广东南美大酒店有限公司公文管理制度.docx

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1、广东南美美大酒店店文件广东南美美200061号 关于印发发广东东南美大大酒店公文管理理制度的通知知各部门：为提高酒酒店公文文处理工工作的效效率和质质量，促促使公文文管理规规范化、制度化化，现将将广东东南美大大酒店公公文管理理制度印发给给你们，请遵照照执行。 附件：广东南南美大酒酒店公文文管理制制度 二二00六六年九月二十三日日抄送：董董事总经经理目 录录第一章总总则2第二章公公文种类类2第三章公公文格式式3第四章行行文规则则7第五章发发文办理理8第六章内内部邮件件11第七章收收文处理理12第八章公公文归档档13第九章附附则133第一章 总则则第一条 为使使广东南南美大酒酒店有限限公司（以下简简

2、称“酒店”）的公公文处理理规范化化、制度度化，提提高公文文处理工工作效率率和质量量，根据据酒店实实际，特特制定本本制度。第二条 本规规定适用用于酒店店总办及及各部门门。第三条 公文文（包括括电子文文书，下下同）是是指酒店店在实施施管理过过程中各各部门之之间以及及和其它它组织之之间为处处理内外外事务而而形成的的各种来来往文书书和记录录文本。第四条 总经经理办公公室是酒酒店公文文事务的的归口管管理职能能部门，配备专专职人员员负责酒酒店的公公文的上上传下达达工作；各部门门暂不设设专门文文员,而而由兼职职文员代代理文员员工作。第二章 公文文种类第五条 酒店店公文有有以下几几种文体体：（一）决决定、决决

3、议：对对重要事事项或重重大行动动做出安安排，用用“决定”。经会会议讨论论通过并并要求贯贯彻执行行的事项项，用“决议”。（二）通通告：适适用于公公布各有有关方面面需要周周知的事事项。（三）通通知：发发布规章章制度，转发政政府机构构、行业业机构以以及批转转下属部部门的公公文，要要求下属属部门办办理和需需要周知知的共同同执行事事项，用用“通知”。（四）通通报：表表彰先进进，批评评错误，传达重重要情况况，用“通报”。（五）章章程、制制度、规规定、条条例：酒酒店董事事会、总总经理办办公室制制定的，载明机机构的设设立、职职责以及及运作程程序等内内容的文文本用“章程”；对各各部门工工作事务务进行原原则性的的

4、规范和和约束用用“制度” 、“规定”或“条例”，一般般而言，原则性性的规范范用“制度”，实施施细则和和具体管管理措施施用“规定”或“条例”。（六）报报告、请请示：向向董事总总经理汇汇报工作作，反映映情况，提出建建议，不不需要明明确答复复的，用用“报告”；向董事事总经理理请求指指示、批批准，需需要明确确答复的的，用“请示”。（七）批批复：答答复请示示事项，用“批复”。（八）函函：与不不相隶属属部门、供应商商、施工工单位之之间相互互商洽工工作，询询问或答答复问题题，以及及向政府府机构和和行业机机构请求求批准等等，用“函”。（九）会会议纪要要：传达达会议议议定事项项和主要要精神，要求相相关部门门共同

5、遵遵守、执执行的，用“会议纪纪要”。（十）工工作简报报：记录录并传播播、公布布阶段性性工作情情况用“工作简简报”。第六条 根据据发文字字号的不不同，酒酒店公文文又分为为3类，即酒店店红头文文件、酒酒店普通通文件、其它公公文。（一）红红头文件件适用于印印发酒店店重要规规章、公公告、通通报、通通知、请请示、报报告、批批复、决决定、决决议等。一般情情况下，制度、规定、重要工工作计划划、部门门和人事事异动、对外发发布酒店店信息、转发国国家和行行业主管管机构的的有关政政策和规规定以及及有关酒酒店权益益的投资资、资产产重组等等事项的的决定，用红头头文件（机构和和人事异异动具体体指酒店店各部门门的设立立、撤

6、消消、合并并，酒店店中层及及以上人人员的人人事调整整）。（二）普普通文件件适用于以以酒店各各部门字字号发出出的文件件。一般般情况下下，酒店店各部门门已得到到批准的的工作计计划、财财务预算算和审批批权限范范围内部部署相关关工作的的，应使使用普通通文件格格式发文文。（三）其其它公文文1、公函函：适用于以以酒店或酒店各部部门名义义向酒店店以外单单位发出出的，商商洽有关关事项、通报有有关信息息的文本本。2、会议议纪要适用于酒酒店经营营或重要要工作会会议记录录。3、传真真件适用于酒酒店公务务往来传传真件。第三章 公文文格式第七条 公文文由眉首首、主体体、版记记三部分分组成。置于公公文首页页反线以以上的各

7、各要素统统称眉首首；置于于反线以以下至主主题词之之间的各各要素统统称主体体；置于于主题词词及以下下的各要要素统称称版记。 （一）眉首依依需要由由秘密等等级、紧紧急程序序、发文文部门标识识、发文文字号、签发人人组成。 1、发发文部门门标识由由发文部部门全称称或规范范化简称称后加“文件”组成，酒店红头头文件、普通文文件和各各类公函函的发文文标识均均为“广东南美美大酒店店文件”。 2、发发文字号号由发文文部门代字字、年份份和序号号组成。联合发发文，只只标明主主办单位位发文字字号。年年份、序序号用阿阿拉伯数数码标识识，年份份应标全全称，用用六角括括号“”括入，序号不不编虚位位（即11不编为为01），不

8、加加“第”字，正正确标识识如“广东南美美20006X号”。发文文序号由由总办统一一编制。3、公文文的秘密密等级分分为“绝密”、“机密”、“秘密”。紧急急公文分分为“特急”、“急件”。秘密密等级和和紧急程程度由拟拟稿人提提出，核核稿人和和签发人人审定。秘密等等级和紧紧急程度度标识在在版心的的右上角角。（1）公公文的具具体密级级由总办办审核确确定或酒酒店领导导直接确确定。直接影响响酒店权益益的重要要决策文文件、资资料为绝绝密级。酒店的规规划、财财务报表表、统计计资料、重要会会议记录录、合同同、协议议为机密密级。酒店的人人事档案案、员工工工资收收入及尚尚未公开开的各类类信息为为秘密级级。（2）公公文

9、紧急急程度由由总办审核核确定。因工作需需要，要要求有关关部门或人人员自公公文送达达之时起起半个工工作日内内处理或或知晓的的公文标标“急件”；在11个小时时内处理理或知晓晓的标“特急”。 （二）主主体一般般由公文文标题、主送部部门、公公文正文文、附件件、成文文时间、公文生生效标识识和附注注组成。 1、公公文标题题应当准准确地概概括公文文的主要要内容并并标明公公文种类类。公文文标题中中除法规规、规章章名称加加书名号号外，一一般不用用标点符符号，年年份使用用阿拉伯伯数字。标题可可分一行行或多行行居中排排布，回回行时，要做到到词意完完整，排排列对称称，间距距恰当。2、主送送部门指公文的的主要受受理部门

10、门（或个个人），应当使使用全称称或规范范化简称称、统称称。为规规范行文文，对酒酒店主送送部门等名名词的使使用和其其它事项项约定如如下。在在酒店制度度和其它它公文中中可直接接使用以以下名词词简称和和约定，不必另另作解释释。酒店：是是广东南南美大酒酒店有限限公司的的简称。各部门：指酒店店各营业及及后勤部部门。董事会领领导：分分别指南南美花园园集团董董事会成成员。集团领导导：一般般指南美美花园集集团董事事长、董事、总总会计师师等。酒店中层层干部：是指经经酒店红头头文件任任命的本本酒店各各部门的总总监、正正副经理理。各部门负负责人：是指酒酒店各部部门正职职或持全全面工作作的副职职。基层管理理人员：包含

11、酒酒店各部部门主管管、部长长。各员工：包含与与酒店各部门签订订劳动合合同的合合同制员员工和临临时工。各相关部部门：指指涉及或或与事务务处理范范围相关关的部门门。（2）其其它简称称：集团内其其他酒店店：如上海海南美水水疗会馆馆简称“上海会会馆”，机场路路水疗会会馆简称称“机场路路会馆”。 （3）酒酒店下属属部门简称称： 称呼呼酒店下属属部门，统统一用其其名称作作简称，如“酒店工工程部”简称“工程部部”。 33、公文文正文在在主送部部门下一一行，每每自然段段左空22字，回回行顶格格。正文文中的年年份、数数字一律律使用阿阿拉伯数数，不得得回行。 44、附件件是正文文内容的的组成部部分，与与公文正正文

12、一样样具有同同等效力力。公文文如有附附件，应应当使用用阿拉伯伯数字注注明顺序序和名称称。在正正文下空空一行左左空2字字标识（如：“附件：1、XXXXXXXX”）。附附件应当当与公文文一起装装订，并并在附件件左上角角第一行行顶格标标识“附件”，有序序号的要要标识序序号，附附件的序序号和名名称前后后标识应应一致。 5、成成文日期期以负责责人签发发的日期期为准，联合行行文以最最后签发发人的签签发日期期为准。成文时时间用汉汉字将年年、月、日标全全，“零”写成“O”。 6、公公文生效效标识是是证明公公文效力力的表现现形式，包括发发文部门门签署人人姓名。 （1）以以电子文文档形式式签发的的公文，在落款款处

13、不署署发文部部门名称称，只标标识成文文时间。其他纸纸质公文文需加盖盖印章，印章应应上距正正文2mm4mmm，端正正、居中中下压成成文时间间，印章章用红色色。 （2）当当公文排排版后所所剩空白白处不能能容下印印章位置置时，应应采取调调整行距距、字距距的措施施加以解解决，务务使印章章与正文文同处一一面，不不得采取取标示“此页无无正文”的方法法解决。 （3）联联合上报报的呈文，由由主办部部门正职职或负责责部门工工作的副副职签名名；联合合发布的的公文，所有发文文部门的的正职(或负责责部门工工作的副副职)都都应签名名。联合合发文的的签名顺序序（从左左至右），应与与发文部部门的排排列顺序序相同。 77、附

14、注注一般是是对公文文的发放放范围、使用时时需注意意的事项项加以说说明，不不是对公公文的内内容作出出解释或或注释。公文如如有附注注，居左左空2字字加圆括括号标识识在成文文时间下下一行。“请示”公文必必须在附附注标明明联系人人及电话话。 （三三）版记记由抄送送部门组成成 1、抄抄送部门门指除主主送部门门外需要要执行或或知晓公公文的其其他部门门，应当当使用全全称或规规范化简简称、统统称。 2、抄抄送部门门不能在在版心出出现时，应设单单独一页页放在最最后。第八条 公文文用纸采采用A44型纸，文字从从左至右右横写、横排，标题用用2号加加粗宋体体字，正正文用113号仿宋体字字，公文文中图文文的颜色色为黑色

15、色。第九条 各类类公文特特定的书书写格式式。（一）红红头文件件1、格式式见附件一。2、发文文字号：广东南美美XXXXXX号，总经理理办公室室发文字字号，以以总经理理办公室室名义行行文；南美董XXXXXXX号，集集团董事事会发文文字号，以集团团董事会会名义行行文。（二）酒酒店普通通公文1、格式式见附件二二。2、发文文字号：广东南美美人XXXXXX号，人力资资源部发发文字号号，以酒酒店人事事行政部部名义行行文；广东南美美工XXXXXX号，工程部部发文字字号，以以酒店工工程部名名义行文文；广东南美美财XXXXXX号，财务部部发文字字号，以以酒店财务务部名义义行文。（三）其其它公文文1、公函函：（1）

16、格格式见附附件三。（2）发发文字号号：广东南美美函XXXXXX号，以酒店店名义行行文。2、会议议纪要：（1） 格式见附附件四。（2）发发文字号号：酒店领导导班子会会议或其其他重要要会议，使用酒酒店发文文字号；一般性性的经营营会议，使用会会议主办办部门发文文字号。3、传真真件：格格式见附附件五。第十条 处理理公文的的表格（一）发发文稿纸纸酒店各类类通知性性公文正正式送审审前均应应填写发发文稿纸纸，并随随正式文文件一起起送董事事总经理理签发。格式见见附件六六。（二）公公文审批批表各部门向向董事总总经理报报送的请请示或请请示性公公文（如如需报批批的方案案、计划划等）应应在前面面附上公公文审批批表，格

17、格式见附件件七。（三）文文件传阅阅笺酒店各部部门收到到公文（除拟发发文件和和请示性性公文外外）需进进行处理理，在收收件前附附上文件件传阅笺笺。格式式见附件八八。第四章 行文文规则第十一条条 各各类文件件应遵循循以下行行文规则则： （一）酒店可以以向海珠珠区政府府及直属属机关、部门行行文；可可以对下下属部门门行文；可以与与合作伙伙伴联合合行文，但上级级和下级级不得联联合行文文；一般般不得越越级行文文。（二）酒酒店各部部门可以以以部门名名义向其其他部门门发布一一般性通通知，但但不得以以部门的的名义对对外行文文，更不不能对外外报送请请示性公公文。因因业务需需要对外外行文时时，可以以用酒店店名义拟拟稿

18、，经经总经理理办公室室核稿和和董事总总经理签签发后，以酒店店名义行行文。 （三）酒店各部部门之间间对有关关问题未未经协调调一致，不得各各自行文文。 （四）请示公公文要坚坚持一文文一事制制度，只只写一个个主送部部门，不不得同时时抄送其其他部门门。“报告”不得夹夹带请示示事项。 （五）凡是通通过口头头、电话话或其他他便捷方方式能够够解决的的问题，不要再再行文。 （六）某项工工作方针针已经明明确，执执行过程程中不需需要采取取新的措措施，只只是一般般性号召召或重申申已有的的规定、要求，不要再再行文。 （七）印发规规章制度度的公文文，必须须注意与与已印发发的同类类规章制制度相衔衔接，内内容不得得抵触。若

19、有新新的规定定，必须须在行文文时说明明原印发发的规章章制度同同时废止止；已有有的规章章制度未未废止前前，不要要重复印印发同类类规章制制度。（八）只只有原则则性意见见，尚未未有切实实可行的的执行措措施或办办法前，不要仓仓促行文文。第五章 发文文办理第十二条条酒店公文文的发文文处理程程序一般般分为拟拟稿、审审核、会会签、签签发、登登记、分分送等阶阶段。相相关人员员在工作作中，应应积极、准确、快捷地地处理公公文事务务。 （一）拟稿 1、起起草公文文是在领领导决策策过程中中的一项项重要的的参谋工工作。公公文起草草人员要要在充分分调查研研究的基基础上认认真撰写写，反复复修改。起草以以酒店名义义发文的的文

20、件，应在认认真研究究和取得得酒店董董事总经经理意见见的基础础上，由由业务主主办部门门领导亲亲自动手手或亲自自指导、主持进进行。 22、公文文起草的的基本要要求： （1）全面、准确地地反映客客观实际际情况，符合国国家的法法律、法法规和其其他有关关规定，符合酒酒店领导导的有关关指示精精神。 （2）完整、准确地地体现工工作意图图。 （3）要求重重点突出出，观点点明确，表述准准确，结结构严谨谨，条理理清楚，字词规规范，标标点正确确，篇幅幅力求简简短。 （4）正确使使用文种种，符合合公文格格式要求求。 （5）人名、地名、数字、引文正正确。引引用公文文先注明明印发机机关，再再引标题题，后引引字号。结构层层

21、次序数数第一层层为“一、”，第二二层为“（一）”，第三三层为“1、”，第四四层为“（1）”。 （6）应当使使用国家家法定计计量单位位。（7）公公文中的的数字，除成文文时间、部分结结构层次次序数和和词、词词组、惯惯用语、缩略语语等必须须使用汉汉语外，应当使使用阿拉拉伯数码码。（二）核核稿 1、各各部门负负责人要要对发文文草稿进进行全面面审核，严格把把关。 2、使使用“广东南美美大酒店店文件”标识印印发的公公文需经经总经理理办公室室核稿。总经理理办公室室有权将将不符合合要求或或规范的的发文草草稿退回回拟稿人人修改或或重办。 3、公公文核稿稿的重点点 （1）是是否确需需行文。 （2）内内容是否否符合

22、国国家的路路线、方方针、政政策以及及有关的的法律、法令和和规定，是否完完整、准准确地体体现了发发文单位位的意图图，政策策是否保保持连续续性，提提法是否否同已发发布的有有关公文文相衔接接，意见见是否一一致。 （3）篇篇章结构构是否合合理，层层次是否否清楚，文句是是否简明明通顺、符合语语法规范范。 （4）公公文格式式如标题题、主送送单位、发文单单位、成成文日期期等的拟拟写是否否合乎要要求，文文种的选选择是否否适当等等。 （5）是是否符合合规定的的会签、审批手手续，附附件是否否齐全。 4、公公文校核核的程序序 （1）使使用“广东南美美大酒店店文件”标识印印发的公公文，应应先送总总经理办办公室审审核，

23、一一般不能能直接送送董事总总经理审审批。 （2）起起草完毕毕的公文文在送总总经理办办公室核核稿前，要由拟拟稿部门门负责人人严格把把关并同同意。 （3）总总经理办办公室进进行核稿稿时，如如认为无无需行文文，提出出意见后后与文稿稿一起报报董事总总经理，按董事事总经理理批示办办理；如如需对文文稿作较较大修改改，要与与原起草草部门协协商或请请其修改改；修改改后的文文稿经总总经理办办公室复复核后送送呈董事事总经理理会签、签发。 （4）文稿送送审后，总经理理办公室室要及时时催办，以防压压误。董董事总经经理审批批、签发发后的文文稿成为为定稿，作为印印制公文文正本的的标准依依据。（5）定定稿后由由总经理理办公

24、室室统一编编发文号号，重要要的公文文要复校，由由总经理理办公室室人员复复校。 （三）会签 使用“广东南美美大酒店店文件”标识印印发的公公文且发发文内容容涉及酒酒店多个个部门的的，由主主办部门门负责组组织有关关部门负负责人会会签。主主办部门门与会签签部门取取得一致致意见后后方可发发文。如如会签意意见有分分歧，主主办部门门应予协协调，仍仍不能取取得一致致时，需需列明理理据，由由酒店董董事总经经理协调调或裁定定。 （四）签发酒店公文文必须由由董事总总经理签签发方能能生效。酒店公文文依审批批权限按按照下列列规定签签发： 1、发发文先送送主管领领导审核核后，再再送董事事总经理理签发。发文内内容如涉涉及两

25、位位以上领领导分管管的业务务，由主主管领导导审核后后送其他他领导会会签。 2、经经会议授授权或经经签发人人授权的的公文，可由被被授权人人签发。 3、酒酒店的一一般例行行公事、会议通通知、贺贺电等，可授权权相关部部门签发发。 4、以以部门名名义发布布的一般般业务或或事务性性通知，由部门门负责人人签发，重要的的须经董董事总经经理同意意。（五）分分发1、酒店店文件主主要采用用签收、传真、电子邮邮件等分分送方式式。一般般情况下下，分送送公文利利用办公公自动化化系统采采取电子子邮件方方式，对对酒店秘密密级及以以上公文文、人事事资料等等重要公公文则采采用签收收方式。采用各各种方式式分送公公文，分分送人都都

26、应做好好跟踪、记录工工作。2、收件件工作人人员应对对公文进进行文件件、文号号、秘字字等的核核定。如如其中一一项不对对，应立立即通知知发文单单位，并并登记出出错文件件。秘密密级文件件，应封封好再发发送,如如封口被被撕，应拒绝绝签收。3、各部部门不得得直接向向集团领领导越级级递交公公文。第六章 内部部邮件第十三条条 内内部邮件件是指各各部门以部门的名名义，在在日常工工作中向向董事总总经理或或酒店内其其他相关关部门利用用办公自自动化系系统印发发的一般般事务性性、知照照性的工工作往来来文书（一般指指不使用用“广东南美美大酒店店文件”标识，属各部部门审批批权限内内且不需需经过总总经理办办公室核核稿和董董

27、事总经经理签发发程序的的各类公公文）。主要包包括：（一）工工程维修修通知类类；（二）杀杀虫（清清洗地毯毯）通知知类；（三）办办理健康康证、培培训的通通知类；（四）在在本部门门业务范范围内向向有关部部门征询询、回复复、提醒醒的各种种事务邮邮件；（五）在在本部门门业务范范围内要要求有关关部门填报报各种一一次性数数字、表表格和资资料的邮邮件；（六）在在本部门门业务范范围内向向有关部部门发放放（领用用）各种种资料、刊物、书籍和和物品的的邮件；（七）各各部门公布布的消息息、信息息、简报报、通讯讯等邮件件；（八）各各部门的其其他文件。第十四条条 内内部文件发文工工作流程程：由各各部门相相关主管管人员起起草

28、文稿稿，呈报报本部门门正职或或负责全全面工作作的副职职审批后后，在本部门门登记、编号、制作和和打印清清稿，经经拟稿人人校对无无误后，由本部部门进行行分发（其他人人员不准准印发）和立卷卷、归档档。第十五条条 各各部门印发发的内部部文件，要要严格控控制数量量和范围围，坚持持少而精精的原则则，不得得滥发。第十六条条 内内部文件的拟拟稿、审审核及签签发要按按本规定定的有关关要求做做好印发发的把关关工作，确保文文件的质质量。第十七条条 凡凡以个人人名义印印发资料料或联系系业务的的邮件（不受格格式限制制），只只限于同同事之间间的小范范围使用用，不得得向各部部门或酒店全体体员工普普发。第七章 收文文处理第十

29、八条条收文处处理是指指对收到到公文的的办理过过程，包包括签收收、登记记、拟办办、批示示、分发发、承办办、催办办等程序序。收文文处理要要按照“谁归口口谁办理理”的原则则进行处处理。（一）登登记各部门接接到外部部门来文文，特别别是纸张张类的原原件，都都必须先先在收文文登记薄薄上进行行登记（可建立立WORRD文档档或EXXCELL表格，分日期期、来文文单位、字号、标题、序号、处理结结果栏目目便于查查询），再送交交部门负负责人。（二）拟拟办1、公文文拟办分分“阅示”、“阅处（办）”、“阅（知知）”三个层层级。“阅示”指需要要董事总总经理明明确批示示，进行行工作部部署或提提出处理理意见；“阅处（办）”指

30、需要要承办部部门、承承办人根根据酒店店业务归归口管理理部门的的拟办意意见或酒酒店领导导批示的的意见对对所涉及及工作进进行处理理；“阅（知知）”指只需需要承办办单位、承办人人知道或或了解，不需要要具体办办理。2、对于于既需要要董事总总经理“阅示”，又需需酒店其他他领导“阅（知知）”的公文文，必须须先送董董事总经经理“阅示”，待批批示后再再送其他他领导“阅（知知）”，不能能同时送送达。3、对于于涉及多多个部门门协调的的工作，需要酒酒店多个个部门办办理的重重要公文文，应先送董事事总经理理“阅示”，再送送相关部部门。（三）批批示董事总经经理收到到公文后后，根据据广东东南美大大酒店发发文稿纸纸、广东南南

31、美大酒酒店公文文审批表表或广东南南美大酒酒店文件件传阅笺笺的提提示作出出处理意意见（一一般每人人用时不不宜超过过2个工工作日，如确需需延迟处处理，应应及时知知会相关关部门。对对“急件”和“特急”公文，一般应应按规定定期限处处理）。（四）承承办1、各部部门收到到交办的的公文，要先经经部门负责责人阅批批，再交交承办人人办理或或传阅。凡涉其其他部门门的问题题，主办办部门应应当主动动与有关关部门协协商办理理。2、各部部门在收收到承办办文件后后，必须须在“限办时时间”内办理理完毕。一般文文件在55个工作作日内办办完；紧紧急或有有时限要要求的文文件，按按规定时时限办理理。3、对不不属于本本部门职权权范围或

32、或者不宜宜由本部部门办理理的，应应迅速退退回文件件并说明明理由。（五）催催办 1、对对重要的的和有时时限要求求的文电电，酒店店总经理理办公室室要负责责催办，做到紧紧急公文文跟踪催催办，重重要公文文重点催催办，一一般公文文定期催催办。2、各承承办部门门的领导导要协助助做好及及时催办办跟踪，并将办办理情况况向总经经理办公公室反馈馈。第十九条条酒店发文文和收文文处理流流程详见见附件九九、附件十十。第八章 公文文归档第二十条条 公文文办理完完毕后，各相关关部门应应及时整整理电子子文件、纸质载载体和有有关材料料（包括括音像），按照照酒店店档案管管理制度度送酒店档案案室归档档。个人人不得保保管应归归档的公

33、公文。（一）公公文归档档要遵循循文件的的自然形形成规律律，保持持文件的的原貌，保证归归档文件件材料的的齐全、完整。 （二）联合办办理的公公文，原原稿由主主办部门门归档。 （三）具有保保存价值值的电子子文档，如没有有纸质等等拷贝件件的，必必须制成成纸质文文件。进进行归档档时必须须将电子子文件和和相应的的纸质文文件一并并归档。发文必必须归档档底稿和和有董事事总经理理签字(或部门门负责人人签字)的纸质质正文合合为一件件，收文文必须打打印传阅阅笺与处处理文本本合为一一件。（四）归归档文件件应当确确定保管管期限、分类号号，填写写档案属属性，各各部门应对对收发的的公文每每周进行行一次整整理，对对各部门门公

34、文存存档价值值的确定定由本部部门正职职或负责责全面工工作的副副职按规规定确认认。第九章 附则则第二十一一条 罚则（一）对对不按规规定程序序传递公公文，或或超出规规定时限限传递公公文，又又不能作作出合理理解释者者，罚款款50元元1000元。（二）对对处理公公文不注注意保密密，致使使酒店及下下属各部部门秘密密泄露者者，罚款款1000元5000元，并并作相应应的行政政处分。（三）对对违反本本制度其其它规定定，而使使酒店管理理工作受受到影响响者，罚罚款1000元2000元。（四）对对上述违违规行为为责任人人的责任任领导（指本部部门正职职）和其其他相关关责任领领导（指指本部门门分管副副职或责责任人直直接

35、上级级）可视视具体情情况按责责任人受受罚标准准的500%1000%给予予罚款。第二十二二条 本制度度由南美美大酒店店有限公公司总经经理办公公室负责责解释和和修改。第二十三三条 本制度度自颁布布之日起起执行。原同性性质同名名称的公公文管理理制度同同时废止止。附件一：酒店红头头文件格格式 急急 件件（红色小小初加粗粗长宋体，字字符间距距为加宽宽）广东南美美大酒店店文件广东南美美 号号 （4号宋宋体） 标题：22号加粗粗宋体主送单位位：13号加加粗仿宋宋体正文：113号仿仿宋体关于XXXX的通通知各部门：正文内容容正文内内容正文文内容正正文内容容正文内内容正文文内容正正文内容容正文内内容。一、XXX

36、XX。（一）XXXXXX。1、XXXXX。（1）XXXXXX。附件：11、XXXXX 22、XXXXX二OO X年XX月X日日（3号号仿宋体体）_抄送：董董事总经经理 （4号宋体体） _附件二：酒店普普通公文文格式（黑色小小初加粗粗长宋体体，字符符间距为为加宽）广东南美美大酒店店文件广东南美美人 号号 （4号宋宋体） 签发时间间：（44号宋体体）签发发人：（4号宋宋体）_标题：22号加粗粗宋体主送单位位：13号加加粗仿宋宋体正文：113号仿仿宋体说明：如如是直接接签发，签发人人用其签签名手写写体，封封面底部部则不落落时间。 关于XXXX的通通知各单位：正文内容容正文内内容正文文内容正正文内容容

37、正文内内容正文文内容正正文内容容正文内内容。一、XXXXX。（一）XXXXXX。1、XXXXX。（1）XXXXXX。附件：11、XXXXX 22、XXXXX抄送：集集团领导导 （44号宋体体） 附件三：公函格格式（红色小小初加粗粗长宋体体，中间间间隔11个字符符并居中中）广东南美美大酒店（空一行行） 广东南美美函 号 （4号宋宋体）标题：22号加粗粗宋体主送单位位：3号号加粗仿仿宋体正文：33号仿宋宋体关于XXXX的函函XX单位位：正文内容容正文内内容正文文内容正正文内容容正文内内容正文文内容正正文内容容正文内内容。一、XXXXX。（一）XXXXXX。1、XXXXX。（1）XXXXXX。附件：

38、11、XXXXX 22、XXXXX单位（33号仿宋宋体）（公章） 二OOO XX年X月月X日 （33号仿宋宋体）附件四：会议纪纪要格式式（黑色小小初加粗粗长宋体体，字符符间距为为标准）广东南美美大酒店店会议纪纪要会议名称称主 题时 间地 点主 持 人记录整理理页数参会人员员列席人员员（如果无无，可以以不列此此行）特邀人员员（如果无无，可以以不列此此行）（4号宋宋体）纪要内容容：（4号宋体体加粗）正文内容容（4号仿宋宋）二OOXX年X月月X日附件五：传真件件格式（黑色小小初加粗粗长宋体，字字符间距距为加宽宽）广东南美美大酒店店传真收件电话话：收件人：先生生/女士士收件单位位：文件名称称：发件人：

39、发件时时间：发件单位位：页数：联络电话话：回件件传真电电话：备注：急件.烦请回回复.谨供参参考正文：（4号宋宋体）附件六：广东南美美大酒店店发文稿稿纸（黑色小小初加粗粗长宋体体）广东南美美大酒店店发文稿稿纸签发主办部门门：拟稿：会签：核稿：打字：校对：标题：附件： 字 号号 年 月 日封封发主送部门门：备注：抄送部门门：抄报部门门：正文如后附件七：（黑色小小初加粗粗长宋体体，字符符间距紧紧缩）广东南美美大酒店店公文审审批表收文时间间：年月日时分 收文文人员： 公文名称称紧急程度度来文部门门经 办 人联系电话话填报时间间 年年 月 日处理提议议涉及部门门：总办 人人力资源源财务部 水疗疗部餐饮部

40、房务部部经济部工程部部采购部保安部部主管部门门处理意见见 签签名： 年 月月 日相关部门门处理意见见 签签名： 年 月月 日董事总经理意意见 签签名： 年 月月 日备注附件八：（黑色小小初加粗粗长宋体，字字符间距距：紧缩缩）广东南美美大酒店店文件传传阅笺收文时间间： 年年 月 日时时 分分收文人人员： 文件标题题来文单位位密级份数紧急程度度页数涉及部门门总办 人力资资源 财务部部 水疗疗部 餐饮饮部房务部 经经济部 工程部部 采购购部 保安部部收文部门门负责人人意见：签名： 年年 月 日相关部门门负责人人意见： 签名： 年 月 日日董事总经经理意见见：签名： 年 月月 日日传阅签名名姓 名名时 间间姓 名时 间间备注附件九：酒店发文文流程发文部门拟稿发文部门领导审阅，附发文稿纸总经理办公室核稿（半个工作日）