职务分析与职位说明书.ppt

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1、人力资源部 2010-071您是否遇到过以下问题您是否遇到过以下问题？属下员工对工作的角色与工作内容产生冲突和误解重叠或不明确的职责权限，结果造成重复工作或互相推诿抱怨不知道自己该干些什么招聘、录用与工作要求不相符的员工员工职责不明确，延误工作，造成的客户投诉2职务分析的意义和目的职务分析的意义和目的职务分析一些概念职务分析一些概念职位说明书的编写职位说明书的编写职位说明书的主要内容职位说明书的主要内容编写要求与进度安排编写要求与进度安排本本课程主要内容课程主要内容3职职 务务 分分 析析 概概 念念职务分析又称为工作分析职务分析又称为工作分析，是指全面了解、获取与工作有关的详细信息的过程，具

2、体来说，是对组织中某个特定职务的工作内容和职务规范（任职资格）的描述和研究过程，即制订职务说明和职务规范的系统过程注意点：职务分析着眼点在于工作本身的特点，而不是工注意点：职务分析着眼点在于工作本身的特点，而不是工作者的状况。作者的状况。4职务分析职务分析招招 聘聘 空缺需求与新设职位空缺需求与新设职位 与外部竞争者竞争的基础与外部竞争者竞争的基础 业务目标业务目标 制定与业务目标一致的制定与业务目标一致的角色角色职位评估及级别职位评估及级别识别各独立职位价值的识别各独立职位价值的基础框架基础框架 绩效管理绩效管理是发展绩效管理的基础是发展绩效管理的基础继任计划、培训和发展继任计划、培训和发展

3、 了解机构要求的技巧和能了解机构要求的技巧和能力力组织发展组织发展 优化程序、结构以支持优化程序、结构以支持组织变化组织变化 职职 务务 分分 析析 的的 意意 义义5工作内容和责任工作内容和责任职位目的使命职位目的使命任职资格任职资格关键绩效指标关键绩效指标工作关系工作关系职务分析的五大模块职务分析的五大模块职务分析的五大模块职务分析的五大模块6职务分析公式职务分析公式-6W1H6W：做什么？（WHAT）为什么？（WAY）谁来做？（WHO）时间？（WHEN）在哪里？（WHERE）为谁？（FOR WHOM）（与哪些人发生工作关系）1H：如何做？（HOW）（怎样从事工作活动以达到预期的结果）7职

4、务分析的基本方法职务分析的基本方法问卷调查法问卷调查法观观 察察 法法面面 谈谈 法法工作日志法工作日志法关键事件描述法关键事件描述法8职务分析的基本方法职务分析的基本方法A A、访谈法（面谈法）访谈法（面谈法）访谈法（面谈法）访谈法（面谈法）1、就某一职务或职位面对面的询问任职者对工作的意见和看法；2、对任职者的工作态度和工作动机等较深层次的内容有详细的了解3、面谈一般以标准化或非标准化程序进行，以标准化访谈格式记录B B、工作日志法工作日志法工作日志法工作日志法1、由任职人员按时间顺序、详细记录自己的工作内容和工作过程，然后进行归纳、分析总结；一般以半小时为时间段92、可获取大量可靠的信息

5、3、工作量大，归纳工作繁琐C C、关键事件描述法关键事件描述法关键事件描述法关键事件描述法1、指确定关键的工作任务以获得工作上的成功。关键事件是工作成功或失败的行为特征或事件2、主要集中于与“职务要求”相适应的工作行为分析3、是动态的行为定向分析的方法职务分析的基本方法职务分析的基本方法10职位说明书与岗位职责职位说明书与岗位职责的区别的区别 职位说明书职位说明书职位说明书职位说明书是对职务的全息、立体的描述是对职务的全息、立体的描述对任职条件有明确具体的要求对任职条件有明确具体的要求有明确的关键绩效指标有明确的关键绩效指标与职务分类、职位定级有关联与职务分类、职位定级有关联 传统的岗位职责传

6、统的岗位职责传统的岗位职责传统的岗位职责是对岗位的平面、简略的陈述是对岗位的平面、简略的陈述一般没有任职条件的要求一般没有任职条件的要求只是孤立的职责反映只是孤立的职责反映一般的应知应会要求一般的应知应会要求与员工发展、职位等级无直接与员工发展、职位等级无直接关联关联12职位目标职位目标-3WWHY 岗位设立的目的岗位设立的目的WITHIN 岗位的职权范围岗位的职权范围WHAT 岗位主要工作内容岗位主要工作内容主要职责主要职责主要职责主要职责按照由主到次顺序书写按照由主到次顺序书写列举主要工作内容列举主要工作内容用关键动词表述所担负的责任用关键动词表述所担负的责任13职位说明书的主要内容职位说

7、明书的主要内容一份完整的职位说明书主要包括工作描述和一份完整的职位说明书主要包括工作描述和任职资格两大部分任职资格两大部分一、职位概况一、职位概况二、职位说明二、职位说明三、任职资料三、任职资料14职位说明主要包含以下基本内容职位说明主要包含以下基本内容（1）工作识别）工作识别（2）履行的职责）履行的职责（3）关键绩效指标）关键绩效指标（4）工作关系）工作关系职位说明书的主要内容职位说明书的主要内容15工作识别包括：职位名称、部门、职位编号、隶工作识别包括：职位名称、部门、职位编号、隶属关系属关系一个好的名称将很接近工作内容的性质，并能把一项工作与其他工作区分开来。在职责描述中应尽力避免出现如

8、“执行需要完成的其他任务”或“所分配的其他任务”这样笼统的描述如果经常性的工作内容不能被明确的描述出来，很可能会成为员工逃避责任的借口或造成日后工作推委、职责不清等现象职位说明书的主要内容职位说明书的主要内容16职位说明书的主要内容职位说明书的主要内容在在职位说明书中还应当界定工作承担者的权限范围，职位说明书中还应当界定工作承担者的权限范围，包括决策的权限、对其他人实施监督指导的权限、包括决策的权限、对其他人实施监督指导的权限、经费的预算支出核准权限等经费的预算支出核准权限等（在主要职责和工作内容描述中体现）（在主要职责和工作内容描述中体现）职位说明书应体现对任职者主要工作的绩效考核标职位说明

9、书应体现对任职者主要工作的绩效考核标准和要求准和要求1718职位说明书填写内容职位说明书填写内容职位概况职位概况设立本职位的目的职位的相关说明职位职责状况职位职责状况主要职责描写职责发生频度及时间占用比任职资格任职资格教育水平相关工作经验（年数）知识技能/才能其他要求19职位概况职位设立目的（主要职责）职位概况职位设立目的（主要职责）请以最精确简洁的陈述，说明本职位存在之基本目的。撰写注意事项：先将工作内容完成再归纳主要职责（工作目的）此职位的目的需要与其他职位有所区别，如果此职位不存在，什麽重要的事不能完成?请注意层次上的差异，例如经理与课长之职位目的应有基本的不同一般目的陈述总是始于一个动

10、词动词。继续陈述这一动词起着什么样的作用，要达到什么目的。注意：职位目的陈述不包括如何完成结果的过程。注意：职位目的陈述不包括如何完成结果的过程。职位说明书填写内容职位说明书填写内容20职位概况职位设立目的举例：发展及推动人事政策及制度，促使人力资源充分发挥及运用指导及管理公司的营运 建立并维持与客户之间良好的 关系计划、指导和控制公司的财务活动，包括借款和盈余的管理，应该做的事目 的 以配合公司的经营与发展以达到符合董事会的计划和方针的发展营利目标以达成所赋予之销售目标及业务扩展保证最大的回报，保障股东的利益职位说明书填写内容职位说明书填写内容21职位概况职位的相关说明职位概况职位的相关说明

11、在工作关系一栏中，将列明该职位在日常工作中与企业内部和企业外部频频繁繁发生工作联系的对象，此工作联系对象为一个群体，而非某个岗位或人例如：法务专员的工作对象为：例如：法务专员的工作对象为：各部门、各工厂（内部）各部门、各工厂（内部）律师事务所、司法机关（外部）律师事务所、司法机关（外部）职位说明书填写内容职位说明书填写内容22直接上级指的是该职位的工作结果的直接汇报人的职位名称下级指的是该职位直接或间接分配工作的人员的职位（人数）例如：计划部经理例如：计划部经理直接上级为营运中心副总监直接上级为营运中心副总监下下级级为为生生管管课课长长、物物控控课课长长、供供应应课课长长、各各工工厂厂PMC课

12、长课长（5-6人）人）职位概况职位的相关说明职位概况职位的相关说明职位说明书填写内容职位说明书填写内容23职位概况职位概况设立本职位的目的职位的相关说明职位职责状况职位职责状况主要工作内容、职责描写职责发生频度及时间占用比任职资格任职资格教育水平相关工作经验（年数）知识技能/才能其他要求职位说明书填写内容职位说明书填写内容24撰写职责说明撰写职责说明每一条主要工作内容可分三部分：行为动词行为动词制定，建议，检查，确保，表达，联络 目的目的为谁，为什么 最终结果最终结果实现什么结果 职位说明书填写内容职位说明书填写内容25此职责说明不完整。为什么进行维护程序？最终结果可能是为减少虚耗的生产时间。

13、举例说明：维修工程师举例说明：维修工程师行为动词行为动词:制定和维护制定和维护目的目的:既定的预防性维护保养程序既定的预防性维护保养程序最终结果最终结果:？制定和维护既定的预防性维护保养程序职位说明书填写内容职位说明书填写内容261.1.按照重要程度明确列举必须执行的任务按照重要程度明确列举必须执行的任务2.2.指出每项工作的目的或目标指出每项工作的目的或目标3.3.分析任务并归类相关任务分析任务并归类相关任务4.4.简要描述各部分的主要责任。最多以两句话描述简要描述各部分的主要责任。最多以两句话描述5.5.指出工作频率，以占用时间的百分比来界定指出工作频率，以占用时间的百分比来界定主要工作内

14、容填写步骤主要工作内容填写步骤职位说明书填写内容职位说明书填写内容27在主要工作内容中只须写出重要的职责，不需列举细节杂项，可省略临时交办事项在主要工作内容中用动词开始描述完成工作的方法或采取的行动，以目的或欲达成之成效结尾每项工作内容应注明发生的频率，如每月的时间占比。时间百分比代表没项主要工作内容应该投入的时间，每一职责时间不要小於5%，总共不可超出100%主要工作内容撰写注意事项主要工作内容撰写注意事项职位说明书填写内容职位说明书填写内容28 合并相关任务举例合并相关任务举例招聘专员的任务招聘专员的任务 职责职责 接收和记录辞职申请接收和记录辞职申请 确定空缺职位确定空缺职位 每周更新空

15、缺职位每周更新空缺职位 查阅职务说明查阅职务说明 起草招聘广告起草招聘广告 请示上级批准请示上级批准 与广告代理联络与广告代理联络 确认广告确认广告 保管并定期查阅空缺职位表，便于进行保管并定期查阅空缺职位表，便于进行招聘及行使其他人事职能招聘及行使其他人事职能准备招聘启事，请示上级批准，与准备招聘启事，请示上级批准，与广告商联络，确保广告正确并及时广告商联络，确保广告正确并及时出版出版职位说明书填写内容职位说明书填写内容29岗位职责动词举例岗位职责动词举例在使用动词时，应尽可能准确，避免使用在使用动词时，应尽可能准确，避免使用“负责负责”等模糊词。特别对同一等模糊词。特别对同一项工作项工作几

16、个职位都有参与的情况几个职位都有参与的情况,应明确地区分各个职位的角色和重要程应明确地区分各个职位的角色和重要程度度职位说明书填写内容职位说明书填写内容30n 能用于衡量向企业目标靠近的进度n 能回答“我们如何衡量成功”n 符合“SMART”精明原则定义关键绩效指标KPI要点31关键绩效指标（关键绩效指标（KPIKPI）设定原则）设定原则重要性重要性原则原则要选择对公司战略目标、关键成功因素起重要作用的关键业绩指标，不是指标越多越好具体性原则具体性原则要体现绩效目标之间的因果关系，针对关键成功因素具体阐述所衡量的关键业绩指标 可衡量原则可衡量原则可定期收集所需的准确、完整的数据，定量指标可以量

17、化计算，定性指标可以用双方都能理解的标准（阶段目标、阶段效果、时间节点等）衡量时效性原则时效性原则确保在需要的时候能够得到所需的数据可实现原则可实现原则绩效考核指标必须在考核对象的责任和权力范围之内，是可以通过努力后实现的挑战性原则挑战性原则在上阶段的绩效表现基础上具有一定挑战性，需要付出工作努力和发展自身能力才能实现KPI设计设计需要遵循的原则需要遵循的原则有效的绩效指标及其目标的制订需要遵循重要性与具体性、可衡量性、有效的绩效指标及其目标的制订需要遵循重要性与具体性、可衡量性、挑战性、可实现性挑战性、可实现性和和时效性时效性(SMART)等原则。等原则。“S”“M”“A”“R”“T”32职

18、位概况职位概况设立本职位的目的职位的相关说明职位职责状况职位职责状况主要工作内容、职责描写职责发生频度及时间占用比任职资格任职资格教育水平相关工作经验（年数）知识技能/才能其他要求职位说明书填写内容职位说明书填写内容33任职资格任职资格请归纳说明本职所需的最低最低教育、知识、技能与经验水平（如：若你需要招聘担任本职的员工，那么应聘者应当具有什么样的背景或知识？）注意：注意：此处的要求可能同目前任职者的技能与此处的要求可能同目前任职者的技能与经历不完全一致经历不完全一致职位说明书填写内容职位说明书填写内容34任职资格（续）任职资格（续）教育：教育：学历、专业(如必要)、职称(如必要)相关工作经验

19、相关工作经验(年数年数)：一般工作经验要求、专业工作经验要求（应尽可能详尽）知识：知识：一般知识、专业知识及相关知识要求职业素质要求：职业素质要求：完成工作必备的专业技能、能力素质要求，其它要求：其它要求：完成岗位工作必须具备的品格、个性等特质要求（如必要）职位说明书填写内容职位说明书填写内容35职位说明书编写要求职位说明书编写要求 1、职位说明书主要由任职者编写，空缺职位由直接主管编写；、职位说明书主要由任职者编写，空缺职位由直接主管编写；所有职位说明书由部门经理、总监主要负责分析修订；所有职位说明书由部门经理、总监主要负责分析修订；2、职位说明书按人力资源部提供统一格式编写，并以、职位说明

20、书按人力资源部提供统一格式编写，并以WORD文档形式录入电脑，以便于传阅、修改和保存；文档形式录入电脑，以便于传阅、修改和保存；3、职位代码由人力资源部统一编订；、职位代码由人力资源部统一编订；4、主要职责是该职位设置的目的和意义所在，表明该职位在、主要职责是该职位设置的目的和意义所在，表明该职位在组织中应发挥的作用；组织中应发挥的作用；5、主要工作内容是主要职责的具体化，详细描述该职位日常、主要工作内容是主要职责的具体化，详细描述该职位日常的主要职业行为，包含职权，并按工作重要性和耗用工作时的主要职业行为，包含职权，并按工作重要性和耗用工作时间长短顺序编写。间长短顺序编写。36职位说明书撰写

21、中应注意的问题职位说明书撰写中应注意的问题描述直接简洁，用词正确，一般不用主语描述直接简洁，用词正确，一般不用主语全部使用现在时态，每一工作内容描述均以主动全部使用现在时态，每一工作内容描述均以主动动词开头动词开头不以任职人的现状作为过高或过低的标准不以任职人的现状作为过高或过低的标准临时团队或项目小组一般不撰写职务说明书临时团队或项目小组一般不撰写职务说明书兼职人员合并岗位或选择主要岗位编写兼职人员合并岗位或选择主要岗位编写职务说明书通过三级审核认定职务说明书通过三级审核认定37案例职位说明书审定职位说明书审定 A公司财务部经理是公司元老，在财务部工作15年，今年50岁，中专学历，因工作较出

22、色上个月被破格评为会计师，他对财务部经理职务说明书中任职资格描述如下：1、中专以上学历 2、10 年以上财务工作经验 3、熟练操作财务专用软件 4、会计类中级职称 5、熟悉国家税务、财政、金融法规问题：以上内容需要修改吗，如何修改？问题：以上内容需要修改吗，如何修改？38本次职位分析问卷的形式是职位说明书，下一阶段我们将以访谈或研讨会的形式更全面地了解目前各个职位的具体内容和职责请注意，职位说明书涉及的是目前职位的情况，而非有关个人目前职位的情况，而非有关个人的材料的材料。这不是对您的工作表现的评估。在您填写时，请写出您的职位对您的要求，而非您个人的背景或工作表现而非您个人的背景或工作表现在回答时请详细、准确在回答时请详细、准确-不要有所保留或者夸大。岗位职责应列举今年会开展的职责，而且岗位职责将是绩效考核的基础。所提供的回答应当适用于最为典型的通常情况，而不仅仅适用于短期活动或临时工作在您填写之后，交给您的直接上级主管，经审核签字认可。各位部门负责人将最终审核您负责部门的职位说明书，并将最终的电子版本以及文本文档交给人力资源部周丹人力资源部周丹39集团职位说明书编订进度安排集团职位说明书编订进度安排4041 谢谢各位！谢谢各位！42