合约订单审查管理程序.docx

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1、XXX合约/订单审核管理程序文件编号版本制（修）订单位QP-SLS-17B0业务部发行日期修订日期受控状态2016. 09.012017. 05.05文件受控核准审核制（修）订XXX公司内部文件未经许可严禁拷贝第1页共5页文件修订记录版本修订日期修订内容修订单位修订人B02017. 5.5体系版本转换2015版业务部1.0目的：为达成客户合约/订单条文之要求，确保买卖双方之权益。2.0范围：适用于与本公司接洽之客户，以客户之正式合约（订单）信息工具（包括 联系、E-mail 形式下订单）联络，再后补正式合约之状况。3.0定义：无。4.0职责：4.1交期、单价 业务部4. 2产品规格审查：工程部

2、5. 3品质要求审查：品保部0程序：5. 1合约/订单受理但凡与本公司接洽之客户，用书面形式（合约/订单）、 、Email下单给业务部, 那么由承办人根据实际情况，受理订单。5.1.1 业务部在决定受理订单前，必须就产品规格、数量、单价交期、付款条件、出 货方式与客户进行洽谈，并就各项相关信息与各部门作沟通。5.1.2 3经过与客户详细的洽谈后，业务部业务承办人评估订单是否有能力完成并签字 确认,即视为订单评审完毕。5. 2合约/订单审查2. 1业务根据所下客户订单开立一般订单，交予生管课会签。5. 2. 2业务与生管课确认交期无问题后，业务承办人将订单确认回传给客户。6. 2. 3反之，业务

3、承办人需将我公司意见与客户协商后，再交予各单位会签。7. 2. 4 一般 订单，由业务人员与客户确定后以邮件先行通知生管，并排入交货计划 进行内部准备作业，待收到客户正式订单后依5. 2.1办理。8. 2. 5订单审查记录5. 2. 5.1业务部可召集相关单位人员开会进行订单审查，也可以将订单数据连同 订单审查表按审查步骤传递相关单位审查，各单位权责主管在相应栏位签名 以示确认。5. 2. 5. 2 订单审查表由业务作最终确认，并由业务存档。5. 2. 5. 3订单审查时机：新产品量产时及客户新增加订单。5. 2. 5. 4订单审查完毕后，业务部将订单进行汇总，便于浏览。5. 3合约/订单变更

4、处理5. 3.1交期变更相关部门在 工单执行过程中，假设发现由于不可抗力（如自然灾害等）或人为因素而导致不能按时交货，必须及时书面或邮件通知业务部并 提出解释，业务部那么需立即知会客户并与之协商最后完约日，如果客户同意， 业务部将于交货计划上直接修改交期。相关部门那么必须按最后交期日，交货完 约；假设客户不接受业务部之建议和解释，那么由业务部知会相关部门提出补救方 案，同时知会客户。5. 3. 2数量变更5. 3. 2. 1取消订单 在客户取消或变更订单时，业务部应与相关单位确认生产状 况，并配合终止工单或执行5. 2订单审查，由相关单位会签意 见提报给业务部与客户协商。5. 3. 2.2数量

5、变更相关部门应提供备料/生产状况之信息给业务部，以配合客户 之要求。5. 3. 3单价变更当单价异动时业务部应审查单价之合理性，与客户确认。5. 3.4产品规格变更订单执行过程中，如果变更涉及产品规格，那么按工程变更管理 程序处理。如客户有开立订单变更单，那么业务单位应根据客户订单变更单开立订单变更 单并打印。5. 3. 6所有上述变更，必须知会各相关部门并签名确认。5. 4合约/订单之完成4. 1在合约/订单执行后期，业务单位开立销货单给仓储单位准备出货，从而达 成完约之目的。如果出货日期有变更，业务单位必须重开销货单，或直接 于销货单上修改相应内容并签名留下记录。5. 4. 2在合约/订单执行中，假设因产品品质不良而有退货时，业务单位那么依据客户之不 良品会判单，开立销退单执行销退作业，以最终完结合约/订单。5. 5合约与订单之保管 合约/订单由业务部和客户各执一份，于生效日开始执行，并须从 完约日起保存四年；工单需由生管单位于生效日开始执行，并从完约日起保 存四年。6.0相关文件/表单：6. 1工程变更管理程序6.2订单审查表7.0附件：7.1合约/订单审查流程（附件一）附件一合约/订单审查流程