办公室业务培训发言.doc
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1、 争做合格秘书,提高办公室工作水平-朱恩重关于办公室业务培训发言 (2009年7月25日) 办公室的人员都是秘书人员,办公室的工作就是秘书工作,今天主要围绕办公室人员如何争当合格秘书这一主旨,讲三个问题: 第一个问题,总体上介绍一下秘书工作;第二个问题,讲讲秘书的素质与职业道德;第三个问题,简要说一下秘书的文字工作。第一个问题,总体上介绍一下秘书工作 秘 书 一、秘书的定义 所谓秘书,乃是组织或主管的助手,其任务是在认可的职权范围内,提供辅助工作与综合服务,并能运用办公室的工具设备,从事组织与主管制定的行政性任务的人员。秘书是为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员。(秘
2、书学陈合宜著) 秘书是专门从事办公室程序工作,协助领导处理重要行政事务及日常事务,并为领导决策及实施服务的人员。(1998.5劳动和社会保障部秘书职业技能标准) 所谓秘书专业,乃是办公室内特定主管的助手。其任务,是在认可的职权范围内,不必经过直接的督管,就能运用办公室的工具,从事该主管制定的行政性任务。(原国际职业秘书协会,现更名为:国际专业行政协会) 二、 秘书的职业特色 与其他职业相比,秘书有着自己的特征: 1.直接性 秘书服务的直接性体现在以下三个方面: 一是秘书工作的内容与领导工作是一致的,即领导做什么秘书也做什么; 二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的,秘书也是直接向领导请
3、示、汇报的; 三是秘书做工作是直接对领导负责的,其结果的成败与领导有直接的关系。 2.稳定性 很多职业的服务都有其“业缘性”和“偶然性”。 比如营业员与顾客之间,一次商品交易完成后,其关系就结束了。而秘书与其服务对象之间的关系却有相对的固定性,短至数月,长达几年甚至几十年。秘书这种服务的稳定性,再加上秘书与领导全面合作,朝夕相处,这就使得秘书与其服务对象在“业缘关系”之外,往往还有着更深的人情关系。 3.知识化 秘书工作需要为领导的决策和管理起到参谋和助手的作用,还要协调各方关系,使领导的决策得以正确执行。秘书的工作性质要求秘书人员要具有一定的文化知识和专业知识。随着秘书工作的进一步完善和规范
4、,对秘书知识化的要求会越来越高. 4.年轻化 从世界范围来看,秘书队伍比较年轻。 发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右,一般为2035岁。他们把秘书岗位看做是由操作层通向管理层的最好阶梯。在秘书岗位上工作三五年或七八年就能升到主管位置或独立工作。他们留下的秘书职位又会被更年轻的秘书接替。 客观上讲,秘书工作繁忙,对脑力、体力的要求都较高,尤其是记忆力、灵敏性、准确性等,这些都是年轻人的优势。因此,秘书的职业年龄比较短,“新陈代谢”也比较快。但少数高级秘书、秘书官员或私人秘书除外。 5.女性化 我国就历史状况来说,男性秘书仍占大多数。 近20年来,女性秘书有明显增加的趋势,这是由女性的心理素质
5、所决定的。 许多心理学家的研究表明:大多数女性乐于做程序性、重复性的工作,适合做体力较轻而技术要求规范、单纯的工作。 而秘书尤其是初、中级秘书的工作正是这种性质。所以西方国家的初、中级女性秘书占总数的比例达到了90%。 三、秘书的分类 (一) 秘书的纵向分类 高级、中级、初级秘书。 北京秘书界有一种通俗的说法:高级秘书是动脑子出点子的,中级秘书是动手摇笔杆子的,初级秘书是跑腿办事的。这形象地反映了人们对秘书人员工作性质和所起作用的层次划分。 (二) 秘书的横向分类 商务秘书、教学秘书、司法秘书、医务秘书、政务秘书等。企业秘书、文字秘书、机要秘书、值班秘书、生活秘书等。具体如下: 按服务对象划分
6、 1、公务秘书 集体秘书。专职秘书。 2、私人秘书。 按从事行业和职能划分 1、业务秘书。2、一般秘书。3、法律秘书。4、医学秘书。 5、教育秘书。 6、广告秘书。7、工程秘书。8、演艺秘书。 按工作内容划分 1、文字秘书。2、机要秘书。3、信访秘书。4、通讯秘书。 5、事务秘书。6、生活秘书。 按职责范围和工作任务划分 1、高级秘书。2、中级秘书。3、初级秘书。 秘书部门 一、秘书部门 秘书部门又称秘书机构,是现代秘书工作的组织形式,是秘书人员从事秘书工作的地方。秘书机构有广义和狭义之分。 广义的秘书机构,指承担办文办事、信息调研、综合协调、督促检查与事务管理等全部秘书工作的部门。一般高层称
7、办公厅,基层称办公室,包括其下属的秘书、档案、机要、调研、信访、行政、督查等部门。秘书机构的负责人称办公厅(室)主任。省级以上机关还设秘书长。 狭义的秘书机构,指承担以办文办会为主,专门辅助领导机关及其负责人办理秘书业务的部门,如秘书局、秘书处、秘书科等。 这里所称秘书机构,是指广义的秘书机构。 二、秘书部门的地位 秘书部门无论是在党政机关还是在企事业单位,都是直接为单位领导层服务的。它处于承上启下、协调左右、沟通内外的枢纽地位。秘书部门处于最贴近领导层的中枢位置。它的级别虽与直属下级职能部门相平,但其作用实际上高于其他职能部门。如果把领导层比作人体的头部,那么秘书部门就是颈部。 一般来说,高
8、层的领导机关、大型的企事业单位中,秘书机构规模较大,分工较细,分设的处室较多。而在基层单位,秘书机构较小,分设的处室少一些,往往只是综合性的办公室。有的单位甚至不设秘书机构,只设秘书岗位,配备一两名专职的秘书人员。 三、秘书部门的基本特征 秘书机构的特殊地位,决定了秘书机构具有以下3个方面的基本特征: 1,从属性 秘书机构在整个机构体系中属于综合性的辅助部门。所从事的工作属辅助性、服务性工作。秘书人员可以向领导提出解决问题的意见和方法,但这些意见和方法只有经领导认可后,作为领导机构的决定、决议执行,而不是作为秘书部门的决定去执行。 2中介性 在企事业单位内,领导层是决策机构,职能部门是执行机构
9、。秘书机构既不是决策机构,也不是执行机构,而是介于二者之间起中介作用的部门,是领导层与职能部门之间的桥梁和纽带。 3综合性 在机关的内部机构中,秘书机构不承担任何具体业务工作,但有些无法分解到具体业务部门的工作,如在全局范围内给领导提供服务、综合协调、处理事务等,都要由秘书机构承担。而且,秘书机构的主要活动是围绕领导层的活动而展开的,活动内容涉及面广,大至大政方针的制定,小至车辆交通、接待来访,均需秘书部门的参与和办理,因而属于综合性机构。 秘书工作 秘书工作:是指协助领导决策与管理时所进行的各项辅助性工作。这一涵义,反映了现代秘书工作与领导活动的关系,准确地指明了现代秘书工作的辅助性这一本质
10、特征。 秘书工作总是围绕着领导活动的全过程进行的。有领导活动,就有为领导活动服务的秘书工作。领导的职责,是制定并实施决策以掌管全局。而领导者不可能事必躬亲,这就需要秘书人员做领导的参谋和助手,以使领导能集中精力与时间进行决策与管理。 总之,领导者在为掌管全局所进行的组织、指挥、协调与控制的行为过程中,离不开辅助性质的秘书工作。否则,领导者就难以保证全局的正常运转,难以进行有效的管理。 一、秘书工作内容与形式 (一)办文:主要围绕文书、文件、文字材料开展的工作。具体分三项事务: 1、文字工作,主要指文书、文件、信函和新闻稿件的撰写工作,以及领导同志需要的各种文字材料的准备和起草工作。 2、文书处
11、理和档案工作,主要指文书文件办理方面的工作,包括文书的打印、制作,收发、运转、传递工作,立卷、归档工作。 3、围绕文书文件需要秘书部门承办的事务。比如一份文件要迅速复制多份下发,有的文书要传真、发电子邮件。 (二)办会 秘书“办会工作”所指的“会”,是以“会”为代表的一系列相近事务。在程序上,包括会前的筹划和准备、会中的组织和服务、会后的善后和落实。在内容上,办会工作既有讨论研究工作、商恰谈判合作的工作会议、会谈事务,也有联谊性的、礼节性的、沟通感情、展开公关的会见和会议事务或文娱活动事务。在形式上,办会工作既包括领导层召开的小型的常规性工作例会会务,也包括几个单位联合召开的、会期较长的大型会
12、议会务;既包括准备会议预案、议程、文字材料、促成会议结果、督办落实的工作,也包括准备节目、聘请主持人、选定奖品,甚至包括明确礼仪程序、鲜花的摆放等事务。 (三) 办事 主要分三项,即信息工作、技术工作和日常行政事务工作。 信息工作,是指围绕信息处理展开的工作。公司企业的市场预测分析和调查、情报动态的每日分析整理、组织内简报的编发,都是信息工作。收集资料摘要、编写大事记、组织史志编写、编制各种范围的联络手册、收集保管名片等等,也是信息工作。 办公室还有一项督办查办工作,主要指秘书按照领导的批示和既定的工作安排,对负责承办的部门和责任人员进行定期的督促和检查,协助做好必要的沟通工作,以保证承办事项
13、按时落实。负责查办工作的秘书一般不亲自办案,不代替各部门的工作,而是从秘书的角度督促并协助具体事项的贯彻落实。督办查办工作在机关中常常对无人过问、推诿扯皮、久拖不决的事情起着重要的协调解决,督促落实的作用。其实质是秘书履行辅助管理职能,为领导提供反馈信息。 技术工作,主要指机要工作、计算机安全工作、特殊的现代办公设备设施的使用维护工作。 机要工作是机关机密文件的保管、传递,以及单位内保密事务、保卫工作的安排、检查、落实等工作。计算机安全工作主要指计算机信息安全工作,像设置防火墙、防黑客袭击、防计算机病毒等。 特殊的现代办公设备设施的使用和维护主要指多媒体会议设备、数码摄录像设备、现代办公环境的
14、主控室设备的操作和日常维护等等。 日常行政事务工作,主要指值班工作、接待工作、印章管理、财务管理、后勤管理、环境管理、车辆管理以及对外联络等工作。 在党政机关,专门设立信访办公室,主要办理群众来信和群众来访的接待和相关事项的处理工作,同时也负责对报刊上的批评、建议的处理工作。其他组织单位一般不另设立信访室,类似工作由值班秘书接待办理。在不另设公关部的公司企业,秘书工作还包括公关事务。 二、 秘书工作原则 1.准确原则 准确原则,是对秘书工作的质量要求。秘书工作是领导工作和机关工作的重要组成部分,秘书工作直接对领导工作和机关工作负责。因此,秘书工作质量的优劣,与领导工作和机关工作的权威息息相关。
15、而衡量秘书工作质量的首要标准,就是准确无误,也就是没有差错和疏漏。 坚持秘书工作的准确原则,必须做到如下事项: 要准确地理解和执行党和国家的现行方针政策,做到有令则行,令止则止; 要准确地收集和提供领导工作所需要的信息资料,做到有喜报喜,有忧报忧; 要准确地判断和贯彻领导意图,做到不误解,不走样; 要准确地处理各种秘书事务和领导者交办的事项,做到事前有请示,事后有报告; 要准确地进行文字表达和口头表达,做到语言规范,合乎逻辑。 2.及时原则 及时原则,是对秘书工作的效率要求。 秘书工作大都具有较强的时限性,务必在规定的时间内处理完各项事务,做到不积压,不拖延,不扯皮。对于关系到领导工作的重要事
16、项,如重大决策、中心工作、重要部署和突发性事件,秘书人员更要反应灵敏,讲究效率,注意速度。 坚持秘书工作的及时原则,必须做到如下事项: 要确立正确的时间观念,以适时为本,该快则快,该慢则慢,快慢适中,只要符合领导工作的需要即可; 要讲究工作效率,以较少的人力、物力和时间,去获取较大的工作效果; 要分辨轻重缓急,重要的工作,紧急的工作,要首先去做,下工夫去做,直到取得满意的成果为止; 要变被动为主动,对于常规性秘书工作,应积极主动,尽可能做到快捷、迅速,及时着手。 3.严谨原则 严谨原则,是对秘书工作的作风要求。 从某种意义上说,秘书工作属于事务性工作,要处理好纷繁复杂的、琐碎具体的日常工作。由
17、于秘书工作同领导工作和机关工作密不可分,哪怕是一件微不足道的琐事,如果处理不当,也会对涉及全局的领导工作和机关工作产生不良影响。 因此,严密、周详和谨慎是秘书工作的优良作风。 经验表明,粗枝大叶、拖拖拉拉和忘乎所以的人,是绝对做不好秘书工作的。 坚持秘书工作的严谨原则,必须做到如下事项: 要严密地思考,秘书工作不论巨细,均有“牵一发而动全身”之势,这就需要秘书人员在处理每一件事情之前,多想几种可能,多想几种方案,多想几种后果,尽量做到没有疏漏; 要周详地运作,在事务处理的过程中,由于内外部条件的变化,即使事前已经做了严密的思考和准备,也会有始料不及的事情发生,这就需要秘书人员进行周详的安排、周
18、详的组织、周详的协调,尽量做到万无一失; 要谨慎地行事,秘书工作的特殊意义和秘书机构的特殊地位,要求秘书人员要格外地谨慎行事,严以律己。 不论是待人接物,还是为人处世,特别是与同事相处,都要谦和包容,平易近人,尽量做到谦虚而又谨慎。 4.同步原则 同步原则,是对秘书工作的态势要求。 秘书工作的辅助性质,决定了领导工作与秘书工作的关系是一种工作上的主辅关系。 就是说,秘书工作的运行及其态势,必须以领导工作为主导,以满足领导工作的需求为目标,而不能在领导工作之外“另起炉灶”,也不能我行我素,或“你动我不动”。 坚持秘书工作的同步原则,必须做到如下事项: 要同步思维,大凡有作为的领导者,都有独到的工
19、作思路,既有对当前和今后工作的宏观思考,又有对具体工作的微观思考,一位合格的秘书,要想领导者之所想,急领导者之所急,尽量做到与领导者同步思维; 要同步行动,领导工作确定之后,接着便是一系列的领导行动,对此,秘书工作要及时到位,同步运行,尽量做到招之即来,挥之即去; 要同步提高,秘书人员必须努力提高自己的综合素质,以便与领导者综合素质的提高保持同步,否则,秘书工作就无法适应领导工作的需要和发展。 5.保密原则 保密原则,是对秘书工作的纪律要求。 保守秘密,特别是保守商业秘密,是秘书工作的原则,也是秘书工作的纪律。任何一位从事秘书工作的人员,都必须严守企业的秘密,不得有失密、泄密的行为发生。 坚持
20、秘书工作的保密原则,必须做到如下事项: 要强化保密意识,对于保密的意义和泄密的危害,以及当今社会保密与窃密、间谍与反间谍的斗争情况,秘书人员应有清醒的认识和深刻的了解,以保持高度的警惕性; 要具备法律知识,熟知国家颁发的一系列保密法规,明确国家秘密的定义、范围和等级,以及保密工作的方针、制度和法律责任; 要严格遵守保密纪律,并敢于同一切泄密和窃密行为作斗争。 三、 秘书工作的特点 从属性 从属性是现代秘书工作最根本的属性和特点。 被动性 秘书机构的辅助地位,决定了秘书工作的被动性。 事务性 秘书工作绝大多数都是具体的事务工作。 综合性 秘书机构是综合办事机构,秘书工作也就具有鲜明的综合性。 机
21、要性 指秘书工作的机密性和重要性。 四、 秘书工作的作用 枢纽作用 秘书部门的地位是承上启下,联系左右,沟通各方的枢纽。 参谋助手作用 秘书工作的参谋助手作用,贯穿在秘书人员辅助领导工作的整个过程中。 形象作用 秘书人员在工作中的一举一动、一言一行以及办事风格,都代表本单位的形象。 五、秘书工作的基本方法 1.授意 授意,就是秘书接受和领会领导意图。 领导意图就是领导者对某一问题的意见、倾向和企图,即领导工作的基本思想。 秘书工作的一个重要特点就是“遵旨行事”,它是对秘书的基本要求,是秘书发挥参谋助手作用的前提和基础,是提高秘书工作效率和质量的重要保证。 (1)从把握领导工作的热点上领会领导意
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