物资信息系统运行管理办法.doc

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1、云南云天化股份有限公司 发 布2005-01-01实施2005-01-01发布物资信息系统运行管理办法Measures on Administration of Material Information System Q/YYTH 201322005代替Q/YYTH.GL.07.011-2005Q/YYTH 云南云天化股份有限公司企业标准物资信息系统运行管理办法1 主题内容与适用范围本制度规定了SAP物资管理系统和OA物资计划系统运行中应注意的相关事项。 本制度适用于物资管理部门的SAP物资管理系统和OA物资计划系统运行管理工作。2 引用标准 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款

2、。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 GB/T 1.12000 标准化工作导则 第1部分：标准的结构和编写规则 GB/T 154982003 企业标准体系 管理标准和工作标准体系 Q/YYTH 204242005 标准化工作管理办法3 职责3.1 分管经营副总经理是SAP物资管理系统和OA物资计划系统运行管理的主管领导。 3.2 物资部是SAP物资管理系统和OA物资计划系统运行管理的具体实施部门。3.3 信息中心是SAP物资管理

3、系统和OA物资计划系统运行管理的配合部门。4 管理活动的内容4.1 SAP系统运行管理4.1.1 下列用户按照分工负责对系统角色进行配置或调整a） 设置专人负责对SAP系统中相应角色的配置、调整；b） 负责系统角色配置和调整的用户应确保系统角色的正常使用。4.1.2 采购询价。采购员应严格按照需求计划和仓库库存量创建采购询价，并将询价信息反映在订单中。4.1.3 系统订单管理。创建订单时，不允许将两个公司的物料创建在同一张订单中。4.1.4 供应商的创建和维护a） 由综合管理员角色负责供应商的创建和维护；b） 采购员应及时将新增供应商评价结果提交综合管理员创建合格供应商档案；c） 采购员应在规

4、定时间将整理好的供应商资料，提交相关机构评估，并将评估结果及时交综合管理员进行合格供应商档案维护；d） 对评估不合格的供应商，综合管理员需在系统中对供应商做冻结或删除标记，以限制其业务活4.1.5 客户创建和维护a） 由综合管理员角色负责客户的创建和维护；b） 新增客户或需要对客户做冻结和删除标记的，采购员应提供必要的相关资料。4.1.6补充程序和表单的开发a） 业务需要开发系统补充程序、报表和单据的，由SAP系统管理组提出方案，经本部门经理审核后，提交信息中心组织开发；b） SAP系统管理组负责组织对开发出来的表单进行测试，经测试完全合格后投入实际业务运行；c） 信息员负责系统补充程序和表单

5、开发的具体联系工作。4.1.7 用户管理a） 因业务发展或岗位调整，需增减或调整用户的，SAP系统管理组应拟出具体方案经本部门经理批准后，由信息员提交信息中心；b） 信息中心系统管理员依据申请和相关规定，在系统中进行用户的增减或调整；c） 用户的密码丢失或非正常操作锁定时，可向SAP系统管理组提出，由SAP系统管理组组织进行密码的初始化或解锁。4.1.8 系统运行支持a） 系统运行中，用户因操作原因或有特殊业务出现致使操作无法继续时，首先向SAP系统管理组寻求帮助；系统管理人员不能解决时，由其向SAP实施公司顾问联系解决；如果SAP实施公司顾问也不能解决时，由系统管理人员向SAP公司寻求解决办

6、法。b） 系统管理人员由物资部SAP项目组核心成员组成，各成员分别负责各角色的业务支持。c） 操作人员在业务过程中遇到问题，应及时与系统管理组联系，由系统管理组负责组织解决。4.1.9 系统物料创建a） 一般物料的创建由各计划组组长负责，采购员需要创建一般物料时，应向组长申请，由组长统一创建。b） 消耗型物料由采购员自己创建，消耗型物料在月末不允许有库存。4.1.10 销售订单创建和维护a） 创建销售订单时，采购员应首先查看库存是否足量，如果库存数量不足的，应先补充库存后创建销售。b） 销售订单创建完毕，应及时催促保管员发货过账，以免产生预销售现象。4.1.11 系统核算业务管理a） 结算员应

7、在规定时间及时做好系统开关账管理，确保系统正常运作。b) 结算员进行系统业务操作时应准确选择账号和归集费用科目，确保系统账目数据的准确性。4.1.12 收货验收员应及时办理系统收货业务，向保管员发送物资入库通知，确保物资及时验收和入库。4.1.13 业务处理方法的新旧交替问题a) SAP系统运行中，与财务部门的业务往来，除了表单采用系统表单外，其它运作程序完全不变。b) 合同的外部审批程序按合同管理制度规定的程序执行，外部审批签字完毕后由综合管理员依据外部审批结果在系统中代行系统审批工作。4.1.14 SAP系统管理组成员，如因工作调动、调整或其他原因不能继续履行上述职责时，由物资部行政和党支

8、部研究确定替换人员。5 OA系统运行管理5.1 申报计划时，应按照OA系统的要求严格填写“物资计划申报表”，原则上要求必须选择物料码保证提交数据的完整性。5.2 计划申报表项目填写完毕，应进行复核，复核准确后提交本单位领导审批。5.3 用料单位领导审批完毕，提交职能部门审批或直接流转到物资部。5.4 职能部门审批完毕，如果还需送相关职能部门或主管领导审批的，应及时提交；不需要的，直接流转到物资部。5.5 物资部综合采购员审核完毕后，集中分发到分管采购员。5.6 审批过程中，如果需退签计划时，应注明退签原因。5.7 采购员收到计划后，通过库存检查，确认有存货的，应及时通知保管员发货；没有存货的，

9、应及时在SAP系统中进行询报价并创建系统订单订货。5.8 采购员完成订单后三天内维护预计到货时间，待货物实际到达后三天内维护实际到货时间。5.9 保管员接到采购员的发货通知后，应确认库房中的货物质量是否完好可用。如果货物质量无损，立即发放；如果货物质量有问题，应通知采购员取消发货通知，由采购员重新组织订货；5.9 保管员发货完毕，应在当天进行维护，采购员应在当周内将计划归档。5.10 材料员可直接通过OA系统查询物料的到货情况，已过计划要求到货日期仍然未到货的，材料员可与相关采购员联系，采购员应当给予明确答复并说明原因。5.11 在OA系统中申报计划时，不允许选择消耗型物料码（即短码）。附加说明：本制度由物资部提出。本制度由物资部负责解释。本制度起草（修订）人：宗吉高本制度审核人：刘丽娜