信息沟通管理程序.docx

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1、XXX信息沟通管理程序XXX公司内部文件 未经许可 严禁拷贝XXX公司内部文件 未经许可 严禁拷贝第1页共6页文件编号版本制（修）订单位QP-ADM-21B0行政部发行日期修订日期受控状态2016. 9. 12017. 05.05文件受控核准审核制（修）订文件修订记录版本修订日期修订内容修订单位修订人B02017. 5.5体系版本转换2015版行政部1.0目的：为了使公司品质/环境/HSF管理系统能达成内部共识，并建立与公司外部相关团体对品质 环境管理之承诺与绩效沟通之，使品质/环境/HSF管理制度及推行活动能顺利推行及落 实。2.0范围：本程序适用于与本公司内部各阶层人员及公司外部相关团体与

2、供方、客户等相关的品质/ 环境/HSF信息的交流。3.0定义：3.1内部沟通：公司内部所有事务之沟通。3. 2外部沟通：包括客户、供方及相关方等沟通。3.3相关方面：泛指公司客户、供应商、环保主管机关、环保团体、邻近居民及社会一般 群众等。4. 0职责：4.1 相关部门：内外部品质/环境/HSF意见收集处理与向内外相关团体沟通及宣导品质/环 境/HSF方针、政策。4. 2管理代表：召集各部门制订品质/环境/HSF管理系统中所规定之沟通职责并适时召开 会议作沟通。4. 3总经理：品质/环境/HSF政策宣导。5.0程序：5.1 公司内外部意见沟通流程图：附件一5. 2沟通信息：1 .2.1沟通信息

3、内容包括：环境/品质/HSF政策与环境/HSF目标与管理方案、环境管 理物质信息、培训结果、内外部审核与管理评审结果、客户提议及投诉、供方 表现及与相关法规等。5 . 2. 2沟通信息交流方式:信息的传达：发放资料、宣传墙报、信函刊物、意见信箱、 、 、e-mail,会议培训及书面通知等。5.3内部沟通（组织间沟通）：5. 3. 1为使环境/品质/HSF管理物质管控承诺与系统有效推行于各部门组织间,产生共 识并转为行动。5. 3. 2当产生重大组织间沟通问题时应召开沟通会议协调，了解彼此状况并相互整合, 以期发挥团队精神，达成整体环境/品质/HSF目标。5. 3. 3运用厂区看板及公布栏等沟通

4、工具就品质、环境、HSF管控之现况，重要目标及 进度教育员工。5. 3. 4建议处理：A.为了让品质/环境/HSF管理制度顺利推行，以发挥团队精神，产生共识。公 司内部员工可提供任何有关品质/环境/HSF议题的建议，可填写意见放于公 司“意见箱”，交由行政部统一汇整内外部沟通记录表。并交相关部门对 意见及时处理，必要时可召集相关部门主管进行讨论。B.处理结果由行政部转达处理信息至原提议者。5. 3.5假设建议或投诉有助于改善品质/环境/HSF管理系统之效益，可由品保部或行政 部将此建议或投诉纳入品质/环境/HSF控制或由相关部门进行追踪。5. 3. 6品质/环境/HSF信息宣达：A.ISO/H

5、SF推行委员会应选用适当方式，宣达公司品质/环境/HSF方针、目标与 指标，及环境相关法律法规，让公司全员了解。B.内部稽核情形及结果，应传达至相关部门或个人。C.管理评审会议及相关检讨会议之结果，应适时传达至相关部门或个人。5. 4外部沟通：供方选择与评估及产品交付品质与服务表现沟通，由采购或相关部门依供应 商及采购管理程序执行；公司应向供方宣达本公司之各项品质/环境/HSF讯,111、O5. 4. 2客户有关品质、环境、HSF管理之任何建议或相关事项，由业务或相关部门依合 约/订单审查管理程序及客供品控制与客户满意管理程序执行，并视情况 填写信息沟通记录表。5. 4. 3相关的法律法规识别

6、与收集，由行政部依文件管理程序执行沟通收集。5. 4.4当公司与相关利益团体发生利益冲突或其它相关之事宜时，由行政部负责与其 进行沟通，协调。公司对环境之承诺藉由各项行动及宣导向周遭居民，工厂，供方，承包商，社 会团体等相利害关系之团体知晓公司执行决心及响应。可经由以下各项方式达成沟通之效益。5. 4. 6. 1利用文宣看板广加宣传。5. 4. 6. 2藉由公益活动，说明会等加以告知。5.4. 6.3藉由对外看板，说明会，厂区参观及媒体传播，对外沟通最新环境改 善进度。5.4. 6.4发生异常或违规事件，除立即采取矫正措施外亦应及时报告给可能会 受到危害的单位或个人，同时报告给环保主管机构，接

7、受调查处理。行政部负责接收外界相关团体有关环境方面及环境管理物质管控的建议、关注 问题及投诉。5. 4.8接收方式可为 、 、信件、诉或其它可行方式，接收时应告知处理流 程大约所需时间。5. 4. 9接收的信息应记录于信息沟通记录表，并交由相关单位进行处理，如不能短 期内处理完成，应视情况向原提案单位或人员告知处理情形。5.4. 10各项外部意见之处理始末，应交付ISO推行委员会会议进行讨论，并将处理结 果告知相关团体或个人。5. 4.11各项意见提案及处理结果，由管理代表负责最终批准，必要时，应呈总经理 批准，视为环境/品质/HSF管理系统之参考记录，并按规定予以保存。5. 4. 12外部相

8、关团体，索取本公司环境/品质/HSF方针时，由接收到此要求的部门提 供并记录于信息沟通记录表。5. 5供方之沟通：5. 5.1行政部须让承揽工程或供货之承包商/协力厂商充分了解本公司的环境/品质 /HSF方针及相关要求。5. 5. 2承包商自厂内工作时，行政部应使其充分了解本公司环境管理系统之要求。5. 5.3有关公司内之废弃物清理厂商，行政部应使其充分了解本公司环境管理系统之 要求。5. 5. 4由行政部依供应商及采购管理程序进行协力厂商环境/品质/HSF管理状况之 了解与调查，藉以宣达环境/品质/HSF管理的重要性。5. 7各部门的会议记录及内外部沟通记录由各部门自行存档。6.0相关文件/表单：6. 1文件管理程序QP-QAD-016. 2合约/订单审查管理程序QP-SLS-176.3客供品控制与客户满意管理程序QP-SLS-186.4信息沟通记录表FR-QAD-516. 5会议记录FR-ADM-0027.0附件：公司内外部意见沟通流程图（附件一）附件一公司内外部意见沟通流程图品保部或行政部投入控制Y相关部门追踪确认