【工程管理】房企建设工程档案管理作业指引.docx

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1、建设工程档案管理作业指引编制日期审核日期批准 日期 修订记录日期版本号修改内容修改人审核人审批 人1.流程图无4）工程档案不少于三套，两套由建设单位保管，一套（原件）移交当地城建档案 馆（室）；5）公司工程部接收勘察、设计、施工、监理等单位移交的档案时，应编制移交清 单，双方签字，盖章后方可交接。3. 7.4工程档案的验收与移交1）列入城建档案馆（室）档案接收范围的工程，公司工程部在组织工程竣工验收 前，应提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。未取得城建档案管理机 构出具的认可文件，不得组织工程竣工验收；2）公司工程部交城建档案管理机构进行工程档案预验收前，应重点检查以下内 容：a）工程档

2、案齐全、系统、完整；b）工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况；c）工程档案已整理立卷，立卷符合本规范的规定；d）竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工 图章；e）文件的形成，来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完 备；f）文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求。3）公司工程部在工程竣工验收后3个月内，向城建档案馆（室）移交一套符合规 定的工程档案；4）公司工程部向城建档案馆（室）移交工程档案时，应办理移交手续，填写移交 目录，双方签字、盖章后交接。3 . 8建设工程文件归档范围和保管期限见建设工程文件归档整理指引。4 .支持

3、性文件1.1 工程现场管理流程1.2 工程设计管理流程1.3 公司工程报批报建工作管理作业指引1.4 工程本钱管理流程1.5 工程竣工验收管理作业指引1.6 *省建筑工程竣工验收技术资料统一用表1.7 *市建设工程档案编制指南5.相关记录5.1 发文登记表5.2 图纸发放登记表5.3 设计资料接收单5.4 直接委托、竞价谈判、招标资料接收单2.流程概况指引目的加强建设工程文件的归档整理工作，建立完整准确的工程档案，使工程 档案工作与工程建设同步进行。适用范围适用于公司的开发工程。定义无指引主导部门公司工程部指引参与部门勘察设计单位、监理单位、施工单位部门流程中承当职责公司工程部1 .建立健全档

4、案管理规章制度；2 .对设计、施工、监理等单位档案工作进行检查、指导；3 .做好本单位档案的收集、整理、移交；4 .接收和汇总各参建单位档案；5 .提交工程档案预验收和专项验收；6 .向有关档案主管部门移交档案。（城建档案馆、深圳总部档案馆、 物业公司等）勘察设计单位1 .收集、整理勘察、设计基础材料和有关的设计文件；2 .参与编制竣工图；3 .向建设单位移交档案。监理单位1 .收集、整理监理工作中形成的文件；2 .对施工档案特别是竣工图进行审查；3 .向建设单位移交档案。施工单位1 .收集、整理所承当工程施工过程中形成的档案；2 .编制竣工图；3 .向建设单位移交档案。3.工作程序3.1 公

5、司工程部行政事务文件档案分类公司管理规范1）工程管理控制文件一套；2）工程部职责及人员架构表。3.1.1 作业指导书1）工程管理筹划书；2）工程全程筹划书；3）技术交底记录。3. 1.3会议纪要1）部门每周工程例会纪要；2）公司现场工作协调会纪要；3）甲方召集专题会议纪要。公司内部来往文件（包括但不限于）1）发文：送公司报告、发本钱管理部文、发商管公司文、发设计管理部文、发工 程采购部文、发城市公司文。2）收文：收公司报告、收本钱管理部文、收发商管公司文、收设计管理部文、收 工程采购部文、发城市公司文。3. 1.5计划管理1）年度计划、月度计划、周计划；2）售楼处、样板展示区等专项计划；3）资

6、金计划。4. 1.6工程总结1）年度总结；2）工程总结；3）个人总结。工程全程筹划书2公司工程部工程管理文件档案分类3.1.1 前期报建阶段：用地证、国土证、立项、修规、方案审批、人防、消防、环保、施 工许可证等。3.1.2 施工（开工）准备阶段：1）直接委托：合同（附审批面单）、直接委托文件审批单；2）竞价谈判：合同（附审批面单）、比价思路（附：单位考察报告、比价单位及比价原那么会签）、比价文件;3）招标：合同（附审批面单）、招标思路（附单位考查报告、审批面单等）、招标 文件（招标书及附审批面单、招标图纸、招标澄清文件）、询标回函、中标通 知书、开工令。3.1.3 施工实施阶段1）设计管理部

7、/工程采购部/城市公司设计管理部/城市公司工程采购部来往文件 a）工程管理合同、招标文件；b）工程进度计划；c）工程资金计划；d）工程工作日记及个人日记；e）工程工作例会纪要及专题会议纪要；f）业主发出的指令及实施情况资料（业主联系函、工作联系函、工程变更通 知单、设计变更通知单、函件）；g）工程计量单和工程款支付证书；h）甲供材料的组织和提供情况资料；“月审月结”工作相关资料（现场签证单；单项设计变更、现场签证审价单每月审结情况）。2）监理公司来往文件a）监理人员登记表及证明资料；b）监理规划；c）监理细那么；d）监理例会纪要；e）监理备忘录及专题报告；f）监理月报及审核意见；g）发监理单位

8、文件。3）施工单位来往文件a）施工单位资质报审；b）施工组织（方案）报审；c）工程联系单；d）报告及函件；e）材料、构配件、设备的质量证明文件报审；f）工程计划报审（进度、材料等）；g）定位、放线测量核验资料报审；h）重要部位的隐藏验收报审；i）分部工程、单位工程等验收资料报审（包括质监站发出的交底及验收报 告）；j）质量缺陷与事故的处理文件报审；k）检查试验资料报审。3） 2.4竣工验收阶段1）报建类工程：a）前期文件；b）施工文件；c）竣工验收文件；d）竣工图（附电子版）；e）监理资料。2）非报建类工程：a）施工文件；b）竣工验收文件；c）竣工图（附电子版）；d）监理资料。竣工验收报建阶段

9、：规划验收、消防验收、人防验收、建设局备案等。3. 2.6交付使用阶段1）交付使用证明；2）保修整改相关资料。3. 3来往文件的接收、发放3. 1工程图纸和工程设计变更通知单1）设计师收到设计施工图及工程设计变更通知单后及时发放工程主管工程师；2）工程主管工程师接收施工图及设计变更通知单后及时发放相关专业工程工程 师，工程专业工程师收到施工图及工程设计变更通知单后填写设计变更通知 单进行面单会签，审批完后盖上工程章经办工程师及时发放监理单位，由监 理单位统一发放施工单位，公司工程部保存原件一份。（专业工程师收到施工 图及设计变更通知单后视变更内容的缓急轻重，可先将施工图及设计变更通知 单工程章

10、发放给施工单位，经设计变更通知单走完会签后补发）；3）发放设计变更通知单要在发文登记表做好登记，列明经办人、编号、文件 题名、发放时间、份数，由接收人签名确认；4）发放施工图要在图纸发放登记表做好登记，列明专业、图号、版号、图纸 名称、份数及发放时间，由接收人签名确认；5）因为工程设计变更通知单具有较强的时效性，因此工程组可通过 接收盖有 设计单位出图章的工程设计变更通知单，复印加盖工程章后及时发放施工单 位，并作签收记录。盖有工程章的工程设计变更通知单复印件视为有效文件。 收到工程设计变更通知单原件后补发给施工单位作为工程技术资料的一部份。3. 3.2工程变更单、业主联系函、工程联系函等文件

11、发放1）公司工程部专业工程师拟定文件进行会签，经审批完后盖上工程章发放监理单 位，由监理单位统一发放施工单位，工程组留原件存档；2）发放文件要在发文登记表做好登记，列明经办人、编号、文件题名、发放 时间、份数，由接收人签名确认。3. 3.3监理单位、施工单位来文接收、发放1）公司工程部各专业工程师接收到监理单位、施工单位来文，在指定时间内回复 意见，走内部会签后盖上工程章发放监理单位，由监理单位统一发放施工单位, 公司工程部留原件存档；2）发放来文回复时要在发文登记表做好登记，列明经办人、编号、文件题名、 发放时间、份数，由接收人签名确认。3. 4公司工程部文件索引目录3. 4.1公司工程部文

12、件按行政事务及工程管理进行分类，每个文件夹须有文件卷目总索 引表、文件卷索引表、文件目录表此三级索引表，以便对归档文件进行检索。文件卷目总索引表列明归档文件各卷目编号及名称，贴于文件夹外，以便于检 索。3. 4. 3文件卷索引表列明本卷归档文件的分类及名目。3. 4.4文件目录表作为质量记录、文件的最终目录，在文件归档时进行登录，须列明 文件的编号、主题及归档时间。3.5公司工程部文件夹标签5.1文件须以文件夹分类存放，文件夹侧面以标签进行标识。3. 5.2标签上须标明工程名称、卷目名称及卷目编号。4. 5.3各文件夹按卷目编号进行排放。5. 6文件移交主管工程师移交公司工程部文件1）报建资料

13、：由报建工程师按办文时限移交；2）施工（开工）准备资料：在合同签定移交；3）施工实施资料：在工程工程竣工验收完成备案后移交；4）竣工验收资料：在工程工程竣工验收完成备案后移交；5）交付使用资料：在保修期满后移交。3. 6.2公司工程部移交公司文件：工程完工后在公司工程部撤消前，公司工程部需将上述 内容移交公司档案室。3. 6.3移交档案时，应办理移交手续，填写移交目录，双方签字、盖章后交接。3.7工程竣工档案管理特殊要求3. 7.1工程竣工后文件归档基本要求1）在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，公司工程部代表建设单位，组织公司相关部门应履行以下职责：a）在工程招标及勘察、设计、施工、

14、监理等单位签订协议、合同时，应对工 程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求；b）收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档;C）负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位文件的形成、积累 和立卷归档工作；d）收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案；e）在组织工程竣工验收前，提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预 验收；2）公司工程部负责催促勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文 件立卷后向建设单位移交；3）公司工程部、监理单位负责催促总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工 程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本

15、单位形成的工程文件整 理、立卷后及时移交总包单位。建设工程工程由几个单位承包的，各承包单位 负责收集、整理立卷其承包工程的工程文件，并应及时向建设单位移交；4）公司工程部负责对接城建档案管理机构对工程文件的立卷归档工作进行的监 督、检查、指导。在工程竣工验收前，负责交付工程档案至城建档案管理机构 进行预验收，验收合格后，获取工程档案认可文件。3. 7.2归档文件的质量要求1）归档的工程文件应为原件；2）工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方 面的技术规范、标准和规程；3）工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪 色的书写材料，如：红色墨

16、水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等；4）工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备；5）工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mni*210nim）o图纸宜采用 国家标准图幅；6）工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采 用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的 复印件；7）所有竣工图均应加盖竣工图章；a）竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核 人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监；b）竣工图章例如如下:市核人编制日期现场监理20沆竣工图地工单他殖制人技术负责人总 塞-2

17、0I-20总 塞-20I-20鳖理单位c） 竣工图章尺寸为：50mm*80mni；d）竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处；利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更局部超过图面1/3的，应当重 新绘制竣工图；不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面（297mm*210mm）,图标栏 露在外面。3. 7.3工程文件的归档1）归档应符合以下规定a）归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。文件 材料归档范围详见附表。文件材料的质量符合要求；b）归档的文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。2）归档时间应符合以下规定a）根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段进行，也可以在单位或分部工 程通过竣工验收后进行；b）勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收 前，将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。3）勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，监理应根据城建管理机 构的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后 移交公司工程部；