片/底片，档案案卷目录及卷内 目录241 照片档

3、案案卷目录 24(5)填写案卷背脊：录音、录像档案案卷背脊的工程主要有: 题名(对内容概括的案卷标题)、全宗号、目录号、案卷号、年度。录音录像档案案卷目录序号题名录制时间录SU长度备注4、机读档案的整理机读档案一特指存入计算机中的由计算机读取处理的档 案。主要载体有磁盘、磁带、磁鼓、打孔卡、打孔纸条、光盘 等，机关单位常用的记录介质主要是磁盘和光盘。机读档案的 内容有文字符号、图形、图像、表格、声音、数据等，其主要 特点是必须通过计算机设备才能读取，信息保存不稳定，修改 无痕迹等等。按照行标DA/T15-95磁性载体档案管理与保护规范要 求，磁盘、光盘文件应一式二份，并与相应的纸质文件同时归

4、档，分别立卷。纸制文件按照其所属大类立卷归档，磁盘、光 盘档案整理方法如下：每个磁盘或光盘为一个保管单位即案卷，一个俣管单位一 个顺序号。案卷内存文件都须逐个登记、编目。“档案目录”的 具体工程有序号、责任者、文号、题名、时间、备注。 序号：为一个磁盘或光盘内所存文件的顺序号；责任者：为文件的作者或署名者； 文 号：是正式发文的编号，由机关代字、年度、文号 组成，无文号可不标著；题名：为文件的标题，如实抄录，题名不规范须补充 完整；时间：为文件正式生效的时间；备注：为其它需要说明的。“档案目录”填写完整，其中一份用胶粘贴在磁盘、光盘 正面，一份用来汇编“档案目录”。机读档案目录序号责任者文号题

5、 .名时间备注（-）特殊载体档案（又称声像档案）的编号模式:如： F 1. 1. 1 1 案卷号目录号小类号属类号（照片档案）大类号（声像档案）第二章 特殊载体档案(声像档案)分类整理方法(XX市) 一、依据(-)关于统一假设干档案业务口径的意见(XX省档案局1999年 5月31日印发)1、照片档案的整理。一卷照片档案的构成包括：案卷题名、卷内 目录、每组照片的总说明、照片分说明。(1) “卷内目录”为总说明的标题。(2)已以照片自然张为单位编目者，不必改变。(3)照片档案目录包括案卷目录和卷内目录。(4)照片档案的整理方法有两种： 年代一问题分类法：F 1. 1 1 1案卷号目录号 属类号(

6、照片档案) 大类号(声像档案)小类一时间分类法：F 1. 1. 1案卷号 目录号小类号 属类号（照片档案）大类号（声像档案）2、底片档案的整理。底片号编在底片袋上，除“F1”与“F2”的区分外，其余与照片同 号，无底片者，在备注栏说明。（-）关于印发二00六年统一假设干档案业务口径的意见的通 知（X档发200625号）数码照片的整理问题：对数码照片的整理，在目前双轨制要求的前提下，每组照片要精选假设干张反映本次工作活动的有代表性的主要照片 输出为纸质照片归档。数码照片脱机归档（物理归档）一式三套刻录成 光盘。二、檄曦体档案（声像档案）分类整理方法例如（一）例如一：中央储藏粮XX直属库特殊载体档

7、案（声像档案）目录说明（“年度一问题”分类法）一、直属库全部殊载体档案（声像档案）设五个属类，各属类名称及代 号如下：1、照片，代号F1；归档范围：（1）包括反映本直属库概貌、名称变化的照片，本直属库办公 楼落成、挂牌仪式、历任领导班子照片，先进人物照片，本直属库 新机构成立、挂牌照片，重要庆典活动的照片；（2）包括本直属库召开的工作会议的照片，各种重要专业会议、 历史性纪念活动、庆功表彰大会等重大活动照片，上级机关主要领 导人来本直属库视察、检查、指导工作形成的照片，本直属库领导 参加重大公务活动的照片等；（3）包括反映本直属库举办的新闻发布会、记者招待会的照片, 邀请国内外著名专家、学者、

8、知名人士、英模人物的讲学、报告会 的照片，本直属库人员培训教育的照片，对外宣传活动、出外参观 学习的照片，本直属库组织的重要活动、比赛、表演等活动形成的 照片等；（4）包括本直属库获得的各种奖状、奖旗、奖牌、奖杯、奖 章、证书、牌匾、字画、印章、捐赠品、礼品、纪念品、工艺品， 有关建筑物或产品的模型等反映工作成绩及对国内外友好交往的实 物形式的档案的照片。（5）包括本直属库在外事活动中拍摄的照片和其它具有保存价值的照片。2、底 片，代号F2;归档范围：同FL3、录音，代号F3；4、录 像，代号F4；5、机读材料，代号F5o归档范围：包括计算机磁盘、光 盘、幻灯片、缩微胶片等。二、特殊载体档案（

9、声像档案）编号1、照片档案编号方法（1）照片档案按“年代一问题”分类法进行整理，即先 分年、年内再分问题、问题内再按时间顺序排列。（2）照片档案案卷编号格式为：大类代号+属类代号+案卷顺序号 如：F 1. 1 11案卷顺序号（以一本或者一册为1卷）目录顺序号（1表示第1本目录）属类代号（1为照片档案）大类代号（声像档案）（3）照片档案卷内照片编号方法：先按组（注：将同一次 活动、同一个工程的照片作为一组）编大流水号，在每一组内 再按张编小流水号。如：一本相册内总共装了 12组照片共90 张，其中第4组照片有6张，那么它的编号分别为：4（1）、4（2）、 4 （3）、4 （4）、4 （5）、4

10、（6）,余此类推。2、底片编号方法，除“F1”与“F2”的区分外，其余与照片 同号，无底片者，在备注栏说明。3、录音、录像、机读材料档案编号格式为：大类代号+属类代号+目录顺序号+案卷顺序号 如：F 3. 1 1案卷顺序号（属类内各设一个流水号，一盒一号，同盒同号）目录顺序号（1表示第一本目录）属类代号（3为录音，4为录像，5为机读材料）大类代号（声像档案）三、特殊载体档案（声像档案）目录著录格式1、声像档案案卷目录著录格式：（类别）、档号、题名、日期、张数或分钟、保管期限、备注。2、声像档案卷内目录著录格式：（1）照片档案卷内目录著录格式:照片/底片号、题名（注：题名为每组照片档案总说明 的

11、标题）、拍摄时间、备注（无底片者及照片大小规格,在备注栏说明）（2）底片档案卷内目录著录格式与照片档案卷内目录著录 格式相同；（3）录音、录像档案说明著录格式:录音说明：案卷号、时间、录制人、声送、内容（A 面、B面）、地点、参见号、保管期限；录像说明：案卷号、时间、录制人、型号、内容、地 点、参见号、保管期限；（4）机读材料目录著录格式：序号（档号）、形成时间、内容、盘（张）数、责任者、 参见号、保管期限、备注。中央储藏粮XX直属库综合档案室二。四年三月二十七日（二）例如二：中央储藏粮XX直属库特殊载体档案（声像档案）目录说明（“小类一时间”分类法）一、直属库全部殊载体档案（声像档案）设五个

12、属类，各属类名称 及代号如下：1、照片，代号F1；所有照片档案分类及内容如下表：小类名称内容范围（1）组织沿革类包括反映本直属库概貌、名称变化的照片；本直属 库办公楼落成、挂牌仪式，历任领导班子照片；先 进人物照片；本直属库新机构成立、挂牌照片；重 要庆典活动的照片等。2、照片档案卷内目录25（三）照片档案总说明（放于每组照片之前）、分说明（放于每张照片旁边）261 样式* （17X10 cm） 分类适用 262、样式二 （17X10 cm） 不分类适用27（四）照片档案册背脊标签式样27（五）照片档案册背脊标签式样（贴于每本照片册的封二即封面的反面）29（六）录音档案案卷目录、录音说明、录音

13、带盒套标注页341、录音档案案卷目录342. ?F. 口口o r-、永日叽明J33、录音带盒套标注页 36（七）录像档案案卷目录、录像说明、录像带盒套标注页371 录像档案案卷目录372、录像说明383、录像带盒套标注页39（八）机读档案目录40（九）光盘档案目录411 光盘档案卷内目录412、光盘档案分说明样式（每张光盘详细说明） 42（十）照片档案目录封面标签、背脊标签、档案目录隔页纸式样 431、照片档案目录封面标签、背脊标签式样442、照片档案目录隔页纸（用于照片档案各小类合编目录时各小类之间分隔）-45（H ）照片档案盒、光盘档案盒式样47附录一，：照片档案管理规范（GB/T 118

14、21-2002） 51附录二：磁性载体档案管理与保护规范（DA/T 15-1995） 59附录A （标准的附录）：筛选劣质磁带的试验 64附录B （标准的附录）：磁性载体档案遭受高温、水泡后的处理方法64附录三：电子文件归档与管理规范（GB/T 18894-2002） 65附录四：关于转发电子公文归档管理暂行方法的通知（X档发200328号）-71附录五：关于认真贯彻电子公文归档管理暂行方法的通知（X档发2003 33号）一一78附录六：照片尺寸92附录七：领导干部照片采集要求93（2）会议业务类包括本直属库召开的工作会议的照片；各种重要专 业会议、历史性纪念活动、庆功表彰大会等重大活 动照片

15、；上级机关主要领导人来本直属库视察、检 查、指导工作形成的照片；本直属库领导参加重大 公务活动的照片等。（3）宣教文体类包括反映本直属库位举办的新闻发布会、记者招待 会的照片；邀请国内外著名专家、学者、知名人士、 英模人物的讲学、报告会的照片；本直属库人员培 训教育的照片；对外宣传活动、出外参观学习的照 片；本直属库组织的重要活动、比赛、表演等活动 形成的照片等。（4）荣誉实物类包括本直属库获得的各种奖状、奖旗、奖牌、奖杯、 奖章、证书、牌匾、字画、印章、捐赠品、礼品、 纪念品、工艺品，有关建筑物或产品的模型等反映 工作成绩及对国内外友好交往的实物形式的档案 的照片。综合类包括本直属库在外事活

16、动中拍摄的照片和不便归 入上述四类的其它具有保存价值的照片。2、底 片，代号F2;3、录 音,代号F3；4、录 像，代号F4；5、机读材料（含H算机蹦:、光盘、幻灯片、缩微胶片等），代号F5。 二、特殊载体档案（声像档案）编号1、照片档案编号方法（1）照片档案案卷编号格式为：大类代号+属类代号+小类代号+目录顺序号+案卷顺序号 如：F 1. 1. 1 1案卷顺序号（以一本或一册为1卷）目录顺序号（1表示第1本目录）/卜类代号（1表示组织沿革类、2表示会议业务类、3表示宣教文体类、4表示荣誉实物类、5表示综合类）属类代号（1为照片，2为底片）大类代号（特殊载体档案（声像档案）（2）照片档案卷内照

17、片编号方法：照片档案按“小类一时间”分类法进行整理，即先分小类、小类内 再按时间顺序排列。先按组（注：将同一次活动、同一个工程的照片作 为一组）编大流水号，在每一组内再按张编小流水号。如：一本相册内 总共装了 12组照片共90张，其中第4组照片有6张，那么它的编号分别 为：4 （1）、4 （2）、4 （3）、4 （4）、4 （5）、4 （6）,余此类推。每组前 加放照片档案总说明（如该组只有一张照片，那么可不加照片档案总说明）, 各组内每张照片均需填照片分说明。注：荣誉实物类照片不分组，不用加照片档案总说明，一张编一 个照片号，抄目时每张照片也只表达为一条条目。2、底片编号方法，除“F1”与“

18、F2”的区分外，其余与照片同号, 无底片者，在备注栏说明。3、录音、录像、机读材料档案编号格式为：大类代号+属类代号+目录顺序号+案卷顺序号如：F 3. 1 1案卷顺序号（属类内各设一个流水号，一盒一号，同盒同号）目录顺序号（1表示第一本目录）属类代号（3为录音，4为录像，5为机读材料）大类代号（声像档案）三、特殊载体档案（声像档案）目录著录格式1、特殊载体档案（声像档案）案卷目录著录格式：（类别）、档号、题名、日期、张数或分钟、保管期限、备注。2、特殊载体档案（声像档案）卷内目录著录格式：（1）照片档案卷内目录著录格式：（小类名称）、照片/底片号、题名（注：题名为每组照片档案总 说明的标题）

19、、拍摄时间、备注（无底片者及照片大小规格， 在备注栏说明）（2）底片档案卷内目录著录格式与照片档案卷内目录著录格式相同；（3）录音、录像档案说明著录格式：录音说明：案卷号、时间、录制人、声送、内容（A面、B面）、 地点、参见号、保管期限；录像说明：案卷号、时间、录制人、型号、内容、地点、参见 号、保管期限；（4）机读材料目录著录格式：序号（档号）、形成时间、内容、盘（张） 数、责任者、参见号、保管期限、备注。中央储藏粮XX直属库综合档案室二。四年三月二十七日三、特殊载体档案（声像档案）目录式样（）声像档案案卷目录（照片、录音、录像适用）: 声像档案案卷目录类别：录音档案目录号：F3.1档号题名

20、日期张数或分钟保管期限备注F3.1-001全市档案工作会议录音（1999 年3月18日）1999 031878分钟永久TDKF3.1-002全市档案工作暨表彰先进会 议录音（2000年5月28日）2000 052867分钟永久TDK(-)照片/底片档案案卷目录及卷内目录照片档案案卷目录目录号：FL L 1类别：组织沿革类案卷号题名年度张数期限备注档案室编档案馆编001组织沿革类照片(1994-1999)1994-199967永久4R彩相001组织沿革类照片(1999-2007)1999-200778永久4R彩相照片档案卷内目录类别：组织沿革类档号：Fl. 1. 1-001照片号/底片号题名拍摄

21、 时间张数备注1/XX区档案馆落成典礼1994 09 27254R2/3/4/ 5/ 6/ （三）照片档案总说明 （放于每组照片之前）、 分说明 （放于每张照片旁边）样式一（17X10 cm）分类适用照片档案总说明类另目录号案卷号照片号张数规格组织沿革类Fl. 1. 1001001254R拍摄时间1994年09月27日摄影者张小东地点XX区XX大道内容XX区档案馆落成典礼。9月27日上午，XX区档案馆程顺利落成并投入使用， 举行隆重的庆典仪式，同时对外开放。XX省档案局副局长张光灿，XX区委书记何 盛初，区委副书记、区长罗毅刚，区政协主席蔡洁英，等领导出席了落成典礼。 区委办主任郑洁民主持典礼

22、仪式。XX区委书记何盛初在落成典礼上致词。参加典 礼仪式的还有各县（市、区）档案局局长，和有关单位分管档案工作的领导和社 会各界热心人士。照片档案分说明样式（每张照片详细说明）照片号：事由：人物：底片号：时间：背景：参见号：地点：摄影者：样式二（17X10 cm）不分类适用照片档案总说明目录号：案卷号：001照片号：001张数：25时 间：2006年09月27日地点：XX区XX大道内容：XX区档案馆落成典礼。9月27日上午，XX区档案馆程顺利落成并投入使用，举行 隆重的庆典仪式，同时对外开放。XX省档案局副局长张光灿，XX区委书记何盛初，区委 副书记、区长罗毅刚，区政协主席蔡洁英，等领导出席了

23、落成典礼。区委办主任郑洁民 主持典礼仪式。XX区委书记何盛初在落成典礼上致词。参加典礼仪式的还有各县（市、 区）档案局局长，和有关单位分管档案工作的领导和社会各界热心人士。空白例如（小类一时间分类法适用）例如（年度一问题分类法适用）X湖区档案局X湖区档案局全宗号全宗号全宗号11目录号目录号目录号F1. 1. 1F1. 1（五）照片档案册背脊标签式样 （贴于每本照片册的封二即封面的反面）XX区别档案局组织沿革类第一章 特殊载体档案（声像档案）分类整理方法（XX省）一、特殊载体档案（又称声像档案）的概念声像档案机关单位的声像档案是指国家机构、社会组织及个人在从事公务活动中直接形成的，有保存价值的以

24、磁性或 感光材料为载体，以声音、影像为主要反映形式方式的历史记 录。声像档案的特点是直观、生动、形象，有些需要通过转换 设备才能重现与传递。分为视觉、视听综合档案，具体有录音 带、录像带、照片、底片、文字说明等。又称特殊载体档案。二、特殊载体档案（又称声像档案）的基本范I声像档案的设类，主要是从档案的特殊载体形式来考虑的,从内容上看，声像档案的范围与其它门类档案的范围会有一些 交叉。因此，声像档案的基本范围应从两方面来说。（一）从载体形式来说，声像档案的范围包括照片、底片、 录音带、录像带、磁盘、光盘等等。（二）从内容来说，声像档案又可以分为两局部：1、与其他门类档案同时形成的、反映同一活动或

25、同一内容 的，如各种会议、工程建设中形成的照片、录音、录像等；2、其他门类档案中没有的、内容独特的，如上级领导到本 单位检查指导工作的照片、录音、录像等。三、特殊载体档案（又称声像档案）的分类整理方法包括反映本局（馆）概貌、名称变化的照片；本局（馆）办公楼落成、挂牌仪式，本局（馆）历任领导班子照片；本局（馆）先进人物照片；本局（馆）新机构 成立、挂牌照片；重要庆典活动的照片等。案卷号卷内照片共67张保管期限永久自 1995 年 12 月起至 1998 年 12 月止全宗号目录号案卷号1F1. 1.1001XX区档案局会议业务类包括本局（馆）召开的工作会议的照片；本局（馆） 各种重要专业会议、历

26、史性纪念活动、庆功表彰大会等 重大活动照片；上级机关主要领导人来本局（馆）视察、 检查、指导工作形成的照片；本局（馆）领导参加重大 公务活动的照片等。案卷号卷内照片共76张保管期限永久自 1995 年 12 月起至 1998 年 12 月止全宗号目录号案卷号1F1.2.1001XX区档案局宣教文体类包括反映本局（馆）位举办的新闻发布会、记者招待会的照片；本局（馆）邀请国内外著名专家、学者、 知名人士、英模人物的讲学、报告会的照片；本局（馆） 人员培训教育的照片；本局（馆）对外宣传活动、出外 参观学习的照片；本局（馆）组织的重要活动、比赛、 表演等活动形成的照片等。案卷号卷内照片共65张保管期限

27、永久自 1995 年 12 月起至 1998 年 12 月止全宗号目录号案卷号1F1.3.1001XX区档案局荣誉实物类包括本局（馆）获得的各种奖状、奖旗、奖牌、奖杯、杯、证书、牌匾、字画、印章、捐赠品、礼品、纪念品、工艺品，有关建筑物或产品的模型等反映工作 成绩及对国内外友好交往的实物形式的档案的照片。案卷号卷内照片共80张保管期限永久自 1995 年 12 月起至 1998 年 12 月止全宗号目录号案卷号1F1.4.1001XX区档案局包括本局（馆）在外事活动中拍摄的照片和不便归入上述四类（组织沿革类、会议业务类、宣教文体类、 荣誉实物类）的其它具有保存价值的照片。案卷号卷内照片共80张

28、保管期限永久自 1995 年 12 月起至 1998 年 12 月止全宗号目录号案卷号1F1.5.1001（六）录音档案案卷目录、录音说明、录音带盒套标注页录音档案案卷目录档号题名摄求时间备注录音说明档号:时间录制人声送内容A面B面地点参见号保管期限录音带盒套标注页主题内容：A面：（分钟）B面：（分钟）案卷题名冰制时间录制地点机 型原版带是（）本卷盒数摄录单位本盒序号摄录人移交者备 注注：1、案卷题名是指在保证各要素内容基本齐全的前提下，将主题内容精炼成一般 不超过50个字的短语。2、录音带盒套标注页的尺寸为：9X6CMo（七）录像档案案卷目录、录像说明、录像带盒套标注页录像档案案卷目录档号题

29、名摄录时间备注录像说明档号:时间录制人型号内容地点参见号保管期限录像带盒套标注页(-)分类整理声像档案的分类是以其载体形态为分类标准，即按照片(含 文字说明)、底片、录音带、录像带、机读材料等不同载体分开, 各成一类。1、照片档案的整理照片档案由正片、底片及文字说明组成。照片档案整理以 有利于保管，便于利用为整理原那么。整理时把照片与文字说明 一起整理和存放，底片单独整理和存放。(1)分类：照片档案分类方法有三种，一是问题一年度分类法，将照片档案先按内容分开，再把 相同内容的照片按年度分开，如业务类一2003年等；二是年度一问题分类法，将照片按时间先后顺序分开，再 在同一个年度内分问题，如20

30、03年一业务类等；三是年度分类法，将本单位在一个年度形成的所有照片归 为一类，如2003年形成的照片按时间先后分开。前两种方法适用于照片档案形成数量较多的机关单位， 第三种方法适用于照片档案形成数量较少的机关单位。(2)排列:排列有两层含义，一是照片册内照片的排列，照片册内照片的排列，把反映 同一次活动的照片作为一组，按形成程序或时间先后顺序排列。二是类与类之间的排列，类与类之间的排列同其分类方案 相一致(排列问题时，按综合性、重要性的顺序排列；排列时-档号主题内容：A面：（分钟）B面：（分钟）案卷题名录制时间录制地点机 型原版带是（）本卷盒数摄录单位本盒序号摄录人移交者备 注注：1、案卷题名

31、是指在保证各要素内容基本齐全的前提下，将主题内容精炼成一般 不超过50个字的短语。2、录像带盒套标注页的尺寸为：12X8CM。（八）机读档案目录机读档案目录光盘档案卷内目录序号光盘名称刻录日期刻录人密级备注光盘档案分说明样式（每张光盘详细说明）全宗号目录号分类号卷号盘号光 盘 名 称刻录人刻录 日期（十）照片档案目录封面标签、背脊标签、档案目录隔页纸式样档案目录长 310mlnX 宽 225nlmX 厚度 25 mm （或 30mlli）声像档案目录由“目录夹封面与脊背”、“分类编号说明”、“案卷目录”、“卷内文件目录”卷目录”、“卷内文件目录”I局部构成。1、照片档案目录封面标签、背脊标签式

32、样背脊标签填写 例如1类 别声像档案 （照片）全宗号全宗名称1全宗号年 度类别1994-2007年度保管期限保管期限长期目录号目录号案卷起止号F1-1案卷起止号1-153填写 说明1 .全宗名称填写当年单位全称。2 .全宗号为区档案馆编给各单位的代号,3,类别、目录号（Fl 1表示照片档案白 期限照填。封面标签XX区档案局1声像档案（照片）1998长期Fl. 1. 1FL 2.1F1. 3.1FL4.1F1.5. 11-2151-71-21-3O有那么填，无那么空。的第1本合编目录）、案卷起止号、年度、保管2、照片档案目录隔页纸（用于照片档案各小类合编目录时各小类之间分隔）档案目录全宗名称 X

33、X区档案局全宗号 1类 别声像档案（照片）小类名称组织沿革类目录号 档案目录全宗名称 XX区档案局全宗号 1类 别声像档案（照片）小类名称会议业务类目录号 F1.2. 1（十一）照片档案盒、光盘档案盒式样照片档案盒（3R,每册可装15页X6张/页二90张）照片档案盒（4R,每册可装15-20页X4张/页=60-80张）照片档案盒（5R,每册可装15-20页X2张/页=30-40张）间时，按照片形成先后顺序排列）。（3）编号：对照片及照片册所编制的顺序号。照片号是在一本相册内每张照片占用一个顺序号，另起新册，再从头编起。照片号用细笔填写在照片反面右下角的位置, 以及相册的“照片号” 一栏。一本相

34、册的照片编制一个流水号。照片册的顺序号是一本照片册占用一个顺序号（也称册号、本号）。另外，为便于利用，应在相册的参见号一栏填写照片的 “参见号”，即与此张照片有密切联系的其它类档案的档号。（4）编写文字说明：文字说明是照片档案的重要组成局部, 由摄影者填写，主要由六要素构成：事由、时间、地点、人物、 背景、摄影者。文字说明分为分说明、总说明两种。分说明是对单张照片的说明，填写在单张照片的左侧或右 侧；总说明是对一组照片的说明，字数一般限制在200字左右, 填写在一组照片的前面。（5）编目：照片档案的目录主要有“卷内目录”、“案卷目 录”、“档案目录”三种。“卷内目录”是以组为单位填写，主要工程

35、有:照片号：一组照片的起止号;底片号：是指与正片相对应的底片所在位置的顺序号；题 名：一组照片的名称，是对一组照片内容的概括, 如2003XX市档案工作会议照片；光盘档案盒图样光盘档案盒（5R,每册可装5页X4张/页=20张）附录一：照片档案管理规范标准号标准名称批准时间实施时间GB/T 11821-2002照片档案管理规范2002/12/042003/05/01照片档案管理规范（GB/T 1182120022002年12月4日发布 2003年5月1日实施）1范围本标准规定了银盐感光材料照片档案的收集要求，整理程序和保管条件。本标准适用于各级各类档案室、档案馆的照片档案管理。2规范性引用文件以

36、下文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。但凡注日期的引用文件，其随后 所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协 议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。但凡不注日期的引用文件，其最新版本适用于本 标准。GB/T 7156文献保密等级代码GB/TIS 418档案分类标引规那么DA/T 18档案著录规那么DA/T 19档案主题标引规那么JGJ 25档案馆建筑设计规范中华人民共和国档案法实施方法国家档案局关于机关档案保管期限的规定国档发198727号中华人民共和国保守国家秘密法中华人民共和国保守国家秘密实施方法3术语和定义以下术语和定义适用于本

37、标准。3.1照片档案国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保 存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三局部。3.2芯页用以固定照片或底片，并标注说明的中性偏碱性纸质载体，是照片册、底片册的组成单元。4照片档案的收集4.1收集范围4. L 1记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。本单位组织或参加的重要外事活动的照片。记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的 照片。记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著 名人物的

38、照片。4.1 . 3其他具有保存价值的照片。4.2 收集要求4.2.1 对属于收集与归档范围的照片，应按照规定定期向本单位档案机构或档案工作人员归 档，集中管理，任何单位或个人不得据为己有。4.2.2 对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。4.2.3 对反映同一内容的假设干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、 影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。4.2.4 底片、照片、说明应齐全。4.2.5 底片与照片影像应一致。4.2.6 对无底片的照片应制作翻拍底片；对无照片的底片应制作照片。4.2.7 照片档案的移交和征集应符合有关标准的要求。4.3 收集时间4. 3.1对具

39、有归档价值的照片，其摄影者或承办单位应及时整理，向档案室归档，一般不应 跨年度。5. 3.2依照中华人民共和国档案法实施方法的规定，照片档案随立档单位其他载体形态 的档案一起向有关档案馆移交。在特殊情况下，经同级档案行政管理部门同意可以提前或延迟移 交。6. 3. 3档案馆应按收集范围随时征集零散的对国家和社会具有保存价值的照片。5照片档案的整理7. 1整理原那么照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原 那么。照片档案的底片、照片应分开存放。7.2 照片、底片的鉴定7.2.1 保管期限保管期限是按照片、底片的价值划定的存留年限，分为永久、长期、短期三种。

40、对照片、底 片保管期限的划分按照国家档案局关于机关档案保管期限的规定执行。7.2.2 密级密级是指照片、底片保密程度的等级。密级的划定按照中华人民共和国保守国家秘密法、 中华人民共和国保守国家秘密法实施方法、GB/T 7156及有关规定执行。7.3 底片的整理5. 3. 1底片的编号底片号是固定和反映底片在全宗内排列顺序的一组字符代码，由全宗号、保管期限代码、张 号组成。其格式如下：全宗号一保管期限代码一张号全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。保管期限代码：分别用“1、2、3”或“Y、C、D”对应代表永久、长期、短期。张号：在某一全宗某一保管期限内底片的排列从“1”开始的顺序编号。5. 3.2

41、底片号的登录5. 3. 2. 1宜使用铁笔将底片号横排刻写在胶片乳剂面片边处（刻写不下时，前段可不写）， 不得影响画面；也可采用其他方式将底片号附着在胶片乳剂面片边处，不得污染胶片。5. 3. 2. 2底片号登录顺序应与照片号登录顺序保持一致。5. 3.3底片袋的标注底片放入底片袋内保管，一张一袋。应在底片袋的右上方标明底片号。对翻拍底片，应在底 片袋的左上方标明字样。对拷贝底片，应在底片袋的左上方标明字样。5. 3.4底片的入册5. 3. 4. 1底片册一般由297mniX210nlm大小的假设干芯页和封面、封底组成。5. 3. 4. 2应按底片号顺序将底片袋依次插入底片册。5. 3. 4. 3芯页的插袋上应标明相同的底片号。5. 3.5大幅底片的放置对幅面超过底片册芯页尺寸的大幅