培训学校咨询人员指导手册.doc

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1、 第 1 页 ，共 13 页 咨询人员指导手册前台、咨询人员是学校最重要的重要窗口，他们不仅是所在学校的形象代表，而且担负着招收新生、为学校创造最直接和最主要收益等重要职责，所以咨询人员的业务水平，深深地影响着学校的生存与发展。为规范咨询人员的工作流程，有效提高咨询人员的业务水平，从而提升学校的咨询转化率，增加招生业绩，特制定本手册。（一）工作时间及基本素质要求1、上班时间：（按照行政制度）早 班： 晚 班： 2、服装要求（统一定制服装，以浅色淡色为主，正常上班时段、公开讲座和户外活动必需着制服）：女 士：春夏季：穿职业套裙，白色凉鞋。秋冬季：穿职业套装，黑色皮鞋。上班期间需要化淡装，头发干净

2、整洁，皮鞋没有灰尘。男 士：春夏季：上身穿长、短袖衬衣，下身穿黑色西裤，黑色皮鞋。秋冬季：穿西装、打领带、黑色皮鞋。上班期间服装要干净整洁，衬衣下边要扎在西裤内面，皮鞋没有灰尘。3、 必备专业知识：咨询老师必须熟练掌握 OFFICE2000 全部软件的使用，了解学校所开设其它课程软件的结构与用途，并对有关行业软件的升级要清楚熟练。（二） 岗位职责I 接待来电来访学员，通过咨询吸引学员报名第 2 页 ，共 13 页 这是咨询人员最基本和最主要的工作，包括电话咨询、当面咨询和电话、邮件跟踪等，通过细致深入的咨询，结合相应销售技巧（运用咨询工具） ，尽最大可能地将有基本意向的来访者转化为学校的学员。

3、II 参加学校组织的相关市场活动为增加学校的咨询量，学校经常需要在招生广告之外，举办一些常规的市场活动，比如招生讲座、户外宣传等，作为学校最了解各方面业务的咨询人员，自然应当全力配合。III 定期登记、汇总相关咨询数据咨询人员在接待来电来访同时，还必须做好相关记录，这不但可以有助于招生办总结和分析近期广告策略的合理性，而且对改善自己的咨询质量也将有很大帮助。（三） 前台咨询流程电话咨询：潜在学员通过广告等渠道了解到培训信息后，往往会首先通过电话了解大致情况；直接上门：不排除有潜在学员不打电话，通过广告或其他渠道找到学校地址后直接来咨询的情况；当面咨询：咨询人员通过答疑和引导，将来到学校的潜在学

4、员转化为正式学员；招生讲座：通过举办免费讲座等活动，一次性地向多名潜在学员说明学校的办学特色优势及前景；回 访：潜在学员往往不会通过一次咨询就做出报名的决定，因此需要咨询人员及时通过邮件或电话进行回访，以坚定他们的信念；电话咨询直接上门当面咨询招生讲座当面咨询学员报名第 3 页 ，共 13 页 学员报名：通过咨询人员的说明工作，使潜在学员相信学校培训正是他们所需要的，从而决定报名。（四） 咨询人员的考核标准除了直接考核最终的报名人数之外，还应当重点考核以下数据，因为这些数据的提高将直接对报名人数产生影响：电话上门率：通过电话咨询上门人数/咨询电话总数上门报名率：报名人数/上门人数整体转化率：报

5、名人数/（直接上门人数 +电话咨询人数）（五） 电话咨询目的促使咨询者近期上门进行当面咨询。在销售方面，如果你无法得到第一次面谈的机会，不管你做得多好，如果你不安排与客户见面，你就销售不出去你的产品。（六） 电话咨询原则适度热情：使对方在产生好感的同时不至于感觉好像遇到推销，从而产生紧张情绪和戒备心理；把握主动：把握主动权，不要一直被动接受发问；简要回答：把通话时间尽量控制在 5 分钟内，主要通过回答告知对方学校对其主要的利益点以及打消对方主要的顾虑，激发对方对此产生一定的兴趣即可，不要试图争取对方在电话里下报名的决心；争取上门：时刻引导咨询都上门，并在对方表示感兴趣的时候提出邀请；避免报价：

6、对方很可能不够了解我们的培训，感觉价格超过自己的期望值，从而打消其进一步咨询的热情，从这个角度来看，咨询人员在接听咨询电话时尽可能地避免直接向对方报出培训的价格；留下电话：争取使对方留下常规的联系方式，以便跟踪回访（不要依赖来电显示功能） ；做好记录：每个咨询电话都应当详细记录相关信息，一方面可以作为市场宣传效果的数据反馈，另一方面也有助于提高未来的上门咨询的成功率。（七）电话咨询登记表内 容：日期，序列号，接听时间，信息来源，咨询者姓名，性别，年龄，学历，目前状态（在读、第 4 页 ，共 13 页 在岗、待业） ，主要问题，联系方式，约定上门时间，备注，等等；使 用：每天（或固定时段）按照信

7、息来源（何种媒介、亲友介绍、其它）分类汇总备案；每天下班前和上班后翻阅，下班前查看当日表格信息填写是否完全，上班后查看近期来电咨询情况，特别是预约当天来访人员信息，为接待来访做准备。（八）电话咨询流程是否是否非曲直 接电话，礼貌报名切入正题，询问咨询者关注询问是否打过咨询电话判断是否属于回避型简要回答使用提问技巧，搜集客户信息，确定客户关注点根据客户关注点，简要描述课程卖点，引起客户兴趣咨询师继续解答遗留问题再次约定上门时间使用咨询技巧绕开直接问题技巧型收尾确认上门时间礼貌结束填定咨询电话记录表第 5 页 ，共 13 页 拜访电话的 5 个基本要素：I 引起接电话者的注意； II 说出自己以及

8、所在学校的名字；III 说明你打电话的原因； IV 做一个认证性或征求性的阐述；V 定好会面事宜。 （九）当面咨询目的争取咨询者尽快报名参加培训。（十）当面咨询原则了解需求：通过询问和合理推断，了解对方的现状，并尽可能准确地分析对方对于培训的具体需求及迫切程度；有的放矢：针对咨询者的需求，突出学校的培训的相关特色优势，并把它们转化为对方的利益点，使之成为满足需求的最理想的解决方案；耐心细致：由于参加职业培训对于多数人来说都比较陌生，而且学员不仅要支出不菲的学费，而且还将花费大量的时间和精力，对于在职人员来说，更要牺牲有限的休息时间，所以他们对参加我们的培训持谨慎态度是完全可以理解的。这就要求我

9、们的咨询人员尽可能地做到耐心细致多从客户角度出发，周到完善地打消对方的种种顾虑，提高从咨询者到学员的转化率。（十一）当面咨询流程否是 咨询者出现热情接待，了解面访前情况要求咨询者详细填写咨询登记表深入了解咨询者的学习目标，是否了解课程体系区分具体情况，有重点介绍简略介绍第 6 页 ，共 13 页 依数据行事： A=P=S 约定面谈=带来潜在客户=提高销售业绩也可以表示为： OA=OP=OS 没有面谈=没有潜在客户=没有销售业绩（十一）当面咨询技巧一、制造放松气氛咨询者首次上门，一般都有着既怀有某种期待，又存在一些戒备心理的复杂心态，所以学校给予他的第一印象相当重要，美好的第一印象将有助于咨询者

10、坚定求学信念和放松戒备心情，从而为下一步的咨询扫去不少障碍。制造气氛的要点在于：1. 整洁的前台环境整洁、友好的咨询环境、将强化咨询者对于学校的好感；2、专业的工作人员专业、热情的咨询人员，将增强咨询者的信心和激发其求学的上进心；咨询者进门后，应该起立微笑迎接，引导他（她）就座（如果当时有人正在咨询，则礼貌地请他坐到一旁沙发上稍候） ，并递上一杯饮用水和宣传材料（仅对等候者） 。2. 丰富的介绍材料尽可能完备、有序地准备所有可能需要用到的咨询材料，如宣传品、证书样本、特惠卡等，不要在校学生 已毕业待业 在职人员 中学毕业生入学测试给咨询者思考时间和比较时间，并在适当时候强调自身优势咨询完成，认

11、真填写咨询总结表，预订位报名时间或回访时间，并备案第 7 页 ，共 13 页 等到需要的时候临时翻找。3. 轻松的咨询空间咨询人员应当自始至终都面带自然微笑，使咨询者感到放松；咨询人员应当告诉咨询者“报不报名都没关系，我这次只是给您介绍我们的课程和服务，最后完全由您自己决定是不是参加我们的培训。 ”给咨询者一个退步的空间；咨询人员应当尽快从与咨询者的寒暄中找到自己与咨询者之间的某种共同点（如学习、工作背景、居住环境和爱好等，如果有一定把握，那么虚构也可以） ，从而迅速拉近与咨询者之间的距离；从咨询者的谈话中，找到值得赞赏的部分，如个人经历、某种思想（如对职业培训的认识） ，适时真诚地表示称赞，

12、这样也可以增加咨询者的好感，制造轻松的谈话气氛。二、引起对方注意在初步接触阶段，咨询者的注意力往往会由于种种原因而分散于不同的事务之中，所以常表现出心不在焉，或反应不够灵敏和态度模棱两可。对于这类咨询者，是很难开展有效说服工作的。因此，咨询人员必须在制造轻松气氛之后，尽快使其注意力集中，这也是咨询成功与否的关键。成功地吸引咨询者的注意力，将使他更快地了解培训的特征与利益，并激发起购买欲望。引起对方注意关键有两点，一是咨询人员的言谈举止应尽可能的给咨询者留下良好的第一印象，二是最初的话题应该从与咨询者利益有关的话题切入，使对方能够迅速产生兴趣。如果以上工作比较成功的话，多数咨询者就会要求咨询人员

13、详细介绍课程和报名条件等，从而进入实质性咨询阶段。三、 激起购买欲望咨询人员必须清楚一点，任何产品无论具有任何优势，如果不能使消费者认识到自身的利益所在的话，都不会促成购买行为。比如在推销化妆品时，如果一味地解释配方如何科学、材料如何高贵等都没有意义，而只有将这些转化为对于消费者的利益点（更容易被皮肤吸收、具有更强的光滑除皱效果等）时，才有可能打动消费者。从这个角度来说，各位咨询人员在介绍我们的课程等优势时，也必须从咨询者的立场出发，把各项优势和特色转化成为对于咨询者而言的各种利益点，才能真正激发对方的报名欲望。【我们的优势（或称之为卖点） 】第 8 页 ，共 13 页 实用、权威的教材可以在

14、便于理解的基础上学到系统的技能知识校园式管理学生的日常生活、住宿有保障国家公务员培训基地给咨询者足够的信心，让其放心学校公司背景提供实习场所和就业机会较低的入学门槛普通的学员也能够学有所成完善的教学设施、强大的师资力量、严格的教学管理教学质量有保障，能学到足够的技术知识实用的职业素质培养更容易求职和适应工作环境完善的就业安置服务成立有专门的就业安置部门，利用软件公司的客户资源和众多企业建立“人才战略合作”关系，解决学员后顾之忧，缔造学员完美的 IT 职业生涯四、了解对方需求一方面学校的培训可以为学员带来各种各样的价值，另一方面潜在学员也会有多种多样的不同需求，而只有在咨询者认为培训对其的价值能

15、很好的满足自己的需求的时候，才会产生参加培训的动力；与此同时，如果咨询者主要的需求都已得到满足，那么余下的卖点基本就属于锦上添花，至多加些简单介绍即可，这样不但提高了咨询效率，也在某种程度上确保了咨询质量（言多必失） 。因此，如何准确、清楚的了解对方的需求就十分重要。第 9 页 ，共 13 页 一般说来，学校的培训可以较好地满足以下各种需求：1、通过掌握全面系统的软件学习，改变求知者的职业道路，在相对良好的工作环境一获得一份较为理想的薪水；2、通过对计算机知识的全面了解，对自身现有的工作产生较大的辅助作用。3、以上两方面的综合，通过掌握技能知识，提高自身的综合素质，拓宽自己的就业渠道；4、通过

16、学校的培训，使电脑爱好者更好地掌握软件知识和技能，使得在自己事务中得心应手；咨询人员可以通过正面询问或旁敲侧击等方法，深入了解咨询者的最终目的，随后就可以围绕着这一点，结合咨询者的实际情况，由浅入深，层层推进，将学校的培训表述成为对于咨询者而言相对理想的一个解决方案。五、谈话的技巧在咨询过程中，对于不同的咨询者，咨询人员可以采取不同的沟通方法，以使咨询者能更加容易的接受咨询人员的观点。比较适用的有如下几种方法：1、间接法咨询人员在咨询时，为不挫伤咨询者的自尊心，首先虚构或泛指一个学员，同时使用委婉温和的语气与语言，向咨询者解释培训能够对其产生的种种益处。本方法适用于一些比较成熟的、自使不凡的咨

17、询者。2、积极法咨询人员用积极的语言或方式劝说咨询者报名，包括正面、肯定的提示、热情的语言、赞美的话语等会产生正面效应的话。采用此种方法，应注意使用实事求是的例子。咨询人员也可以先用提问的方式引起注意，与对方一起讨论，再给予正面、肯定的答复，以克服本方法过于平淡的缺点。3、消极法对于某些自尊心强、爱唱反调、自高自大、有缺陷却不愿被揭短、反应敏感的咨询者，有时用消极法反而更容易奏效。咨询人员可以用消极的、不愉快的、甚至是反面的语言来刺激对方，促进其产生报名的冲动。第 10 页 ，共 13 页 4、逻辑法咨询人员用逻辑推理，促使咨询者进行理智思考，确知参加培训的利益与好处，从而产生报名的兴趣。本方

18、法适用于教育程度较高、收入一般、倾向于理性思维、意志力强的咨询者。在进行说服之前，咨询人员有必要了解对方的个性倾向、思考问题的方法、模式与标准、购买动机及逻辑，才能很好的说服咨询者，同时要求咨询人员本身的逻辑必须严密。5、演示法咨询人员在讲解过程中，根据内容向咨询者相应出示具体样品、数据或资料用于辅助讲解，使对方产生信任感。用于演示的咨询应具有相关性、系统性、真实性和权威怀。在演示过程中还需要关注咨询者的反映。6、激励法在推介过程中，考虑到有许多咨询者因年纪较轻，可能一时还感觉不到生活的压力，这时可以通过与同龄人的比较，唤起他的虚荣心，一样也可以达到预期的效果。在谈话过程中，咨询人员注视对方的

19、眼神应保持柔和、诚恳，不要长期盯着对方的双眼，那样会使对方产生紧张不安的情绪；最佳方法应该是巡视对方鼻尖以下的嘴部周围的三角地带，在说到关键内容时适当注视对方双眼。此外，在咨询者表达不同观点时，如果该观点对于最终的报名没有实质性的影响，那么无论该观点多么可笑，咨询人员都不必与咨询者在这一点上展开无谓的争辩，以保证咨询的融洽气氛。在充分表述过学校培训对于咨询者的益处之后，咨询人员应及时提出报名请求，给该阶段咨询画上句号。五、 提出报名请求需要指出的是，在常规状态下，只有不到 3%的消费者会主动提出付款、定购等要求，绝大多数的人无论对于产品多么满意，都还是希望由咨询人员率先进行提示。一般说来，当面咨询是报名的最佳时机，在这一阶段，咨询者一方面刚刚收到咨询人员的大量正面资