公司文书管理制度.docx

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1、文书管理规则 总则第一条 目的为使文书管理制度化，以增进文书处理之品质及效率，特订定本规则。第二条 范围本规则所所称文书书管理，指总管管理处各各部、室室、中心心或各公公司(含含事业部部、业务务执行部部 门)与外界界来往的的文书(包括电电报)及及关系企企业(含含公司内内容)各各部门间间来往文文书(包包含签呈呈)，自自收(发发)文至至归档全全部过程程之办理理与控制制。 承办办部门第三条 总收发发部门总公司各各部门与与外界来来往文书书的收发发由总管管理处总总务部门门统一办办理，各各公司(工厂)所在地地的总收收发由其其所属总总务部门门办理。总收发发部门负负责文书书之收受受及发送送。第四条 管理部部门(

2、一一)总管管理处各各部、室室、中心心及各公公司以公公司名义义与外界界来、往往的文书书，以各各公司总总经理室室或管理理处为管管理部门门；营业业、采购购、工务务、资料料、法律律、服务务、训练练等业务务部门的的文书，得以各各该业务务部门的的最高主主管部门门为管理理部门。(二)各各公司(工厂)所在地地与外界界来往属属地区性性文书，以其所所在地之之经理室室或管理理处(或或总务部部门)为为管理部部门。(三三)关系系企业各各公司、部门间间来往文文书原则则上以厂厂、处、部、室室以上部部门为管管理部门门。(四)管管理部门门应指定定人员负负责来往往文书的的核稿及及收发、拆封、登记、分文、稽催、校对、监印、档案管管

3、理等事事宜；文文书未按按规定处处理者，管理部部门不得得受理。第五条 主办及及会办部部门(一一)文书书内容所所涉及的的业务主主办部门门为该项项文书的的主办部部门，如如有涉及及其他部部门时，其他部部门则为为该项文文书的会会办部门门。(二)本企业业各类资资料对外外统一报报送的主主办、会会办及提提供部门门。 行文文第六条 行文类类别(一)函函：发布布规章或或临时性性规定及及对机关关团体、公司行行号、私私人或关关系企业业各公司司间及公公司内各各部门间间行文使使用。(二)公公告：就就主管业业务向公公众或特特定对象象宣布时时使用。(三)便函：关系企企业各公公司、部部门间或或公司内内各部门门间业务务接洽时时使

4、用。(四)签呈：下级对对上级有有所请示示或报告告时使用用。(五五)电报报：业务务处理须须以电报报行文时时使用。(六)表格式式公文：政府机机关规定定之表格格式公文文及公司司人事令令等，可可依实际际需要印印为固定定格式使使用。(七)其其他：11.司法法文书依依据司法法部门规规定程序序实施；诉讼文文书，依依政府有有关部门门诉讼审审议 委委员会规规定程序序实施。2.会会议纪录录及例行行表报等等的发送送不必行行文。第七条 行文名名义、署署名及印印信借用用(一)对对关系企企业外机机构行文文的名义义、署名名及用印印规定如如下：11.以公公司名义义由董事事长署名名盖董事事长职章章：属政政策性或或影响公公司重大

5、大权益的的行文。2.以以公司名名义由总总经理署署名盖总总经理职职章：对对政府各各部、会会、局、署及其其所属一一级、二二级机构构或省政政府、市市政府及及其所属属一级机机构等之之行文。3.以以公司名名义由总总经理署署名、盖盖总经理理职衔签签字章。对省政政府、市市政府所所属二级级机构等等的行文文。对当地地市、县县政府及及其所属属一级机机构的行行文。对税务务、金融融机关的的行文。总管理理处各部部、室、中心代代表各公公司对外外的行文文(但本本款第六六项另有有规定者者从其规规定)。4.以以公司名名义，由由经理署署名、盖盖经理职职衔签字字章。对对本款第第二项所所列以外外的公家家机构或或公民营营企业、法人团团

6、体的行行文。营营业、资资料、工工务等部部门于各各类规章章规定的的核决权权限或授授权范围围内对客客户、厂厂商之行行文。55.以部部门名义义，由厂厂处长署署名盖厂厂处长职职衔签字字章。营营业、资资材、工工务等部部门于各各类规章章规定的的核决权权限或授授权范围围内对客客户、厂厂商的行行文。66.以部部门名义义盖部门门章：采购部部门对厂厂商的行行文。人事、服务、训练、法律等等部门于于经办业业务之权权责范围围内对公公民营事事业、民民间机构构或个人人的行文文。7.应依本本款第四四项的名名义、署署名及用用印规定定行文而而该行文文单位无无经理者者，得盖盖用公司司公章行行文。88.因环环境特殊殊或事实实需要，须

7、另行行规定行行文名义义、署名名及印信信使用者者，应专专案签送送总管理理处总经经理室转转呈董事事长或总总经理核核准。(二)关关系企业业各部门门间应以以部门名名义行文文，并依依下列规规定签署署、用印印：1.正式行行文者，以公司司名义由由总经理理或事业业部经理理署名盖盖职衔签签字章为为之；以以业务接接洽便函函行文者者，由经经办部门门主管及及经办人人署名，盖用部部门章。2.总总管理处处各部、室、中中心对各各公司行行文的油油印函件件，盖用用部门章章。3.工务、资材、会计、总务等等服务部部门对其其他部门门的行文文盖部门门章。44.厂、处以上上部门主主管对其其直辖部部门行文文以部门门主管之之职衔签签字章签签

8、署。(三)公公告、人人事通知知单、聘聘任书、奖状、契约及及依法令令或特定定业务(如进出出口、税税务、关关税、劳劳保、投投标等)，须加加盖公司司或业务务专用章章的文件件，均应应盖章，并视业业务需要要依规定定加盖董董事长或或总经理理之职衔衔签字章章或职章章或加盖盖于其权权限或授授权范围围内的部部门主管管签字章章或私章章。(四四)特定定签署人人及印信信的文件件从其规规定。(五)需需以对等等身份的的签署人人名义复复文者，应斟酌酌实情处处理。第八条 行文的的判行权权限(一)以以董事长长署名行行文者，应送总总管理处处总经理理室转呈呈董事长长判行。(二)以总经经理署名名行文者者，除总总管理处处各部室室、中心

9、心代表各各公司对对外行文文得由经经理(主主任)判判行者外外，应送送各公司司总经理理室转呈呈总经理理判行。(三)以事业业部经理理署名行行文者、应送经经理室转转呈经理理判行。(四)以部门门名义由由厂处长长署名行行文者，应由部部门主管管判行。(五)以部门门名义行行文者，应由部部门主管管判行。(六)以公司司名义盖盖用公司司公章行行文者，应由经经理级人人员判行行。(七七)因专专案业务务需要，如进出出口、税税务、关关税、劳劳保、投投标等使使用公司司名义，须盖用用董事长长或总经经理之业业务专用用章者，行文时时应经各各该业务务部门主主管于授授权之范范围内经经核准后后始得为为之。(八)固固定格式式文书，应由署署

10、名的主主管于原原稿判行行后，授授权业务务主办部部门主管管依式行行文。 文书书处理程程式. 通通则第九条 文书分分类(一)机机密类：具有专专利性、独特技技术性的的资料及及特定列列管的业业务机密密文件，应依本本规定第第八章规规定办理理。(二二)A类类：凡关关系重大大，足以以影响公公司权益益的文书书，应呈呈总经理理核阅后后始得分分文办理理。(三三)B类类：一般般文书及及经常性性业务往往来文书书。(四四)C类类：一般般通知或或参考性性的函件件无须呈呈判者，仅登记记分文直直接交经经办部门门处理后后归档。(五)其他类类：与公公司业务务无直接接关系之之表报、宣传或或印刷函函件，无无需收文文、登记记，可直直接

11、送有有关部门门参阅。第十条收发文文登记单单(一)第第一联为为收(发发)文登登记单，收发人人员按流流水号码码顺序装装订存查查。(二二)第二二联为催催办单，于送经经办部门门签收文文件后，收发人人员收回回，按处处理期限限或待复复日期之之先后次次序整理理，按日日核对催催办。(三)第第三联为为主管催催办单，经办部部门主管管于交办办文件后后留存，按处理理期限或或待复日日期之先先后整理理，以备备随时稽稽催督导导用。(四)第第四联为为经办人人员存查查联，于于文件办办妥后按按结案、未结案案分类存存查。(五)第第五联为为核查联联，于文文件办妥妥时随文文归档，如系代代行或授授权判行行的文件件，由收收发人员员转送主主

12、管核阅阅后归档档。第十一条条 收(发)文文字号的的制定管管理(一)对对外行文文的字号号1.公公司：XX1X2(X3)总字第第号。X1X2为公司司简称；X3为地区区别，不不需分地地区者省省略；为公司司收(发发)文流流水号。2.事事业部(含直属属部门)：X1X2(X3)X4字第号(XX4为事业业部或直直属部门门代字，由各公公司总经经理室制制定管理理)。33.营业业部门：由各公公司总经经理室制制定。(二)对对关系企企业行文文的字号号1.由由各公司司总经理理室统一一制定管管理。22.总管管理处各各部、室室、中心心由总管管理处总总经理室室统一制制定管理理。(三三)收发发文编号号1.由由文书管管理部门门按

13、年份份依流水水号码一一文一号号编列。业务务接洽便便函另另行编定定，亦采采流水号号码一文文一号编编列。22.复文文以收文文号码为为发文号号码，如如有二号号以上来来文并案案处理，以最后后的收文文号码为为发文号号码。33.主动动发文号号码与一一般收复复文号码码采取同同一编号号顺序。.与外外界来往往文件第十二条条 收文文(一)登登记、分分文来文文由收发发人员拆拆封后，于收收(发)文登记记单登登记收文文编号、收文日日期、来来文者、来文字字号、来来文日期期、附件件及摘要要后，送送分文人人员依其其性质判判定文书书类别、经办部部门，再再由收发发人员分分发。(二)文文件的分分送收发发人员分分发文件件，应留留存收

14、收(发)文登记记单第第一联，依收文文编号之之流水号号码装订订之。其其余第二二、三、四、五五联连同同来文以以分文文专用卷卷宗送送交经办办部门主主管核定定要否答复及及处理期期限，记记入收收(发)文登记记单第第二、三三、四、五联，第二联联于当天天签收后后，夹放放于分分文专用用卷宗退还收收发人员员，由收收发人员员按处理理期限的的日期先先后予以以整理为为文件催催办之用用。(三三)文件件交办经经办部门门主管将将文件批批交办理理时，应应将经办办人姓名名记入收(发发)文登登记单第三、四、五五联，留留存第三三联按处处理日期期之先后后整理稽稽催督导导，第四四、五联联连同文文件交经经办人办办理。(四)文文件处理理1

15、.经经办人办办理文件件时，应应将拟办办或复文文拟搞签签呈主管管判行。2.经经办人应应将处理理经过、结果或或复文摘摘要记录录于收收(发)文登记记单第第四、五五联记要要联记要要栏(如如不敷使使用时，得以文书签签办单补充，签办单单随同收(发发)文登登记单第五联联流程处处理)，并填记记预定保保存期限限及销案案或待复复日期后后连同来来文(复复文时需需附复文文稿)经经呈判后后打字、校对再再转送文文书管理理部门收收发人员员。经办办部门主主管于文文件判行行后，将将收(发)文文登记单单第三三联抽出出销案。3.收收发人员员收到办办妥的来来文及收(发发)文登登记单第四、五联时时：如无需需复文者者，依其其类别编编定档

16、号号填记于于第四、五联将将档号及及销案日日期转记记第一联联，抽出出原留存存的第二二联销案案，并将将第五联联同文件件归档，将第四四联退还还经办人人。如需复复文者，将复文文及复文文搞送请请监印人人员用印印后，复复文封发发投邮；来文、复文稿稿、复文文底本则则依其类类别编写写档号填填记于第第四、五五联后，第五联联连同来来文、复复文稿、复文底底本归档档，并抽抽出原留留存的第第二联销销案(如如需待复复者，则则将第二二联依待待复日期期的先后后整理以以备稽催催)，再再将第四四联退还还经办人人。经办办部门如如业务需需要，可可以复文文底本留留存。44.来文文附件如如属现金金、支票票、汇票票或其他他有价证证券等，经

17、办部部门经办办人于接接到来文文时，应应即缴交交出纳部部门签收收不应随随文传递递。第十三条条 主动动发文(一)拟拟稿、登登记经办办人以公公文稿笺笺拟妥文文稿，检检附收收(发)文登记记单一一式五联联，填写写受文者者、类别别、经办办部门、内容摘摘要、附附件、经经办人姓姓名、预预定保存存年限及及销案或或待复期期限等栏栏，呈部部门主管管会核稿稿人员经经判行，送收发发人员编编号，转转打字、校对后后，送交交文书管管理部门门收发人人员。(二)发发文处理理收发人人员收到到发文文文件、原原稿收收(发)文登记记单(一式五五联)，即将发发文文件件及原稿稿送请监监印人员员用印。文件封封发投邮邮后，登登记单第第一联依依收

18、发文文编号的的流水号号装订；无须待待复文件件，第二二、三联联即予销销案，如如须待复复者，第第二联由由收发人人员暂存存，第三三联送经经办部门门主管，均依待待复日期期的先后后整理以以备稽催催；第四四、五联联连同发发文原稿稿及底本本依其类类别编写写档号，将档号号及销案案日期填填记于第第一联后后，第四四联交还还经办人人存查，第五联联连同发发文原稿稿、底本本归档。第十四条条 外界界复文的的处理收发人员员及文书书经办部部门收到到外界复复文，除除按收文文程序处处理外，收发人人员应抽抽出原发发文的第第二联销销案，将将销案日日期转记记原发文文的第一一联，并并将收文文日期及及字号转转记于原原发文后后归档的的第五联

19、联，经办办部门接接到复文文时，主主管应抽抽出原发发文的第第三联销销案，经经办人应应于原发发文的第第四联填填记收文文日期及及字号。.关系系企业来来往文件件第十五条条 行文文方式(一)正正式以公公文用纸纸或油印印函件行行文者，依本章章的规定定处理。一般性性的规定定、通知知、公告告等函件件无需复复文时，发文部部门仍办办理发文文手续，受文部部门则依依下列方方式处理理：1.主管部部门对其其直辖部部门行文文时，受受文部门门免办收收文手续续。2.总管理理处各部部、室、中心及及各公司司相互行行文，由由受文公公司总经经理室或或部、室室、中心心文书管管理部门门办理收收文，其其转交所所属部门门时，所所属部门门免办收

20、收文手续续。3.受文部部门依前前二项的的规定免免办收文文者仍应应处理呈呈核后依依收文日日期先后后顺序归归档。(二)以以业务务接洽便便函行行文者，依第十十六条规规定办理理。(三三)各类类文书的的行文，应就组组织层级级需要数数量一次次印发，避免逐逐级转文文重印延延误时效效。第十六条条 业务务接洽便便函之处处理(一)发发文经办办人发文文时，应应将接洽洽内容列列记于业务接接洽便函函第一一联，并并填记文文书类别别、受文文者、待待复期限限、附件件等各栏栏，呈请请主管判判行后另另依式填填写三联联连同第第一联呈呈主管主主管签署署，一并并送收发发人员编编号并记记载于收(发发)文编编号登记记表再再送监印印人员用用

21、印后，由收发发人员将将业务务接洽便便函第第二、三三、四联联送交受受文部门门，第一一联则依依待复日日期之先先后整理理以备稽稽催。(二)收收文受文文部门的的收发人人员收到到业务务接洽便便函第第二、三三、四联联，于便便函上填填记收文文时间、编定收收文号码码并记载载收(发)文文编号登登记表将便函函第二、三、四四联送呈呈部门主主管批定定经办人人后，由由收发人人员将二二、三联联交由经经办人承承办，第第四联经经经办人人签收后后由收发发人员按按发文部部门要求求的待复复日期先先后整理理，以备备稽催。(三)复文经经办人收收到来文文应于第第三联拟拟具复文文稿并填填写销案案或待复复日期，及预定定保存期期限(如如需签办

22、办，则以以文书书签办单单办理理，签办办单连同同业务务接洽便便函第第三联处处理)，经主管管判行后后，依式式填写于于第二联联，一并并呈主管管签署再再送由收收发人员员转请用用印并抽抽出原暂暂存之第第四联转转记销案案或待复复日期，将第二二联送交交受文部部门(原原发文部部门)，第三、四联编编定档号号填记于于档号栏栏后；第第三联依依其类别别归档；第四联联依收文文流水编编号的顺顺序存查查。如未未结案，则第四四联按待待复日期期先后整整理以备备稽催。(四)回文处处理发文文部门的的收发人人员收到到复文部部门送达达的便函函第二联联时，于于原暂存存的第一一联注记记复文的的收文时时间；第第二联转转送经办办人呈阅阅办妥并

23、并注明预预定保存存期限送送收发人人员抽出出第一联联销案，再一并并编定档档号填记记于档号号栏，第第一联依依发文流流水编号号的顺序序装订存存查，第第二联依依其类别别存档，如未结结案，第第一联需需加注复复文部门门要求的的待复日日期，并并按此日日期的先先后整理理以备稽稽催，再再行复文文时，则则依发文文程序办办理。 文书书处理方方式第十七条条 文书书结构(一)公公告：以以主旨旨依依据公告事事项三三段式斟斟酌运用用。(二二)函、签呈：以主主旨、说明明、办法、请请求、拟拟办或建建议三三段式斟斟酌运用用。(三三)业务务接洽便便函：以以公文三三段式或或以条例例方式逐逐点叙述述。(四四)采用用语体文文以达到到简、

24、浅、明明、确的要求求，可用用表格处处理的尽尽量利用用表格。第十八条条 信函函处理(一)指指名营业业、工务务、资材材及采购购人员收收受的信信函由信信封上的的记载可可认为公公务文书书者，应应视同公公务文书书拆封，如系私私事，再再予发还还；未能能办认为为公务文文书的信信函，经经其本人人拆封后后如系公公务文书书，应交交收发人人员依本本规则处处理。(二)指指名经副副理以上上人员的的信函，迳送其其本人，如系公公务文书书，再交交收发人人员依本本规则办办理。第十九条条 签呈呈处理(一)经经办人因因特殊案案件的处处理，需需签请主主管核示示时，以以签呈用用纸缮写写一份行行之，签签呈经核核决并依依示办妥妥后应依依类

25、别归归档。(二)经经办人签签拟后层层呈主管管核示，如需呈呈转经(副)理理级以上上主管核核示者(各公司司经理室室、总经经理室以以及总管管理处各各部、室室、中心心为呈总总经理或或董事长长核示者者)则于于厂(处处)长(部、室室主管)签示后后，由厂厂(处)、部(室)收收发人员员登记于于签呈呈事务备备查表转呈经经(副)理以上上主管(各公司司经理室室、总经经理室及及总管理理处为总总经理或或董事长长)核示示，于核核示后由由厂(处处)部(室)收收发人员员转记批示情形，呈送厂厂(处)长(部部室主管管)核阅阅后，交交由经办办人依示示办理，但与会会办部门门有关者者应复印印分送会会办部门门协同处处理或备备查。经经办人

26、办办妥后，将签呈呈交由厂厂(处)、部(室)收收发人员员编定档档号填记记于签呈呈及签签呈事务务备查表表后，签呈依依其类别别归档。签呈内内容不宜宜为公众众周知者者，应指指定专人人专案签签办。第二十条条 合约约处理(一)订订立或修修改合约约时，经经办部门门拟稿后后判行前前，应将将文稿转转送总管管理处法法律事务务室核稿稿。判行行后依业业务需要要份数送送请缮打打、校对对、用印印。(二二)固定定格式的的合约书书其原稿稿应依前前款规定定经核稿稿判行后后使用，经办部部门使用用时依式式填写所所需份数数呈准后后，直接接送请用用印。（三）合合约书签签约代表表原稿、正本的的保管部部门规定定。保管管部门收收到合约约书正

27、本本应即贴贴足印花花并予销销印后与与原稿一一并归档档。其他他业务有有关部门门均以副副本留存存备用。第二十一一条 副副本及图图书处理理副本视同同正式文文书，应应依规定定处理、归档；各类图图书应指指定部门门集中管管理。第二十二二条 电电报处理理电报视同同文书，依本规规则办理理。第二十三三条 文文书处理理要点(一)经经办文书书遇有关关系重大大足以影影响公司司权益之之重要文文件，应应将正本本妥为保保藏，每每有应用用均以副副本或影影本层呈呈处理。(二)为利文文书处理理并达分分层负责责目的，经办人人应就内内容要点点签拟意意见或选选稿随来来文呈部部门主管管核阅批批办，各各主管人人员应对对文案注注意见，避免只

28、只签名而而无意见见。(三三)经办办、会稿稿、核稿稿等人员员之答名名，应清清晰可辨辨，不得得潦草难难认。(四)经经办文书书应视其其轻重而而定缓急急，如案案情涉及及其他部部门应照照会办理理，会稿稿案件会会办部门门应按速速件处理理之。第二十四四条 文文件处理理期限(一)收收发人员员收文时时，原则则上应随随到随送送，不得得积压，最迟应应于文到到一小时时送交有有关人员员。(二二)分文文人员的的分文时时期，由由各公司司视其收收文数量量自行订订定。(三)经经办人员员的处理理期限。1.速速件、电电报、机机密文件件等应随随到随办办，于文文到一日日内处理理完毕为为原则。2.一般案案件由部部门主管管斟酌经经办人的的

29、工作量量，指定定处理期期限，一一般以文文到三日日内处理理完毕为为原则。3.来来文定有有答复期期限者，应尽力力于来文文所定期期限内处处理完毕毕。4.计划、试验、研究、开发、规章修修订、测测定、搜搜集资料料等特殊殊案件部部门主管管应斟酌酌实际需需要分别别规定其其处理期期限。55.监印印人员原原则上于于当天完完成用印印。6.文件归归档，应应日案日日清，最最迟不得得逾二日日。7.签呈案案件，按按分层负负责的决决行层次次，由各各公司自自行订定定时限。第二十五五条 文文件稽催催(一)经经办人如如未能如如期办妥妥文件，应于处处理期限限届满前前，经请请示部门门主管同同意后，以口头头通知文文书收发发人员更更改处

30、理理期限。(二)收发人人员应按按日检查查催办联联，到期期未见办办妥销案案者，应应先以口口头通知知经办部部门主管管，如再再俟一天天仍不见见办妥销销案者，应即以以文书书催办单单一式式二联，送经办办部门主主管交由由经办人人填注拟完成成日期及迟迟延原因因经主主管批核核后，经经办部门门自存一一份，一一份送还还收发人人员继续续依期稽稽催，收收发人员员应随时时将稽催催情形记记录于稽稽催联。第二十六六条 发发送方式式文书发送送方式分分为专送送、邮寄寄(平信信、限时时、挂号号、航空空)电报报(寻常常、加急急、书信信、打字字)及集集运等，经办人人应于文文书底稿稿上注明明。第二十七七条 文文件递送送(一)呈呈阅文件

31、件的递送送方式文文件呈阅阅、呈判判、会办办时，如如为普通通案件以以浅灰色色卷宗递递送，如如系机密密，紧急急或A类类案件，则以桔桔红色卷卷宗递送送。(二二)部门门间文件件的递送送1.发发文及受受文部门门在同一一厂区内内，可以以文件直直接递送送，如需需签收者者，可以以自存联联送请请请受文部部门签收收后取回回稽催。2.发发文及受受文部门门在不同同厂区者者，发文文部门收收发人员员需将文文件依受受文部门门地区别别以(处处)、部部(室)为单位位装入内部信信封予予以递送送，内内部信封封仅书书写受文文部门的的厂、处处、部、室名称称不另注注明经办办人姓名名，由受受文部门门收发人人员统一一拆封分分发。33.各公公

32、司于各各办公地地区应设设一文件件寄送送中心，总公公司为各各公司总总经理室室，各公公司(工工厂)所所在地为为总务部部门，各各寄送送中心得规定定每日截截止收件件时间，以便整整理集中中装运。4.收收发人员员将文件件递交寄送中中心后后，寄寄送中心心人员员应将同同一受文文部门之之厂(处处)部(室)的的文件集集中整理理，开具具文件件递送清清单一一式三联联，第一一联自存存，第二二、三联联连同文文件汇总总装入地地区别专专用文文件袋寄送。收文地地区之寄送中中心人人员收到到文件件袋拆拆开后，即以文件递递送清单单第二二、三联联连同文文件送交交各厂(处)收收发人员员签收后后留存第第二联，第三联联以当天天文件件袋送送还

33、原发发文的寄送中中心存存查。55.总管管理处各各部、室室、中心心寄送各各厂区的的文件，一律递递交各公公司的寄送中中心登记记转送。6.总公司司各寄寄送中心心的文件袋袋，需需于下午午五时前前送交总总管理处处总务部部门统一一运寄。7.原原则上文文件应随随到随送送，不得得积压，寄送送中心人员须须于每日日上午上上班后330分钟钟内将文件袋袋内文文件分送送各厂(处)、部(室室)收发发人员签签收。 印信信.印信信种类第二十八八条 种种类(一)公公章：各各公司向向主管机机构登记记之公司司印鉴及及特定业业务专用用之公司司印信。(二)职章：ZKK(11.董事事长、各各公司总总经理刻刻有公司司名衔及及职别的的印信。

34、2.刻刻有职别别及特定定业务专专用的主主管印信信。(三三)职衔衔签字章章：各公公司厂、处长以以上主管管刻有职职衔及签签名的印印信。(四)部部门章：刻有公公司及部部门名衔衔之印信信。如为为不得对对企业外外行文之之部门，应于部部门章上上加注对内专专用之之字样。(五)校对章章、骑缝缝章、附附件章：刻有公公司名衔衔及校校对章或骑骑缝章附件件章等等字样之之印信。第二十九九条 印印信的资资料及形形式所有印信信均为圆圆形橡皮皮质。.印信信使用第三十条条 监印印人员(一)各各公司公公章及董董事长职职章之监监印人员员应签请请本企业业董事长长核定后后任用。(二)特定业业务专用用的图记记及董事事长职章章、公章章、总

35、经经理职章章之监印印人员应应签请各各公司总总经理核核定后任任用。(三)各各部门主主管的职职衔签字字章及部部门章由由各部门门主管指指定监印印人员。(四)监印人人员不在在时，应应由代理理人代为为监印，代理人人的任用用应依前前三款的的规定签签准或指指派。第三十一一条 印印信盖用用(一)行行文时应应依第八八条的规规定判行行送请监监印人员员依第七七条的规规定于函函件、文文稿及底底本上用用印。(二)其其他文件件需盖用用印信者者，经办办人应填填具盖盖用印信信申请单单一式式二联，经呈准准后凭以以申请用用印，监监印人员员除于文文件上用用印外，还应于于盖用用印信申申请单正面加加盖使用用的印信信，并收收存第一一联，

36、第第二联退退回经办办部门存存查。第三十二二条 印印色使用用公章、职职章以红红色印泥泥或红色色打印水水用印的的。.印信信管理第三十三三条 印印信的核核定及制制发部门门(一)公公章、董董事长及及各公司司总经理理之职章章及职衔衔签字章章均经总总管理处处董事长长核定，由总管管理处总总经理室室为管理理部门统统一制发发。(二二)总管管理处各各部、室室、中心心的部门门章或特特定业务务之主管管职章经经各部(室)经经理(主主任)核核定，由由总管理理处总经经理室为为管理部部门统一一制发。(三)各事业业部经理理、厂(处)长长的职衔衔签字章章、特定定业务之之主管职职章及各各部门的的部门章章经各公公司总经经理核定定由各

37、公公司总经经理室为为管理部部门统一一制发。第三十四四条 印印信登记记业务主办办部门需需用特定定印信或或业务专专用印信信向有关关主管机机构报备备时，该该印信的的登记、更换、撤销等等的手续续，均由由该主办办部门办办理。第三十五五条 印印信申请请(一)印印信制发发的申请请因业务务需要或或组织变变更，由由主办部部门填具具请(制)发发印信申申请表一份，送会印印信管理理部门依依本规则则第三十十三条的的规定呈呈请核定定后由管管理部门门制发。（二)印信换换发的申申请1.印信的的印文磨磨损申请请换发时时，由监监印人员员填具请(换换)发印印信申请请表一一份，于于备注栏栏拓具印印模，叙叙明制发发日期，送会印印信管理

38、理部门依依本规定定第三十十三条规规定呈请请核定后后由管理理部门换换发。22.原有有废旧印印信应于于换发的的印信收收到后一一周内，由监印印人员依依本规则则第三十十六条的的规定办办理。(三)印印信补发发的申请请1.印印信毁损损或遗失失时，监监印人员员除向该该印信登登记机构构报备并并依法公公告作废废外，应应填具请(补补)发印印信申请请表一一份，于于备注栏栏叙明原原印的种种类、字字体、制制发日期期、毁损损或遗失失经过及及失职人人员的议议处，并并会印信信管理部部门依本本规则第第三十三三条规定定呈经核核定后，由管理理部门补补发。22.补发发印信的的文字体体应有异异于原印印信，以以资区别别。3.遗失的的印信

39、寻寻获时，应即交交由监印印人员于于二日内内依本规规定第三三十六条条规定办办理。(四)印印信增刊刊的申请请1.一一种印信信以制发发一枚为为原则，但如因因业务需需要或受受地区限限制需增增刊者，由业务务主办部部门依本本条第一一款规则则申请。2.增增刊的印印信应由由管理部部门斟酌酌实情设设法加以以区别。第三十六六章 印印信缴销销(一)废废旧、撤撤销或遗遗失寻获获的印信信，应由由监印人人员填具具缴销销印信申申请表一份，送会印印信管理理部门依依本规则则第三十十三条之之规定呈呈经核定定后，检检具缴销销之印信信，送缴缴管理部部门撤销销。(二二)印信信管理部部门收到到缴销的的印信，即斟酌酌实情予予以保存存或截角

40、角注销。第三十七七条 印印信管理理(一)各各种印信信由各监监印人员员负责保保管，如如有遗失失或误用用情事由由监印人人员负完完全责任任。(二二)印信信管理部部门应指指定专人人负责印印信之制制发、换换发、补补发、稽稽查等管管理工作作，并设设立印印信登记记表拓拓具印模模、样本本，依序序装订成成册，以以利管理理。(三三)印信信不固定定换发年年限，印印信管理理人员每每年至少少应稽查查一次。(四)主管、监印人人员或印印信管理理人员交交接时，应拓具具印模样样本列册册专案移移交，并并报送印印信管理理部门。 档案案管理.管理理部门第三十八八条 管管理部门门(一)文文书结案案后，原原稿由各各文书管管理部门门归档，

41、经办部部门视实实际需要要留存影影本。如如为特殊殊案件因因业务处处理需要要，原搞搞须由经经办部门门保管者者，应经经文书管管理部门门主管同同意后妥妥为保存存，文书书管理部部门以影影本归档档，原稿稿用毕后后仍应送送文书管管理部门门归档并并换回影影本。(二)各各公司档档卷分类类目录及及编号原原则，由由各公司司总经理理室或事事业部经经理室统统一制定定管理；总管理理处各部部、室、中心则则由各部部门自行行编定报报送总管管理处总总经理室室。.整理理与分类类第三十九九条 文文件点收收文件结案案移送归归档时，依如下下原则点点收：(一)检检查文件件的本文文及附件件是否完完整，如如有短少少，应即即追查归归入。(二)文

42、文件如经经抽存者者，应有有管理部部门主管管的签认认。(三三)文件件的处理理手续是是否完备备，如有有遗漏，应即退退回经办办部门补补办。(四)与与本案无无关的文文件或不不应随案案归档的的文件，应即退退回经办办部门。(五)有价证证券或其其他贵重重物品，应退回回经办部部门，经经办部门门应送指指定保管管部门签签收后，文件送送归档。第四十条条 文件件整理点收文件件后，应应依下列列方式整整理：(一)中中文直写写文件以以右方装装订为原原则，中中文横写写或外文文文件则则以左方方装订为为原则。(二)右方装装订文件件及其附附件均应应对准右右上角，左方装装订则对对准左上上角理齐齐钉牢。(三)文件如如有皱折折、破损损、

43、参差差不齐等等情形，应先整整补，裁裁切折叠叠，使其其整齐划划一。第四十一一条 档档案分类类(一) 档案分分类应视视案件内内容、部部门组织织、业务务项目等等因素，按部门门、大类类、小类类三级分分类。先先以部门门别区分分，部门门别之后后依案件件性质分分为若干干大类，再在同同类中依依序分为为若干小小类。(二)档档案分类类应力求求切合实实用。倘倘因案件件较多，前款三三级不敷敷应用时时得于第第三级之之后另增增第四级级细类类。如如案件不不多，亦亦可仅使使用部部门及及大类类或小类二级。(三)同同一小小类(或细类类)之案案件以装装订于一一档夹为为原则，如案件件较多，一个档档夹不敷敷使用时时，得分分为两个个以上

44、的的档夹装装订，并并于小类类(或细细类)之之后增设设卷次次编号号，以便便查考。(四)每一档档夹封面面内页应应设目目次表，案件件归档时时依序编编号、登登录；并并以每一一案一个个目次次编号号为原则则。(五五)档号号之表示示方式如如下A1A2-B1B2C1C2D1-E1E2A1A2为经办办部门代代号，BB1B2为大类类号，CC1C2为小类类号。DD1为档卷卷卷次，E1E2为档案案目次。第四十二二条 档档案名称称及编号号(一)档档案各级级分类应应赋予一一名称，其名称称应简明明扼要，以能充充分表示示档案内内容性质质为原则则，且有有一定范范畴，不不宜笼统统含混。(二)各级分分类、卷卷次及目目次的编编号，均

45、均以十进进阿拉伯伯数字表表示；其其位数使使用视案案件多寡寡及增长长情形而而斟酌决决定。(三)档档案分类类各级名名称经确确定后，应编制制档案案分类编编号表，即将将所有分分类各级级名称及及其代表表数字编编号，用用一定顺顺序依次次排列，以便查查阅。(四)档档案分类类各级编编号内应应预留若若干空档档，以备备将来组组织扩大大或业务务增繁时时，随时时增补之之用。(五)档档案分类类各级名名称及其其代表数数字一经经确定，不宜任任意修改改，如确确有修改改必要，应事先先审慎研研议，并并拟具新新旧档案案分类编编号对照照表，以以免混淆淆。第四十三三条 档档号编定定(一)案案件如系系新案，应就档案分分类编号号表，查明该该案件所所属类别别及其卷卷次、目目次顺序序编列档档号。(二)案案件如可可归属前前案，应应查明前前案之档档号予以以同号编编列。(三)档档号以一一案一号号为原则则，遇有有一案件件叙述数数事或一一案归入入多类者者，应先先确定其其主要类类别，编编列档号号。(四四)档号号应自左左而右编编列，右右方装订订的案件件，应将将档号填填写于案案件首页页的左上上角；左左方装订订者则填填写于右右上角。.归档档与档案案清理第四十四四条 保保存期限限(一)归归档文件件，应依依目次号号顺序以以活页方方式装订订于相关关类别的的档夹