采购流程操作说明D周.doc

《采购流程操作说明D周.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《采购流程操作说明D周.doc（5页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、药品采购流程“储运部”操作说明l 流程步骤 D1l 执行岗位 中心库管(库管,复核员:润建军、霍晓博、钟伟)l 执行方法 1、每月自查大库的库存数量，要求库存准确率在100%。 2、每日认真核查大库库存情况，对库存不足的药品，及时生成采购任务流转给采购部。 3、每周日、周三的下午1:00在深蓝软件“配送管理中心”模块“生成配送单据”打印 出大库货和礼品货的配送单，不得漏打和错打，然后和复核员到库房配货，配货完 毕后在软件中操作确认出库。 4、对大库药品的效期负责，每半月清查药品的效期。 5、对大库来货和礼品来货进行验收入库。l 违规处理 1、对于库存有差错的部分，按照进价全额赔偿。 2、库存不

2、足没有及时生成采购任务的，每品罚款20元。 3、对大库药品过期承担赔偿责任，对药品近效没有上报负一定责任。l 流程步骤 D2l 执行岗位 微机员(兼)（厂家：赵宏图，市供、市采：钟伟、大批：润建军、赵宏图、田野、瞿文）l 执行方法 一、具体操作要求：1、每周一、四和每周二、五做验收入库录入，下午四点统一打印市供和大批的配送单据，并在打印单据记录表上记录打印过的单据号，避免重复打印或者遗漏打印。2、库管员负责跟踪配送单据白联返回情况（白联指店内签字后），并于配送货次日 10:00前按单号顺序整理完毕，保证单据与打印的单据张数及单号完全相符。3、库管员整理过程中应审核配送单据上的签字及店内反馈的差

3、错问题标注情况，并将问题第一时间上报储运部经理，由储运部经理负责协调解决，要求1个工作日内处理完毕，并由微机员将处理结果告知店内。4、每月月末将本月内的全部单据，装订成册，留存备查。如有单据不全、店内发现差错没有解决等特殊问题，每日15：00前以书面形式上报储运部经理，由储运部经理2天内给出处理意见。5、装订成册的单据在下月3日前上交给财务部（例如：2月3日上交1月份单据）， 上交单据要求必须完整，没有缺项，所有差异要求处理完毕。如财务部门在对账过程 当中发现有差错或缺少单据情况，由库管承担责任。6、如果配送单据为其他门店调回中心库的，需要库管员通知配货员进行取货，并跟踪货物回到库房时间，中心

4、库收到货品后，经库管验收后确认入库。备注：打印的配送单据情况说明：打印出的配送单据为一式二联（白联、粉联），粉联：店内收货并签字后，留存备查；白联：店内收货签字后由配送员交回中心库，留存备查。l 违规处理 1、收货录入要认真细心，每一次错误罚款5元，出现重复打印或者遗漏打印的，每人l 每次罚款10元。（由于打印机夹纸或者出现其他故障需重复打印，报请储运部经理l 同意）。1、 白联返回情况及门店反馈的差错情况，由微机员负责跟踪，1个工作日内给出回复，如没有按照规定时间解决，每人每次罚款10元，如果储运部经理没有及时处理的，罚款20元。2、 储运部经理负责监督抽查，如出现严重差错（例如：将货重复配

5、送店内、发错货）， 根据产生损失情况，处以20元到100元不等的罚款。l 流程步骤 D3l 执行岗位 库管、配送员、复核员、储运部经理l 执行方法 一、商品配货及配送： 1、库管打印出调拨单后，和复核员一起用白联进行配货，并在单据上做好标记。如：时间、付货人、复核人。2、配送员将单据随货一起配送到目标门店，门店验收、签字留下粉联作为凭证，配送员将签字后的白联带回中心库交由库管员。二、具体操作要求1、库管在配货过程中，如果出现实货少于配送数量的，库管立刻查找差异原因，如没有办法解决的，应上报储运部经理，由储运部经理协同财务部协调解决。2、储运部经理应在4个小时内通知经营部调拨员，将差异货品调拨回

6、中心库，然后调拨员下采购任务通知采购员，安排进行药品采购。3、整个过程由储运部经理负责跟踪差异产品调拨回中心库，经营部调拨员负责记录，并负责通知采购员采购所需药品。4、储运部经理在库房药品出库核实无误后，在软件中“确认出库”。5、配送员送货后要求次日早10:00之前，将单据白联交到库管员手中。6、配送员接到已出库药品后，与中心库复核员进行件数的交接并签字，药品送达门店后配送员与门店相关接货人确认药品件数和单据数量并在配送本上签字，然后在出库单上签字，明确责任。l 违规处理 1、每个环节出现错误或者延时操作的，每人每次罚款20元。2、 配送员在配货过程中如出现件数缺少、破损、由配送员按进货价全部

7、包赔。l 流程步骤 D4l 执行岗位 验收员、微机员、库管l 执行方法 一、商品的验收、入库（厂家：赵宏图，市供和市采：钟伟，大批：润建军、赵宏图、l 田野、瞿文） 1、供应商送货到公司后，验收员接到货物，根据供应商提供的随货同行单据进行验收，核对实货与随货同行单上的品名、规格、产地、批号、效期（执行效期管理规定）、数量是否一致，（供应商必须随货带“随货同行单”），生产厂家送货要求必须有“随货同行单”和“质检单”，进口药品必须有“随货同行单”、“进口注册证”、“进口省检报告”，验收合格后在随货同行单据上签字，然后交给微机员入库。 如果实货与随货同行单不符的，要求验收员向储运部经理汇报，需要的话

8、在随货同行单上进行更改。 2、微机员接到验收员签字的随货同行单，在深蓝软件中查找采购订单，按照采购订单及随货同行单进行入库。 二、具体操作要求 1、验收员验收货物需要及时准确，1人次的货物最多不超过10分钟完成。 2、微机员入库时，必须有“采购订单”方可入库，没有“采购订单”禁止入库。并立即与采购员沟通，如采购员同意入库需要立即补做采购订单。 3、如入库时随货同行单与采购订单出现品名、规格、产地、数量、金额等项素不符时，应与采购员沟通，确认来货是否为采购员订购，如为采购员订货，订单做错的，直接修改后入库；如为供应商送货错误的，直接拒收；如为新品（电脑中没有该种商品信息）并且是门店急需的应按新品

9、采购流程办理，否则应坚决拒收；如为产品信息错误的，直接与质管部取得联系，质管部修改信息后方可入库。 4、微机员接到验收单据后，在10分钟之内完成入库操作（停电、电脑故障等特殊情况除外）。 5、如果微机员按采购订单入库产生入库错误的，由采购员及中心库验收人员共同承担 损失（以单据上签字为准），中心库承担80%，采购员承担20%的损失。如果由于微机员 自身原因录入错误的，所产生的损失由微机员自己承担。 6、如果空入产品，微机员必须凭总经理或采购部经理签字的书面入库通知方可入库。 否则出现任何损失由微机员承担。 7、微机员入库后，立即用QQ通知采购部经理审核入库单据，如采购部经理在3分钟内 没有回复

10、，可用电话催审，要求采购部在10分钟之内审核完毕，如没有完成，微机员制 作采购部审单不及时登记表，于晨会中提出解决措施。 l 违规处理 1、各环节如不按要求操作的，每人每次罚款10元。2、如验收、入库出现错误的，每人每品罚款5元。3、未作产品订单而到货的未能及时入库，采购员每次罚款10元。l 流程步骤 D5l 执行岗位 供应商l 执行方法 一、供应商送货到中心库 1、供应商送货时应根据所送药品的品名、产地、规格、批号、数量，逐 项填写到随货同行单上。2、 供应商将随货同行单、质检单一并交给验收员进行验收。3、 新供应商首次送货的需准备齐全药品的首营资料，交质管部备档。 二、供应商取走入库单去财务结算1、 供应商凭随货同行单和采购部经理或储运部经理签字的入库单去财务部做业务结算和财务结算。l 违规处理 1、供应商无随货同单或随货同行单填写不全时，验收员有权拒收。