信托投资公司综合管理部行政秘书职务说明书10928.docx

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1、综合管理理部行政政秘书职职务说明明书岗位名称称行政秘书书岗位编号号所在部门门综合管理理部岗位定员员直接上级级行政公文文副经理理工资等级级直接下级级无薪酬类型型所辖人员员无岗位分析析日期本职： 协助分分管副经经理负责责综合管管理部的的文书、行政事事务、档档案管理理和采购购物资发发放等工工作职责与工工作任务务：职责一职责表述述：负责责公文处处理及会会议通知知、布置置工作工作时间间百分比比：300%工作任务登记、批批分、送送签各类类文件频次：日日常根据登文文记录和和时间传传递文件件并督促促办理频次：日日常负责机要要文件的的交换和和传递工工作频次：日日常承担公文文及会议议内容的的安全和和保密责责任频次

2、：日日常承担公司司总经理理办公会会等会议议的通知知和会场场布置频次：日日常职责二职责表述述：负责责采购物物资入库库、保管管、发放放等工作作工作时间间百分比比：300%工作任务负责起草草、完善善公司物物资管理理制度，报报请主管管领导审审批频次：11次/年年负责对入入库物资资按照“入库验验收单”验收数数量、规规格、品品质等项项目，登登记入库库，填写写相关单单据，底底联送交交相关部部门备案案频次：22次/年年根据入库库单对入入库物资资进行分分类、存存放，定定期整理理、清检检入库物物资，维维护物资资保存环环境清洁洁，进行行日常安安全检查查频次：44次/年年承担物品品的发放放工作，包包括审核核、保存存物

3、资领领用单据据，查核核被领用用物资库库存，照照单发放放被领用用物资等等频次：日日常负责建立立物资出出库账目目，按规规定保管管采购文文件频次：日日常负责及时时知会后后勤管理理专责各各类库存存物资的的动态存存放数量量，以确确保公司司常规性性物资使使用的连连续性频次：日日常承担准备备、管理理公司定定期各类类礼品的的工作频次：日日常职责三职责表述述：承担担公司档档案整理理、保管管和使用用的工作作工作时间间百分比比：200%工作任务负责起草草公司档档案管理理制度，报报请主管管领导审审批频次：11次/年年按照文书书、基建建类等档档案管理理制度的的规定对对文件材材料进行行收集、登记、归档，并并对所接接收的文

4、文件资料料进行分分类、编编号、组组卷、复复印副本本、确定定密级并并办理入入库手续续频次：日日常负责入库库档案的的保管、整理工工作，完完成对档档案的入入库验收收、登记记、检索索卡编制制、档案案上架、保管和和统计等等工作，建立健全档案数据库，及时更新数据频次：日日常负责档案案的使用用管理工工作，包包括办理理档案的的借阅手手续，定定期催还还档案；按规定定进行档档案的复复制、调调拨和外外来文件件的处理理，以及及提供档档案借阅阅和使用用咨询并并参与档档案的编编研工作作等频次：日日常负责档案案库房的的管理，即即定期清清点库藏藏档案，保保证帐、物、卡卡相符；及时修修复破损损档案；定期参参加档案案鉴定，对对应

5、销毁毁档案进进行监销销，以及及维护档档案库房房的清洁洁、卫生生和安全全工作，即即落实对对库房的的“七防”(防火火、防光光、防潮潮、防尘尘、防虫虫、防鼠鼠、防盗盗)等频次：日日常协助分管管副经理理监督、指导、检查公公司职能能部门档档案管理理工作频次：日日常职责四职责表述述：负责责印鉴、信证的的管理工作时间间百分比比：5%工作任务保管印鉴鉴、介绍绍信并对对其使用用进行权权限内的的管理，权权限外上上报分管管副经理理频次：日日常职责五职责表述述：承担担其他行行政事宜宜工作时间间百分比比：100%工作任务具体承担担公司领领导的后后勤保障障、差旅旅费用的的借还、外出机机车票的的订购等等工作频次：日日常接待

6、来访访，接听听、传达达日常电电话，收收发传真真，处理理、回复复信函频次：日日常负责打字字工作，即即及时、规范地地完成规规定范围围内的文文稿录入入、校对对和排版版打印工工作，存存档、上上交、送送还或销销毁录入入后的文文稿，负负责计算算机内文文件的安安全和保保密工作作，并维维护打字字设备的的频次：日日常承担复印印工作，即即文档的的复印及及复印记记录单的的填写、复印设设备的日日常维护护等频次：日日常负责公司司报刊征征订工作作，即收收集、汇汇总报刊刊征订信信息，具具体办理理报刊征征订的交交款和相相关手续续工作频次：11次/年年职责六职责表述述：完成成上级交交办的其其他工作作工作时间间百分比比：5%权力

7、：办公室文文件传递递的督促促权印鉴、介介绍信使使用的审审查权工作协作作关系：内部协调调关系公司各部部门外部协调调关系省政府、省委秘秘书处、省委企企业工委委、省财财政厅、省工商商局、省省档案局局、省保保密局、省技术术监督局局、人行行太原中中心支行行、省委委机要交交换站任职资格格：教育水平平大学专科科及以上上学历专业文秘专业业、中文文专业或或者其他他文科类类专业培训经历历经过文秘秘及相关关专业的的培训经验2年以上上工作经经验知识具备相应应的行政政管理知知识、秘秘书知识识、文书书撰写知知识技能技巧巧能够熟练练使用办办公自动动化设备备和办公公软件；具备一一定的写写作能力力、表达达能力其它：使用工具具设备一般办公公设备：计算机机、电话话、传真真机、打打印机、Intternnet/Inttrannet网网络、文文件柜工作环境境一般工作作环境工作时间间特征正常工作作时间所需记录录文档通知、简简报、印印章、介介绍信等等备注：