外贸英语函电-unit1外贸函电的格式教学文案.ppt

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1、外贸英语函电(hndin)主讲(zhjing)教师:文晓红Email:电话：15972029141第一页，共30页。导言(doyn)v学习内容学习内容:v1.商务书信写作的基础知识商务书信写作的基础知识(unit1)v2.建立贸易关系建立贸易关系(unit2)v3.询盘与答复询盘与答复(unit3)v4.报价、发盘与还盘报价、发盘与还盘(unit4,5,6)v5.订单、合同（订单、合同（unit7,8)v6.支付支付(unit9,10)v7.保险保险(boxin)(unit13)v8.包装、装船、出货（包装、装船、出货（unit11，14)第二页，共30页。v壹時通物流有限公司(yuxinns

2、)vE-TIMELOGISTICSCO.,LTDROOM10M12/FNEWPOOLCENTER116-118,TOKWAWANROADTOKWAWANKI,KOLONG,HONGKONG發票COMMERCIALINVOICETO:JOHNSONELECTRICINTERNATIONALLIMITEDJOHNSONBUILDING,6-22DAISHUNSTREET,TAIPOINDUSTRIALESTATE,N.T.HONGKONGvINVOICENO:SZYUNXUAN080826DATE:26.AUG,2008vTERMOFPAYMENT:60DAYSAMSMARKS:PONOJEPAR

3、TNODESCRIPTIONTRADENAMEQUANTITYUNITPRICEAMOUNT2293216-81611-1020004(B)PTCGBT1105000HKS0.2665HKS1332.5TOTAL:27000PCSHKS1332.5vSAYTOTALHKSSEVENTHOUSANDONEHUNDREDNINETYFIVEANDFIVECENTSONLY.J.E.IH.K第三页，共30页。vVENDOR:SHENZHENYUNXUANSCIENCETECHNOLOGY&DEVELOPENTCO.,LTD深圳市云轩科技发展有限公司深圳市云轩科技发展有限公司vROOM1520HANG

4、GANGFUCHUNBUSINESSBUILDING6031SHENNANMIDLEROADSHENZHENADDRESS:深圳市福田区深南中路深圳市福田区深南中路6031号杭刚富春商务大厦号杭刚富春商务大厦1520室室TEL:86-755-8314900283149001FAX:86-755-83149004E-Mmail:vSHIPTO:G/FJOHNSONBuilding6-22DaiShunStreetTaiPoIndustrialEstateTaiPoN.T,HONGKONGvBILLTO:ShajingTaiFungElectricFactory4/FBlock0,Plant#16

5、,AccontDept.XinErVillage,ShajingTown.BaoANDistrictShenzhenCityChina.518125vDELIVERYNOTE送货单送货单vP.ONO(订单编号订单编号)DeliveryDate(送货日期送货日期)DeliveryNote(送货单号送货单号)Unitprice单价单价(HKS)Amount合计合计(HKS)2293216-8AUG.25.2008DC0808250.266501332.5vProductNoDescriptionQuantityv产产品品编编号号产品名称及规格产品名称及规格数数量量v1611-1020004(B)自

6、复保险丝自复保险丝GBT1105000PcsvTOTAL:5000Pcs1332.5vThisabovegoodshavebeenreceivedingoodconditions上列各货品上列各货品(hupn)经对完整如数收妥经对完整如数收妥CONFIRMEDBY:SHENZHENYUNXUANSCIENCETECHNOLOGY&DEVELOPMENTCO.,LTD确认作实确认作实深圳云轩科技发展有限公司深圳云轩科技发展有限公司敬请签署盖章回传作实敬请签署盖章回传作实谢谢谢谢!vReceivedby:v收货人签名及盖章收货人签名及盖章:_王绍静王绍静_SellerAuthorizedSigna

7、ture 卖方签署卖方签署第四页，共30页。v学习目标和要求：学习目标和要求：v熟悉商业函电的规范格式熟悉商业函电的规范格式v具备有关询价、报价及价格争议方面的基本外贸知识具备有关询价、报价及价格争议方面的基本外贸知识(zhshi)v了解定货、付款方式、交货环节的常识了解定货、付款方式、交货环节的常识v认识信用证、发票、保险单认识信用证、发票、保险单v对购货合同和销售确认书有初步的认识对购货合同和销售确认书有初步的认识v对进出口商的包装、出货方面的知识对进出口商的包装、出货方面的知识(zhshi)和流程有一和流程有一定了解定了解v掌握有关外贸的保险、索赔业务掌握有关外贸的保险、索赔业务第五页，

8、共30页。v学习方法：学习方法：v理论和实践必须相结合。理论和实践必须相结合。v必须学习大量的外贸实务中有一定必须学习大量的外贸实务中有一定(ydng)代表性的信函，深入体会外贸信函写作的七代表性的信函，深入体会外贸信函写作的七个个“C”原则。原则。v通过学习信例及范文熟悉外贸业务中各个环通过学习信例及范文熟悉外贸业务中各个环节的常用语言，包括词汇、短语、句型及习节的常用语言，包括词汇、短语、句型及习惯表达方式等。惯表达方式等。v通过一定通过一定(ydng)量的练习对这些常用语言量的练习对这些常用语言进行操练、运用，从而达到掌握并且熟练使进行操练、运用，从而达到掌握并且熟练使用的目的。用的目的

9、。第六页，共30页。外贸英语函电(hndin)第一讲主讲(zhjing)教师：文晓红第七页，共30页。商务书信的结构商务书信的结构(jigu)和格式和格式vStructure结构v一封完整的商业信函大体上应包括信头、编号和日期、封内地址、称呼、事由(shyu)、正文、结束敬语、签名、附件、附言v其中有些是必须的，有些可根据条件作出选择v1、Theheading信头v指发信人的名称、地址、发信日期，一般写在信纸的右上角。第八页，共30页。v2、Theinsideaddress封内地址v指收信人的名称(mngchng)、单位和地址，位置在信头日期下方的左上角。第九页，共30页。v3、Thesalu

10、tation称呼v位置在信内地址下方(xifn)空两行。要求顶格写，在称呼后边一般用逗号。v商业信函的称呼一般用DearSir/Madam代表单位和公司而不是针对个人。如果是写给具体某个人的可以把人物的头衔、职称加在姓氏或姓氏和名字的前面。vNote(注意）：在Dear后面如果要写某个人一定要加他的姓不能单独使用名，要么是姓和名一起用，要么只用姓，千万不要单独用名。vDearDr.John.SmithDearDr.SmithDearDr.John第十页，共30页。v4、Thesubject事由/标题(可有可无）v在商业信函中建议使用，目的是让收信人很迅速的了解信的内容。v位于称呼和正文之间，位

11、置在信纸的中央v标志是：Re:表示事由的短语vSubject:表示事由的短语v可以(ky)用加下划线或加黑加粗的方式突出主题第十一页，共30页。v5、Thebodyoftheletter正文v放在称呼(chnghu)或事由的下面，(隔一行书写）v每段开头空5个英文字母第十二页，共30页。v6、Thecomplimentaryclose结束套语v位置在正文下面一到两行的地方，从信纸(xnzh)的中间偏右开始，第一个词开头大写，句末用逗号。v常用结束语：vTruly(Faithfully/Sincerely)yours,v或者用Yourstruly(faithfully/sincerely)，第十

12、三页，共30页。v7、Thesignature签名v写信人签名。因签字常常很潦草，在签完名字的下面可用打字机打出名字，便于(biny)对方识别，写信人的职位、职称也可打出来。第十四页，共30页。v8、Theenclosure附件v随信附别的资料，在签名下方的左下角注上Enc或Encl,表明这封信是有附件的。vEncl:twophotos说明随信附上了两张照片(zhopin)v其复数形式为Encls:表示有多个附件vEncls:1.listofpricev2.invoicev3.profitandlossstatement第十五页，共30页。v9、P.S.附言vP.S.表示正文中有遗漏的内容v在

13、外贸书信中要尽量避免使用附言，因为它的使用表明正文的内容你并没有考虑清楚，容易给对方造成(zochn)不好的印象。第十六页，共30页。vLayout格式v英文信函的格式一般有三种：缩行式、齐头式、改良(giling)式v1、缩行式Indentedstylev这是一种传统的英国格式v信头、结束语、签名都靠右或偏右，而封内地址、称呼则靠左。v分行时后面每一行要比前面一行缩入2-3个英文字母，正文的每段开始要缩入5个英文字母，段落之间要空一行。第十七页，共30页。v32ZhongshanRoadvKaifeng,Henan475000vMay12,1990vXinhuaBookClubvv34Pea

14、rlRiverRoadvGuangzhou510420vDearGentlemen,v.v.v.v.vYourssincerely,vChenDong第十八页，共30页。v2、Blockedstyle齐头式v左边各行齐头并排，每一行(yxng)都不向右缩进。v优点是打字比较方便第十九页，共30页。v32ZhongshanRoadvKaifeng,Henan475000vMay12,1990vXinhuaBookClubvv34PearlRiverRoadvGuangzhou510420vDearGentlemen,v.v.v.v.vYourssincerely,vChenDong第二十页，共3

15、0页。v3、Modifiedstyle改良式（缩合式，平头式）v改良式是将齐头式和缩入式的优点结合在一起，比较受欢迎。v信头、结束语、签名在右边；封内地址和称呼在左边（与缩入式相同）v但每一个要素在分行时不用(byng)每行向右缩进。v正文的每段开头要缩入5个英文字母，段落之间可空行也可不空行第二十一页，共30页。v32ZhongshanRoadvKaifeng,Henan475000vMay12,1990vXinhuaBookClubvv34PearlRiverRoadvGuangzhou510420vDearGentlemen,v.v.v.v.vYourssincerely,vChenDo

16、ng第二十二页，共30页。v英文地址：英文地址：v它的写法与中文完全不同它的写法与中文完全不同(btn)，中文的地址是由，中文的地址是由大写到小，而英文地址则是由小写到大。大写到小，而英文地址则是由小写到大。v第一行写门牌号码和街道名称第一行写门牌号码和街道名称v第二行写县、市、省、州的名称第二行写县、市、省、州的名称v然后写邮政编码及国家名称然后写邮政编码及国家名称vEg.美国纽约百老汇大街美国纽约百老汇大街20号号邮编：邮编：10027v20BroadwayvNewYork,10027vU.S.A.第二十三页，共30页。v英文信封v英文信封地址和封内地址的写法是一样的。v但收信人地址和姓名

17、与中文的写法相反：v收信人姓名和地址写在信封的中间(zhngjin)靠右2/3处；寄信人姓名和地址写在信封的左上角。v邮票贴在右上角第二十四页，共30页。v外贸函电书写的基本原则（7C原则）：vConsideration体贴vCorrect-ness正确vComplete-ness完整vConcrete-ness具体vConcise-ness简练vClarity清楚(qngchu)vCourtesy谦恭第二十五页，共30页。vHomeworkv完成(wnchng)课后练习第二十六页，共30页。v美国纽约百老汇大街20号AUTOS公司(ns)邮编:10027vv威廉史密斯先生收v中国北京广安门南

18、街12号v中国北方工业公司(ns)v邮编:100053v第二十七页，共30页。vChinaNorthIndustriesCorpv12GuanganmenNanjievBeijing,100053vChinaMr.WilliamsSmithAUTOSCompany20BroadwayNewYork,NY10027U.S.ASTAMP第二十八页，共30页。v询盘enquire/enquiryv报盘offerv报价(boji)quote/quotationv订单orderv传真facsimile(fax)v电子邮件E-mailv电子商务E-commercev互联网theweb/internetv交货期timeofdelivery第二十九页，共30页。v目录(ml)cataloguev文档document/filev支付paymentv结帐settletheaccountv余额balancev客户customer/clientv国民经济nationaleconomyv市场经济marketeconomyv营销marketing第三十页，共30页。