企业管理采购部.docx

《企业管理采购部.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《企业管理采购部.docx（7页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、第十章采采购部第一节 部门门概述及及组织结结构一、概述述采购部是是负责酒酒店采购购工作的的职能部部门。采采购部在在酒店统统一管理理下，根根据实际际工作要要求，适适时、适适量、适适价、经经济合理理地采购购各部门门所需要要的物品品，确保保酒店经经营活动动的正常常进行。 采购部部的采购购工作，必须严严格执行行酒店的的采购制制度，严严格按照照采购程程序办理理，确保保所采购购物品的的数量、质量、价格和和交货期期符合要要求，并并严格控控制采购购成本。采购部部员工必必须树立立“一心心为酒店店“的采采购供应应意识。二、组织织结构财务总监采购部经理采购部主管文员采购员第二节 岗位位职责及及素质要要求一、经理理直

2、接上级级：财务务总监直接下属属：采购购主管岗位职责责 1直直接对总总经理和和财务总总监负责责。主持持采购部部的全面面工作。审批所所有的采采购单和和订购单单，确保保各项采采购任务务顺利完完成。 2参参与大宗宗商品及及国外进进口货物物订货的的业务洽洽谈并检检查合同同执行情情况。 3指指导下属属开展业业务，不不断提高高业务技技能。 4熟熟悉和掌掌握酒店店所需各各类物资资的名称称、型号号、规格格、价格格、用途途和产地地。检查查购进物物资是否否符合质质量要求求，对酒酒店的物物资采购购负有领领导责任任。 5要要按计划划完成酒酒店各类类物资的的采购任任务，并并在预算算内做到到开源节节流。 6负负责本部部门员

3、工工的业务务培训计计划的制制定和实实施，抓抓好员工工的思想想工作。 7有有计划地地组织部部门员工工参加学学习。 8主主持采购购部的日日常工作作，协调调采购部部与酒店店各部门门之间的的关系。 9完完成总经经理临时时交办的的各项工工作任务务。 10接受总总经理和和财务总总监及成成本控制制部经理理的监督督。素质要求求基本素质质：有高高度的责责任感和和事业心心，不假假公济私私，不以以权谋私私泄露业业务机密密；有较较强的领领导和协协调能力力；能独独立指导导部门运运作；遵遵纪守法法。自然条件件：年龄龄30岁岁以上；品貌端端正，气气质高雅雅，待人人和蔼。身高：男1.741.778米，女1.651.668米。

4、文化程度度：大专专以上。外语水平平：具有有旅游酒酒店英语语中级水水平。工作经验验：具备备3年以以上酒店店采购工工作经验验，2年年主管以以上管理理工作经经验。特殊要求求：熟悉悉采购程程序和采采购内容容；了解解海关对对进口业业务颁布布的法规规及国家家有关税税收政策策；掌握握市场行行情和酒酒店的供供货渠道道。二、采购购主管直接上级级：采购购经理直接下属属：采购购员岗位职责责 1编编制每旬旬市场价价格表，掌握新新的产品品供应来来源和季季节性产产品资料料，及时时提供给给上司参参考。 2负负责与仓仓管部的的联系，及时处处理产品品质量问问题和督督促供应应商及时时送货。 3按按上司指指派，进进行外出出采购。

5、4协协助上司司比较供供应商的的报价和和整理供供应商资资料。 5协协助上司司审核供供应商的的发票、送货单单、报价价或订购购单等。 6搜搜集采购购样本或或安排供供应商示示范。 7向向上司报报告有关关货物运运输途中中的失误误和损坏坏情况，并负责责向有关关方面申申报赔偿偿或报关关损耗。 8负负责进口口物品的的报关工工作，并并安排提提货事宜宜。 9配配合仓库库对物品品进行验验收，确确保物品品符合申申购要求求。 10负责属属下员工工培训，检查员员工纪律律，完成成上级分分配的其其他工作作。素质要求求基本素质质：遵纪纪守法；有较强强的协调调能力；具备较较高的工工作责任任感，不不以权谋谋私，保保守业务务机密。自

6、然条件件：年龄龄在255岁以上上；品貌貌端正，身体健健康。身身高：男男1.77411.788米，女女1.66511.688米。文化程度度：大专专以上学学历。外语水平平：具备备中级英英语水平平。工作经验验：具备备5年以以上酒店店工作经经验及两两年以上上采购工工作经验验。特殊要求求：熟悉悉采购程程序和采采购内容容。三、采购购员直接上级级：采购购主管直接下属属：无岗位职责责 1根根据采购购申请单单或仓库库补货单单采购各各部门所所需的物物品和食食品。 2力力争使酒酒店所购购的产品品价平物物美。 3对对不符合合要求的的产品，负责办办理退货货补货或或调换。 4与与有关供供应商保保持良好好关系。 5负负责到

7、机机场或火火车站装装运进口口或外埠埠的来货货。 6协协助仓库库搞好物物品入库库的验收收工作。 7及及时向上上司报告告有关产产品和价价格的最最新行情情。 8做做好每天天现金或或支票采采购的报报销工作作和结算算工作。 9积积极参加加培训，遵守酒酒店纪律律，保持持与酒店店有关部部门的良良好关系系，完成成上级分分配的其其他工作作任务。素质要求求基本素质质：遵纪纪守法；有自我我约束力力，不以以权谋私私，不假假公济私私，不吃吃回扣。自然条件件：男，女均可可，年龄龄在255岁以上上；品貌貌端正，身体健健康。身身高：男男1.77411.799米，女女1.66511.699米。文化程度度：高中中以上学学历。外语

8、水平平：具有有初级英英语水平平。工作经验验：3年年以上酒酒店采购购工作经经验。特殊要求求：对工工作认真真负责，勇于克克服困难难。四、采购购部文员员直接上级级：采购购部经理理直接下属属：无作。岗位职责责 11根据据部门经经理要求求，草拟拟各类报报告并打打印、发发放。 22做好好酒店内内部各类类文件和和有关采采购申请请、合同同等资料料的整理理、归档档工 33做好好有关会会议记录录。 44负责责申领部部门内文文具和员员工餐券券的发放放工作。 55协助助上司做做好与各各部门的的联系工工作。 66负责责部门员员工的考考勤工作作。 77整理理每天的的采购单单和收据据等，并并编制每每周进货货汇总表表。 88

9、协助助经理落落实有关关进口货货物的书书面申报报工作。 99积极极参加培培训，遵遵守酒店店纪律，完成上上级分配配的其他他工作。素质要求求基本素质质：遵纪纪守法；具有高高度的责责任感和和事业心心；具有有一定的的公关能能力。自然条件件：女性性；年龄龄在200岁以上上；品貌貌端正，身体健健康。身身高：女女1.66511.699米。文化程度度：大专专以上学学历。外语水平平：具有有中级英英语水平平。工作经验验：1年年以上酒酒店工作作经验。特殊要求求：熟悉悉采购程程序和各各个采购购环节；有很好好的文字字表达能能力；会会使用电电脑。第三节 工作作程序及及标准一、采购购工作基基本程序序 1所所有的采采购申请请应

10、尽量量通过库库房来提提出。所所有的采采购任务务都由采采购部完完成。 2所所有采购购的物品品(包括括服务合合同)要要由3个个竞价中中选出，如果没没有3个个竞价，采购部部必需说说明原因因。 3采采购部要要对所购购物品的的质量及及价格负负责，并并保证物物品按采采购申请请单上的的日期供供货。 4如如果提交交采购申申请单或或订货单单后，价价格上涨涨，采购购部要查查看其他他供货商商的价格格并报知知成控经经理，最最后由财财务总监监和总经经理决定定、批准准。 程序： 采购项目目授权申申请人单单据文文件食品总厨厨食品品库保管管员市场场单食食品和饮饮品申请请表干货 总总厨食食品库保保管员食食品单饮品 酒酒水库保保

11、管员饮饮品单物品 物物品库保保管员采采购申请请单工程备件件 工程部部采购申申请单固定资产产 申请部部门采购购申请单单维修等服服务项目目 申请部部门备忘忘录及有有关所需需服务的的说明采采购申请请单直接采购购 申请部部门采购购申请单单除工程、固定资资产和维维修等服服务项目目以外，所有部部门申请请购买的的食品或或物品都都必须得得到大厨厨或库房房保管员员的审批批和确认认，大厨厨和库房房保管员员要保存存各部门门申购物物品的有有关单据据，如果果库存不不足或缺缺货，只只有大厨厨和库房房保管员员可以直直接向采采购部拉拉交采购购申请单单，并在在单上注注明目前前库存量量和平均均消费量量。 不同物物品采购购程序如如

12、下 a)食食品的采采购、市市场单 日需食食品的采采购，由由食品库库保管员员提单(市场单单)，一一式三联联，必须须填写库库存量和和所需订订购数量量，然后后送交大大厨，由由大厨检检查订购购数量，必要时时做删减减或增补补，采购购部门根根据此单单寻找最最合理的的价格并并填在市市场单上上，市场场单一联联送到收收货部以以确认所所购食品品，当收收到所购购食品后后，收货货员将票票和市场场单_起起送到计计财部。 b)干干货采购购、食品品单 干货货的采购购(食品品单)和和食品采采购程序序一样，每周采采购一次次，食品品单的一一份由食食品库保保存，其其他两份份分别送送到采购购部和收收货部。 c)饮饮品的采采购、饮饮品

13、单 饮品单单由酒水水库保管管员填写写。目前前库存量量和需要要订购的的数量，然后将将此单送送到成控控经理处处审查，由餐饮饮部经理理批准，一份由由酒水库库保管员员保存，另外一一份送到到采购部部下订单单，酒水水库保管管应根据据库存量量和营业业消费情情况，每每周有计计划地进进行一次次订购。 d)物物品采购购、采购购申请单单 为了统统一管理理和发放放，除库库里没有有的东西西以外，各种物物品的采采购都必必须通过过物品库库。当库库存量低低于正常常标准时时，物品品库保管管员要填填写物品品采购申申请单，并由库库房经理理签字，如果是是厨房用用品，订订购数量量需大厨厨审定，采购部部根据物物品的数数量、质质量、价价格

14、、发发货期等等因素，推荐合合适的供供货商，填好的的表格送送到财务务监和总总经理处处认可批批准，根根据批准准后的申申请单，采购部部填写购购单，订订购单按按号码顺顺序发放放，并记记录备案案，订购购单一式式5份，并按如如下顺序序分发：原件 (白白色) 供货商商 第二联联 (粉粉色) 购购货应付付款 第三联联 (蓝蓝色) 收货部部 第四联联 (绿绿色) 申请部部门 第五联联 (黄黄色) 采购部部 定购单单和批准准了的申申请单一一起送到到财务总总监和总总经理处处作最后后审定。 e)工工程用品品的采购购 工程部部要在采采购申请请单上注注明所购购零配件件，电线线和灯泡泡等需订订购物品品的品名名采购部部要提供

15、供3个不不同供货货商的报报价，并并填写在在申请单单上，其其中一个个价格来来自代理理商，另另外两个个来自经经销商，然后送送到总经经理处批批准。 申请单单批准后后，采购购部要填填写定购购单，并并与申请请单一起起送到财财务总监监和总经经理处报报批。 f)固固定资产产的采购购 所有固固定资产产项目的的申购表表先由部部门领导导审批签签字然后后送到计计财部检检查，申申请部门门必须写写出购置置理由，申购表表由财务务总监审审后送到到总经理理处审批批，如果果某些项项目金额额超过人人民币22，0000元，还要送送董事会会财务审审批。 g)服服务合同同 服务项项目(修修理和维维修)，先由工工程部写写出报告告(备忘忘

16、录)，在报告告中应写写明服务务的性质质，原因因以及服服务的规规格，申申请服务务的备忘忘录送到到采购部部以获取取3个不不同的报报价，并并填写在在备忘录录上，然然后再送送到总经经理处报报批，批批准后，采购部部要填写写采购单单，和申申请备忘忘录一起起送到计计财部和和总经理理处最后后审批。 h)直直接采购购物品，采购申申请单 直接采采购的物物品是库库存没有有的东西西，这样样采购的的物品直直接从收收货部送送到申请请部门，申请直直接采购购，部门门领导要要从库房房保管员员那里取取采购申申请表，并填写写原因，所需数数量及其其他细节节，此表表送采购购部，采采购部要要提供33个不同同供货商商的价格格，填写写好的表

17、表格再送送到总经经理处审审查批准准，接到到批准的的申请表表后，采采购部要要填写采采购单，和批准准了的申申请表一一起送到到财务总总监和总总经理处处最后审审批。 1采采购单(PR单单)流程程图采购单(PR单单)流程程图采购部门采购部 如需做做PO位位2天财务总监 不需做做PO为为1天 1天 收到到的当天天签批完完 最晚第第2天晨晨会前完完成总经理2订购购单(PP0单)流程图图 订购购单(PPO单)流程图图采购部 11天申购部位 00.5天天 11天财务总监 审批固固定资产产业主财务 11天总经理以上程序序仅限于于正常情情况下的的采购，急购不不经以上上程序。采购部工工作流程程图返回采购部PR采购员P

18、R申领部门PR采购部PR财务部PR总办PR采购部PR+PO申领部门PR+PO采购部PR+PO总办PR+PO财务PR+PO二、酒店店物品采采购程序序 1酒酒店物品品多属于于低值易易耗品。例如清清洁剂、洗涤用用品、印印刷品、棉织品品、服务务用品、瓷器和和玻璃器器等。这这些均由由财务部部的库房房出据采采购单，采购员员根据PPR单报报出三家家供应商商的价格格，再选选出质量量上乘和和价格合合理的一一家。采采购经理理审批后后，交财财务总监监和总经经理签字字后做PPO单。PO单单的签字字程序与与PO单单相同。 2PPO单在在总结理理签字后后，方可可订货。 3申申领部门门购杂品品时，不不足5000元可可用现金

19、金支付。 4需需外出购购物时，填写派派车单。 5如如某些项项目单价价金额超超过20000元元，采购购单需送送交业主主财务部部门批准准。 6所所购商品品在验货货时发现现问题应应及时与与供应商商联系，办理换换退手续续。三、工程程物品采采购程序序 1工工程物品品采购包包括低值值易耗品品和固定定资产。低值易易耗品包包括机器器的零配配件、油油漆、灯灯管、盐盐、砖瓦瓦灰沙石石、五金金电料配配件、水水暖器材材、制冷冷配件、各专业业工具、工程机机械和厨厨房机械械配件等等。 2采采购员在在接到PPR单后后，寻找找三家报报价。PPR单和和RO单单程序相相同。 3工工程物品品购回后后交工程程指定人人员收货货并签字字

20、。 4所所购物品品单价金金额超过过20000元，要申报报业主财财务部门门批准。四、食品品采购程程序 1采采购员根根据食品品库提供供的市场场单由行行政总厨厨签字后后，将价价格填在在市场单单上，然然后订货货。到货货期限为为3天。 2采采购员根根据酒水水库提供供的饮料料单由财财务成控控经理和和餐饮部部经理签签字，将将价格填填在饮品品单上，食品33天内到到货。 3采采购员根根据各个个厨房提提供的食食品目录录表1、2由行行政总厨厨和中方方总厨共共同签字字，采购购员填报报价并在在第二天天到货。 4所所有食品品报价提提前一星星期由采采购部、行政总总厨和财财务成控控签字。 5蔬蔬菜、水水果、鲜鲜肉类、鲜禽类类每周报报价一次次。 6中中、西餐餐调料、水产、冻肉类类、冻禽禽类、酒酒类、饮饮料每月月报价一一次。 7根根据酒店店临时出出现的特特殊情况况，急活活急办。 8所所订货物物如有问问题，及及时办理理换、退退手续。 9进进口洋酒酒类、烟烟类必须须从国家家指定的的烟酒公公司购入入。