秘书与文书工作.ppt

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1、秘书与文书工作 Still waters run deep.流静水深流静水深,人静心深人静心深 Where there is life,there is hope。有生命必有希望。有生命必有希望2134葛丹江隽葛少旗王荣文书工作概述文书的体式与稿本文书的形成文书的处理、整理与归档小 组 分 工文 书 工 作 概 述江隽讲述结构二、文书工作的任务一、文书工作相关概念三、文书工作的原则四、文书工作的重要性一、文书工作相关概念文书公文行政公文文书工作是人们在社会实践活动中，为了凭证、记载、公布、传递的需要，在一定载体材料上表达思想意图的一种信息记录，包括公务文书和私人文书。文 书公务文书私人文书是机

2、关、团体、企事业单位在处理公务活动中按照规范的体式形成与使用的，具有法定效用的各种信息记录，简称公文。是个人、家庭或宗族在与他人交往或处理私人事务中形成和使用的信息记录。如日记、手稿、遗嘱等。本讲本讲研究研究狭义党政机关、企事业单位、社会团体以及一切依法成立的组织在各自的政务、公务、商务等工作和活动中代表本组织形成的规范的文书信函均可称公文。专指行政公文，是国家机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书。广义公文公文的特点作者资格性，读者特定性作者资格性，读者特定性明确的工具性明确的工具性直接的实用性直接的实用性内容的公务性与真实性内容的公务性与真实性体式的规范性，制作的程序性体

3、式的规范性，制作的程序性法定权力的制约性法定权力的制约性1234561、按公文的使用范围，可分为通用公文和专用公文。2、按公文的行文关系和方向，可以分为上行文、平行文和下行文。3、按公文的机密程度，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、内部公文和公布公文。4、按公文的处理时限要求，可分为平件公文、急件公文和特急件公文。5、按公文的来源分，可分为收来公文和本机关制成公文。其中，本机关制成公文又可分为对外公文和内部公文。公文的分类公司企业中各种文书的分类公司企业中各种文书的分类序号序号文书种类文书种类具具 体体 分分 类类1礼仪性文书礼仪性文书 邀请函、欢迎词、欢送词、致谢信、致歉信、邀请函、欢迎词

4、、欢送词、致谢信、致歉信、问候信、祝词、贺信、贺电、讲演稿、庆唁函稿、问候信、祝词、贺信、贺电、讲演稿、庆唁函稿、寻求帮助或协助的信、谢绝书、推荐信请柬、聘书。寻求帮助或协助的信、谢绝书、推荐信请柬、聘书。2涉外文书涉外文书 涉外经济合同、国际贸易会谈纪要、电报、电涉外经济合同、国际贸易会谈纪要、电报、电传、索赔书、迎送辞传、索赔书、迎送辞 3商务文书商务文书 经济合同、市场预测报告、经济活动分析报告、经济合同、市场预测报告、经济活动分析报告、广告、查账报告书、审计报告书、催款信、意向书，广告、查账报告书、审计报告书、催款信、意向书，招标和投标书招标和投标书4事务文书事务文书 计划、总结、调查

5、报告、简报、会议记录、规计划、总结、调查报告、简报、会议记录、规章制度、建议书章制度、建议书行政文书的分类行政文书的分类 国务院于2000年8月24日发布，2001年1月1日起实施的国家行政机关公文处理办法中明确规定了13种国家行政机关公文：（1）命令（令）（2）决定（3）公告（4）通告（5）通知（6）通报（7）议案（8）报告（9）请示（10）批复（11）意见（12）函（13）会议纪要文书工作是是围围绕绕着着文文书书的的撰撰制制、处处理理和和管管理理而而展开的一系列具体工作。展开的一系列具体工作。二、文书工作的任务 其中心任务中心任务是：科学地组织机关文书事务，及时、准确地处理机关的往来文书，

6、安全地运转与保管，正确地发挥文件的作用，提高机关工作效率和管理水平，为社会主义现代化建设事业服务。上述任务的具体内容具体内容主要有以下三项：(一)文书的形成工作 包括文件的拟写、审核、签发、印刷和对各种会议、汇报、电话、机关重大活动的记录及整理；(二)文书的处理工作 包括文件的收发、登记、分办、拟办、批办、承办、传阅、催办和留注；(三)文书的管理工作 包括文件的保管、调阅及文书材料的系统整理、立卷、编目、归档和对文书工作全过程的监督等。三、文书工作的原则及时迅速准确无误安全保密集中统一1234四、文书工作的重要性从文书工作在机关工作中所处的地位来看从文书工作在整个国家工作中所处的地位来看从文书工作和档案工作的关系来看123下面，是文书工作没有做好，而造成严重后果的案例，这亦从侧面说明了文书工作的重要性：1、格力失标案2、国际玩笑3、秘书的忠告