记录和档案管理程序.docx

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1、记录和档案管理程序（1）目的为控制与检测过程有关的记录和质量体系运行记录，确保检测活动的 重现性、验证性和可追溯性，确保记录（档案）的平安性，制定本程 序。（2）范围适用于实验室各种试验记录、质量记录、档案的管理。（3）责任实验室办公室负责记录的全面控制以及实验室记录的控制和管理。3.1 实验室办公室负责实验室记录的控制和管理。实验室质量主管负 责监督检查实施情况。3.2 所有检测人员应严格执行实验室的记录制度，质检工程师负责检 测过程相关记录的识别、管理和归档。3.3 档案管理员负责存档记录的保存、保护、检索和处置，并协助对 档案进行保密。（4）程序内容4.1记录的分类和格式1、与检测过程有

2、关的记录为技术记录，主要包括采样（参与采样时）、 样品接收和处理、样品制备和原始观察记录、仪器设备购置、自校准 和使用记录、检测过程、计算和输出数据记录、证书（报告）发放记 录、，不合格品处置记录。实验室负责人应根据待检产品或工程的技 术标准、程序和规范，制定原始检验记录的格式。年。349在网络中逻辑归档的电子文件应按照上述归档流程进行物理归档。3.5 检查检验工程包括：。载体是否有划痕；是否清洁；病毒的存在或不 存在。3.5.1 档案保管部门应配备相应的处理设备，确保电子档案检查工作 的完成。对每套归档载体进行检查，合格率到达100%o与纸质档案 同时保存的电子档案可以进行抽样检查。样品数量

3、不少于总数的20%, 合格率到达100%证电子文件的完整性和有效性，验证登记表、软件和说明材 料是否完整。3.5.2 文件载体不得擦拭、划伤或触摸记录涂层。载体应直立存放， 以防灰尘和变形。储存时应远离强磁场和有害气体。3.6 电子文件的管理公司员工对文件的访问采用分级授权的形式，员工仅访问与自 己工作相关的数据文件。3.6.1 严格防止病毒破坏，定期备份电子文件。业务数据每周备份一 次，重要数据及时备份。员工应按要求将电子文件存储在服务器的个 人文件夹中，并确保存储的电子文件的正确性和完整性。3.6.2 计算机用户应注意保管电子文件和图纸，不得丧失或擅自传播。 需要他人电子文件、图纸的，应当

4、报经批准后，方可查询打印。整套 图纸应由专人打印。3.6.3 公司全体员工应加强保密意识。严禁有意或无意地以电子、纸 质和口头形式向公司以外的任何人提供公司的图纸、合同（包括公司 的供应商、价格、商业模式和其他信息）以及其他设计和管理材料。3.6.4 原那么上，员工不得将图纸和其他材料带回家。如确有必要（如 加班），必须经主管批准。3.6.5 在工程实施过程中，工程经理负责图纸、文件的归口管理，项 目完成后交工程经理部处理。处分公司员工应自觉遵守上述规定，使公司电子文件管理逐步规范化、制 度化。违反这些规定的人将受到批评，情节严重的罚款1000-5000元， 情节特别严重的将从名单中删除。另外

5、本规定的解释权归公司所有。5.1 本规定自发布之日起执行。圈占地USB和软盘使用登记表6.1 图纸资料登记表复印件电子邮件接收登记表6.2 电子邮件登记表第四局部：人事档案管理程序1目的规范人事档案的建立、保管、使用和归档，确保人事档案为公司的聘用和选拔提供依据。(2)适用范围适用于公司人事档案的建立、编目、存储、处置等过程的控制，适用 于公司事务级人员人事档案的管理。(3)建立人事档案人力资源部负责为公司新员工建立员工人事档案，并将员工档案 资料包装在专用档案箱中。3.1 员工的人事档案应包括：abc.de个人履历资料、聘用、任免资 料、进修资料、考核、奖惩资料职称评定、资质材料或证书3.2

6、 人员档案的分类、编目和识别人力资源部负责档案管理人员按照以下类别和顺序对员工档案 进行分类：a.b.c.按部门分类：将同一部门的员工档案分组；按职务 分类：将管理人员和普通员工分组；按编号排序：按员工编号排序。(4)保存人事档案储存原那么。平安、保密、清晰、完整。4.1 人力资源部配备专用档案柜。档案每年检查一次，发现问题及时 处理。4.3人事档案为保密文件。未经授权，任何人不得将人事档案 带到公共场所。4.4 传输系统。工作调动引起的文件转移应按文件要求进行包装和密 封。档案移交后，还应在人员档案目录清单上注明“注销”(5)人事档案的利用人事档案的使用主要是指利用档案借阅、查阅、发证。5.

7、1 查阅/借阅前请填写申请表，借阅的档案不得借阅或让他人阅读。第1页，共2页审核人/借阅人必须遵守本规定，未经授权不得向无关人员披露或 发布文件内容。5.2 在查阅/借阅过程中，严禁涂改、圈阅、摘取或替换档案资料。未 经许可，不得复制、拍摄档案内容，不得将其他资料装入档案馆。5.3 借阅文件的最长时间不得超过7天。如需延长使用时间，应办理 借用手续。(6)人事档案的处理离职人员档案应及时移交，企业内部档案应在2年后销毁，已故 人员档案应在半年后销毁。6.1 记录员工人事档案的处置情况，填写人事档案处置记录表。第2页，共2页第五局部：工程档案管理程序客观的有效管理和利用工程数据和竣工档案，确保公

8、司在任何情况下使用的 工程书籍和材料均为当前有效版本。范围用于公司所有工程档案的收集、归档、保管、借阅和销毁。责任工程管理部负责工程图书资料的采购、登记、借阅和保管；工程文件 印章（登记盖章）；工程经理部负责工程资料和竣工资料的收集、归 档，工程竣工验收后移交工程经理部；工程经理部经理负责过期数据 的审核和销毁。所容纳之物4.1.工程数据的控制收集、仓储和储存工程在进行过程中，工程经理部应及时将上级指示、政府批文、 土地合同、施工申请材料、工程合同以及与工程有关的各种证明文件 的原件/原件交工程经理部档案管理员保管。工程结束时，工程经理部应汇总、整理、附上移交文件清单, 并将施工过程中具有参考

9、价值的重要文件、资料和资料提交给工程经 理部档案管理员。存档当工程正在进行时，档案管理员应根据工程和文件类别对收到的工程 数据进行分类、编号和识别，并将其单独存储。4.121 公司开发的每个工程都有自己的工程代码或缩写。4.122 文件归档分类：第一卷GF：公司管理规范GS GF-工程管理规 范GS GFGC-工程表格GS GF GC 001-工程部内部管理规范GS GF GC 002-工程管理规格GS GF GC 003-工程管理部门的人员结构和职责GS GF GC004-第二卷ZD：工程说明GC XM ZD-第三卷ZF:GC XM-ZF-第四卷 GL：公司通信：提交给公司各部门的文件：gc

10、-xm-gl-001,发布给工程管理部的文件， 发布给预算部的文件gc-gl-002,发布给材料部的文件gc-gl-003,第五 卷JY：会议纪要：公司每周/每月工程会议纪要GC JY LH-公司现场工作协调会议纪要GC JY XC-特别会议纪要GC-JY ZT-其他会议纪要GC:JY QT-第六卷：工程初 步准备：基础信息GC-JD-施工公司检查GCSK-监理公司检查GCJK-水 电消耗文件GC技术数据GCJS m其他文件GC QT第七卷Kc：工程测 量文件:初步测量数据GC Kc CK详细测量数据GC Kc ZL采样记录GC Kc CC其他文件GCKcQT第八卷JL：监理公司文件：监理合同

11、GC儿HT-（包括招标文件）监理规那么GCJLXZ监理例会纪要GC JL JY-月度监理报告和审查意见GC儿Yb-发送给监理 单位的文件GCJLFW-其他文件GCJLQT-第九卷SG：施工合同：GCSG HT-（包括招标文件）施工组织设计（由施工单位提供）GC SG zz-施 工“1”方案（由施工单位提供）施工单位的Gcsgfa文件Gcsglw文 件Gc-sg-fw-11联系人列表Gc sg lx工程报告和信函Gc BG第10卷WZ： 材料合同GcWZ第1卷SJ：设计变更（截止日期）：方案扩展阶段Gc SJ fa施工图阶段Gc SZ sg图纸审查总结Gc SJ HS技术披露记录GCSJ JD

12、第12卷QZ:工程签证GC QZ第13卷XJ:限价清单GCXJ第14卷用:计 划管理GC川总进度控制计划和审查记录GC JH KZ施工图交付计划 GC JH TZ分包商进场计划GC JJ JC样品确认计划GC JHYB甲方供应材 料进场计划GC金华CL资金使用计划GCJH ZJ-总进度计划（施工单位）GC川JD月/周计划（施工单位）GCJH YJ第十五卷CL：材料和设备管 理：机电设备GCCL JD建筑材料装饰GCCL JC样品登记表GCCL Yb收 集（调整）材料表GCCLSD设备调试和验收记录GCCLys第十六卷JD： 进度付款：工程进度付款审批表GC JD GC材料进度付款审批表GCJD

13、 WZ扣减通知GCJD KK奖励/处分通知GQDJF第十六卷JG：移交前建 筑检查记录GC-JG-001竣工数据GC-JG-002中间验收数据，如：竣工 图、开工和竣工报告第18卷ys：验收报告：GCys流程验收报告（无政府参与验收）GCys BG政府验收8证书GC ys ZF绩效评估表GC ys PD第19卷ts：投诉处 理：投诉记录表GC ts儿投诉分析报告GC ts FX第20卷HQ：物流管 理数据：GC HQ GL考勤表GC HQ KQ其他文件GC HQQT第21卷QT： 零星工程数据gc-QT-001其他文件归档文件编号： 档案管理员应审查收到的工程数据，在分类的基础上，按照收到的顺

14、 序编号。编号的基本原那么是：工程名称缩写+文件分类缩写+专业分类 缩写+文件序列号例如：第七卷Kc：工程测量文件：初步测量数据XM Kc CK-详细测量 数据XMKC ZL-抽查记录XM KCC CC-其他文件XM KCQt-等等。工程文 件编号由工程文件经理负责。每个文件夹必须有三级索引表，即文件 卷总索引、文件卷索引表和文件目录表，以便于检索归档文件；文件 卷总索引列出了归档文件的每个卷的编号和名称；文件卷索引列表列 出了本卷归档文件的分类和名称；文件清单作为最终的文件目录，应 在文件归档时进行登记，并列出文件的编号、主题和归档时间。施工 和材料合同可根据工程管理部编制的合同编号进行分类

15、，并在第一页 打印目录表。标识。分类和编号的文件应在文件箱上进行标识,标识应简单、 清晰、易懂。4.125工程结束时，需要提交政府职能部门保存的资料，应保存复印 件，并在复印件上注明原始位置。借款在工程开发过程中，各部门、工程如需借用相关工程资料，应向工程 部档案管理员办理相应的借用手续，填写档案借用登记表，或开 具借项单，使用后立即归还。4.2工程竣工资料的控制工程竣工资料范围应提供当地政府相关部门要求的所有特殊工程的竣工资料。工程竣工资料验收条件工程竣工档案应进行专项验收，验收应符合以下条件：4.2.2.1 建设工程已被建设单位和其他工程验收；中所有工程档案和文件已按有关规定。1.1 .3

16、.1工程竣工档案专项验收前，监理单位和施工单位档案管理人员 应按有关规定对本单位形成的档案进行自检，填写工程竣工档案报 告，报工程经理部。4.232 工程经理部根据监理人和施工单位提交的工程竣工档案资料和 工程竣工档案临时报告，档案管理人员按有关规定对提交的资料和公 司甲方的竣工资料进行审查验收，并向城建档案主管部门填写建设 工程竣工档案专项验收临时报告。4.233 验收应在施工现场进行。由城建档案管理主管部门验收组主持, 工程部组织工程部、监理公司、施工单位和档案管理人员参加。4.234 验收结束后，验收组应提出初步验收意见，各单位应按正式的 建设工程竣工档案专项验收意见认真整改，确保符合规

17、定要求。423.5 工程竣工验收合格后，应将整改后的工程竣工档案提交城建档 案管理主管部门审查，并在规定时间内进行审查。423.6 工程竣工档案的移交工程竣工验收合格后，必须在规定时间内向城建档案主管部门 和工程管理部门移交一套完整的建设工程档案。4.242工程经理部在收到承包商的竣工文件时，应检查提交的资料是 否符合规定的要求，并在保证与原件一致的前提下，向各工程经理部 发放接收工程文件（资料）登记表。425.1档案管理员应根据项 目对收到的竣工资料进行分类、编号和识别。不同工程的竣工文件不得混合在一起。借款公司各部门、工程在借阅竣工档案时，应办理借阅手续。426.1 非公司单位借阅档案须经

18、工程管理部经理批准。销毁所有需要销毁的资料和图纸必须先记录并列出，经工程经理部经理审 核批准后方可销毁。应保存销毁清单。4.3文件归档要求文件归档要求.1归档档案材料时，应以A4 (即210mmx297mm)规格为标准。小于A4规格的用A4白纸粘贴，过大的折叠成A4规格。1.1.1 档案材料中的金属物体应清除，因复印而暴露的材料应垫上白 纸，以确保档案材料的平安。1.1.2 当文本材料分为卷时，厚度不得超过2cm。当一卷中有多种材 料时，应使用彩色薄纸将其隔开。1.1.3 4装订时，用棉绳以三孔一行的形式装订成册，放入文件盒。4.3.2 图纸归档要求纸质竣工图(或其他纸质归档图)应在归档和分册

19、时以手风琴式折叠 成4张图纸，并与图纸目录一起装入统一的卷箱。4.3.3 归档文件必须装订整齐，页码应打印相关序列号。4.3.4 归档文件的每一卷必须有独立的页码和卷内目录。4.3.5 归档档案必须统一使用现行封面、卷箱和目录。436为使档案管理更加有序、方便使用，各类服务的档案应按工程 分类编号。内容2.质量管理体系运行过程中形成的记录为质量记录，主要包括内部审 核、管理评审、体系运行检查、文件收发、反应和纠正预防措施、投 诉处理、人员培训、体系改进和运行等。质量记录格式由中心质量负 责人制定。4.2记录的填写和更改.所有原始试验记录应按规定的记录格式如实、及时、完整地填写。 书写时应使用黑

20、色（或蓝黑色）钢笔。现场测试记录可以用铅笔填写。1 .填写记录应清晰易读，易于识别，不得随意涂改。当记录中有错误 确实需要修改时，应在记录上画两条水平线，在侧面标记正确的数据, 并加盖修改人印章。2 .所有原始检验记录应包括检验人员和检验员的签名。3 .应防止计算机提供的原始记录丧失或更改原始数据。记录的更改必 须由原始记录人进行，任何其他人无权更改。5记录可以是各种载体形式，如纸张、电子媒体、电影等。电子媒体 或电影上的记录必须有相应的原始记录进行备份。4.3 记录的保存和内部审计相关记录的保存期不少于5年。4.3.1 、质量管理人员和内审员的培训和考核记录应至少保存3 年，技术人员的技术档

21、案应长期保存。4.3.2 记录、不合格品处理记录、文件控制记录等应至少保存5 年。4.3.3 验记录、仪器设备运行检查记录、现场试验记录等应至少保存XX年。4.3.4 委托检测报告的保存期不少于XX年。监督和测试的原始记录和 报告副本应至少保存5年。服务和用品的采购记录以及实验室的环境维护记录应保存5年。技术标准、程序和规范等外部文件的保存期应根据其性质确定。4.3.8 仪器设备检定/校准或自校准证书原件、仪器设备档案记录和仪 器设备维护记录应保存至仪器设备报废或注销。4.3.9 当记录对工作改进具有追溯意义或参考价值，或作为修改质量 体系文件的依据时，保存期应进一步延长。4.4 记录管理1、

22、实验室设有工程质量检验档案专用柜。记录整理编目后，应及时 提交档案管理人员存档，并认真办理交接手续。4.4.2 未经批准，不得查阅归档记录。4.4.3 记录存放地点应干燥、整洁，并有防盗、防火设施。禁止在室 内吸烟或存放易燃易爆物品；未经允许，外人不得进入。4.4.4 档案管理人员应及时登记档案记录，便于检索。4.5 记录的借阅和复制因工作需要借阅和复制记录，须经质量总监批准。4.5.2 一般情况下，其他单位的人员不得借阅和复制记录，需经主管 批准。4.5.3 记录的借阅和复制应办理登记手续。借款人不得泄露秘密或转让借款，不得更改或划线记录。阅读记录后，应及时归还管理人员, 并办理注销手续。4

23、.6 记录的保密性461记录应存放在指定地点，并采取保密措施。借阅人员未经许可，不得复制、摘抄或将记录带离指定地点， 不得查阅其他无关记录。4.7 销毁记录如果储存的记录超过储存期限，档案管理人员应提出销毁申请，由中 心质量总监审核，中心总监批准，由管理人员销毁。（5）有关文件（1） CRSR-cx-01-xx （2）文件控制和维护程序 Crsri-cx-02-xx第二局部：记录（档案）管理程序（1）目的有效控制各类质量活动记录，确保档案的完整性和标准化。（2）范 围适用于中心检验工作质量记录的整理、保存和借阅，但不适用于技术标准的管理。（3）编制依据中心在质量手册和实验室资质评估标准中的职责

24、办公室负责管理以下档案：质量体系文件、审核和评审（包括比照实验和能力验证）等质量保证 活动的记录、投诉和投诉处理档案；检验报告复印件、原始检验记录、检验单、检验报告备份软盘（以上资料由检验部门整理，定期报送办公室）;负责新检验工程的申请和检验分包，以及所有质量记录的调查和审核; d、委托方提供的标准文本和技术文件、采用的技术文件和技术资料； e、检验人员的专业技术业绩档案；f、计量认证数据；g、仪器设 备档案。4.1 办公室档案室负责以下档案的管理：A.中心所有人员的技术档案；实验室建筑设计图纸；组织文件（包括人员任命和任命文件）；d、法律法规；e、高级文件、会议和沟通文件。4.2 各检验部门

25、负责以下档案的管理：。a、各种申请、登记和记录表 格；b、中心内外的文件。4.3 其他部门负责以下资料的管理。a、服务的申请、登记和记录表格；b、中心内外的文件。5.工作程序5.1 各部门档案管理由专人负责。档案工作人员应当认真负责，责任 心强，做好档案资料的管理工作。5.2 档案员应对档案资料进行分类、登记和记录，并固定存放位置， 确保档案清晰、便于查阅。5.3 建立严格的档案资料借阅制度。一般来说，应在资料室查阅档案 材料。需要借阅的，应当进行详细登记，明确借阅期间档案的归还日 期和保管责任。5.4 如果档案需要保密，我们将严格遵守我们中心关于为用户保密的 声明，并保护客户的利益。55一般

26、情况下，检查报告不允许其他单位的人员查阅。确需查阅时 （委托方要求保密的检验报告除外），经技术负责人签字批准后，可到办公室资料室查阅。5.6 档案室、资料室应满足档案保存的要求。档案室严禁吸烟，加强 防蛀、防潮、防盗、防鼠工作，确保档案室资料的平安档案资料管理员应根据不同档案的归档年限，定期检查保存的档 案资料，并分类记录。超过归档期限的档案资料，由档案管理员提交 销毁。经技术负责人批准后，由档案员负责销毁。销毁过程中应有两 人以上在场，并做好详细记录。（6）记录表格Xxxxx-gswj-cxbg-018 文 件 数 据 登 记 表Xxxxx-gswj-cxbg-014XXXXX-gswj-c

27、x4G-020档案资料借用登记表档案资料销毁申请表第三局部：电子文件管理程序电子文件归档和电子文件管理规定（试 行）.目的和适用范围1.1 目的为规范公司的设计和管理文件，确保电子文件的平安性和可用性，对 电子文件的形成、传递、积累、归档和存储实施全过程管理，确保文 件的真实性、完整性和可维护性，特制定本规定，确保信息的平安性 和完整性，防止公司利益的损失。1.2 适用范围本规定适用于公司电子档案的形成、传递、积累、归档和管理。本法 规涉及的电子文件包括：文本文件、图形文件、图像文件、视频文件、 音频文件、多媒体文件、计算机程序和数据文件。1.3 其他电子文件的管理由主管部门统一协调，并指定专

28、人负责，确保管理的 连续性。电子文件形成部负责电子文件的积累、存储和整理，档案室 应提供指导和监督。办公室负责电子文件的传递和管理，电子文件形 成部门提供协助和支持。(2)介绍标准Si01007公司档案管理制度；档案分类和编号标准(si01009)o(3)管理条例电子文件的形成、收集和积累3.1.1 对于在“无纸化”计算机办公室或设计中生成的电子文件，应 采取更严格的平安措施，以确保电子文件不会发生异常更改。同时, 它必须随时备份并存储在可以离线保存的运营商上。具有档案价值的 电子文件应以纸质形式保存。3.1.2 采用文字处理技术形成的电子文件，在收集时应注明文件的存 储格式和内容。3.1.3

29、 收集通过计算机辅助设计或绘图获得的电子图形文件时，应注 意其对设备和软件的依赖性及其可修改性。相关软件和各种数据不得 遗漏。3.1.4 如果扫描仪和其他设备获取的图像电子文件采用非标准压缩算 法，应将相关软件收集在一起。3.1.5 对于视频设备获取的动态图像文件，应注意收集其压缩算法和 软件。3.1.6 收集音频设备获取的文件时，应注意收集内容标识和相关软件。3.1.7 计算机多媒体技术产生的文件包含上述两种以上的信息、。在采 集过程中，应注意参数的准确性和数据的完整性。3.1.8 收集通用软件生成的电子文件时，应收集软件模型及相关参数。 专用软件生成的电子文档必须与专用软件一起收集。3.1

30、.9 涉及计算机系统运行和信息处理的各种参数和管理数据应与电 子文件一起收集。3.2 电子文件的传输公司内部文件交换只能通过网络进行，不能通过外部存储设备 和移动硬盘进行。3.2.1 当需要复制电子文件时，应填写图纸和数据复制登记表或 USB和软盘使用登记表，由主管领导批准，网络管理部实施。3.2.2 只有指定的专用计算机才能用于互连和电子邮件。收发邮件时， 需填写收发邮件登记表。经主管领导批准后，由网络管理层负责 实施，并保存电子邮件复印件备案。3.3 电子文件的安排电子文件的排列应根据内容、存储期限、保密等级等因素相对 集中。详见黄石档案管理制度si01007。3.3.1 电子文件按公司档

31、案管理制度(si01007)进行描述和编目。3.4 电子文件的归档341电子文件归档时，应填写sl01007-01a归档材料归档移交清单。3.4.1 如果归档的电子文件中有相应的纸质或其他载体文件，其内容、 相关说明和说明应一致。343.收集带有归档标记的电子文件，将其制成归档数据集，并将其复 制到耐用载体上，至少分为两组，一组用于存储，另一组用于参考。 如有必要，复制第三个集并将其保存在其他位置。对于加密的电子文 件，上述工作应在解密后完成，本法规中建议的承运人按优先顺序排列。只读光盘、一次写入 光盘、可重写光盘、磁带等。禁止使用软盘作为存档电子文件的长期 存储载体。345用于存储电子文件的载体或包装盒应贴上标签，标签上应填写编 号、名称、分类、存储期限、硬件和软件环境。3.4.6 将相应的电子文件机读目录、相关软件和其他说明一起归档， 并附上归档电子文件登记表。3.4.7 对于需要长期保存的电子文件，归档的电子文件和相应的机读 目录应存储在同一载体上。如果应用软件是自主开发的，那么软件和相 关数据也应存储在同一载体上。3.4.8 电子文件归档完成后，原始电子文件数据集载体应至少保存1