盘点办公室接听电话的职场礼仪知识.docx

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1、盘点办公室接听电话的职场礼仪知识职场办公室接听电话不行太随意，得讲究必要的礼仪和肯定的技巧。那大家知道有哪些办公室接听电话的职场礼仪学问吗?下面第一范文网小编为大家整理了办公室接听电话的职场礼仪，希望大家能够喜爱。 办公室接听电话的职场礼仪学问解析 办公室接听电话基本要点：1.铃不过三在电话铃响三声之内接起电话，不要有意延迟，提起听筒后，不要和四周人闲聊。电话铃响3遍之前就应接听，3遍后就应致歉：对不起，让你久等了。假如受话人正在做一件要紧的事情不能刚好接听，代接的人应妥为说明。假如既不刚好接电话，又不致歉，甚至极不耐烦，就是极不礼貌的行为。尽快接听电话会给对方留下好印象，让对方觉得自己被看重

2、。2.左手拿听筒、右手拿笔办公室接听电话不想个人接听电话那么随意，在对方打过来电话的时候必需要做文字记录。3.第一时间说出公司或者部门名称在电话接通以后，主动向对方礼貌问好，并第一时间报出本公司或者部门的名称。例如：您好、这里是众卓企业管理询问有限公司。4.对方基本信息了解确认对方的基本信息，包括对方公司、个人姓名、身份等。只有问清晰基本状况自己的工作才能顺当进展，假如没有问清晰来电者的身份，在转接过程中遇到问题时就很难解决 了，不但奢侈时间而且还会影响到工作进展。5.具体了解来电目的了解清晰基本的来电者信息之后，就要对来电的目的做具体的了解，以便对该电话实行合适的解决方式。包括要问到：对方来

3、电找谁?对方的事情是否可以代为转告?是否肯定要找干脆人接听?一般性的广告电话在问清晰之后就可以直接回绝，假如是公司有用的广告电话就可以记录，待须要的时候可以干脆用。做大最大限度的敏捷接听电话。6.确认来电主要内容在电话结束之前肯定要和对方确认一次来电的主要内容，做到精确到位，防止记录错误或者少记。假如是见面会见，那就要对会面的时间、地点、联系人、联系电话等各方面相关的信息核实清晰。随时牢记5W1H技巧，所谓5W1H是指When何时Who何人Where何地What何事Why为什么How如何进行。在工作中这些资料都是非常重要的。对打电话和接电话具有相同的重要性。电话记录既要简洁又要完备，有赖于5W

4、1H技巧。7.礼貌道谢电话结束肯定要对对方进行礼貌的道谢，这也是基本的电话礼仪。来电者是客人，肯定要敬重客人，千万不要表现出一种眼中无人的感觉。8.让来电者先挂电话不管是客户或者是找公司相关人的间接客户都要等着对方挂断电话之后再挂电话，不行啪的一下扔回原处，这极不礼貌。假如这边快速的挂断电话，会让来电者感觉这边的人对他很不耐烦，会让对方心里不舒适的。所以在接听一个电话即将结束时，应当礼貌的请客户先挂电话，这样才算是一个完备的接听电话的结束。 办公室接听电话的职场礼仪 1.时刻保持微笑、声音清楚在接听电弧中，肯定要面带笑容，还要保持清楚明朗的声音。虽然笑容只能表现在脸上，但在你说话的声音里面是随

5、时都能感觉到的。声音要文静有礼，以恳切之话语表达。亲切、温情的声音会使对方立刻对我们产生良好的印象。假如绷着脸，声音会变得冷冰冰。2.保持正确的姿态接听电话过程中应当始终保持正确的姿态。一般状况下，当人的身体略微下沉，丹田受到压迫时简单导致丹田的声音无法发出;大部分人讲话所运用的是胸腔，这样简单口干舌燥，假如运用丹田的声音，不但可以使声音具有磁性，而且不会损害喉咙。因此，保持端坐的姿态，尤其不要趴在桌面边缘，这样可以使声音自然、流畅和好听。假如接电话的时候，弯着腰躺在椅子上，对方听你的声音就是懒散的，无精打采的;若坐姿端正，身体挺直，所发出的声音也会亲切悦耳，充溢活力。因此打电话时，即使看不见

6、对方，也要当作对方就在眼前，尽可能留意自己的姿态。3.保持电话与嘴之间合适的距离在接听电话时，应留意使嘴和话筒保持4厘米左右的距离;要把耳朵贴近话筒，细致倾听对方的讲话。办公室接听电话礼仪禁忌：1.避开喂、喂或者你找谁开头。2.在通话过程中，肯定不能吸烟、喝茶、吃零食，即使是懒散的姿态对方也能够听得出来。也不要同时与同事闲聊。3.在通话结束时，不要先对方挂断电话。4.不要干脆大声的喊被找的人过来听电话，应当用手捂住听筒叫，或者让对方等等自己放下电话去叫过来。5.禁止接电话的时候大声喧哗。 职场办公室电话沟通礼仪学问 接电话的时间：接电话最完备的时间，最专业的时间接电话是在电话铃响的第三声接起来

7、!假如你在电话铃声的第一声响的间隙中接起来，一些客户会认为你太忧虑了;假如你在电话铃响了六到十六次，客户会认为你不在意生意。接电话的声音：顶尖的销售员接电话用有点兴奋的声音。他的声音有些欢乐的讯息，有些热诚。假如你的声音听起来象晚期病人的声音，保证客户不会想和你见面。这也是为什么你要在第三个电话铃响响接起电话的理由之一，因为在第一响时，打断了你正在做的事情，把你的心绪理清，把你自己的意识提高起来。这是简洁的小计谋。不管你什么时候听到电话铃声，暂停你手上的事情，立即闪耀出心灵的想象。承认他人的爱好：让给你来电的人告知你他为什么打电话来。他或她可能会拒绝你的广告或者问你一些关于特别项目的事情。你可

8、以这样回答：是的，先生(女士)，我们已经接到好多电话询问我们的新产品，我们真的很兴奋。然后你接着下一步。尽量得到对方的名字：假如你能在电话中叫出对方的名字，对方会特别兴奋，这样特别有助于与来电的人建立联系。得到名字的方法很简洁，但正确的话语非常重要，如下：当你回到线上，说：感谢你的等候。通常用礼貌来赞扬他们的耐性。然后说：我是把你的名字报上去。但是不要尝试用等待逼他说-只是给他一个机会说出他的名字，假如他那时觉得自然，他会说出来，假如没有，那就回到原来的温顺和信念的语调说：请问我可以知道您是哪一位吗?你总是可以知道他们的名字，假如他真的对你和你的公司有爱好，而在询问购买的问题。用问句回答他大部

9、分问题：你所要的会面机会可能须要你去他们家里，可能意味着他们到你的展示或陈设区域去看你公司的产品，也可能是去客户的办公室，不管怎样，你都必需去赴约。 当客户电话来说：你们的复印机可以打折吗?一个顶尖的推销员不会回答这个问题的有或者没有。而是他可能说：那一型的复印机正是你要买的吗?是的，正是那种。好，我今日或明天可以跟你多谈一点，你要来我们的展示间还是我到你那里去?当约定约会时间时，要重复告知客户全部的细微环节：当你约会时，什么事情都可能发生，他们不是完全忘了，就是不能确定你在哪里。他们可能遗忘会面时间，可能不记得你的名字，这就是为什么要在约会时要确认好几次的缘由。留意请他们写下适当的细微环节。如：你有没有顺手的铅笔?我想要你写下一些适当的细微环节。适当的细微环节包括销售员的姓名、他公司的地点、地址、时间、及任何来电者须要联络你资料。