820080901档案管理制度.docx

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1、档案管理制度广州珠江江工程建建设监理理公司档案管理理制度目录第一章 档案管理理制度 1第二章 档案综合合管理分分类方案案330第三章 档案综合合管理实实施细则则334第四章 附则442为加强监监理公司司的档案案管理工工作，更更好地为为监理公公司生产产经营工工作服务务，根据据中华华人民共共和国档档案法、企企业档案案管理规规定及及广州州市企业业档案工工作业务务建设规规范，特制定定本制度度。第一章档案管理理制度第一节 工程程档案管管理制度度依据【建建设工程程文件归归档整理理规范】（GBB/T5503228-220011）和项项目管理理/监理理信息管管理要求求，制定定本制度度。一、工程程项目管管理公司

2、司的档案案管理工工作由工工程项目目管理公公司负责责人主管管，并由由一名专专职或兼兼职的档档案员负负责工程程档案的的收集整整理。二、工程程项目管管理公司司的文件件和图纸纸以工程程项目为为单位，由档案案员统一一登记和和发放。三、工程程项目管管理公司司的工程程项目监监理文件件的归档档范围：（一）、需长期期保存的的文件（标注表示强强制性归归档工程程资料，未标注注表示一一般性归归档工程程资料）：1、房建建监理工工程(1)项目监监理招标标文件、监理投投标文件件、中标标通知书书、监理理合同、补充协协议书(2)工程项项目监理理机构及及负责人人名单、总监任任命书、总监代代表委托托书(3)开工报报告(4)监理月月

3、报(5)项目监监理协调调会议纪纪要、专专题会议议纪要(6)工程开开工/复复工报审审表GD2220220011(7)监理工工程师通通知回复复单GD2220220066(8)监理工工程师通通知单GD2220220111(9)监理工工作联系系单GD2220220177(100)地基基与基础础分部验验收记录录及纪要要GD2250002(111)桩基基础分部部验收记记录及纪纪要GD2250002(122)地下下结构分分部验收收记录及及纪要GD2250002(133)主体体分部验验收记录录及纪要要GD2250002(144)钢结结构分部部验收记记录及纪纪要GD2250002(155)建筑筑屋面分分部验收收

4、记录及及纪要GD2250002(166)幕墙墙分部验验收记录录及纪要要GD2250002(177)建筑筑装饰装装修分部部验收记记录及纪纪要GD2250002(188)给排排水分部部验收记记录及纪纪要GD2250002(199)建筑筑电气分分部验收收记录及及纪要GD2250002(200)通风风空调分分部验收收记录及及纪要GD2250002(211)建筑筑智能分分部验收收记录及及纪要GD2250002(222)电梯梯分部验验收记录录及纪要要GD2250002(233)单位位(子单单位)工工程验收收记录及及纪要（GD330144）(244)质量量评估报报告GD330044、市政政监-26(255)

5、安全全评价书书(266)竣工工验收报报告（GGD30015）(277)工程程项目监监理工作作总结报报告(288)竣工工验收备备案表（GD330177）(299)建设设工程施施工质量量验收监监督意见见书(300)工程程竣工结结算书汇汇总表（提供经经第三方方审核的的结果）(311)监理理业务手手册（工工程竣工工后由项项目项目目管理公公司交业业主填写写监理工工作评价价，交档档案室保保管）(32)施工许许可证(33)施工合合同（包包含建筑筑面积、高度、基坑深深度、钢钢结构工工程用钢钢量、幕幕墙面积积及幕墙墙高度内内容的施施工合同同）(34)施工单单位中标标通知书书（钢结结构工程程及幕墙墙工程）(35)

6、工程量量清单（钢结构构工程用用钢量）(36)图纸（包含建建筑面积积、高度度、基坑坑深度、钢结构构工程用用钢量、钢结构构跨度、悬臂长长度、幕幕墙面积积及幕墙墙高度内内容的图图纸）2、市政政监理工工程：(1)项目监监理招标标文件、监理投投标文件件、中标标通知书书、监理理合同、补充协协议书(2)工程项项目监理理机构及及负责人人名单、总监任任命书、总监代代表委托托书(3)开工报报告(4)监理月月报(5)项目监监理协调调会议纪纪要、专专题会议议纪要(6)工程开开工/复复工报审审表市政监监-11(7)监理工工程师通通知回复复单市政监监-66(8)监理工工程师通通知单市政监监-111(9)监理工工作联系系单

7、市政监监-117(100)地基基与基础础分部验验收记录录及纪要要GD2250002(111)桩基基础分部部验收记记录及纪纪要GD2250002(122)软基基处理分分部验收收记录及及纪要GD2250002(133)单位位(子单单位)工工程验收收记录及及纪要（GD330144）(144)工程程质量评评估报告告（含质质量等级级评定附附表）市政监监-226(155)安全全评价书书(166)交工工证书(177)竣工工报告（含质量量等级评评定附表表）市政施施管-4(188)工程程竣工验验收报告告市政备备-11(199)工程程项目监监理工作作总结报报告(200)竣工工验收备备案表市政备备-33(211)建

8、设设工程施施工质量量验收监监督意见见书(222)建筑筑工程验验收意见见书(233)竣工工结算审审核意见见书（提提供经第第三方审审核的结结果）市政监监25(244) 监监理业务务手册（工程竣竣工后由由项目项项目管理理公司交交业主填填写监理理工作评评价，交交档案室室保管）(25)施工许许可证（二）、短期保保存的文文件1、监监理规划划2、监监理实施施细则3、监理理工作运运行记录录四、工程程项目管管理公司司的工程程项目管管理文件件的归档档范围：1、房建建代建工工程（长长期）(1)立项申申请报告告及批复复(2)可行性性研究报报告（项项目投资资建议书书）及批批复(3)环境影影响报告告书或报报告表或或登记表

9、表(4)固定资资产投资资项目年年度计划划(5)建设用用地批准准书(6)国有土土地使用用证及附附图(7)拆迁补补偿安置置协议(8)建设用用地规划划许可证证(9)初步设设计方案案批复意意见(100)施工工图审查查合格证证（及备备案）(111)有关关行政主主管部门门（人防防、环保保、消防防、文物物等）批批准文件件或协议议(122)项目目管理服服务合同同及中标标通知书书(133)勘察察设计承承包合同同及中标标通知书书(144)施工工承包合合同及中中标通知知书(155)监理理委托合合同及中中标通知知书(166)建设设工程规规划许可可证(177)建设设工程报报建审核核书(188)建设设工程施施工许可可证(

10、199)工程程质量、安全监监督登记记表(200)各责责任主体体及分包包单位资资质文件件(211)电梯梯安装工工程监督督登记表表(222)工程程质量验验收申请请表(233)工程程质量评评估报告告(244)勘察察文件质质量检查查报告(255)设计计文件质质量检查查报告(266)单位位工程施施工安全全评价书书(277)电梯梯安装分分部质量量验收登登记表(288)消防防验收文文件或准准许认可可使用文文件(299)燃气气工程验验收文件件(300)房屋屋建筑工工程质量量保修书书(311)商品品住宅住宅质质量保证证书和和住宅宅使用说说明书(322)单位位（子单单位）工工程质量量验收记记录、纪纪要(333)建

11、设设工程质质量监督督验收意意见书(344)建设设工程规规划验收收认可文文件(355)环保保验收文文件或准准许认可可使用文文件(366)建设设工程竣竣工验收收档案认认可书(377)建设设工程竣竣工验收收报告(388)房屋屋建筑工工程和市市政基础础设施工工程竣工工验收备备案表(39)汇总目目录2、市政政代建工工程（长长期）(1)立项申申请报告告及批复复(2)可行性性研究报报告（项项目投资资建议书书）及批批复(3)环境质质量报告告及批复复(4)建设用用地批准准书(5)国有土土地使用用证及附附图(6) 拆迁迁补偿安安置协议议(7)建设用用地规划划许可证证及附图图(8)有关行行政主管管部门（人防、环保、

12、消防、文物等等）批准准文件或或协议(9)初步设设计方案案批复意意见(100)施工工图审查查合格证证（及备备案）(111)项目目管理服服务合同同及中标标通知书书(122)勘察察设计承承包合同同及中标标通知书书(133)施工工承包合合同及中中标通知知书(144)监理理委托合合同及中中标通知知书(155)建设设工程规规划许可可证(166)建设设工程报报建审核核书(177)建设设工程施施工许可可证(188)工程程质量安安全监督督登记表表(199)工程程项目管管理机构构及负责责人名单单(200)工程程项目监监理机构构及负责责人名单单(211)工程程项目施施工管理理机构及及负责人人名单(222)竣工工报告

13、（含质量量等级评评定附表表）(233)工程程质量评评估报告告（含质质量等级级评定附附表）(244)勘察察文件质质量检查查报告(255)设计计文件质质量检查查报告(266)市政政基础设设施的有有关质量量检测和和功能性性试验资资料(277)质量量保修书书(288)单位位工程施施工安全全评价书书(299)工程程竣工验验收报告告(300)建设设工程施施工质量量验收意意见书(311)建设设工程规规划验收收合格证证(322) 环环保验收收文件(333) 建建设工程程竣工验验收档案案认可书书(344) 竣竣工验收收备案表表(35) 汇总总目录3、具体体内容按按市档案案馆【广广州市建建筑档案案编制指指南（试试

14、行）】及【广广州市市市政基础础设施工工程档案案编制指指南(试试行) 】进行行立卷装装订。4、工程程投资超超过1.8亿元元、住宅宅建筑面面积超过过8万平平方米以以上的项项目按公公司档案案收集范范围收集集整理，其它项项目由设设计技术术部统计计工程项项目名目目表，根据公公司资质质申报、年检和和经营这这几方面面确定该该类项目目哪些项项目需要要进一步步收集，并返回回综合档档案室执执行。五、归档档工程文文件的质质量要求求1、归档档的工程程文件应应为原件件，不可可以在原原件上进进行涂改改；2、工程程文件的的内容及及其深度度必须符符合国家家的技术术规范、标准和和规程；3、工程程文件的的内容必必须真实实、准确确

15、；4、工程程文件应应采用耐耐久性强强的书写写材料，如碳素素墨水、蓝黑墨墨水，不不得使用用易褪色色的书写写材料，如红丝丝墨水、纯蓝墨墨水、圆圆珠笔、复写纸纸、传真真纸、铅铅笔等。5、工程程文件应应文字清清楚，图图样清晰晰，图表表整洁，签字盖盖章手续续完备。竣工资资料（分分部工程程验收记记录及纪纪要、单单位工程程竣工验验收记录录及纪要要、竣工工验收报报告）要要提交原原件，竣竣工验收收备案表表没有原原件的必必须加盖盖甲方红红章予以以确认，安全评评价书可可以提交交复印件件。6、工程程文件的的文字材材料幅面面尺寸规规格为AA4幅面面，图纸纸采用国国家标准准图幅。7、工程程文件的的立卷、文件的的排列、案卷

16、的的编目和和装订按按城建档档案馆和和 【建建设工程程文件归归档整理理规范】的规定定办法执执行。六、文件件归档的的时间和和份数项目管理理/监理理部各专专业人员员在工程程完工后后或调离离本项目目前应将将所管辖辖的专业业技术文文件收集集整理后后交档案案员，一一般不超超过一个个月，文文件为一一式一份份。七、项目目管理/工程监监理文件件整理、移交归归档在工程竣竣工后三三个月内内，由工工程项目目管理公公司档案案员将全全部工程程项目管管理/工工程监理理文件收收集后按按城建档档案馆的的有关要要求进行行分类整整理、立立卷，并并列出移移交文件件清单，经工程程项目管管理公司司负责人人审核签签认，并并办理移移交、签签

17、收手续续，由档档案室归归档。在工程竣竣工后半半年内，应归档档的强制性性工程资资料因某某种原因因未收集集齐，须须缴纳一一定的保保证金（从部门门当季度度提成工工资总额额中扣除除），最最高不超超过2万万元，最最低不超超过5千千元。一般性性工程资资料，由负责责该工程程资料的的项目管管理公司司以书面面形式将将原因阐阐明报分分管领导导，分管管领导审审批送总总经理，经总经经理批准准后方可可交综合合档案室室存放。其他情情况经分分管领导导审批报报总经理理。欠缺资资料的工工程在档档案室存存放一年年内能补补齐资料料的，可可退还保保证金。如超过过一年尚尚未补齐齐资料的的，公司司除没收收保证金金外，并并按绩效效考核有有

18、关规定定执行，报总经经理批示示。八、凡上上级对工工程质量量评定等等级证书书以及奖奖状，有有关项目目管理公公司应及及时办理理证书及及奖状领领取手续续，证书书及奖状状领回后后移交综综合档案案室归档档，工程程获奖证证书作为为工程质质量统计计凭证。九、上述述各项材材料的收收集整理理应与工工程进度度同步进进行，分分阶段及及时完成成。项目目管理公公司档案案员每季季度进行行检查。十、对工工程项目目管理/监理机机构需向向市城建建档案馆馆及建设设单位提提交的工工程项目目管理/监理文文件资料料，由工工程项目目管理公公司资料料员按【建设工工程文件件归档整整理规范范】（GGB/TT503328-20001）、市城建建

19、档案馆馆【广州州市建筑筑档案编编制指南南（试行行）】及及【广州州市市政政基础设设施工程程档案编编制指南南(试行行) 】的规定定和要求求整理、装订及及汇总，向市城城建档案案馆和建建设单位位移交。第二节 文书书档案管管理制度度为了加强强我公司司文书档档案的科科学管理理，适应应企业的的改革、开放和和搞活经经济的需需要，更更好地为为我公司司各项工工作服务务，特制制订本办办法。一、文书书档案管管理职能能：1、党政政工团档档案是我我公司党党、政、工、团团部门，在企业业的政治治、行政政、经营营工作活活动中形形成的有有保存价价值的文文件材料料。它包包括我公公司的行行政管理理工作、经营管管理、党党工团管管理工作

20、作。2、文书书档案工工作的主主要任务务是：对对公司的的行政、经营、党、团团档案材材料的收收集、整整理、保保管、鉴鉴定和统统计，为为企业各各项活动动提供利利用。二、文书书档案的的归档范范围：1、行政政管理(1)监监理公司司工作安安排、总总结；(2)机机构设置置、人员员任免、福利待待遇、调调动、退退休；(3)管管理制度度、规定定；(4)公公司资质质年审、工商年年检；(5)大大事记；(6)会会议纪要要；(7)评评先材料料；(8)职职工名册册、合同同考核、晋升工工资；(9)职职工技术术职称；(10)职工工工伤、养养老、待待业保险险；(11)防火安安全检查查报告、总结。2、经营营管理(1)公公司计划划、

21、统计计材料；(2)公公司工作作量完成成情况；(3)工工程质量量统计表表、工程程竣工验验收表；(4)公公司在建建工程情情况；(5)财财务季报报表、年年报表；(6)工工程预、结算、招标、投标材材料。3、党群群工作(1)党党务工作作：向上级级党委的的请示报报告和上上级的批批复;党总支支部改选选的请示示报告与与批复，选举结结果与批批复。评选先先进党支支部、优优秀党员员材料；领导班班子调整整和党的的干部任任免报告告、批复复、通知知。党代会会会议纪纪要、工工作报告告等相关关文件。(2)工工、团工工作：工会年年度计划划、总结结材料；各项竞竞赛、评评比、活活动安排排、方案案、总结结和上报报材料、开展文文体活动

22、动文件；评选先先进集体体、先进进工作者者、先进进团支部部、团员员材料。工会委委员会改改选的请请示报告告与批复复，选举举结果与与批复。工会和和员工代代表大会会会议纪纪要、讨讨论文件件、工作作报告等等相关文文件。三、文书书档案的的归档要要求：1、凡以以公司或或公司党党支部名名义打印印行文及及上报的的材料，均由公公司行政政人事部部专人负负责做好好平时收收集、积积累、经经初步分分类整理理，于次次年四月份向向综合档档案室移移交归档档。2、移交交档案时时必须填填写移交交清单一一式二份份，经核核对清楚楚后，双双方在清清单上签签字,各各留一份份存查。3、打印印的文件件纸张必必须优良良，文字字清晰，禁止用用圆珠

23、笔笔、铅笔笔起草和和批改文文件。4、归档档的文件件应符合合办文程程序（拟拟稿、签签发、印印章等齐齐全）。5、文件件和附件件材料（原件与与复印件件、报告告与批复复、正文文和附件件）一并并归档。四、文书书档案的的管理：1、按档档案综合合管理有有关规定定，公司司党、政政、工、团的档档案材料料，应由由公司综综合档案案室集中中统一管管理，不不得由个个人分散散存放。2、文书书档案的的整理分分类，由由档案室室按年度度统一编编号。五、文书书档案的的鉴定：1、按国国家档案案局关于于机关关文件材材料归档档范围和和文书档档案保管管期限规规定（国家档档案局令令第8号号）的规规定，结结合公司司实际情情况，制制订公司司档

24、案保保管期限限表，经经公司领领导批准准后， 成为档档案鉴定定依据。2、对确确无保存存价值和和已超过过保管期期限的档档案，要要进行登登记造册册一式三三份清单单，经公公司领导导批准后后，送到到指定地地方进行行销毁。六、档案案的利用用：1、建立立档案借借阅、利利用制度度，借阅阅档案时时，严格格审批手手续。2、根据据公司工工作和业业务的需需要，编编制各种种索引以以便查找找和利用用。3、凡借借阅档案案者必须须爱护档档案，不不得随意意在档案案上划圈圈、涂改改、折叠叠、剪折折卷，确确保档案案完整无无损。4、对库库存档案案情况，档案人人员要心心中有数数，主动动了解企企业各项项工作对对档案的的需要，积极做做好提

25、供供利用工工作。5、加强强档案利利用统计计工作，对利用用档案有有效益的的，要及及时收集集其效果果，并按按时统计计上报和和反映情情况，及及时交流流利用经经验。第三节 会计计档案管管理制度度 为加强强会计档档案的管管理，使使会计档档案在搞搞好企业业经济核核算、提提高企业业经济效效益中充充分发挥挥作用。按照财财政部、国家档档案局财财会字【19998】332号及及广州市市财政局局、档案案局财会会【19998】8433号文件件规定，会计凭凭证、会会计账簿簿、会计计报表和和其他会会计资料料，应按按照国家家有关规规定，建建立会计计档案，妥善保保管。结结合监理理公司实实际情况况，特制制定本办办法。一、会计计档

26、案的的管理监理公司司财务会会计档案案由监理理公司档档案室统统一管理理，在业业务上受受财务部部指导。二、会计计档案的的归档范范围1、会计计报表：月度、季度、年度财财务报告告，包括括会计报报表、附附表、附附注及文文字说明明，其他他财务报报告。2、会计计账簿：总帐，明细账账，日记记账，辅助账账簿，其其他会计计帐簿，固定资资产卡片片。3、会计计凭证：原始凭凭证，记记账凭证证，汇总总凭证，其他会会计凭证证。4、工资资表类：单位人人员工资资名册。5、其他他类：银银行存款款余额调调节表，银行对对账单，其他应应当保存存的会计计核算专专业资料料，会计计档案移移交清册册，会计档档案保管管清册，会计档档案销毁毁清册

27、，其他应应当保存存的会计计核算专专业材料料。三、会计计档案的的归档要要求1、归档档的会计计文件材材料必须须保证齐齐全、完完整、真真实、准准确。2、归档档的会计计文件材材料由会会计人员员进行整整理、组组卷。3、自制制的原始始凭证，应保持持记账凭凭证和规规格表本本一致，折叠整整齐、装装订牢固固。4、装订订时，应应注意调调节成册册的厚薄薄，以利利保管和和查阅，每册封封面书写写工整，按规定定填写字字号加盖盖经办人人及主管管人印章章。5、会计计档案移移交时，由财务务填列交交接清册册一式两两份，主主管领导导签字盖盖章后，向综合合档案室室移交，交接交交接双方方对移交交清册核核对清楚楚，以明明确责任任履行签签

28、字的手手续。四、会计计档案的的整理要要求1、会计计报表封封面上的的内容要要填写完完整，要要标明财财务报表表的年度度、总页页数、档档号、保保管期限限。案卷卷封面上上的保管管期限则则为“永久”保管。工资表表是反映映一个单单位人员员的变动动情况，可单独独装订存存15年年。2、会计计账簿采采用盒封封式封面面，多栏栏帐也可可参照使使用。采采取编大大流水号号，即自自设置会会计帐簿簿之年起起至现在在编一个个顺序号号，排列列方法：总账、明细账账、日记记帐（现现金出纳纳帐、银银行存款款账、辅辅助帐），每年年排列都都应一致致。3、会计计凭证装装订前要要拆除金金属物，检查凭凭证编号号号码，防止颠颠倒号码码或缺号号，

29、检查查记帐凭凭证中应应该附的的原始凭凭证或文文件是否否齐全。4、会计计档案移移交时间间当年的会会计档案案，在会会计年度度终了后后，由财务务部整理理、组卷登登记并保管二年后后向，由由财务部部编制移移交清册册，移交交综合档档案室统统一保管管。五、会计计档案的的保管1、要设设有防盗盗、防火火、防虫虫、防鼠鼠、防潮潮、防尘尘等设施施的档案案库房。2、档案案人员要要定期检检查，对对破损或或变质的的档案，应及时时修补、复制。3、做好好会计档档案统计计，对档档案的收收进移出出、整理理、鉴定定保管和和利用情情况进行行基本数数量的统统计。六、会计计档案的的借阅和和利用1、公司司内查阅阅会计档档案的由财务务部派人

30、人进行查查阅；外单位位来阅时时，要持持介绍信信，并经公司领领导和财财务部负负责人批批准后，由财务务部派人人进行查查阅。2、查阅阅档案，人员只只限在规规定地点点查看，要爱护护档案，严禁拆拆卷页，涂改、勾画、损坏，对违反反会计档档案管理理制度，情节严严重者，应报告告有关领领导严肃肃处理。3、对查查阅会计计档案应应做好利利用效果果登记。七、会计计档案的的鉴定与与销毁1、会计计档案的的保管期期限，应应按照国国家规定定的会会计档案案保管期期限表划分为为永久、定期（25年年、155年、110年、5年、3年）两类，保管期期限的计计算，从从会计年年度终了后后的第一一天算起起。2、会计计档案保保管期限限期满，需

31、要销销毁时，由档案案室会同同财务部部提出销销毁意见见，编制会计档档案销毁毁清册，由公司司负责人人、财务部部和行政政人事部部领导组组成鉴定定领导小小组，进进行鉴定定签署销销毁意见见，并签签字盖章章，报上上级主管管部门批批准。3、对涉涉及重要要的固定定资产（包括征征地、拆拆迁、基基建、房房地产交交易、购购置重大大设备等等）的原原始凭证证，应单单独抽出出装订立立卷，待待该项固固定资产产报废清清理后再再保管55年。4、鉴定定后需要要销毁的的档案，由综合合档案室室、财务务部一同同派员送送指定地地点销毁毁。第四节 声像像档案管管理制度度为加监理理公司声声像档案案的科学学管理，充分发发挥声像像档案的的作用，

32、特制定定以下办办法。一、声像像档案归归档范围围1、监理理公司重重要外事事活动、会议等等方面。2、市级级以上领领导到监监理公司司检查指指导工作作等重大大活动形形成的声声像材料料。3、工程程整体竣竣工照片片。二、声像像材料的的归档要要求1、声像像材料必必须详细细记录时时间、地地点、人人物、摄摄录人。2、归档档的声像像材料必必须是原原版、正正件。3、归档档的声像像材料要要清晰、完整。4、声像像材料归归档时要要填写移移交清单单一式二二份，交交接双方方各留一一份。三、声像像档案的的管理。1、声像像档案是是指各职职能部门门行使职职责，经经济活动动或从事事社会活活动中形形成的，具有保保存价值值的照片片、幻灯

33、灯片、录录像带等等载体的的材料。2、声像像档案由由综合档档案室统统一管理理。3、声像像档案管管理的主主要任务务是收集集、整理理、鉴定定、保管管和统计计、开发发利用。4、声像像档案的的整理按按监理公公司档案案分类编编号标准准，按不不同种类类载体进进行组卷卷，编目目排列有有效。5、定期期检查声声像档案案的保管管情况。6、归档档保存的的声像档档案，未未经鉴定定和批准准，任何何人不得得私自销销毁、复复制、涂涂改。7、声像像档案的的鉴定，要定期期对声像像档案的的保管期期限进行行鉴定，要销毁毁的声像像档案，必须登登记并经经领导批批准后方方能销毁毁。四、声像像档案的的利用1、编制制声像档档案目录录、帐簿簿等

34、检索索工具，为查找找提供方方便。2、建立立声像档档案借阅阅利用制制度。3、声像像档案借借用完毕毕后，要要及时归归还，不不得转借借。4、做好好声像档档案库存存基本数数字和利利用情况况的统计计，并做做好记录录工作。第五节 设备备档案管管理制度度为加强监监理公司司设备档档案的管管理，充充分发挥挥设备档档案的作作用，特特制订以以下管理理办法。一、监理理公司的的设备指指办公用用的复印印机、电电脑、汽汽车、相相机、传传真机。二、设备备档案是是指以上上各种设设备的操操作、维维修、保保养的说说明书。三、设备备档案的的管理：1、监理理公司的的设备档档案由综综合档案案室统一一管理。2、设备备档案的的归档要要求：归

35、档的设设备档案案必须是是原件，并且要要完整、清晰。3、设备备档案的的利用：（1）凡凡使用设设备档案案，必须须办理登登记手续续。（2）设设备档案案使用完完毕，由由经办人人将设备备档案交交回档案案室。（3）凡凡使用设设备档案案，必须须小心爱爱护。第六节 档案案库房管管理制度度一、档案案库房必必须门窗窗坚固、有防盗盗设施。除档案案保管人人员外，其他人人不得随随意进入入库房。二、库房房要有灭灭火器材材（干粉粉、灭火火器），并定期期检查，库房内内严禁吸吸烟。不不准堆放放杂物。三、库房房内设置置空调机、抽湿湿机、湿湿度计和和温度计计，定时时测量、记录， 并采采取相应应措施，要求库库房经常常保持温温度为11

36、424。C、相相对湿度度为500%65%的范围围内。四、档案案柜、密密集架内内必须放放有防虫虫剂。五、库房房要保持持清洁卫卫生，要要有遮阳阳设施。第七节 档案案管理制制度为了贯彻彻档案案法，搞好公公司档案案管理工工作，维维护企业业经济利利益及其其他合法法权益和和历史真真实面貌貌，结合合公司的的实际情情况，特特制定本本制度。一、公司司档案是是本公司司在各项项活动中中形成的的全部档档案的总总和。结结合公司司情况，划分为为行政档档案、工工程档案案和财务务档案三三大类。1、行政政档案、工程档档案由行行政人事事部统一一管理，财务档档案由财财务部管管理。2、归档档范围及及要求3、党政政工团档档案。由由办公

37、室室负责收收集、整整理、归归档，其其归档要要求参照照集团公公司相应应的规定定。二、工程程档案。由项目目管理公公司负责责收集、分类、整理、立卷，由综合合档案室室对档案案进行审审定后装装订成册册，移交交给综合合档案室室存档。其归档档要求执执行按市市档案馆馆【广州州市建筑筑档案编编制指南南（试行行）】及及【广州州市市政政基础设设施工程程档案编编制指南南(试行行) 】。三、会计计档案。由财务务部负责责收集、整理、归档和和保管，其要求求参照集集团公司司相应的的规定。四、收集集档案时时，必须须办理档档案交接接手续，查阅档档案资料料也必须须办理登登记，原原则上不不能开档档案室。五、案库库房要做做到七防防：即

38、防防盗、防防光、防防火、防防潮、防防尘、防防有害生生物和防防污染。第八节 档案案归档制制度 凡属监监理公司司在各项项工作和和工程项项目监理理活动中中形成的的各种材材料(图图纸、图图表、文文字资料料、录像像、计算算机、磁磁带等)、各种种门类载载体的档档案都由由综合档档案室统统一管理理。一、归档档范围0.工程程档案；1.设设备档案案；4.党党政工团团档案；7.声声像档案案；9.会会计档案案；100.实物物档案；二、归档档要求 各项工工程监理理工作中中形成的的文件材材料，按按其业务务范围，由监理理公司所所属各部部门的兼兼职档案案员负责责收集、积累、整理归归档。1、必须须准确地地反映监监理公司司工程监

39、监理、经经营管理理等各项项活动的的真实内内容和历历史过程程。2、必须须层次分分明，符符合其形形成规律律。3、必须须符合文文件格式式及书写写标准，禁用圆圆珠笔及及铅笔起起草和批批改。三、归档档时间1、工程程档案，应在工工程竣工工后三个个月内，由项目目管理公公司兼职职或专职职档案员员将应归归档的文文字材料料进行收收集、分分类、整整理、立立卷，由由综合档档案室对对档案进进行审定定后装订订成册，移交给给综合档档案室。2、集团团承接的的代建工工程档案案，应在在工程竣竣工后三三个月内内，由项项目管理理公司兼兼职或专专职档案案员将应应归档的的文字材材料进行行收集、分类、整理、立卷，由综合合档案室室对档案案进

40、行审审定后装装订成册册，移交交给集团团公司综综合档案案室。3、文书书档案应应在第二二年四月前，将应归归档的文文字材料料组成保保管单位位，由各各部门的的负责人人审定后后，向本本公司综综合档案案室移交交。4、监理理公司重重大会议议、评奖奖材料，应在会会议结束束及评奖奖后七天天内，由由专人整整理好向向公司综综合档案案室移交交归档。5、设备备档案在在购买设设备及安安装使用用后，将将设备说说明等技技术资料料向公司司综合档档案室移移交。6、会计计档案由由财务部部装订成成册保存存二年，期满后后指定专专人编写写移交清清单并向向档案室室移交。7、声像像材料应应在各项项活动结结束后，由主办办部门整整理好相相片并附

41、附上文字字说明，移交档档案室归归档。工工程声像像材料在在工程竣竣工后一一个月内内，由承承办部门门整理好好并附上上文字说说明交档档案室。四、 归档份数数1、工程程档案，一式一一份交本本公司综综合档案案室。2、集团团承接的代代建工程程档案，一式一一份交集集团公司司综合档档案室。3、文书书档案一一般归档档一式二二份（连连同原稿稿），另另交一份份档案目目录给集集团公司司综合档档案室。4、设备备档案一一式一份份交本公公司综合合档案室室。五、移交交手续 各部、项目管管理公司司移交文文件或档档案要办办理移交交手续，移交材材料清单单一式二二份双方方签字后后各保存存一份存存查。第九节 档案案室保密密制度一、严格

42、格遵守党党和国家家有关保保密工作作的规定定、制度度，遵纪纪守法，保守党党和国家家的机密密。二、严格格按照档档案文件件密级划划分范围围，采取取保密措措施。对对不同密密级的档档案采取取相应的的保管措措施和借借阅制度度。三、对档档案内容容不该说说的绝对对不说，不该泄泄露的绝绝不泄露露，不该该复印和和复制的的绝对不不借。四、在公公共场所所、私人人信件、普通电电话、家家属、子子女亲友友中不谈谈论机密密档案内内容。五、凡查查阅档案案资料，只能在在档案室室内，不不得带出出外。六、发现现泄露机机密文件件的情况况，应及及时报告告领导和和有关单单位，查查明情况况严肃处处理。第十节 档案案室借阅阅制度一、凡借借阅档

43、案案材料，必须登登记。本本公司职职工一律律经部门门负责人人批准，按规定定办理登登记手续续，才能能借阅。二、档案案原则上上不向外外借出，只限在在室内查查阅。如如工作需需要借出出，经行行政人事事部领导导同意，并办理理有关手手续，借借阅不得得超过七七天，归归还时要要点清和和检查。如发现现遗失和和损坏，要及时时报告和和处理。三、查阅阅或借阅阅档案材材料，不不得在档档案材料料上划圈圈、涂改改、更不不得拆散散、折叠叠损坏档档案，违违者追究究责任或或赔偿。四、借阅阅档案的的人员调调职、批批准出国国、离退退休前，必须将将借阅的的档案如如数还给给档案室室，并办办理注销销手续。五、凡需需要复制制、复印印的档案案材

44、料，需经行行政人事事部领导导批准。第十一节节 档档案的鉴鉴定与销销毁制度度 档案的的鉴定工工作是为为了使有有价值的的档案更更好地保保存下来来，达到到既精练练又完整整，以维维护党和和国家历历史真实实面貌的的目的。对已经经超过保保管期限限的档案案文件材材料进行行鉴定和和销毁是是一项必必要的工工作。一、鉴定定的组织织形式 监理公公司档案案的鉴定定工作应应在行政政人事部部领导的的主持下下，由档档案室和和各业务务部门共共同组成成鉴定小小组。二、鉴定定的方法法 应对档档案材料料进行逐逐卷、逐逐张地进进行审查查鉴定，决定档档案文件件材料的的保管期期限升、降或销销毁，以以及文件件的密级级降级或或解密等等。三、鉴定定的依据据 应参照照国家档档案部门门颁发的的“党政工工团档案案”、“基建档档案”、“会计档档案”的保管管期限表表，及集集团公司司的有关关各类档档案保管管期限的的规定执执行。凡凡介于两两种保管管期限之之间的档档案，其其保管期期限一律律从长。鉴定工工作结束束后，应应将档案案的鉴定定内容数数量变化化以及必必要的情情况如实实记载，以备存存查。四、档案案销毁工工作 需销毁毁的档案案材料，应登记记造册，由鉴定定小组提提出有关关档案销销毁报告告和销毁毁清单，经鉴定定小组、组长（经理或或总工程程师）审审核批准准后交档档案室执执行，销