行政事业单位会计.ppt.ppt

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1、行政事业单位继续教育讲 座2011、5绪论绪论n背景：1、2008年6月28日企业内部控制基本规范2、2010年4月26日企业内部控制配套指引一、内部控制的起源与发展（一）萌芽期内部控制牵制阶段：20世纪40年代以前（二）初步发展期内部控制阶段：20世纪40年代至70年代（三）发展期内部控制结构阶段：20世纪80年代至90年代初（四）内部控制的最新发展期内部控制整合框架阶段 Coso报告，是迄今为止最为全面的内部控制概念1、1999年10月31日 会计法：“各单位应当建立、健全本单位内部会计监督制度”2、2010年起，相继发布内部会计控制规范基本规范（试行）3、2002年美国萨班斯法案：高度重

2、视内控建设4、近期情况二、我国内部控制的发展第一章 总论第一节 行政事业单位内部控制的目 标、原则和要素一、内部控制的目标二、内部控制的原则三、内部控制的要素nCOSO委员会于1992年9月发布了内部控制整合框架，并于1994年进行了增补，即COSO内部控制框架（内部控制发展史上的里程碑）。系统五要素 （一）内部环境 （二）风险评估 （三）控制活动 （四）信息与沟通 （五）内部监督第二节 内部环境一、诚信和道德价值观念（一）领导的操守和道德价值观念具有杠杆作用（二）制定行为准则和其他准则（三）管理者对于干涉正常程序或凌驾制度行为的态度（四）面临不现实的目标压力二、管理哲学和经营风格（一）管理层

3、的主导作用（二）管理观念（三）管理层的经营风格（四）机构设置及权责分配（五）单位文化（六）人力资源政策（七）内部审计机构设置第三节 风险评估（一）设置目标（二）风险识别（三）风险分析（四）风险应对（五）风险评估的监督和评价第四节 控制活动一、不相容职务分离控制二、授权审批控制三、会计系统控制四、财产保护控制五、预算控制六、运营分析控制七、绩效考评控制第五节 信息与沟通一、信息搜集二、信息传递三、信息共享四、反舞弊机制、举报人投诉机制和举报人投诉制度第六节 内部监督一、内部监督的组织结构二、内部监督的方式（一）日常监督与专项监督以及两种方式的有机结合（二）持续性监督检查和专项监督检查以及两种方式

4、的有机结合三、内部控制评价四、内部控制档案第七节 行政事业单位内部控制制度评价一、内部控制评价的原则二、内部控制评价考虑的因素三、内部控制评价内容四、内部控制评价程序第二节 货币资金控制第一节 行政事业单位货币资金控制概述n货币资金控制原则1、岗位分工和责任分离2、严格收支分开3、执行支出款项的严格授权制度4、设定内部稽核制度，设定内部稽核人员5、实行定期轮岗制度一、货币资金内部控制的目标1、货币资金的安全性2、货币资金的完整性3、货币资金的合法性4、货币资金记录的真实可靠5、货币资金的效益性2009年6月，中共中央办公厅和国务院办公厅印发了关于深入开展“小金库”治理工作的意见（中办发2009

5、18号），决定在全国范围内深入开展“小金库”治理工作。2009年首先在全国党政机关和事业单位开展专项治理，事业单位中要以财政全额拨款事业单位为重点，然后再逐步扩展到社会团体、国有及国有控股企业。中纪委、监察部、财政部和审计署随后印发了关于在党政机关和事业单位开展“小金库”专项治理工作的实施办法，并制定了“小金库”治理工作举报奖励办法。目前行政事业单位严格执行年初预算，在会计核算中心集中报帐，每笔经费的开支均有层层审核方能过关，由于审批严格，就有单位将其他收入，如：补课费、培训费、房租收入、卖废品收入、资料回扣等收入，未按收支两条线缴入预算外帐户，由个别人掌管，成为“小金库”二、货币资金的内部控

6、制环境 所谓货币资金内部控制环境是对单位货币资金内部控制的建立和实施有重大影响的因素的统称。控制环境的好坏直接决定着单位内部控制能否实施或实施的效果，影响着特定控制的有效性。1、管理决策者。管理决策者是货币资金内部控制环境中的决定性因素，特别是在推行单位领导个人负责制的情况下，管理决策者的领导风格、管理方式、知识水平、法制意识、道德观念都直接影响货币资金内部控制执行的效果。二、货币资金的内部控制环境 2、员工的职业道德和业务素质。在内部控制每个环节中，各岗位都处于相互牵制和制约之中，如果任何岗位的工作出现疏忽大意，均会导致某项控制失效，比如，空白支票、印章应分别由不同的人保管，如果保管印章的会

7、计警惕性不高，出门不关抽屉，将使保管空白支票的出纳有机可乘，由此造成出纳携款潜逃的案件。3、内部审计。内部审计是单位自我评价的一种活动，内部审计可协助管理层监督控制措施和程序的有效性，能及时发现内部控制的漏洞和薄弱环节。内部审计力度的强弱同样影响货币资金内部控制的效果。三、货币资金内部控制方法 1、不相容职务相互分离 2、授权批准控制 具体流程：（1）支付申请 （2）支付审批 （3）支付复合 （4）办理支付 3、会计系统的控制第三节 货币资金的主要控制方法一、现金控制1、现金收支、保管应由财会部门指定的专职出纳负责，其他人未经授权不得经管现金，并限制他人接触现金。2、必须加强现金库存限额的管理

8、，超过库存限额的现金及时存入银行。3、现金收入应及时存入银行,不得直接用于支付单位自身的支出。4、以收费形式收取的预算外资金实行收费许可证制度，收费必须使用财政部门统一印制的收费票据。5、严格现金核算，发生现金收支业务必须通过出纳人员，由出纳人员根据审核无误的收付款凭证，按业务发生顺序，逐笔登记“现金日记账”。6、出纳人员每日下班前及时进行库存现金盘点，做到日清月结，确保现金账面余额与库存相符。一、现金控制7、严禁单位间互相借用现金。严禁将单位的现金收入按个人储蓄方式存入银行。8、支付职工工资奖金等职工个人费用应通过银行办理，尽量减少现金支付。9、备用金视同货币资金管理，各单位必须严格执行备用

9、金制度，加强备用金管理，及时办理备用金报账、清理业务。定期进行备用金检查，严禁长期占用、挪用备用金。二、银行存款控制 1、严格按照支付结算办法、信息产业部行政事业单位银行账户管理规定等有关规定，加强银行账户的管理，严格按照规定开设账户，办理存款、取款和结算业务。2、使用专项资金的部门和单位，要对专项资金实行单独核算、专款专用，按规定应设立专户的还必须在银行开设专户；严格按规定的用途和标准使用和管理专项资金。3、行政事业单位银行账户都必须在国库单一账户体系下设置，未经财政部门批准，各部门、各单位不得在各类金融机构开设银行账户。二、银行存款控制4、行政事业单位开设预算外资金账户，应报同级财政部门批

10、准。5、单位应当定期检查、清理银行账户的开立及使用情况，发现未经审批擅自开立银行账户或者不按规定及时清理、撤销银行账户等问题，应当及时处理并追究有关责任人的责任。加强对银行结算凭证的填制、传递及保管等环节的管理与控制。6、严格遵守银行结算纪律，不准签发没有资金保证的票据或远期支票套取银行信用；不准签发、取得和转让没有真实交易和债权债务的票据套取银行和他人资金；不准无理拒绝付款，任意占用他人资金；不准违反规定开立和使用银行账户。7、指定专人定期核对银行账户，每月至少核对一次，编制银行存款余额调节表，并指派对账人员以外的其他人员进行审核，确定银行存款账面余额与银行对账单余额是否调节相符。如调节不符

11、，应当查明原因，及时处理。二、银行存款控制8、单位应当加强对银行对账单的稽核和管理。出纳人员一般不得同时从事银行对账单的获取、银行存款余额调节表的编制等工作。确需出纳人员办理上述工作的，应当指定其他人员定期进行审核、监督。9、严禁以单位信用为担保，为职工个人开设银行信用卡。严禁利用单位银行账户为其他单位和个人套取现金。各单位应根据国家有关法律法规制定本单位的银行结算办法，加强本单位银行结算管理，并建立相应的内部控制制度和审计检查制度。三、其他货币资金控制 1、对各项其他货币资金应进行跟踪管理，定期检查。相关业务结束后，应及时清理并进行会计业务处理。2、严格执行国家规定的现金管理制度和银行结算制

12、度，按规定使用，正确办理结算，接受银行监督。严禁套取银行信用。3、其他货币资金应指定专人管理，对其增减变动及结存情况必须及时、正确登记入账，做到账实相符，保证安全。4、严格执行清查盘点与核对制度，防止挪用或侵占其他货币资金，避免损失。四、票据和有关印章的管理 1、单位应当加强与资金相关的票据的管理，明确各种票据的购买、保管、领用、背书转让、注销等环节的职责权限和处理程序，并专设登记簿进行记录，防止空白票据的遗失和被盗用。2、应当设立专门的账簿对票据的转交进行登记；对收取的重要票据，应留有复印件并妥善保管；不得跳号开具票据；不得随意开具印章齐全的空白支票。3、加强银行预留印鉴的管理。4、收受银行

13、汇票时，应审查收款人或被背书人是否为本单位，汇票是否在付款期内，日期、金额等是否填写正确无误，印章是否清晰，有无压数机压印金额，银行汇票和解讫通知是否齐全等。受理本票，应查明收款人或被背书人是否为本单位，印章以及不定额压数机金额是否清晰等。定期对有关货币资金的票据进行清查盘点，及时进行会计业务处理。五、支票管理 1、所有支票必须预先连续编号，空白支票应存放在安全处。支票由出纳人员或单位指定专人保管。有权签署支票人员不得保管空白支票，支票与财务印鉴由不同人员分开保管。2、支票领用时按要求逐项认真填写“支票领用单”，由所在部门负责人审核，经财务负责人批准签字后，领取支票。3、原则上不允许各业务部门

14、领取空白支票。特殊情况，经单位总经理审批。各部门累计领取支票不得超过三张，超过三张未报账的，财务部门暂停该部门借款业务。财务部门及时催促各业务部门及时办理结算报销手续。4、支票付款后及时办理报销手续，购置物品时需要物品保管人员或使用人员验收签字后方可报销。每项支票支出，都必须有经核准的发票或其他必要的凭证作为书面证据。在支票上必须明确地写明收款人和金额，并应与相应的应付凭证进行核对。作为签署支票书面证据的有关凭证，应于签署支票后，加盖“已付讫”戳记，以防他人被用来作为重复付款的凭证。五、支票管理 5、收到支票后，及时送存银行，不拖不压。任何有文字或数字更改的支票应予作废。作废的支票必须加盖“作

15、废”戳记，防止被他人使用。并且应和其他支票存放在一起，按顺序号加以留存。6、收付款业务发生时，出纳人员及时登记日记账。做到先登账后付款，“先收款后登账。出纳人员按月对账，并由出纳以外的人员编制“银行存款余额调节表”，书面呈报财务经理。所有已经签发的支票，应于当日及时记人银行存款日记账中，并应定期与应付款或其他总分类账借方进行核对。第四节第四节 货币资金具体业务流程控制管理货币资金具体业务流程控制管理 一、现金收入管理 收入现金及时人账，送存银行。财务人员支付现金，可以从单位库存限额中支付或从银行存款中提取，不得从现金收入中直接支付，即不得坐支。财务人员从银行提取现金，应当填写“现金支票领用单”

16、，并写明用途和金额，由财务负责人签字批准后提取。一、现金收入管理二、现金支出管理 1、国务院颁发的现金管理暂行条例明确规定了现金的使用范围，下列范围内可以使用现金：职员工资、津贴、奖金；个人劳务报酬；出差人员必须携带的差旅费；结算起点以下的零星开支；向个人收购农副产品和其他物资，各种劳保福利费用以及国家规定的对个人的其他支出；根据国家规定颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等各种奖金；中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。结算起点暂定为1000元。单位不准超范围、超限额使用现金。2、单位员工因工作需要借用现金，需填写“借款单”，由部门领导签字确认，报财务负责人审批，经会计审核，到出纳人员处领

17、取，现金出纳见到加盖审核戳记的支出凭据后方可付款。现金支出管理二、现金支出管理 3、报销时凭发票、差旅费单据及单位认可的有效报销或借款凭单，经经办人签字，会计审核，财务负责人批准，到出纳人员处冲抵以前借款、领取现金，付款后加盖付款标志及经办人戳记。4、工资由单位的人力资源部门按月编制工资表，财务部门应根据人力资源部门主管签字同意的工薪支付单来提取和发放现金。财务人员按时提款，月末发放工资，填制记账凭证，进行账务处理。发放现金过程中，直接支付款项的出纳和会计记账人员应严格职责分工。5、出纳人员应当建立健全现金账目，逐笔按顺序记载现金收付；账目应当日清月结，账实相符。财务负责人不定期对库存现金进行

18、抽查，主管会计经常与出纳核对库存现金情况。每个季度财务负责人至少会同主管会计抽查一次库存现金，对差异情况进行分析，形成库存现金盘点报告，提出改进意见，以书面形式呈报财务经理。三、备用金管理1、确定单位应建立哪些定额备用金；确定每笔备用金的金额。任何超过备用金金额的现金支出，应得到特定的事先审批，并在一般现金中支付。2、确定备用金的保管人，并将人员名单报送单位财务部门备案。制定该项备用金的补足和支付记录制度。各备用金的保管人不能同时负责其他备用金、现金收入和支出的审批。3、领取备用金时，应填写借款单，财务负责人审核，由出纳人员依据凭证付款。4、备用金的使用必须有发票等原始凭证来证实该笔支出。发票

19、应由备用金使用者的审核人签字。备用金管理人员每周与财务部门结算一次，及时补充备用金。财务部门按时催促备用金管理人员办理财务报销手续。三、备用金管理三、备用金管理 5、内部审计人员或其他独立的职员应不定期地清点备用金。备用金的余额和已支付凭证的合计数应与备用金的固定金额相等；当备用金余额在规定数额以下时，备用金保管人可将已支付凭证交给会计部门。财务部门批准后，由出纳按定额补足该备用金；各备用金的余额应定期与控制该备用金的总账余额相核对。不再需要备用金的部门应及时办理相关手续，归还备用金。四、小金库管理1、违规收费、罚款或摊派设置的小金库2、利用资产处置、出租收入设置的小金库3、以会费、劳务费、培

20、训费等名义套取资金设立的小金库4、正常收入未纳入规定的财务进行核算截留收入设置的小金库5、虚列支出转出资金设立小金库6、以假发票这种方式骗取资金设立的小金库7、上下级之间相互转移资金设立的小金库第五节 货币资金的监督检查一、货币资金监督检查的内容二、常见的业务漏洞及控制第三章第三章 采采 购购 控控 制制 第一节第一节 行政事业单位采购概述行政事业单位采购概述 采购：是指以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等。存在风险：1、缺乏科学合理的采购计划，可能导致单位业务不能正常进行。2、采购环节出现舞弊，可能导致采购项目质次价高第二节 政府采购与付款业务流程及控制要求

21、一、集中采购和分散采购流程及要求 政府采购实行集中采购和分散采购相结合的组织形式。其中，集中采购分为政府集中采购和部门集中采购。研究政府采购首先要研究政府采购法，政府采购法是一切政府采购活动所必须遵循和依据的法律文件。政府采购法2002年6月29日由全国人大常委会审议通过，自2003年1月1日起施行。政府采购法全文共9章88条，分别规定了立法宗旨、调整范围、政府采购原则、主管部门、采购当事人、采购方式、采购程序、政府采购合同、质疑与投诉、监督以及法律责任等内容。有关名词的解释有关名词的解释 1、政府采购、政府采购:政府采购是指各级国家机关、事业单位和团体组织，使用财政性资金依法制定的集中采购目

22、录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。政府采购不单是指一个具体的采购过程，它是采购制度、采购程序、采购过程和采购管理的总称。政府集中采购目录和采购限额标准依照政府采购法规定的权限制定。集中采购目录不是一成不变的，随着社会的发展，会不断出现新的产品和服务项目，因此，政府集中采购目录也是根据实际情况逐年发布。2、政府采购当事人、政府采购当事人：指在政府采购活动中享有权利和义务的各类主体，包括采购人、供应商和采购代理机构包括集中采购机构等。3、集中采购机构：、集中采购机构：集中采购机构是非营利事业法人，北京市政府采购中心成立于2000年5月，是唯一承担北京市级国家机关、事业单位和团体

23、组织政府集中采购活动的集中采购机构。4、供应商：供应商：指向采购人提供货物、工程或者服务的法人、其他组织或者自然人。政府采购的原则政府采购的原则n公开透明原则公开透明原则n公平竞争原则公平竞争原则n公正原则公正原则n诚实信用原则诚实信用原则（一）政府集中采购的工作程序及要求1、编制、调整集中采购预算和实施计划。2、签订委托协议。3、制定操作方案。4、组织采购。5、确定中标、成交结果。6、签订采购合同。（二）部门集中采购的工作程序和要求 1、细化部门集中采购项目。2、编制计划。3、制定方案。4、实施采购。5、发出中标或成交通知书，同时发布中标、成交公告。6、签订采购合同。7、集中采购项目采用协议

24、供货的，比照中央国家机关政府采购中心和交通部委托的集中采购机构的有关规定办理。(三)自行采购的工作程序1、编制、调整自行采购预算。2、编制计划。3、实施采购。4、发出中标或成交通知书，同时发布中标、成交公告。5、签订采购合同。二、政府投资采购和单位自有资金采购的操作流程及要求n政府采购货物、工程和服务的方式有公开招标、邀请招标、竞竞争性谈判、单一来源采购、询价等。行政事业单位政府集中采购按资金来源划分，分为财政拨款采购和单位自有资金采购两种。（一）财政拨款采购操作程序及要求1、采购项目的立项2、采购方式的确定3、采购的具体实施（6种方式）（1）公开招标方式采购（2）邀请招标方式采购（3）竞争性

25、谈判方式采购（4）询价方式采购（5）单一来源方式的采购（6）定点方式采购 （二）单位自有资金采购操作程序及要求 1、采购资金的筹措。2、采购项目的立项。3、采购方式的确定与财政拨款采购方式的确定相同。4、采购方式包括：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源和定点采购等方式。5、采购资金的支付。第三节第三节 日常采购关键内部控制日常采购关键内部控制 一、请购控制1、单位应当建立采购申请制度，依据购置商品或服务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，并明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。2、采购申请一般由使用部门或仓储部门提出，由部门主管或其授权人员审核是否合理，若合理则签字

26、认可，并由单位负责人审批。需求部门提出的采购需求，应当明确采购类别、质量等级、规格、数量、相关要求和标准、到货时间等。3、属于年度采购目录规定的采购项目，行政事业单位应填制申报表，报政府采购中心登记后，再报财政厅主管处办理审批手续；政府采购中心根据批准的申报表汇总后办理有关拨款手续。4、符合规定的零星需要的采购目录以外的物品，通常由使用者根据实际需要提出，可以不通过财政主管部门审批。5、单位应当加强采购业务的预算管理。对于预算内采购项目，具有请购权的部门应当严格按照预算执行进度办理请购手续；对于超预算和预算外采购项目，应当由审批人对请购申请进行审批，没置请购部门的，应当由请购部门对需求部门提出

27、的申请进行审核，然后再行办理清购手续。6、应审查每一份请购单是否在执行后又重复提出；请购数量、品种是否合理，是否在控制限额的范围内。二、采购合同 1、各采购单位进行采购时，应与协议供货商签订政府采购协议供货合同，加盖采购单位印章，同时加盖单位财务印章。2、采购人可以委托采购代理机构代表其与供应商签订政府采购合同。3、政府采购合同履行中，采购人需追加与合同标的相同的货物、工程或者服务的，在不改变合同其他条款的前提下，可以与供应商协商签订补充合同，但所有补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的百分之十。三、验收与付款（一）验收控制 1、各采购单位应按照合同约定的条款负责验收，在交货时指派验收人员

28、对货物进行实物计量，并与货运单、订购单进行核对。需要时由质检部门对货物进行检验。2、为杜绝假冒伪劣产品，保护采购单位权益，各采购单位在验收时，应当场抄录设备及其所有可拆卸的部件的编号或序列号，形成书面记录，并签字盖章，作为合同附件妥善保存，以备维修及产生合同纠纷时使用。3、为了达到控制目的，验收入库的职能必须由独立于请购、采购和会计部门的人员来承担，收货部门的控制主要在收货的数量与质量方面，应根据购销合同的数量和质量的要求，独立地检验收到的物品。三、验收与付款（二）付款控制 1、行政事业单位应按照合同约定及时向协议供货商支付货款。2、各采购单位按合同约定由行政事业单位自行付款的，财务部门应对发

29、票、运费单、验收单、入库单以及其他有关凭证的真实性、完整性、一致性、合法性进行严格审核，然后与合同进行核对，经单位负责人审批后向供应商办理结算。第五章第五章 固固 定定 资资 产产 控控 制制 第一节固定资产内部控制概述第一节固定资产内部控制概述 一、概念二、二、现实中固定资产内部控制存在的问题1、固定资产的账实不符，资产存量不清2、固定资产长期被隐瞒、借用、侵占3、政府采购法对固定资产购置的制约力度不够4、房屋出租不规范，收支自行支配，搞“账外账”三、固定资产控制的原则三、固定资产控制的原则（一）风险导向原则 （二）合法并符合实际原则 （三）不兼容职务相分离的原则 （四）成本效益原则（五）单

30、位负责人责任原则第二节第二节 固定资产取得与验收控制固定资产取得与验收控制 一、固定资产取得与验收环节内部控制的基本要求一、固定资产取得与验收环节内部控制的基本要求（一）不相容岗位和职务分离1、固定资产投资预算的编制与审批；2、固定资产投资预算的审批与执行；3、固定资产采购、验收与款项支付；（二）授权批准控制严禁未经授权的机构或人员办理固定资产业务。审批人应当根据固定资产业务授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。经办人在职责范围内，按照审批人的批准意见办理固定资产业务。对于审批人超越授权范围审批的固定资产业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向上级部门报告。（三）人员配备应该

31、考虑专业素质和职业道德二、固定资产预算管理制度二、固定资产预算管理制度对于重大的固定资产投资项目，应当考虑聘请独立的中介机构或专业人士进行可行性研究与评价，并由行政事业单位实行集体决策和审批，防止出现决策失误而造成严重损失。三、固定资产的预算控制 1、编制支出预算 2、固定资产购置支出预算必须在考虑多种因素的基础上予以编制。3、对于价值较高的固定资产购置方案，购置预算应有各分项投资预算额，以便日后对投资实际支出额的控制。四、固定资产的请购与审批控制 对于一般固定资产采购，应由采购部门充分了解和掌握供应商情况，采取比质比价的办法确定供应商；对于重大的固定资产采购，应采取招标方式进行。行政事业单位

32、应当按照国家统一的会计准则制度的规 定，区分融资租赁和经营租赁，并根据风险、报酬转移情况，明确固定资产租赁业务的审批和控制程序。五、固定资产的采购控制 固定资产购建(尤其基建项目)涉及大额资金开支，通常是舞弊多发点。因此办理固定资产购建业务的人员应当具备良好的职业道德和业务素质。对大、中型购建项目宜实行项目负责人负责制(政府采购除外)；零星采购实行双人采购制。对重大工程建设项目，应成立专门管理小组。六、固定资产的验收控制 行政事业单位应当建立严格的固定资产交付使用验收制度，确保固定资产数量、质量等符合使用要求。固定资产交付使用的验收工作由固定资产管理部门、使用部门及相关部门共同实施。行政事业单

33、位外购固定资产，应当根据合同协议、供应商发货单等对所购固定资产的品种、规格、数量、质量、技术要求及其他内容进行验收，出具验收单或验收报告。验收合格后方可投入使用。行政事业单位自行建造的固定资产，应由制造部门、固定资产管理部门、使用部门共同填制固定资产移交使用验收单，验收合格后移交使用部门投入使用。对验收合格的固定资产应及时办理入库、编号、建卡、调配等手续。七、固定资产的入账控制（一）固定资产记录控制的基本要求及时确认固定资产的购买或建造成本。对需要办理产权登记手续的固定资产，行政事业单位应及时到相关部门办理。（二）现实中固定资产业务记录控制存在的缺陷1、参与固定资产管理的不同部门缺乏固定资产账

34、务处理的共同依据。2、参与固定资产管理的不同部门、不同环节之间缺乏相互制约。第三节第三节 固定资产使用、维护控制固定资产使用、维护控制 一、不相容职务分离n n 行政事业单位应该设立固定资产管理机构，固定资产管理机构与固定资产记录业务要相互分离。n 如果存在保险业务，应注意保险申请与保险执行业务的分离。n 资产盘查工作不能只由使用、保管人员或只由负责记账的人员来进行，应由独立于这些人员的第三者共同参加；资产报废的审批人不能同时是资产报废通知单的编制人。二、固定资产的使用控制n 设立行政事业单位各职能部门内部的设备管理员或称作二级设备管理员，并加强对其进行固定资产管理知识的宣传和培训，提高对其所

35、在部门设备使用和变动情况的监管力度。组织管理人员有计划地进行政治理论学习，树立正确的人生观、价值观，定期对他们进行法制、廉政教育，提高他们的整体素质。建立精神激励与物质激励相结合的激励机制。促使他们爱岗敬业，尽职尽责，做好本职工作。对于那些工作不负责任，思想不健康，不适合在此岗位上继续工作的人员要及时调整，对于那些由于工作责任心不强而造成资产流失、损坏的要查明原因，视其情节通报批评，调离岗位。三、固定资产的维护保养制度n行政事业单位应设置专门管理固定资产的机构，加强固定资产的维修和保养工作。该机构的职责包括：每年制订出各类房屋设备等的维修计划与实施维修计划或根据使用中出现的应急情况采取修理措施

36、；监督使用部门的使用情况；对使用、维修和保养的结果进行记录等。n固定资产使用部门负责固定资产日常维修、保养，定期检查，及时消除风险。在会计上，对于维修和保养所发生的费用应全部计入当期或分期摊人各期费用中，需要由非记录房屋设备明细账的其他职员来监督。此外由财会部门逐日编制维修和保养费用表，以分析各月之间费用重大波动的原因。四、固定资产的定期盘点制度n 行政事业单位应定期(视财产的性质不同而不同，通常至少每年一次)组织盘点固定资产实存情况。盘点工作应由负责保管、记账等不同职能的人员以及与厂房设备无关的其他局外人共同担任。盘点结果记录在盘点清单上，清单内容包括：固定资产的名称、类别、编号、存放地点、

37、目前使用状况和所处状态等。盘点人员(一般要求两人以上)应在盘点清单上签字。实地盘点结束后，应将盘点清单内容同固定资产卡片相核对，如发现差异或固定资产已处于不能正常使用状态，应由固定资产保管部门负责审查其原因，经过一定的批准程序，才能进行账面调整。每次盘点的清点单应归档保存。n 四、固定资产的定期盘点制度n盘点前，固定资产管理部门、使用部门和财会部门应当进行固定资产账簿记录的核对，保证账账相符。n 行政事业单位应组成固定资产盘点小组对固定资产进行盘点，根据盘点结果填写固定资产盘点表，并与账簿记录核对，对账实不符，固定资产盘盈、盘亏的，编制固定资产盘盈、盘亏表。n 固定资产发生盘盈、盘亏，应由固定

38、资产使用部门和管理部门逐笔查明原因，共同编制盘盈、盘亏处理意见，经行政事业单位授权部门或人员批准后由财会部门及时调整有关账簿记录，使其反映固定资产的实际情况。行政事业单位应至少在每年年末由固定资产管理部门和财会部门对固定资产进行检查、分析。检查分析应包括定期核对固定资产明细账与总账，并对差异及时分析与调整。n 四、固定资产的定期盘点制度n对于未使用、不需用或使用不当的固定资产，固定资产管理部门和使用部门应当及时提出处理措施，报行政事业单位授权部门或人员批准后实施。n 对封存的固定资产，应指定专人负责日常管理，定期检查，确保资产的安全、完整。五、固定资产的清查控制n行政事业单位应建立固定资产清查

39、制度，清查分年中清查和年末清查，由管理部门和财务部共同执行。固定资产的清查应填制“固定资产盘点明细表”，详细反应所盘点的固定资产的实有数，并与固定资产账面数核对，做到账务、实物和固定资产卡片相核对一致。若有盘盈或盘亏，需编报“固定资产盘盈盘亏报告表”，列出原因和责任，报使用部门、资产管理部门，并报高层管理机构批准后，财务部进行相应的账务调整。管理部门对台账和固定资产卡片内容进行更新。第四节第四节 固定资产处置和转移控制固定资产处置和转移控制 一、不相容职务分离n n固定资产处置与转移，涉及行政事业单位重大资产变动，往往也伴随着严重的贪污舞弊行为。如果固定资产处置的不相容职务，如处置决策、处置执

40、行、处置账务处理等，没有适当分离，甚至由一个人或一个部门独立完成，则极有可能出现私下交易、损害行政事业单位利益的现象。因此，应该加强不相容职务的分离。n 至少应该加强以下两个环节的职责分离：n第一，固定资产处置的审批与执行分离；n第二，固定资产取得与处置业务的执行与相关会计记录分离。二、固定资产的处置控制n行政事业单位应当建立固定资产处置的相关制度，确定固定资产处置的范围、标准、程序和审批权限。应区分固定资产不同的处置方式，采取相应控制措施。n 对使用期满、正常报废的固定资产，应由固定资产使用部门或管理部门填制固定资产报废单，经单位授权部门或人员批准后对该固定资产进行报废清理。n 对使用期限未

41、满、非正常报废的固定资产，应由固定资产使用部门提出报废申请，注明报废理由、估计清理费用和可回收残值、预计出售价值等。单位应组织有关部门进行技术鉴定，按规定程序审批后进行报废清理。二、固定资产的处置控制n 对拟出售或投资转出的固定资产，应由有关部门或人员提出处置申请，列明该项固定资产的原价、预计出售价格或转让价格等，报经授权部门或人员批准后予以出售或转让。n 行政事业单位固定资产的处置应由独立于固定资产管理部门和使用部门的其他部门或人员办理。固定资产处置价格应报经单位授权部门或人员审批后确定。对于重大的固定资产处置，应当考虑聘请具有资质的中介机构进行资产评估。n 对于重大固定资产的处置，应当采取

42、集体合议审批制度，并建立集体审批记录机制。二、固定资产的处置控制n 固定资产处置涉及产权变更的，应及时办理产权变更手续。n 1固定资产的出售n 固定资产使用部门应将闲置的固定资产书面告知管理部门，填写“闲置固定资产明细表”，管理部门拟定处理意见后，按以下步骤执行：(1)固定资产如需出售处理，需由固定资产管理部门提出申请，填写“固定资产出售申请表”；n (2)列出准备出售的固定资产明细，注明出售处理原因，出售金额，报使用单位主管、资产设备管理部门、高层管理机构审批；n (3)固定资产出售申请经批准后，固定资产管理部门对该固定资产进行处置，并对固定资产卡片登记出售日期，台账做固定资产减少；n (4

43、)财务部根据已经批准的出售申请表，开具相关票据及收款，并对固定资产进行相应的账务处理。二、固定资产的处置控制n 2固定资产报废n (1)当固定资产严重损坏，没有维修价值时，由固定资产使用部门提出申请，填写“固定资产报废申请表”，交固定资产管理部门报决策机构审批。n (2)经批准后，固定资产管理部门对实物进行处理。处理后对台账及固定资产卡片进行更新，并将处理结果书面通知财务部。n (3)财务部依据决策机构批准的固定资产报废申请和实物处理结果，进行账务处理。三、固定资产的转移控制n出租、出借固定资产，应由固定资产管理部门会同财会部门按规定报经批准后予以办理，并签订合同协议，对固定资产出租、出借期间

44、所发生的维护保养、税负责任、租金、归还期限等相关事项予以约定。n 单位对于固定资产的内部调拨，应填制固定资产内部调拨单，明确固定资产调拨时间、调拨地点、编号、名称、规格、型号等，经有关负责人审批通过后，及时办理调拨手续。n 固定资产调拨的价值应当由财会部门审核批准。n 三、固定资产的转移控制n 关于固定资产的转移，应注意以下三个问题：n 1固定资产在公司内部部门员工之间转移调拨，需填写“固定资产转移申请单”一式四联，送移入部门签字，确认后交固定资产管理部门。第一联由管理部门留存，更新固定资产卡片，第二联送交会计部门，第三联送交移入部门，第四联送交移出部门。将固定资产转移单交固定资产管理部门办理

45、转移登记。n 2固定资产管理部门将固定资产转移登记情况书面通知财务部，以便进行账务处理。n 3注意固定资产编号保持不变，填写清楚新的使用部门和新的使用人，以便监督管理。学校固定资产采购案例n(一)案例背景n 本项目为学校计算机采购项目，于209年8月23日下达给政府采购中心，被列入政府采购范围。在各学校提出购置计算机申请之前，学校内部结合自身实际，会同相关部门进行了认真论证，并经过管理高层审批确认。n 这次联合集中采购计算机为3120台，涉及120所学校，分布在C市D新区的各个地方，计算机的配置要求高，尤其是120台教师机的配置要求具有极高性能价格比的高档多媒体PC机。学校固定资产采购案例n(

46、二)招标准备n 由于本次招标计算机数量多，所以在确定招标方式上，既考虑120所学校需要计算机的时间上的急迫性，又考虑到采购程序的严密性、招标的最大范围的公开性，最终把招标方式确定为公开招标。8月24日以公开招标的方式在D新区政府采购网站发布招标公告。8月25日在日报上发布招标公告。招标文件编制的具体做法是将计算机分为A、B和C三个包，A包为2000台学生机，B包为1000台学生机，C包为120台教师机。这样分主要考虑到两个因素，其一是要求制造供应商供货时间短，3000台计算机可能由两家供应商提供，缩短制造周期；其二是教师机要求配置高，性能稳定可靠，兼顾到中高档国内外品牌的投标、中标机会。n 2

47、09年8月27日开始出售标书，共有15家公司购买了招标文件。学校固定资产采购案例n(三)招标过程n 209年9月6日在D新区政府采购中心开标，特别邀请D新区公证处两位公证员为开标公证，邀请D新区政府采购监督小组两位监督员作为监标人，评标专家由c市政府采购中心提供，在评标当天通知D新区采购中心，保证了评标专家的保密性和公正性。n 9月7日评标，邀请C市四位资深专家和一位使用单位人员组成评标小组，评标小组决定3000台学生计算机项目授予L公司，120台教师计算机项目授予T公司。学校固定资产采购案例n(四)履行合同n 209年9月10日与L公司签订合同，L公司授权，具体工作由B公司实施。n 209年

48、9月14日与T公司签订合同，T公司授权，具体工作由Q公司实施。n 随后采购中心与使用单位、中标单位、被授权单位召开了协调会议，达成“工作安排备忘录”。n 209年9月17日至21日Q公司进行用户情况调查，他们组织人员对120所学校逐一进行实地调查：邀请学校老师参加培训，调查学校计算机机房情况、电源情况等。中标的机器虽然不多，仅仅120台，但这120台计算机必须送到遍布D新区各个角落的120个学校，搬运到指定楼层的计算机教室，并安装调试。合同签订后，即开始按单生产(生产周期在十天左右)。由于10月1日到7日为国庆长假期，紧接下来的APEC会议又有一周长假期，D新区很多路段封路，为了按时履约，采购

49、中心要求T公司按紧急情况处理。在这批计算机到达C市的第二天开始，Q公司每天用五辆车，每车随行三人，以不同路线送到每个学校，三天内把120台计算机送到位。在计算机全部送到位后，Q公司派出六名工程师，用5天时间，到每一个学校进行安装调试，为学校安装必备软件，并请校方亲临验收与盖章确认。学校固定资产采购案例n校方验收的满意率达到100，其中非常满意的用户达到80。在装机的过程中，Q公司为每一个学校留下了名片，记录下了学校总务老师和计算机老师的联系电话，以便今后的服务和联系。n 由于本次招标提供的教师机的配置很高，部分学校在使用中遇到了不少问题，Q公司都一一上门解决，个别学校在教师机内安装了视频卡，引

50、起资源冲突，Q公司也上门帮助解决问题。从严格意义上来说，这些都不是机器本身的问题，并不在他们服务范围内，但为了新区的教学活动正常开展，为了提高公司的信誉，Q公司还是把这一切都当自身的工作给予解决，得到了很多学校的好评。学校固定资产采购案例n209年9月18日至25日B公司组织老师培训，组织安排120所学校的计算机老师进行计算机(学生机)的培训(计算机基本知识、使用及维护)，共有86所学校参加。在学校具备安装条件的情况下，截至到10月13日总共完成98所学校的安装调试。因部分学校的客观因素，其余的22所学校无法及时完成验收。n 为保证该项目的顺利实施他们做了大量的工作。采购招标做到了事前准备、调