arn_1101_国贸物业酒店管理有限公司物业管理质量手册.docx
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1、国贸物业酒店管理有限公司物业管理质量手册目 录录1.0 序言2.0 客户服务务部员工工岗位职职责3.0 客户服务务部管理理制度3.1 物业业验收制制度3.2 入伙伙装修制制度3.3 投诉诉处理制制度3.4 拜访访业/租租户制度度3.5 业/租户迁迁出制度度3.6 清洁洁管理制制度3.7 绿化化管理制制度3.8 形象象策划3.9 总台服务务3.10 业/租户户档案管管理制度度3.11 防火管理理制度3.12 物业管理理保险制制度3.13 有偿服务务收费管管理制度度3.14 物业管理理的法规规依据3.15 业/租户户报修制制度3.16 业/租户户投诉制制度3.17 社区文化化活动管管理制度度3.1
2、8 公共场地地使用管管理制度度3.19 突发性事事件或异异常情况况处理程程序3.20 安全管理理制度 4.00 客户服服务部表表格1.0 序序 言为保证业业/租户户有一个个舒适、优雅、整洁、安全的的环境,维护及及树立企企业形象象,我们们每位管管理员都都应把自自身形象象与企业业形象溶溶为一体体,严格格履行本本岗位职职责,必必须做到到:1. 服务态度度,文明明礼貌;2. 服务行为为,合理理规范;3. 服务效率率,及时时快捷;4. 服务效果果,完好好满意。客户服务务部 负责业业/租户户之管理理和公共共地方的的管理工工作,在在业/租租户事物物方面,首要任任务是推推动业/租户的的教育,使他们们进驻物物业
3、后明明白要遵遵守公共共规则、爱护公公物、维维护业主主合法权权益、及及促进业业/租户户彼此间间之睦邻邻关系。而作为为业主之之代理人人亦有必必要解释释有关之之设备及及供应之之能量,予业/租户认认识。此此外,亦亦要让业业/租户户明了水水电费分分摊计算算方法、电梯和和手扶电电梯之数数量及使使用方法法、空调调设备及及其供应应时间,加时空空调费及及业主提提供之基基本设施施。另外外,亦要要解释有有关签署署租用合合同后,需要办办理之手手续(如如交付合合同押金金、装修修手续)及退租租程序等等。编制制成业/租户手手册提供供予业/租户参参考,继继而解释释装修守守则内之之规定,管理部部亦要兼兼顾公共共地方清清洁、卫卫
4、生之维维护及公公共设施施之养护护,使管管理能发发挥其应应有之功功能。客户服务务部员工工岗位职职责描述述2.1 物业经经理1) 收取及审审阅大厦厦之管理理楼宇巡巡视报告告及每天天之投诉诉记录,并处理理跟进;2) 编制及安安排各级级管理员员工轮值值表,并并报行政政人事部部;3) 定期对大大厦清洁洁、绿化化进行监监察协调调;4) 监管大厦厦管理员员之运作作及安排排;5) 遇有紧急急事故,协助处处理善后后工作;6) 制定大厦厦设备使使用方法法及守则则;7) 每月召集集所辖管管理员之之工作会会议;8) 督导各管管理助理理;9) 接受及处处理客户户投诉,并予记记录,及及向上级级报告;10) 协助追收收管理
5、费费之工作作;11) 检查大厦厦管理日日志,跟跟进所列列问题;12) 跟进处理理突发事事件;2.2 物业助助理1) 收取及审审阅大厦厦之管理理巡楼报报告及每每天之投投诉记录录;2) 定期对大大厦清洁洁、绿化化进行监监察协调调;3) 监管大厦厦管理员员之运作作及安排排;4) 遇有紧急急事故,协助处处理善后后工作;5) 协助物业业主任制制定大厦厦清洁设设备使用用方法及及守则;6) 督导各管管理员及及承判商商执行工工作;7) 接受及处处理客户户投诉,并予记记录,及及向上级级报告;8) 制订一般般之文书书通告表表格等工工作;9) 追收管理理费之工工作;10) 检查大厦厦管理日日志;11) 协助处理理突
6、发事事件;12) 定期整理理大厦之之业/租租户资料料;13) 执行上级级所指派派之工作作;14) 熟悉管理理处各项项管理制制度、收收费标准准及其构构成、业业/租户户情况;15) 负责办理理业/租租户的入入住以及及业/租租户的退退房手续续,装修修审查;16) 负责装修修档案,业/租租户档案案、管理理处文书书档案的的管理。17) 负责大厦厦的公共共钥匙和和未入伙伙的住户户钥匙的的管理工工作;18) 负责业/租户水水、电表表的抄查查,准时时向业/租户派派发各种种费用的的交费通通知单;19) 负责对业业/租户户投诉的的处理结结果进行行回访,并做好好回访记记录统计计总结;20) 负责定期期对服务务质量进
7、进行统计计、分析析,并提提出整改改方案;2.3 物业管理理员1) 记录每天天之维修修投诉记记录,并并了解处处理进度度。而于于收集后后将资料料整理汇汇报物业业主任;2) 定期对大大厦清洁洁、绿化化进行更更换及巡巡视;3) 遇有紧急急事故,协助处处理善后后工作;4) 接受及处处理客户户投诉,并予记记录,及及向上级级报告;5) 协助追收收管理费费之工作作;6) 记录大厦厦管理日日志,跟跟进所列列问题;7) 定时巡视视检查清清洁及绿绿化设施施之情况况;8) 定期整理理大厦之之业/租租户资料料;2.4 总台/接接待1) 传真、打打字、复复印、国国内国际际长途服服务员工工职责;2) 票务代定定员工职职责;
8、3) 邮件收递递员职责责;2.5 清洁主主管1) 对管理处处清洁总总体工作作负责;2) 定期对本本班人员员的考勤勤,做好好各项工工作的监监督、检检查、评评比;3) 负责清洁洁用品的的保管、发放及及采购计计划的编编制;4) 定期对部部门员工工进行业业务知识识培训和和考核;2.6 清洁领领班1) 接受主管管领导,带领下下属有序序完成各各项清洁洁任务;2) 监督下属属的工作作情况,检查工工作员的的到岗情情况,查查看是否否全勤工工作,合合理安排排下属人人员工作作。3) 遵守公司司制定的的管理细细则,工工作时仪仪表整洁洁,佩带带员工证证,统一一着装上上岗, 树立立良好形形象;4) 以身作则则保质保保量地
9、完完成本人人所负责责区域内内的卫生生清扫工工作;5) 遵守劳动动纪律,坚守工工作岗位位,按照照清洁程程序搞好好区域内内卫生;6) 发扬互助助精神,支持同同事工作作,以礼礼相待;7) 掌握及其其的正确确用法,以及清清洁剂的的合理用用法;2.7 清洁工工1) 楼宇所属属范围内内的道路路、绿化化带、雨雨水井的的清洁保保养;2) 楼宇范围围内暗沟沟、下水水道的清清理,保保持雨季季水道畅畅通;3) 负责清洁洁地下车车库卫生生;4) 紧密配合合环卫部部门搞好好垃圾清清运工作作;2.8 绿化人人员工作作职责1) 熟悉辖区区内的绿绿化范围围、布局局、职务务、种类类、数量量;2) 知晓花草草树木的的名称、种植季
10、季节、生生长时性性、培植植管理的的方法;3) 对花草树树木要定定期培土土、施肥肥、除杂杂草和打打药水除除病虫害害,并要要修枝剪剪叶、浇浇水。每每日定时时负责绿绿化区内内的巡视视、保证证绿化场场所不留留杂物,不缺水水、不死死苗,定定时对商商场内盆盆栽植物物进行养养护,保保证不枯枯黄、不不死亡;4) 检查、记记录、报报告植物物生长情情况,及及时处理理违章事事件;5) 保管好用用品、用用具、用用剂;3.0 物管部部管理制制度3.1 物业验收收程序3.1.1. 所有有工程验验收都应应由发展展商前头头。3.1.2 验收收准备工工作a) 在未验收收前,驻驻场经理理须联同同工程经经理与发发展商、承包商商招开
11、协协调会议议;b) 由承包商商及供应应商呈交交一份竣竣工验收收及交接接计划表表和组织织架构;c) 驻场经理理组织管管理处各各部门制制定楼宇宇接收联联检方案案,提交交发展商商审批。d) 按图纸纸资料移移交清单单对产产权、技技术资料料进行对对照检查查,发现现 产产权、技技术资料料有缺漏漏的,应应以书面面形式通通知发展展商及/或承包包商提供供。3.1.3 移交交验收a) 按设备备移交清清单对对楼宇各各类设备备按规格格进行对对照检查查;b) 发现设备备设施与与移交清清单不符符或有缺缺漏的,管理处处应以书书面形式式通知发发展商及及/或承承包商予予以解决决。c) 对各单元元的水、电、土土建部分分进行全全面
12、检查查,并将将检查结结果记录录在接接管检查查记录表表中,对发现现的问题题应书面面通知发发展商/及承包包商 予予以解决决。d) 将所有有有关资料料归档。e) 在保修期期内因施施工、安安装、设设备因素素产生的的质量问问题,管管理处应应报发展展商及/或承包包商限期期解决。3.2 业业/租户户入伙装装修3.2.1 业/租租户入伙伙程序为了使管管理部各各管理员员熟知业业/租户户入伙程程序流程程,能迅迅速地办办理业/租户入入伙手续续,特拟拟定如下下入伙程程序流程程如下:a) 业/租户户按财务务部发出出入场收收楼通知知书,按按时带齐齐各类资资料到本本管理处处办理各各类事项项。b) 到管理处处管理部部办理手手
13、续。 1、业业/租户户应出示示证明:1 本人身份份证明的的原件及及复印件件。2 销售合合同或或租赁赁合同(原件件及复印印件)。3 代理商资资格证书书及代理理书。 2、若若业/租租户本人人未能亲亲临,委委托他人人办理,被委托托人应出出示的印印件:1 由业/租租户本人人签署的的委托书书原件及及复印件件。2 被委托人人身份证证明原件件及复印印件。3 销售合合同或或租赁赁合同(原件件及复印印件)。 3、管管理部应应办事项项:1 验明来客客身份证证明。2 将上述客客户资料料复印件件存档。3 填写业/租户资资料登记记表。 c) 管理部部与工程程部同业业/租户户对其单单元进行行验收。1 管理部携携带锁匙匙协
14、同工工程部与与业/租租户前往往单元。2 根据验楼楼表格所所示进行行讲解。3 填写设备备移交表表(业/租户签签名)。3.1.4 业/租户户二次装装修申请请程序为了管理理员能清清楚地了了解业/租户二二次装修修管理程程序,能能顺利优优质地为为业/租租户办理理装修事事项,拟拟定业/租户二二次装修修管理流流程如下下:a) 管管理部与与工程部部同业/租户办办理装修修申请。1 业/租户户提交二二次装修修申请表表。2 与业/租租户承包包商会面面,了解解具体装装修程序序。3 承包商提提交二次次装修图图纸。b) 工程部审审批业/租户所所提交资资料。工程部对对业/租租户资料料提出整整改意见见,管理理部报总总经理审审
15、批以上上业/租租户提交交资料所所办理的的手续是是否妥当当之后,请业/租户或或其承包包商进行行整改。c) 业业/租户户到管理理部办理理的手续续。1 办理装修修期间临临时出入入证。2 办理施施工许可可证。3 办理动火火证,配配备灭火火器。4 安排开门门(不移移交钥匙匙)。5 配备电表表并记下下电表读读数加封封。6 提供施施工管理理条例、违违规处罚罚条例、告告业/租租户书。d) 业/租户户进入装装修阶段段,工程程部定期期检查装装修情况况,保安安部经常常性检查查安全事事项,管管理部经经常督导导装修卫卫生情况况并协调调业/租租户与各各部门的的关系。e) 业/租户户装修完完毕手续续。 1 提交竣竣工图,报
16、管理理处审核核。2 工程部部提交审审核意见见。3 工程部部验收业业/租户户装修完完的设施施。4 对于损损坏的公公共设施施将按价价从装修修押金中中扣除。5 工程部部验收完完毕将填填写竣工工验收单单,并签签署意见见、盖章章。f) 业/租户户将验收收单、临临时出入入证、工工程部签签署的意意见书送送财务部部,财务务验明,按章归归还出入入证押金金。g) 经总经理理审批由由管理部部发放开业许许可证。h) 管理部通通知工程程部送电电。业/租户开开业后,工程部部将落实实遗漏工工程通知知业/租租户整改改完毕后后,三个个部门意意见书,总经理理审批后后方可到到财务部部退还装装修押金金。3.3 投诉处处理须知知3.3
17、.1如何何有效避避免投诉诉? 1 参与施工工监理,使工程程质量多多一份保保证。2 物业管理理公司在在开发单单位竣工工后从技技术角度度、法律律角度验验收,并并办理书书面的交交收手续续,避免免日后引引起投诉诉。3 签订详细细的管理理合约,明确管管理公司司和业主主或使用用人的权权力义务务,防止止以后不不必要的的麻烦。4 对物业的的设施安安排合理理的日常常维护、检修,使事故故减少到到最低点点。5 经常开展展反馈调调查便民民服务,了解信信息,及及时发现现问题解解决问题题。6 对业/租租户或业业主入伙伙时应及及时交予予管理合合约、业业/租户户手册、装修须须知,并并予以解解释,降降低投诉诉率。3.3.2 处
18、处理投诉诉1 开通投诉诉热线:2 详尽记录录投诉人人姓名、铺号名名称、联联系电话话。3 耐心听取取客人投投诉,禁禁止以任任何理由由或借口口推卸责责任。即即使错误误在本身身,亦不不可当面面指出,顾客态态度即使使很坏,亦不可可顶撞顾顾客,并并记下投投诉内容容。4 对于业/租户的的设诉,能当场场做出解解释应当当场给业业/租户户解决,若不能能马上处处理的应应记下投投诉人的的姓名、事件的的经过、投诉对对象以及及投诉人人的联系系方法、业/租租户签字字,并告告知解决决的期限限,以便便及时告告诉结果果。5 应感谢客客人指出出的不是是之处,对客人人提出的的建议表表示感谢谢,并把把事件提提交到相相关部门门进行处处
19、理或报报上级主主管审批批。6 对于某个个人违纪纪的投诉诉,应详详细登记记投诉的的事件经经过、证证明人以以及证物物、投诉诉人及联联系电话话、签字字。及时时派有关关人员的的检查,确保事事实的准准确性,在依照照事件的的大小提提请有关关部门给给予处理理。7 投诉处理理完毕致致电或走走访客户户,询问问其对处处理结果果是否满满意,是是否有别别的建议议,并再再次感谢谢其对我我们工作作所做出出的帮助助。规范用语语: 您您好!请请问我们们能为您您做些什什么? 非非常感谢谢您对我我们提出出宝贵的的建议/意见, 我我们会及及时把处处理结果果通知您您 您您是否对对处理结结果感到到满意 您您是否还还有什么么要求 有有什
20、么可可以帮忙忙3.4 拜访访业/租租户 1 拜拜访业/租户的的目的对业/租租户的拜拜访是管管理部众众多业/租户事事务中一一项重要要的工作作,管理理部管理理人员通通过定期期对业/租户的的拜访达达到以下下目的:1 加强管理理处与业业/租户户的感情情联络。2 加强沟通通,让业业/租户户配合,协助管管理处工工作。3 提高管理理处管理理质量,及管理理人员的的服务质质素。 2 业/租租户拜访访内容1 让业/租租户了解解物业管管理处的的运作。2 倾听业/租户对对物业管管理处管管理方面面的建议议和意见见。3 了解业/租户对对物业设设施合理理性方面面的要求求。 3 业/租租户拜访访的流程程管理员每天巡查场内,每
21、个业/租户定期拜访拜访情况记录于建议/意见登记表向部门主管汇报与部门主管商讨解决办法,并具体执行反馈解决给业/租户,并了解满意程度制业/租户拜访汇报报物业总经理 3.5 业业/租户户迁出办办理 1 迁迁出申请请业/租户户向租务务处/管管理部提提交迁出出申请表表。 2 退退证业/租户户将出入入证交回回管理部部。 3 验验房管理部收收到申请请表后,通知工工程部验验房,工工程部填填写验收收合格报报告,并并 交到财务务部(单单 元内内若有损损坏,应应注明地地点及应应赔金额额)。 4 结结算业/租户户到财务务部办理理结算手手续,财财务部凭凭工程部部提交的的验收单单,管理理部提交交的证明明退还有有关押金金
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