会议教室服务规程参考模板范本.doc
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1、(二)会议前台工作流程1、会议前台接到营销结算部下发的接待通知单,用红笔标注下发时间及编号。2、前台将接待通知单交经理签字。3、接待通知单复印三份,前台留两份(一份备用,一份装订),第三份交经理助理。3、根据接待通知单,填写国家行政学院会议工作单,下发各班组领班、设备主管。4、接待通知单原单建立签单夹(文体部服务保障自评自检表、文体部 班次(会议)费用明细表。5、根据接待通知单添加文体部接待工作预定表( 班组)。6、根据实际预定鲜花、会标情况填写文体部鲜花会标预定登记表。7、打印路牌、门签。8、各班组领班根据国家行政学院会议工作单安排服务员布置会场,并检查会场布置情况。9、进行会议接待服务,服
2、务员填写记录。10、根据服务员填写的记录,前台收银填写文体部 班次(会议)费用明细表、网外运行单。11、根据服务员填写的记录,收银添加客史记录。12、领班审核文体部 班次(会议)费用明细表、网外运行单。13、班次结束,写会议使用签单,请班主任确认签字。14、前台结账,并入系统。15、填写月报。(三)前台岗位及职责(1)收银岗位1、会议前台根据营销结算部下发的接待通知单,用红笔标注下发时间及编号,交经理签字。2、负责复印接待通知单交经理助理。3、负责填写国家行政学院会议工作单,下发各班组领班、设备主管。3、负责建立签单夹(接待通知单、文体部服务保障自评自检表、文体部班次(会议)费用明细表)。4、
3、负责制作、添加文体部接待工作预定表(班组)。5、负责预定鲜花、会标并填写文体部鲜花预定登记表、文体部会标预定登记表。6、根据服务员填写的记录,填写文体部班次(会议)费用明细表、网外运行单。10、负责找班主任、办会部门负责人签单。11、负责会场及场馆的费用入泰能系统并投单。12、负责填写月报。13、负责每月装订工作29日前交综合。(2)前台接待1、负责填写文体部当日当值记录本。2、负责文体部工服、布草送洗及登记。3、负责前台钥匙的领取及登记。4、负责接听电话并及时填写当值记录本。5、负责顾客遗失或遗留物品的接受、登记并保管。6、负责顾客寄存物品登记及保管。7、负责借用物品登记。8、负责文体部设施
4、报修及登记。9、负责添加并完善客史纪录。(3)前台机动1、负责每天早开会议中心西电动门、324门。2、负责前台卫生。3、负责放置当日新开班次的路牌。4、负责打印第二天的门签、路牌及天气预报。5、负责销毁前一天的留存样品水。6、负责监督各班组交样品水并填写样品水留存记录。7、负责检查前台钥匙有无缺失。8、负责填写钥匙领用记录表。9、负责检查工作区烟缸并清洗。(4)前台值班1、负责锁会议中心西电动门、324门。2、负责晚间检查电梯厅。3、负责晚间检查8厅南门。4、负责晚间检查公共区灯、窗户。(5)保洁员1、负责文体部会议、主楼、应急、1号楼11层会议室、教室的地面的卫生保洁工作。2、负责文体部会议
5、、主楼、应急、1号楼11层会议室、教室的卫生间的卫生保洁工作。3、负责所使用保洁工具的管理及清洁工作。(四)前台岗位及工作流程(1)前台收银1、会议前台根据营销结算部下发的接待通知单,用红笔标注下发时间及编号交经理签字。2、接待通知单复印三份,前台留两份(一份备用,一份装订),第三份交经理助理。3、根据接待通知单,填写国家行政学院会议工作单,下发各班组领班、设备主管。4、根据接待通知单添加文体部接待工作预定表(班组)。5、建立签单夹(接待通知单原单、文体部服务保障自评自检表、文体部班次(会议)费用明细表)。6、根据接待通知单的服务要求预定鲜花、会标情况并填写文体部鲜花预定登记表、文体部会标预定
6、登记表。7、根据服务员填写的记录,前台收银填写文体部班次(会议)费用明细表、网外运行单。8、领班审核文体部班次(会议)费用明细表、网外运行单。9、经理审核网外运行单。10、入网外台账。11、班次结束,写会议使用签单,请班主任确认签字。12、入泰能系统。34、分单,填写前台台账。14、投单。15、填写月报,每月29日装订记录并上交综合。(2)前台接待1、填写当日当值记录本。2、工服、布草送洗及登记。3、营销通知临时会议及时通知班组领班。4、前台钥匙的领取及登记。5、接听电话并及时填写当职记录本。6、顾客遗失或遗留物品的接受、登记并保管。7、顾客寄存物品登记及保管。8、借用物品登记。9、文体部设施
7、报修及登记。10、添加客史纪录。11、节能降耗。(3)前台机动1、开会议中心西电动门、324门。2、前台卫生。3、放置当日新开班次的路牌。4、销毁前一天的留存样品水。5、监督各班组交样品水并填写样品水留存记录。6、检查前台钥匙有无缺失。7、打印第二天的门签、路牌及天气预报。8、填写钥匙领用记录表。9、填写钥匙领用记录。10、检查工作区烟缸并清洗。(4)前台值班1、锁会议中心西电动门、324门。2、检查电梯厅。3、检查8厅南门。4、锁西电动门。5、检查公共区灯、窗户。(5)保洁员一、场馆保洁流程 “八字诀” :备、开、清、扫、吸、墩、关、写。1、备。领钥匙、准备工具:清洁桶、抹布4条(干湿各2条
8、)、笤帚一套、吸尘器、墩布、榨水车、全能清洁剂、洁厕灵等(注:2条干抹布擦墙裙、踢脚线、饰品)。2、开。开门、开灯、开窗。3、清。清理地面杂物。4、扫。清扫地面:垃圾过多时,在边角集中,扫在簸萁中;笤帚有毛发,用毛刷清除。 5、吸。地毯吸尘:边角重点吸,家具下死角搬开吸;家具恢复原位。6、墩。墩硬质地面。(1)备水。打半桶清水(每周用全能清洁剂清洁一次:半桶水加3-5滴全能清洁剂)。(2)洗墩布。墩布洗净、拧干。(3)墩地。墩布的一面用脏后再用另一面。要求:勤洗墩布,勤换水。7、关。关灯、关窗、关空调、锁门。8、写。填写保洁工作记录。二、卫生间保洁流程“八字诀”:备、开、倒、刷、擦、添、关、写
9、。滴洁厕灵在恭桶和小便池内擦镜面台面刷恭桶、便池擦恭桶、便池外面清洁地面、备。领钥匙、准备工具:专用清洁桶、刮子、毛头、专用抹布2条、恭桶刷、胶皮手套、墩布、水车、铲刀、全能清洁剂、洁厕灵等。2、开。开门、开灯、开排气扇。3、倒。倾倒垃圾。、刷。先用清水冲洗。滴洁厕灵。用恭桶刷由上到下清洁。用清水再次冲洗。5、擦。用卫生间专用清洁桶、抹布。洗手池、镜面、台面、面盆。用湿抹布擦拭洗手液盒、手纸架、水龙头、排水管。用1:200的84消毒液擦拭便池外面、恭桶盖板正反面。6、添。添加手纸、洗手液等。7、关。关灯、关窗、关排气扇、关门。8、写。填写保洁工作记录。(五)会议(教室)服务流程会(课)前一天准
10、备:1、做卫生:做台面、桌、椅、白板、墙裙、踢脚线卫生,保洁员做场馆卫生。2、核对钟表,检查灯具:核对钟表。检查灯具完好。报修。有损坏及时向前台报修。3、挂会标:核对会标。核对会标是否与工作单一致。悬挂到位。4、摆放家具,检查家具完好及稳固情况:摆桌椅。按会务组或工作单要求的形式和数量摆放主席台桌椅、台下桌椅、签到桌椅及照像用椅,铺好台布、台裙;吊线。检查家具。检查家具的稳固性,有摇晃的桌椅清理出来及时前台报修。摆茶台、备茶台。5、物品准备:重要活动贵宾室服务员准备纸、笔等。备楼层路牌、告示牌、门签。备纸篓并套上垃圾袋。6、交办事项:将待办事项交接。 (五)会议(教室)服务流程会(课)前一天准
11、备1、做卫生。做台面、桌、椅、白板卫生、保洁员做场馆地面及贵宾室卫生间卫生。2、核对钟表,检查灯具核对钟表。检查灯具完好。报修。有损坏及时向前台报修。3、挂会标核对会标。核对会标是否与工作单一致。悬挂到位。4、摆放家具,检查家具完好及稳固情况摆桌椅。按会务组或工作单要求的形式和数量摆放主席台桌椅、台下桌椅、签到桌椅及照像用椅,铺好台布、台裙;吊线。检查家具。检查家具的稳固性,有摇晃的桌椅清理出来及时前台报修。摆茶台、备茶台。备好的茶台放在教室内并盖好台布。5、物品准备重要活动贵宾室服务员准备纸、笔等。备楼层路牌、告示牌、门签。备纸篓并套上垃圾袋。2个咖啡壶。人数较多时准备4个咖啡壶。6、交办事
12、项。将待办事项交接。会(课)前3040分钟1、会议室(教室)准备开灯、空调,注意节能降耗。开门、灯、通道灯,开窗通风(课前关窗);开空调,夏季室温不低于26度,冬季不高于20度。公共区放加水瓷烟缸。核对钟表。检查白板笔、白板纸。检查文具盒内文具是否齐全、能否正常使用。清洁咖啡壶(开水烫)。使用投影:关主席台灯、放下主席台窗帘并关上该窗。教室门口椅子不能多于两把椅子。贴天气预报,服务小告示,温馨小贴士。2、保证通道安全通畅。擦拭地面水渍;清理通道。3、为学员席续茶。给学员续茶(注:开班第一天,提前20分钟续茶完毕,站立于教室门外引导学员:“早上好,XX班(会议)这边请!”。4、VIP服务。教师及
13、VIP引导、提拿重物、脱挂外套、调整麦克及水杯位置,推送坐椅。5、为主席台续茶。咨询教师饮茶习惯及台上、台下续茶间隔,开办式、结业式提前1015分钟续茶完毕。会(课)中1、 关注。2、 在会场内关注510分钟,及时提供服务。2、沟通。向班主任了解课程有无变更;完成班主任交办事项;其它。3、关灯、空调,注意节能降耗。关通道灯、卫生间灯、公共区空调;终止长流水。4、整理整理茶台,补暖瓶水,擦拭暖瓶、暖瓶车。收签到桌、路牌。清洁烟缸。5、续茶。由前到后,先续茶后送水;主席台换人及时更换盖杯等物品。6、中场休息(1)中休前准备。提前开门、通道灯、公共区空调,清理通道,擦拭地面水渍。要求:会场门一推即开
14、;大型会议持手电为宾客照明。(2)中场休息。开窗通风。续茶。台上、台下。整理主席台。擦白板、检查白板笔、白板纸。(3)中休后服务。关通道灯、卫生间灯、公共区空调,终止长流水。清洁烟缸、整理茶台。补暖瓶水。7、散会(下课)时(1)下课前准备。提前开门、通道灯、公共区空调,清理通道、擦拭地面水渍。(2)送宾。(3)VIP服务。整理资料;穿外套;提拿重物;必要时送宾。会(课)后1、通风,断水电 开窗通风。 关公共区及洗手间灯、终止长流水、关空调。2、检查会场检查可疑物品及火灾隐患。检查遗失遗下物品。检查家具完好。3、整理茶台收纸杯。将水杯内的茶水倒入桶内,再将空纸杯收齐扔到垃圾桶。收杯具。杯具收回交
15、洗消员。4、做场内卫生、清倒垃圾做台面、家具卫生。清理教具。检查文具盒,文具是否齐全、能否正常使用。擦拭文具盒;擦白板,补齐白板笔、纸等。清洁烟缸、倒垃圾。5、恢复家具家具归还原位并摆齐。松动家具报修。6、交记录和领用物品钥匙、清洁手小毛巾、毛巾碟、杯托、瓷杯、咖啡壶。7、会议结业时收会标、告示牌、桌签、门签、桌裙、台布。收、交服务用品。服务物品箱:咖啡壶、圆碟、方碟、防滑托盘、不锈钢托盘、茶台桌盖布、台布、水晶板、烟缸、小毛巾、餐巾纸、茶叶、矿泉水、饮料、温馨小贴士、服务小告示、天气预报牌等。收、交教学用品:白板笔、白板纸、白板擦、胶泥、磁扣、磁条、接线板。(六)贵宾厅服务流程会议前一天1、
16、布场。贵宾厅员工布场,见会议(教室)服务流程。2、准备物品。瓷杯、号杯、柔巾机、柔巾卷、茶叶、洗茶杯、小毛巾、毛巾碟、矿泉水、煮水壶、玻璃杯、纸杯垫、小暖瓶、暖瓶垫、大方托盘、圆托盘(垫布、盖布)、餐巾纸、烟缸、一次性手套白纸、铅笔、便签夹、空气清新剂、衣撑和衣撑牌。3、做方案,提前一天培训。会前1小时1、 备饮用水;煮水、洗茶。2、 会场准备开门、灯、空调、通道灯,公共区灯、喷空气清新剂、开窗通风(会前关窗),注意节水、节电,做好节能降耗工作。 公共区放加水瓷烟缸、不锈钢垃圾筒。核对钟表。检查VIP衣撑牌。 3、 保证通道安全通畅。擦拭地面水渍;清理通道;雨雪天放置小心地滑牌。 4、 检查洗
17、手间。卷纸、洗手液、长流水、备香巾、地漏内倒热水除味,水箱放水检查(专人负责)。5、送水。提前10分钟加水完毕;上小毛巾;加矿泉水。6、迎宾。问候宾客;提拿重物;脱挂外套;引导入座;告知洗手间位置(对不起,打扰一下,这边设有洗手间)。VIP人数不确定时将水杯放接手台上,来一位送一杯水。7、主席台服务。提前10分钟上香巾、加水(专人负责关注主席台)。8、提醒服务。提前1分钟提醒VIP或主宾:“您好(打扰一下),会议时间快到了,现在是否到会场?”,征得同意后,引导上主席台,为VIP推送座椅。9、了解有无变更。向会务组了解会议议程及服务要求,站立于会场内,密切关注VIP随时提供服务。会中服务1、关注
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