企业行政管理.ppt
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1、企业行政管理企业行政管理行政管理学院中国十大职业资格教育培训机构高高 燕燕行政管理行政管理企业行政管理企业行政管理如何做好行政工作如何做好行政工作心明确岗位职责明确岗位职责日常办公事务管理包括日常事务的日常办公事务管理包括日常事务的计划安排、组织实施、信息沟通、计划安排、组织实施、信息沟通、协调控制、检查总结以及奖励惩罚协调控制、检查总结以及奖励惩罚等方面的管理工作；等方面的管理工作；办公物品管理包括办公物品的发放、办公物品管理包括办公物品的发放、使用、保管及采购以及相应制度的使用、保管及采购以及相应制度的制定；制定；文书资料管理包括印信管理、公文文书资料管理包括印信管理、公文管理、档案管理、
2、书刊管理；管理、档案管理、书刊管理；会议管理包括会前准备、会中服务、会议管理包括会前准备、会中服务、会后工作；会后工作；其他事务视各公司具体情况而定。其他事务视各公司具体情况而定。加强沟通加强沟通沟通包括纵向沟通和横向沟通。沟通包括纵向沟通和横向沟通。纵向沟通分为与上级沟通和与下级部门沟纵向沟通分为与上级沟通和与下级部门沟通。通。与上级沟通主要是要充分领悟上级领导的与上级沟通主要是要充分领悟上级领导的意思，把握住方向，同时将自己和下级部意思，把握住方向，同时将自己和下级部门的观点很好的传达给上级，这需要行政门的观点很好的传达给上级，这需要行政人员有观察分析能力和表达能力。人员有观察分析能力和表
3、达能力。与下级沟通主要是执行上级的决定以及收与下级沟通主要是执行上级的决定以及收集整理下级部门各项信息，这就需要较强集整理下级部门各项信息，这就需要较强的应变能力和组织能力。的应变能力和组织能力。横向沟通包括公司内部相关职能部，与关横向沟通包括公司内部相关职能部，与关系企业窗口部门和外界媒体政府机关等等。系企业窗口部门和外界媒体政府机关等等。在传达精神及布置工作任务及协调各部门在传达精神及布置工作任务及协调各部门工作时，务必真诚、谦虚。工作时，务必真诚、谦虚。与外界沟通需要强的适应能力和自我控制与外界沟通需要强的适应能力和自我控制能力。能力。信息的收集和整理信息包括企业外部信息和内部信息。信息
4、包括企业外部信息和内部信息。外部信息具体包括：国家政治、法律、外部信息具体包括：国家政治、法律、经济、政策规定；社会习惯、风俗、时经济、政策规定；社会习惯、风俗、时尚变化；市场需求、消费结构、消费层尚变化；市场需求、消费结构、消费层次的变化；竞争企业信息；科学技术发次的变化；竞争企业信息；科学技术发展信息；突发事件等。展信息；突发事件等。内部信息具体包括财务状况；生产状况；内部信息具体包括财务状况；生产状况；产销状况；采购、库存信息；设备的使产销状况；采购、库存信息；设备的使用和管理；人才资源等。用和管理；人才资源等。作为一名行政管理人员最重要的是要及作为一名行政管理人员最重要的是要及时了解企
5、业内部情况发展变化和国家政时了解企业内部情况发展变化和国家政府机关相关政策和法律规定的变化。府机关相关政策和法律规定的变化。良好的执行力良好的执行力踏踏实实地去执行。踏踏实实地去执行。良好执行力表现在：良好执行力表现在：（1）什么事情该做，该怎么做。）什么事情该做，该怎么做。（2）如何更好更快完成该做的事情。）如何更好更快完成该做的事情。（3）清除所有障碍。）清除所有障碍。（4）形成企业执行的制度和文化）形成企业执行的制度和文化,让执行让执行影响到每个员工影响到每个员工 行政人员应具备素质、能力行政人员应具备素质、能力职位名称职位名称行政行政经经理理职位代码职位代码所属部门所属部门行政部行政部
6、职职 系系职等职级职等职级直属上级直属上级职位概要职位概要:规划、指导、协调公司行政服务支持等各项工作，组织管理下属人员完成本职工作。规划、指导、协调公司行政服务支持等各项工作，组织管理下属人员完成本职工作。工作内容工作内容:%组织制定行政部工作发展规划、计划与预算方案；组织制定行政部工作发展规划、计划与预算方案；%组织制定行政管理规章制度及督促、检查制度的贯彻执行；组织制定行政管理规章制度及督促、检查制度的贯彻执行；%组织、协调公司年会、员工活动、市场类活动及各类会议，负责外联工作及办理公司所需各项证照；组织、协调公司年会、员工活动、市场类活动及各类会议，负责外联工作及办理公司所需各项证照；
7、%起草及归档公司相关文件；起草及归档公司相关文件；%搜集、整理公司内部信息，及时组织编写公司大事记；搜集、整理公司内部信息，及时组织编写公司大事记；%管理公司重要资质证件；管理公司重要资质证件；%组织好来客接待和相关的外联工作；组织好来客接待和相关的外联工作；%主持部门内部的建设工作，建设及维护内部网络；主持部门内部的建设工作，建设及维护内部网络；%协调公司内部行政人事等工作；协调公司内部行政人事等工作；%对控制成本的方法提出建议。对控制成本的方法提出建议。任职资格任职资格:教育背景教育背景:秘书、中文、公关、行政管理等相关专业本科以上学历。秘书、中文、公关、行政管理等相关专业本科以上学历。培
8、训经历培训经历:受过管理学、战略管理、管理技能开发、公共关系、财务知识等方面的培训。受过管理学、战略管理、管理技能开发、公共关系、财务知识等方面的培训。经经 验验:5 5年以上行政管理工作经验。年以上行政管理工作经验。技能技巧技能技巧:熟练的中英文写作、口语、阅读能力；熟练的中英文写作、口语、阅读能力；优秀的外联与公关能力，具备解决突发事件的能力；优秀的外联与公关能力，具备解决突发事件的能力；较强的分析、解决问题能力，思路清晰，考虑问题细致；较强的分析、解决问题能力，思路清晰，考虑问题细致；熟练使用办公软件、办公自动化设备。熟练使用办公软件、办公自动化设备。态态 度度:做事客观、严谨负责、踏实
9、、敬业；做事客观、严谨负责、踏实、敬业；具有很强的人际沟通、协调、组织能力以及高度的团队精神，责任心强。具有很强的人际沟通、协调、组织能力以及高度的团队精神，责任心强。职位名称职位名称行政助理行政助理职位代码职位代码所属部门所属部门行政部行政部职职 系系职等职级职等职级直属上级直属上级行政经理行政经理职位概要职位概要:协助行政经理完成公司行政事务性工作及部门内部日常事务工作。协助行政经理完成公司行政事务性工作及部门内部日常事务工作。工作内容工作内容:%协助上级制定行政、总务及安全管理工作发展规划和计划；协助上级制定行政、总务及安全管理工作发展规划和计划；%协助审核、修订行政管理规章制度，进行日
10、常行政工作的组织与管理；协助审核、修订行政管理规章制度，进行日常行政工作的组织与管理；%协助高级管理人员进行财产、内务、安全管理，为其他部门提供及时有效的行政服务；协助高级管理人员进行财产、内务、安全管理，为其他部门提供及时有效的行政服务；%考核和指导行政部工作人员的工作并给予业务指导；考核和指导行政部工作人员的工作并给予业务指导；%协助承办公司相关法律事务；协助承办公司相关法律事务；%参与公司经营事务的管理和执行工作；参与公司经营事务的管理和执行工作；%会务安排。会务安排。技能技巧技能技巧:具有较强的时间管理能力；具有较强的时间管理能力；优秀的外联和公关能力，具备解决突发事件能力；优秀的外联
11、和公关能力，具备解决突发事件能力；良好的中英文写作、口语、阅读能力；良好的中英文写作、口语、阅读能力；熟练使用办公软件；熟练使用办公软件；熟练使用操作办公自动化设备。熟练使用操作办公自动化设备。态态 度度:工作细致认真，谨慎细心，责任心强；工作细致认真，谨慎细心，责任心强；具有很强的人际沟通、协调能力，团队意识强。具有很强的人际沟通、协调能力，团队意识强。职位名称职位名称总经理秘书总经理秘书职位代码职位代码所属部门所属部门行政部行政部职职 系系职等职级职等职级直属上级直属上级行政经理行政经理职位概要职位概要:协助总经理完成日常事务性工作。协助总经理完成日常事务性工作。工作内容工作内容:%起草公
12、司年度工作总结及总经理讲话稿；起草公司年度工作总结及总经理讲话稿；%起草公司股东会和董事会的会议材料；起草公司股东会和董事会的会议材料；%作好公司重要会议的记录及会议纪要的整理；作好公司重要会议的记录及会议纪要的整理；%起草、打印、登记和存档总经理签发文件；起草、打印、登记和存档总经理签发文件；%协助行政部经理做好公司来宾的接待工作；协助行政部经理做好公司来宾的接待工作；%接听电话、妥当应答，如有必要，做好电话记录；接听电话、妥当应答，如有必要，做好电话记录；%掌握总经理的日程安排，为总经理接见访客做好预约工作；掌握总经理的日程安排，为总经理接见访客做好预约工作；%收发传真，并及时交给总经理处
13、理；收发传真，并及时交给总经理处理；%完成总经理或行政经理交办的其他工作。完成总经理或行政经理交办的其他工作。技能技巧技能技巧:熟悉公司文档管理；熟悉公司文档管理；良好的中英文写作、口语、阅读能力；良好的中英文写作、口语、阅读能力；熟练使用办公软件及办公自动化设备。熟练使用办公软件及办公自动化设备。态态 度度:良好的组织沟通协调能力；良好的组织沟通协调能力；工作细致认真，谨慎细心，条理性强；工作细致认真，谨慎细心，条理性强；责任心强，勇于承担挑战性的工作；责任心强，勇于承担挑战性的工作；具有开拓精神和团队精神。具有开拓精神和团队精神。职位名称职位名称秘书秘书职位代码职位代码所属部门所属部门行政
14、部行政部职职 系系职等职级职等职级直属上级直属上级行政经理行政经理职位概要职位概要:安排会谈、向电话询问者提供信息、收发日常邮件，进行文档管理，对其他行政和安排会谈、向电话询问者提供信息、收发日常邮件，进行文档管理，对其他行政和业务方面的工作提供行政支持。业务方面的工作提供行政支持。工作内容工作内容:%接听电话，向电话询问者提供信息，记录留言，转接电话；接听电话，向电话询问者提供信息，记录留言，转接电话；%收发与回复日常邮件；收发与回复日常邮件；%撰写会议通知、会议记要、日常信件和工作报告；撰写会议通知、会议记要、日常信件和工作报告；%会谈、会务安排；会谈、会务安排；%将信件及其他记录归档；将
15、信件及其他记录归档；%备份信件及其他文档；备份信件及其他文档；%安排商务旅行，做好预订工作；安排商务旅行，做好预订工作；%接待访客；接待访客；%采购、分发和控制办公用品；采购、分发和控制办公用品；%分发钱款，进行简单的账务管理。分发钱款，进行简单的账务管理。技能技巧技能技巧:熟练使用操作办公自动化设备，包括计算机、打印机、传真机、复印机等；熟练使用操作办公自动化设备，包括计算机、打印机、传真机、复印机等；有良好的文字表达能力，有一定英语基础，具备较强的听说能力。有良好的文字表达能力，有一定英语基础，具备较强的听说能力。态态 度度:认真负责，责任心强，积极主动执行交办工作；认真负责，责任心强，积
16、极主动执行交办工作；工作效率高，条理性强，有团队合作精神；工作效率高，条理性强，有团队合作精神；保密意识强。保密意识强。职位名称职位名称前台前台职位代码职位代码所属部门所属部门行政部行政部职职 系系职等职级职等职级直属上级直属上级行政主管行政主管职位概要职位概要:做好公司日常行政事务工作，保证公司信息通讯顺畅，提高公司运作效率。做好公司日常行政事务工作，保证公司信息通讯顺畅，提高公司运作效率。工作内容工作内容:%转接总机电话，收发传真、信件和报刊；转接总机电话，收发传真、信件和报刊；%接待来访客人，并通报相关部门；接待来访客人，并通报相关部门；%管理办公用品，管理维修打印机、传真机、复印机等办
17、公器材；管理办公用品，管理维修打印机、传真机、复印机等办公器材；%打印、复印文件和管理各种表格文件；打印、复印文件和管理各种表格文件；%承办员工考勤和外出登记；承办员工考勤和外出登记；%安排约会、会议室及差旅预定；安排约会、会议室及差旅预定；%保管各种手续、手册；保管各种手续、手册；%更新和管理员工通讯地址和电话号码等联系方式；更新和管理员工通讯地址和电话号码等联系方式；%协助组织公司活动。协助组织公司活动。技能技巧技能技巧:有良好的文字表达能力，有一定的英语基础；有良好的文字表达能力，有一定的英语基础；熟练使用办公软件、办公自动化设备。熟练使用办公软件、办公自动化设备。态态 度度:工作细致认
18、真，谨慎细心，热情，积极主动；工作细致认真，谨慎细心，热情，积极主动；工作效率高，责任心强，具有团队精神；工作效率高，责任心强，具有团队精神；保密意识强。保密意识强。职位名称职位名称行政事务管理专员行政事务管理专员职位代码职位代码所属部门所属部门行政部行政部职职 系系职等职级职等职级直属上级直属上级行政主管行政主管职位概要职位概要:管理公司的后勤服务工作、提供后勤保障。管理公司的后勤服务工作、提供后勤保障。工作内容工作内容:%安排落实上级要求的各项任务，提供相关服务和后勤保障；安排落实上级要求的各项任务，提供相关服务和后勤保障；%参与拟订和完善公司后勤管理规范，并监督执行，确保行政后勤管理的顺
19、利进行；参与拟订和完善公司后勤管理规范，并监督执行，确保行政后勤管理的顺利进行；%负责公司办公家具、设备、用品的选购与使用管理；负责公司办公家具、设备、用品的选购与使用管理；%负责公司各类设备、设施维护，水、电、气、热等能源后勤保障工作；负责公司各类设备、设施维护，水、电、气、热等能源后勤保障工作；%进行宣传与安全检查，代表公司与物业部门交涉，管理公司用水、用电情况；进行宣传与安全检查，代表公司与物业部门交涉，管理公司用水、用电情况；%办理公司购车、车辆年检的相关手续，安排活动用车，并统计人员用车的费用；办理公司购车、车辆年检的相关手续，安排活动用车，并统计人员用车的费用；%对公司人员申领办公
20、用品进行记录、发放、管理及流程优化；对公司人员申领办公用品进行记录、发放、管理及流程优化；%办理上级临时交办的其他工作。办理上级临时交办的其他工作。技能技巧技能技巧:能根据公司不同时期的发展需要，提供相应的物资设备配备方案；能根据办公需求、市场能根据公司不同时期的发展需要，提供相应的物资设备配备方案；能根据办公需求、市场行情，制定相应的计划及书面汇报；行情，制定相应的计划及书面汇报；有一定的英语水平，能熟练使用各种办公自动化设备；有一定的英语水平，能熟练使用各种办公自动化设备；良好的沟通协调能力、组织安排能力、具备灵活有序的物料控制能力。良好的沟通协调能力、组织安排能力、具备灵活有序的物料控制
21、能力。态态 度度:人品端正，爱岗敬业，工作态度细致、踏实，责任心强，能吃苦耐劳。人品端正，爱岗敬业，工作态度细致、踏实，责任心强，能吃苦耐劳。-1818-6W2HPDCASWOT常用工作方法常用工作方法常用工作方法常用工作方法-1919-2H2H6W6W1W Why目的2WWhat内容3WWho人4WWhom对象5WWhen何时6WWhere地点1HHow方法2HHow much或How many费用-2020-PDCA1、P（Plan）-计划计划，确定方针和目标，确定方针和目标，确定活动计划；确定活动计划；2、D（Do）-执行执行，实地去做，实现计，实地去做，实现计划中的内容；划中的内容；3
22、、C（Check）-检查检查，总结执行计划，总结执行计划的结果，注意效果，找出问题；的结果，注意效果，找出问题；4、A（Action）-行动行动，对总结检查的，对总结检查的结果进行处理，成功的经验加以肯定并结果进行处理，成功的经验加以肯定并适当推广、标准化；失败的教训加以总适当推广、标准化；失败的教训加以总结，以免重现，未解决的问题放到下一结，以免重现，未解决的问题放到下一个个PDCA循环。循环。-2121-1、S：Strength，优势、强项，优势、强项2、W：Weakness，弱势、缺点，弱势、缺点3、O：Opportunity，机会，机会4、T：Threatness，威胁，威胁SWOTS
23、WOT是一种分析方法是一种分析方法关于企业：用来确定企业本身的竞争优势，关于企业：用来确定企业本身的竞争优势，竞争劣势，机会和威胁，从而将公司的战略竞争劣势，机会和威胁，从而将公司的战略与公司内部资源、外部环境有机结合。因此，与公司内部资源、外部环境有机结合。因此，清楚的确定公司的资源优势和缺陷，了解公清楚的确定公司的资源优势和缺陷，了解公司所面临的机会和挑战，对于制定公司未来司所面临的机会和挑战，对于制定公司未来的发展战略有着至关重要的意义。的发展战略有着至关重要的意义。关于个人：职业规划关于个人：职业规划经营自己的长处经营自己的长处-2222-行政部工工作作流流程程办公用品及日常用品的采购
24、、发放管理办公用品及日常用品的采购、发放管理检查验收部门申请出入登记月末盘存帐物相符监督检查物品采购主管审批请购计划单查看库存定期询价议价第一条第一条 每月每月25日，各部门负责人将该部门所需要的办公用品应及时上报行政部。行政部指日，各部门负责人将该部门所需要的办公用品应及时上报行政部。行政部指定专人制定每月办公用品计划及预算；经主管副总审批后由行政部统一购买、根据实际定专人制定每月办公用品计划及预算；经主管副总审批后由行政部统一购买、根据实际工作需要有计划的于次月工作需要有计划的于次月10日分发给各部门日分发给各部门;第二条第二条 公司新员工的办公用品，行政部根据人力资源部提供的名单和用品清
25、单，负责为其配公司新员工的办公用品，行政部根据人力资源部提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新员工的正常工作。负责购发办公用品的人员要做到办公用品的齐全、品种齐，以保证新员工的正常工作。负责购发办公用品的人员要做到办公用品的齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好;第三条第三条 负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字签字;第四条第四条 因工作需要，确需某种专用办公用品的部门，须由本部门经理签字、报上级领导批准因工作
- 配套讲稿：
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- 特殊限制：
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