XXXX-E版《质量、环境和职业健康安全管理体系程序文件》8820.docx
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1、2010-033-29 发布 2010-04-08 实 施目 录前 言III程序文件发布令令III1 文件管理程序12 记录管理程序173 环境因素识别评评价与策划控控制程序214 危险源辨识、风风险评价和风风险控制策划划程序285 法律法规及其他他要求识别、获获取与合规性性评价程序396 质量目标管理程程序467 职业健康安全、环环境目标和管管理方案程序序508 信息沟通与协商商程序559 管理评审程序5810 人力资源管管理程序6211 施工设备管理程程序6812 检验、试验和测测量设备管理理程序7513 办公生活区安全全卫生及环境境管理程序8114 工程要求评审程程序8415 施工过程质
2、量管管理程序9016 工程物资、危险险化学品及劳劳动防护用品品管理程序10117 施工安全管理程程序11818 职业健康管理程程序12519 施工生产环境管管理程序13320 应急准备与响应应程序14321 工程质量检验程程序14922 内部审核程序15423 不合格品控控制程序16724 不符合、事故/事件控制程程序17725 纠正措施和预防防措施控制程程序182前 言本程序文件根据据QB/ZTTWJ:SC-20008-E0质质量、环境和和职业健康安安全管理手册册修订。本版程序文件代代替QB/ZZTWJ:CCX125-20006-D0版质质量、环境和和职业健康安安全程序文件件。本程序文件主要
3、要根据GB/T190001-20008质量管管理体系 要求的新新要求、局本本部组织机构构和职责的调调整情况、推推进项目标准准化管理的要要求进行修订订。通过修订订,使规定要要求符合GBB/T190001-20008质量量管理体系 要求,适适应局本部组组织机构和职职责的调整,增增强了与项目目标准化管理理文件的接口口关系。本程序文件是过过渡版本,仍仍保留了对项项目部的要求求。文件中的注、附附录是提示性性、解释性的的,而不是必必须执行的要要求。本程序文件由安安质部归口管管理。程序文件发布令令v中铁五局(集团团)有限公司司管理标准QB/ZTWJJ:CX1-2010-E0 文件管理程序 目的对影响管理体系
4、系有效运行的的所有文件/资料实施控控制,确保各各相关场所及及时获得所需需文件的适用用版本,防止止过期或作废废文件/资料料的非预期使使用。2 适用范围本程序规定了文文件资料的控控制内容、程程序与要求,适用于中铁五局管理体系范围内文件/资料的控制。各项目部文件/资料的控制,具体按项目标准化管理文件规章制度标准化中“2.11文件资料管理制度”执行。3 术语与定义义引用中铁五局管管理手册中中的术语和定定义,以及以以下术语和定定义:3.1 在用有有效文件指与管理体系直直接相关的、规规定管理体系系的运行和控控制准则(要要求)或具有有指导作用且且未过期、作作废的文件。3.2 内部文文件/资料指局各单位或部部
5、门为确保管管理体系有效效运行而编制制的文件/资资料,包括管管理手册、程程序文件、项项目标准化管管理文件、其其它技术和管管理性文件等等。3.3 外部文文件/资料指局以外的与管管理体系有关关的文件/资资料,包括来来自政府、上上级单位、顾顾客、相关方方等的文件/资料。注:体系覆盖单单位外的转发发文在在用用有效文件清清单中一律律归为外部文文件。4 职责4.1 办公室室4.1.1 负负责编制、修修订、解释本本程序,并指指导实施。4.1.2 负负责制订中铁铁五局文件管管理规范及办办法。4.1.3 负负责局和本部门文文件/资料的的管理,指导导下级办公室室的文件/资资料管理。4.2 安质部部负责组织管理手手册
6、、程序文文件、项目标标准化管理文文件通用文本本和有关质量量、职业健康康安全、环境境监督管理文文件的编写、修修订、发放。4.3 子/分分公司负责本单位文件件资料的管理理,指导本单单位各部门、下下级办公室的的文件控制。4.4 局、子子/分公司其其它部门负责本部门文件件/资料的控控制。4.5各级项目目部、作业队队负责本项目文件件资料的管理理。5 工作程序5.1 文件和和资料的分类类文件和资料按来来源分为内部部和外部文件件/资料。5.2 文件/资料的载体体形式5.2.1 文文件/资料可可以是纸质、磁磁性载体等形形式。5.2.2 同同一内容的不不同形式、不不同语种的文文件/资料视视为同一份文文件进行管理
7、理。5.3 文件/资料处理分分为收文处理理和发文处理理。5.3.1 收收文处理包括括文件的签收收、登记、拟拟办、批办、传传阅、承办、归归档。5.3.2 发发文处理包括括文件的起草草、核稿、呈呈批、登记编编号、印制、分分发、归档。5.4 文件的的拟制审批及及发布5.4.1 各各级部门在拟拟制新文件时时,应组织评评审现行有效效的管理手册册、程序文件件及其他规范范性引用文件件的要求,避避免文件之间间的重复、矛矛盾或不一致致。5.4.2 编编制文件时,应应按以下要求求进行编号:a)管理手册和和程序文件的的编号: 版本及修改版本及修改QB/ZTWJJ:SC-* QQB/ZTWWJ:CX*编制年号编制年号
8、手册代号程序序号程序代号公司代号企业管理标准公司代号企业管理标准 b)作业文件的的编号:国家家或行业以及及顾客有规定定的按规定执执行,公文类类文件编号由由(发文单位位简称)+(年号)+(顺号)组成成。5.4.3 文文件发布前应应经具有相应应职权的人员员或其授权人人审批。5.4.3.11 管理手手册由总经经理审批;程程序文件由由管理者代表表审批。5.4.3.22 其他文件件(包括管理理标准、作业业标准)由分分管领导审批批。5.5 文件/资料的分发发5.5.1 文文件资料分发发由文管部门门或文管人员员负责,分发发应建立和保保持可追溯记记录(如发发文薄、电电脑记录等)。用用邮寄分发的的,应采用挂挂号
9、,并将凭凭证号妥善保保存备查;直直接分发至收收件人的,应应保存收件人人签收记录;用用互联网、局局域网分发,应应使用统一配配置的软件,并并按规定操作作。5.5.2 文文件资料原则则不得越级分分发。中铁五五局文件原则则分发至直管管单位,再由由各单位根据据文件资料的的适用性转发发至相关场所所。各子/分分公司代中铁铁五局管理的的项目由各子子/分公司负负责转发。5.5.3 文文件资料接收收由文管部门门和文管人员员负责,收到到后应先确认认文件资料内内容无误,然然后按收文处处理程序及时时贴上处理签签,呈送相关关领导签处,并并确保文件资资料及时分发发至相关场所所。5.6 电子公公文5.6.1 电电子公文指由由
10、中铁五局、各各子/分公司司统一配置的的文档管理软软件生成传输输的具有规范范格式的电子子数据,电子子公文与纸质质公文具有同同等效力。5.6.2 电电子公文的生生成、分发、接接收应使用统统一配置的文文件管理软件件系统,并由由文管部门及及文管人员负负责处理,应应符合公文处处理的有关规规定要求和软软件操作规程程,同时要建建立和保存相相应的处理记记录,确保其其可追溯。5.6.3 收收到电子公文文后,必须确确认数据是否否完整无误,并并进行登记,按按收文处理流流程进行处理理。同时建立立电子公文的的备份,分类类存储,以便便备查。具体体执行中铁五局电子公文传输管理暂行办办法。5.7 外来文文件的识别与与控制5.
11、7.1 外外来文件的识识别,由各单单位和部门根根据职能划分分归口负责,按收文处理程序进行管理。外来文件应判断其适用性、有效性,并确定使用范围,对适用且有效的要及时发送到相关单位/部门或场所。5.7.2 相相关的法律法法规、标准/规范等的识识别、评价与与分发控制执执行法律法法规及其他要要求识别、获获取与合规性评价程序序。5.7.3来自自政府、上级级单位、建设设单位、监理理单位、设计计单位及会议议文件等,按按文件管理及及职责权限规规定,交由本本单位文件管管理部门按收收文处理程序序进行处理。5.8 文件/资料的复印印控制5.8.1 当当仅作为参考考(即不作为为执行的依据据)的文件/资料进行复复印时,
12、文件件管理部门或或人员可自行行进行复印,不不需进行复印印登记。5.8.2 文文件资料作为为执行的依据据再分发复印印时,应经部部门负责人同同意,并进行行登记,按发发文的相关规规定进行分发发。5.8.3 对对机密的或明明确规定不准准复印的文件件和资料,不不得复印。5.9 文件和和资料领用与与清退5.9.1 领领用由需要的的人员向文件件管理部门或或人员提出申申请,由文件件管理部门或或人员负责分分发。5.9.2文件件持有者调离离单位/岗位位时,应向文文管部门清退退文件。工作作岗位或性质质没有变化的的内部调动人人员,经文件件部门同意,可可不清退原持持有的文件。5.10 文件件和资料破损损或丢失的处处理5
13、.10.1 文件资料破破损或不清晰晰影响使用时时,使用人应应到文管部门门办理更换手手续,交回破破损的文件和和资料,领用用新的文件和和资料。5.10.2 当文件和资资料丢失后,使使用人应及时时向文管部门门说明情况,重重新申请领用用新的文件和和资料。5.11 文件件资料的评审审文件资料的评审审分为定期评评审和不定期期评审。5.11.1 定期评审5.11.1.1 文件资资料应定期评评审,以确保保文件资料的的有效性、适适宜性。国家家、行业和顾顾客有规定及及要求的,按按其规定及要要求进行评审审。5.11.1.2局本部各单位位和部门,应应于每年1月月底前对文件件资料通过对对在用有效文文件清单进行行整理(包
14、括括作废文件清清除、新的文文件补充)的的形式集中评评审,评审由由各归口管理理部门负责。评评审后填报在用有有效文件清单单,经部门门领导审核后后报办公室汇汇总形成中铁五局在用用有效文件清清单,呈管管理者代表审审批后于2月月20日前发发布。办公室将在用有有效文件清单单发至各单单位/部门、局项目部。局委托各单位管理的项目部,由各单位负责转发。5.11.1.3 子/分分公司、项目目部参考中铁铁五局下发的的在用有效效文件清单,对本单位位适用有效的的文件进行整整理评审,汇汇总形成本单单位在用有有效文件清单单,并及时时发至相关场场所。5.11.1.4 各级单单位/部门根根据上级、本本单位的在用有有效文件清单单
15、及本单位位/部门工作作需要,确定定本单位/部部门的在用有有效文件清单单。5.11.1.5 新成立立的机构或部部门,由本级级或本单位办办公室提供在用有有效文件清单单,或通过过其它有效途途径并根据清清单确定其所所需文件,向向文件归口管管理部门索取取所需文件,并并及时形成本本单位/部门门的在用有有效文件清单单。5.11.2 不定期评审审当企业内外部环环境发生变化化可能影响规规范性引用文文件资料的适适宜性时,应应及时组织评评审。5.12 文件件的修订和废废止5.12.1 对于内部文文件,经过评评审不适用时时,应及时修修订、废止,其其修订和废止止由原文件拟拟制部门负责责,书面评审审及修订、废废止意见应报
16、报分管领导审审批;对于外外部文件,当当其有关部门门明确通知、说说明其作废或或修改时,应应及时在收文簿簿的备注栏栏内标识。以上两种情况均均应及时通知知各相关场所所,并予以记记录。5.12.2 各单位/部部门接到文件件修订、废止止通知后,应应及时通知文文件持有人。对对于修订文件件,持有人应应及时按通知知要求对文件件进行修订,修修订方式一般般为将通知附附于文件之后后或用规定的的笔在有关部部分标注;废废止文件应按按通知要求进进行处理,处处理方式一般般为统一收回回、就地销毁毁。如作为资资料保存,需需在文件显著著位置上加注注“作废”二字或加盖盖“作废”印章,妥善善保存。同时时,在在用有效效文件清单的备注栏
17、中作修订或作废标识。5.13 文件件更改5.13.1 文件印制过过程中出现的的漏字、错字字、重字之类类的问题,不不影响其内容容的,文件管管理部门应及及时发出文件件更改通知。更更改通知由文文件管理部门门负责人审批批。5.13.2 文件持有人人接到文件更更改通知后,及及时在文件相相应处用红色色墨水笔作出出更改,并将将更改通知附附在文件之后后或作标注。5.14 文件件立卷归档5.14.1 应归档文件件处理完毕后后,承办人要要及时移交本本部门文件管管理人员,个个人不得保管管。5.14.2 各部门负责责归口管理文文件的立卷,各各级办公室负负责本单位文文件的归档管管理。各级办办公室应明确确各部门文件件的整
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