南昌职业学院.docx

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1、论岗位分工在内部会计控制中的重要性本文作者:周春梅摘 要内部会计控制原则的内部牵制原则坚持要求不相容职务相互分离。确保不同部门与岗位之间权责分明、相互制约、互相监督。文章剖析了我国内部会计控制的现状瘦弱化成因，对岗位分工在内部会计控制中的重要性进行了分析论述，并对如何加强内部控制中的岗位分工提出了相关建议。 关键词：内部控制内部会计控制岗位分工不相容职务 中图分类号：文献标识码：A 文章编号：1004 4914(2010)11-155-02 内部控制是指企业内部的管理控制系统，即为保证经济活动正常进行、保护企业财产、检查有关数据的正确性和可靠性、提高经济效率、贯彻既定的管理方针，所采取的一系列

2、必要的管理措施。不仅包括企业董事会用来授权与指挥经济活动的各种方式方法，还包括对企业经济活动进行综合计划、控制和评价而制定的各项规章制度；是一系列方法、程序和制度的总称，是一个能实现自我检查、自我调整和自我制约的系统。 内部控制包括内部管理控制和内部会计控制两个子系统。内部管理控制的内容很广，除了内部会计控制以外的其他控制，都可以纳入内部管理控制的范围。内部会计控制是为了提高会计信息质量、保护资产的安全、完整，确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行而制定和实施的一系列控制疗法、措施和程序。内部会计控制不单纯是狭义的会计控制，还包括资产控制和为保护财产安全而实施的内部牵制。因此，各单位都要把内部会

3、计控制作为单位管理的一种重要手段。 一、我国企业内部会计控制的现状及弱化原因 自20世纪90年代起，我国政府开始加大对企业内部控制的规范力度，制定和颁发了一系列有关法律法规、规范。 然而，对我周来讲全面认识内部控制还刚刚开始，会计信息失真、经营失败及不守法经营等在很大程度上都归结为企业内部控制的失灵。 总体来讲，我国企业普遍认识到内部控制的重要性，但对内部控制认识不够：侧重于企业外部环境的梳理，而忽视了内部各环节、各岗位的牵制；侧重于经营环节的程序控制，而忽视了企业整体的协调；侧重于内部控制制度的学习，而忽视了执行制度的人的素质提高；侧重于对货币、实物的控制，而忽视了企业文化环境的建设等。内部

4、控制弱化的主要原因可以概括为两个方面： 1.控制环境基础薄弱。控制环境是内部控制的基础，直接关系到企业内部控制的执行和贯彻。它涵盖对建立、加强或削弱特定政策程序及其效率产生影响的各种因素，包括企业管理人员的品行、操守、价值观、素质和能力，管理人员的管理哲学、经营观念，以及企业各种规章制度、信息沟通体系、业绩评价机制等。 控制环境基础薄弱的一个重要表现是未能很好地坚持岗位的合理设氍及其职责权限的合理划分，以及不相容职务相互分离的基本原则。内部会计控制虚当保证单位内部涉及会计工作的机构、岗位的合理设置及其职责权限的合理划分，坚持不相容职务相互分离，确保不同机构和岗位之间权责分明、相互制约、相互监督

5、、起到内部牵制的目的。反之，则达不到相互制约、相互监督，内部牵制的目的。 2.企业内控部门责权不对称，内部控制和监督不力。我国的内部控制主要是指内部会计控制。作为承担内部控制主要部门的财会、审计部门存在严重的责权不对称现象。 (1)内审部门形同虚设。内部审计作为内部控制的重要组成部分，是企业改善经营管理、提高经济效益的自我需要。但是，在我国，企业的内部审计并没能真正履行其应有的职能。 (2)责权不对等。权利、义务与责任对等是内部控制的基本原则之一。而目前有关法规中明确内部控制机构既代表国家执行行政监督职责，又要为企业领导加强经营管理、提高经济效益提供服务。这种理沦上的双向服务机制将内部控制机构

6、经济责任和义务确定得大于其实际的功能和拥有的权力，只能把内部控制机构置于一个两难的境地。 二、岗位分工在内部控制中的重要性 1.会计岗位分工是会计基础工作规范的规定。按照企业会计基础工作规范的规定，企业应当根据会计业务的需要设置会计机构，配备持有会计证的会计人员，根据会计业务需要设置会计工作岗位，并进行合理的分工，使每一项会计工作都有专人负责，每一个会计人员都有明确的职责。 财会机构应根据企业的规模和经营管理的要求设立会计主管，负责组织领导本企业的财务会计工作，参与企业预测决策经济计划和有关经营管理工作，具体的工作岗位分为出纳、成本会计、稽核等，负责执行财会工作。企业要根据业务的繁简和人员的多

7、少，实行一人一岗、一人多岗或一岗多人，明确职责，各司其责，但管钱的不能管账。管账的不能管钱，出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务账目的登记工作。经过以上的岗位分工，能够从根本上有效地防范舞弊现象的发生。 2.岗位分工是内部牵制原则的要求。内部牵制是指在部门与部门之间、员工与员工之间、岗位与岗位之间所建立的相互验证、相互监督、相互制约的关系，属于内部会计控制的一个重要组成部分。内部牵制的主要特征是对有关责任进行分配，使单独的一个人或一个部对任何一项或多项经济业务活动无完全的处理权，而必须经过其他部门和人员的查证、核对。从横向来看，至少要经过两个相互之间没有隶属关系的部门或岗位

8、，使一个部门的工作或记录受另一个部门的工作或记录的牵制，借以相互制约，防止或尽早发现问题。从纵向来看，至少要经过上下两级，使上级受下级的牵制、监督，各有顾忌，不敢随意妄为。坚持内部牵制原则可以使每项经济业务的处理既不会被一个人所包办，电不会因为由多人经手而没有相互牵制、监督，造成损失，从而确保每项经济活动业务必须经过两个或两个以上的管理部门和管理人员的处理，达到相互监督、相互制约、纠错防弊的目的。 内部牵制要求进行职责分工控制，即不相容职务相互分离控制。单位要按照不相容职务相分离的原则，合理设置会计及相关工作岗位，明确其职责权限，形成相互制衡的机制。 所谓不相容职务是指那些如果由一个人担任，既

9、可能发生错误与舞弊行为，又可能掩盖其错误与舞弊行为的职务。换言之，对不相容的职务，如果不实行相互分离的措施，就容易发生舞弊等行为。如物资采购业务，批准进行采购与直接办理采购即属于不相容的职务，若这两个职务由一个人担当，即出现该员工既有权决定采购什么，采购多少，又可以决定采购价格、采购时间等，没有其他岗位和人员的监督、制约，就容易发生舞弊行为。不相容职务分离的核心是内部牵制，因此，单位在设计、建立内部控制制度时，首先应确定哪些岗位和职务是不相容的，其次要明确规定各个机构和岗位的职责权限，使不相容岗位和职务之间能够相互监督。相互制约。 3.岗位分工是实现内部控制的有力保障。企业要健全和强化内部组织

10、机构，它是企业经济活动进行计划、指挥和控制的组织基础，其核心问题是合理的职责分工。在一般情况下，处理每项经济业务的全过程，或者在全过程的某几个重要环节都规定要由两个部门或两个以上部门、两名或两名以上工作人员分工负责，起到相互控制的作用。如汇出一笔采购货款，规定要由采购经办人填写请款单，供应计划员(或供应部门负责人)审查请款数额、内容及收款单位是否符合合同和计划，会计员审核请款单的内容并核对采购预算后编制付款凭证，最后由出纳员凭手续完整的付款凭证办理汇款结算(出纳员开出汇款结算凭证，还要通过会计员审核)，前后须经四人分工负责处理。而采购汇款的报账业务，则规定要经过采购经办人填写报账单，货物提运人

11、员提货，仓库保管员验收数量，检查员验收质量，以及会计员审核发票、账单及验收凭证，编制转账凭证报销。授权进行某项经济业务的职务要分离；执行某项经济业务的职务与审核该项业务的职务要分离；执行某项经济业务的职务与记录该项业务的职务要分离；保管某项财产的职务与记录该项财产的职务要分离等等。岗位分工是基于这样的假设，企业内任何一项业务不能由一个人单独操作，必须由两个以上个人来办理，而且经办人员只能在自己的职权范围内作出处理。即两个人无意识同犯一个错误的可能性很小，而一个人舞弊的可能性要大于两个人。这样就形成一个互相交叉、互相制约、互相检查的内部控制过程。如果突破这个假设，不相容职务的分离就不能起到作用。

12、 内部会计控制应当保证单位内部涉及会计工作的机构、岗位的合理设置及其职责权限的合理划分，坚持不相容职务相互分离，确保不同机构和岗位之间权责分明、相互制约、相互监督，起到内部牵制的目的。 三、强化内部会计控制中岗位分工的建议 1.企业重要部门的融位分工。 (1)财务部门的岗位分工。因货币资金业务会涉及收款、付款、稽核等步骤。会计人员主要从事货币资金总分类账的账务处理，包括资金核算、稽核、总账登记、编制报表等工作，会计人员不能兼任出纳工作。出纳人员主要从事货币资金业务的收款和付款，现金日记账和银行存款日记账的账务处理，并且根据需要与银行进行业务联系，出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、

13、费用、债权债务账目的登记工作。 单位应配备合格的会计人员办理货币资金业务，并根据具体情况进行岗位轮换。货币资金是重要的交换手段，又可当作财富来储藏，其流动性最强，最容易被挪用。在固定岗位时间久了，最容易钻制度的漏洞。进行岗位轮换，既能起制约作用，又能及时发现制度漏洞，不断完善管理和控制制度。 (2)存货管理部门的岗位分工。企业存货的不相容职务除在采购与付款环节上建立必要的分离外，还应当包括以下内容：一是货物采购、储存和使用人员与存货账务记录人员的职务相分离；二是接受或主管各种劳务业务人员与账簿记录人员的职务相分离；三是产成品验收与产品制造部门相互独立；四是产成品储存保管人员与产成品账务记录人员

14、的职务相分离；五是存货的盘点应由负责保管、使用、记账职能的人员以及独立于这些职能的其他人员共同进行。 只有严格将以上岗位职责进行逐一分离，才能发挥相互监督、相互制约的作用，切实保证企业存货的安全与完整。 (3)固定资产管理部门的岗位分工。固定资产业务需要加以分离的不相容职务主要有：一是固定资产需要与资产采购、单位内部建筑或建设部门人员的职务相分离；二是固定资产请购或建造审批与请购或建造提出人员的职务相分离；三是固定资产预算的复核审批与资本预算编制人员的职务相分离；四是固定资产验收与采购或承建、款项支付人员的职务相分离；五是固定资产使用或保管与资产记录人员的职务相分离；六是固定资产盘查应保证有独

15、立于使用、保管及进行账务记录的人员来进行；七是固定资产报废审批与资产报废通知单编制人员的职务相分离。 (4)采购部门的岗位分工。一是商品采购应由生产、销售、仓库及其他职能部门根据其需求提出，并经分管采购工作的负责人进行审批，由采购部门组织采购。二是商品采购应由采购部门和使用部门共同参与询价程序并确定供应商，而不能由付款审批人和付款执行人单独完成询价与确定供应商工作。三是采购部门下定单或起草购货合同并经授权部门或人员审核、审批和适当审计。四是采购人员不能同时担任货物的验收工作，验收工作应由专职人员或质检人员进行。五是采购、储存保管与会计记录工作职务分离，以减少误记商品数量金额的可能。六是付款的审

16、核人与付款的执行人应职务分离。七是企业不能将采购与付款业务的全过程交给同一部门或一个人办理。 (5)销售部门的岗位分工。一是接受客户订单、签订合同的岗位应与最后付款条件核准岗位分离，即使由同一部门操作，也应由不同人承办。二是对于付款条件必须由销售部门和信用部门同时批准。三是发货凭证编制人与发运货物、提取货物、包装货物或托运货物的人员不能是同一人，发运货物人与门卫保安应分离。四是开具发票与发票审核岗位应当分离。编制销售发票通知单与开具销售发票分离。五是催收货款与结算货款应当分离。六是退货验收的人员与退货记录的人员不能是同一人。七是折扣与折让给予和审批应当分离。八是企业不得由同一部门或人员办理销售

17、与收款业务的全过程。 (6)成本费用管理部门的岗位分工。一是成本费用预算的编制与审批职务分离；二是成本费用支出的审批与执行职务分离；三是成本费用支出的执行与相关会计记录职务分离；四是成本费用考核评价与执行职务分离；五是不得由同一部门或个人办理筹资业务的全过程。 2.企业授权批准的控制。授权批准的控制要求单位明确规定涉及会计及相关工作的授权批准范围、权限、程序、责任等内容，单位内部的各级管理层必须在授权范围内行使职权和承担责任，经办人员也必须在授权范围内办理业务。 授权批准是指单位在办理各项经济业务时，必须经过规定程序的授权批准，授权批准形式通常有一般授权和特别授权之分。一般授权是对办理常规性的

18、经济业务的权利、条件和有关责任者作出的规定，这些规定在管理部门中采用文件形式或在经济业务中规定一般性交易办理的条件、范围和对该项交易的责任关系。在日常业务处理中可以按照规定的权限范围和有关职责自行办理。特别授权指授权处理非常规性交易事件，如重大的筹资行为、投资决策、资本支出和股票发行等。特别授权也可以用于超过一般授权限制的常规交易。 企业要明确一般授权和特别授权的责任和权限，以及每笔经济业务的授权批准程序，并按照规定的权限和程序执行。 内部牵制原则要求各单位在建立、健全单位内部会计控制制度的过程中，明确单位内部各部门的性质与职责，明确各部门和人员应承担的责任，赋予其相应的权力，规定操作规程和处理手续，制定追究责任的措施和奖惩办法等，做到事事有人管，事事有人干，办事有标准。使权有所属、责有所归、利有所享，避免发生越权行为或争权夺利、相互推诿、相互扯皮等现象，实现内部控制的目标，维护社会主义市场经济秩序。参考文献:翟志华,试论高校会计内部控制体系的建立.2007(02)李小伟,企业内部会计岗位控制制度探析.期刊论文-时代经贸部2007(09)伍翔,浅谈电算化下会计岗位内部控制.期刊论文-商场现代化2007(28)