办公室部门职责说明书875.docx

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1、办公室部部门职责责说明书书编号：1、基本本资料：部门名称称办公室直接上级级总经理主要岗位位主任、副副主任、律师、秘书、信息管管理员、保卫干干事、后后勤管理理员、档档案管理理员、文文员管理权限限协调各部部门工作作，行使使公司日日常行政政管理权限限。部门职能能负责公司司综合管管理、计计划制定定与协调调、行政政文书、信息管管理、法法律事务务、企划划公关、治安保保卫、后后勤保障障等工作作以及对对子公司司相关工工作的检检查、指指导。2、主要要职责：1、起草草公司的的规章制制度、工工作计划划、工作作总结。2、负责责公司会会议决议议督办、计划落落实和任任务完成成情况检检查等综综合管理理工作和和部门之之间关系

2、系协调。3、负责责公司信信息系统统建设和和信息管管理工作作。4、负责责公司的的公文处处理、会会务安排排、档案案管理、公关接接待。5、负责责公司的的后勤保保障工作作、安全全保卫工工作、房房产管理理工作。6、负责责公司法法律事务务工作。7、负责责公司的的企划宣宣传工作作。8、参与与子公司司管理工工作。3、主要要工作内内容：1、协助助总经理理室制定定公司的的年度工工作计划划、公司司的基本本规章制制度和管管理办法法，编写写工作总总结，制制定公司司行政管管理方面面的各项项规章制制度和本本部门内内部的工工作计划划、管理理制度，经经总经理理审批后后组织实实施。2、及时时与各部部门沟通通、协调调，贯彻彻总经理

3、理室的指指示，做做好上下下联系与与沟通，做做好各部部门之间间的综合合协调，负负责各项项工作计计划落实实情况、任务完完成情况况的督办办和检查查。3、建设设、维护护信息系系统，保保障信息息系统的的正常运运行。4、收集集、整理理、汇报报公司的的经营管管理信息息，并按按照领导导要求，对对有关信信息组织织专项调调查研究究，为领领导研究究工作和和决策提提供综合合信息资资料，做做好领导导的参谋谋和助手手。5、起草草公司行行政管理理方面的的公文、撰写领领导讲话话稿，办办理公司司公文的的打印、收发、登记、传阅、催办工工作。6、负责责公司办办公例会会、生产产经营工工作会议议以及各各种专题题会议的的会务准准备、资资

4、料准备备，做好好会议记记录和整整理会议议纪要，必要时行文下发，并贯彻、检查会议精神的落实情况。7、负责责并指导导公司各各类公文文、财务务与技术术档案等等资料的的收集、整理、归档、立卷管管理以及及销毁等等工作。8、组织织公司重重要活动动，做好好公司的的接待工工作，处处理公司司公共关关系。9、承办办公司的的企业形形象设计计和对外外宣传工工作。10、负负责公司司行政印印鉴的使使用和管管理。11、负负责公司司办公通通信设备备的购置置和维护护，办公公、劳保保用品及及礼品的的采购和和管理，负负责各类类标志、信笺的的印制、管理。12、负负责公司司相关法法律事务务的处理理。一三、组组织做好好安全教教育，落落实

5、公司司内部治治安保卫卫、消防防安全工工作。14、做做好机关关固定资资产、房房屋产权权管理工工作。一五、协协助总经经理审定定和完善善子公司司的章程程；定期期收集、整理子子公司的的经营管管理信息息，并及及时向总总经理报报告；落落实总经经理办公公会决议议，并检检查子公公司决议议执行情情况。16、编编写公司司大事事记，编编写情情况交流流等公公司的内内部刊物物。17、负负责公司司往来信信件、邮邮件、包包裹的收收发、登登记、传传递、清清退和机机关订阅阅报刊审审定工作作。一八、做做好行政政信访接接待工作作。19、做做好公司司机关的的卫生、绿化、午餐供供应等后后勤保障障工作，做做好车辆辆使用管管理工作作。20

6、、搞搞好部门门建设，不不断改建建内部管管理工作作，提高高员工综综合素质质和部门门工作绩绩效。21、完完成公司司领导交交给的其其它任务务。4、主要要工作要要求：1、工作作计划、总结1.1准准确理解解总经理理对年度度工作计计划、工工作总结结编写的的目标和和要求，为为制定年年度工作作计划、总结准准备必要要的资料料供领导导参考，根根据领导导的要求求起草工工作计划划和总结结，报总总经理审审阅修改改后，行行文实施施。1.2 在每月月第一个个工作日日，每季季度首月月的第三三个工作作日内，制制定部门门工作计计划并检检查落实实情况。每年11月一五五日前，制制定出本本部门的的年度工工作计划划，上报报总经理理，经审

7、审批后组组织实施施；工作作计划的的制定要要及时、客观，要要具有全全面性、科学性性和可操操作性；按计划划开展各各项工作作，要及及时跟踪踪计划实实施情况况，发现现问题立立即处理理；要根根据实际际工作需需要及时时修改工工作计划划，并做做修改记记录。工工作计划划要有落落实、有有小结，与与考核挂挂钩。2、制定定制度2.1全全面了解解公司的的生产经经营情况况，根据据公司总总体管理理要求，组组织制定定公司的的基本规规章制度度和管理理办法，经经有关部部门会签签后，报报领导审审批，行行文下发发、组织织实施并并跟踪检检查落实实情况。及时反反馈检查查意见。2.2制制定并完完善公司司行政办办公制度度、文件件收发制制度

8、、档档案管理理制度、办公用用品管理理制度、清洁卫卫生管理理制度、安全保保卫管理理制度等等行政管管理方面面的相关关制度，经经总经理理审批后后组织实实施，并并跟踪检检查落实实情况。3、综合合管理与与协调3.1保保持与各各部门之之间的协协调与沟沟通，及及时了解解各部门门工作任任务完成成情况，并并将有关关情况和和问题向向总经理理室汇报报。3.2协协助总经经理室处处理部门门工作中中所反映映的问题题，针对对要解决决的问题题进行深深入的调调查、了了解和跟跟踪，与与相关部部门或人人员交流流、协商商，必要要时组织织召开协协调会，寻寻求最佳佳解决方方案，对对于超出出职能范范围的情情况，如如实向总总经理汇汇报，并并

9、提出参参考意见见请总经经理室裁裁定。4、信息息管理4.1制制定公司司的信息息管理制制度，规规范计算算机系统统应用行行为，明明确公司司信息管管理的分分工、信信息处理理的程序序、信息息存储和和使用的的要求，经经总经理理室审批批后组织织实施。4.2提提出公司司信息化化建设方方案，制制定部门门和全公公司信息息投资预预算方案案、信息息设备采采购方案案，报总总经理批批准后组组织实施施。 4.3调调查、了了解计算算机软、硬件的的性能和和市场行行情，收收集相关关供应商商的资料料，负责责与供应应商联系系、洽谈谈，为领领导做出出引进先先进信息息技术的的决策提提供参考考意见。4.4每每月对公公司的电电话、传传真等信

10、信息设备备和计算算机应用用系统进进行一次次全面的的检查和和维护；对计算算机硬件件设备进进行维护护、保养养，对软软件使用用情况进进行跟踪踪检查和和维护、升级；对于各各部门在在计算机机系统应应用中反反映的问问题要立立即解决决处理，不不拖延、推诿。4.5及及时检查查计算机机防病毒毒情况，做做好防毒毒软件升升级，在在病毒爆爆发日前前要提醒醒各部门门注意防防毒，做做好防止止黑客入入侵的技技术工作作，确保保公司计计算机应应用系统统的安全全性和计计算机信信息资料料的BaaoMii性。4.6组组织计算算机应用用知识的的培训，提提高员工工应用水水平。4.7收收集、整整理有关关政策法法规、行行业信息息等综合合信息

11、，及及时掌握握公司相相关的经经营、管管理信息息，每月月向总经经理室汇汇报一次次；遇有有重要信信息，立立即汇报报。4.8为为公司重重大决策策事项提提供信息息支撑和和专项研研究报告告：根据据领导交交办的工工作或公公司管理理中需要要解决的的重点问问题，广广泛收集集相关信信息，必必要时确确定调研研项目，做做好调研研前基础础工作，明明确调研研的目的的和任务务，制定定调研计计划，联联系调研研单位和和有关人人员，做做好调研研记录，认认真整理理、分析析资料，撰撰写书面面报告呈呈送领导导参考审审阅。5、公文文处理5.1收收到上级级的机关关文件、通知、明传电电报、传传真、电电话指示示；下级级单位的的请示、报告、传

12、真；平行单单位的函函件、传传真，必必须按照照准确、迅速、安全的的原则和和公文处处理的规规定，进进行拆封封、登记记、阅读读，按照照公文的的时间、内容和和要求及及时分转转、注批批注办、传阅、催办、拟稿、审核、呈批、清退、打印、校对、分发、立卷、存档，并并做好记记录。5.2凡凡是从公公司机关关发出的的一切有有关公务务的文件件、电报报、信函函及其他他文字材材料，都都必须按按照发文文规范做做好拟稿稿、核稿稿、签发发、登记记编号、缮印、校对、用印、封发、立卷、归档工工作，并并做好记记录。5.3根根据领导导的要求求，协助助领导起起草会议议讲话稿稿等有关关文件，做做到工作作及时，文文稿质量量符合领领导要求求。

13、6、会务务工作6.1有有组织、有秩序序地做好好会前准准备、会会中管理理和服务务、会后后办结事事宜。掌掌握会议议的时间间、地点点、内容容、出席席人员、议程，布布置会场场、安排排食宿、调度车车辆有条条有序，做做到承上上起下、联络左左右、内内外照应应，妥善善应对临临时出现现的事项项。6.2做做好会议议的录音音、摄像像、记录录，做好好会议记记录、纪纪要的拟拟定，必要时时形成内内参后发发文。6.3贯贯彻会议议精神、决议，检检查落实实情况并并及时做做好汇报报工作。7、档案案管理7.1制制定公司司档案管管理规定定，明确确公司资资料、文文件归档档的范围围、归档档时间、保管期期限、归归档案卷卷的质量量要求。7.

14、2用用现代档档案管理理技术整整理、保保管档案案，及时时做好档档案的收收集、鉴鉴定、整整理等工工作；履履行BaaoMii职能，按按要求及及时收发发、登记记、保管管、销毁毁BaooMi文文件。7.3对对其他部部门及直直属单位位进行档档案管理理的业务务指导，检检查督促促重要档档案的收收集、归归档情况况。8、接待待与公共共关系8.1内内宾接待待：事先先或迅速速了解来来访人员员的基本本情况和和来访目目的，热热情接待待来访人人员或联联系有关关人员接接待；对对重要客客人来访访，要迅迅速向领领导汇报报，商定定接待方方案，落落实相关关人员参参加接待待并准备备好相关关会谈资资料。 8.2外外事活动动：了解解外事活

15、活动基本本要求，按按外事礼礼仪确定定接待规规格，制制定日程程，严格格掌握抵抵达、离离开时间间，落实实专人负负责迎送送和相关关人员参参加接待待，提供供相关资资料。做做好接待待工作小小结。8.3领领导公务务活动：提前做做好准备备，落实实时间、地点、出席人人员，必必要时准准备相关关资料，落落实专人人负责全全程服务务。8.4公公司商务务活动：事先制制定计划划，确定定时间、地点、出席人人员，安安排活动动场地，发发出请柬柬，落实实迎送、接待人人员，必必要时准准备相关关宣传资资料。8.5上上述活动动要做到到组织有有序，接接待诚恳恳、热情情、周到到、细致致，符合合礼仪规规范，体体现公司司形象。8.6妥妥善协调

16、调、处理理公司的的对外事事务，协协调公司司的公共共关系；及时拜拜访有关关单位和和人员，妥妥善办理理相关事事宜；及及时安排排适当的的人员参参加外部部相关会会议和活活动。8.7承承办公司司的企业业形象设设计事项项，联系系设计单单位，审审核设计计结果，组组织导入入系统。8.8做做好公司司形象的的新闻宣宣传，以以及相关关公关资资料、图图片、录录音、录录像、题题词等收收集、整整理、记载存存档工作作。 8.9建建设、维维护公司司网站，及及时更新新网页、发布信信息。8.100注意收收集影响响本公司司形象、声誉、关系的的因素和和事件的的信息，分分析其后后果，及及时做出出应对处处理，重重要事件件要提出出处理意意

17、见报总总经理室室决策。9、后勤勤保障9.1保保持办公公场所的的整洁干干净，绿绿化、美美化办公公环境，办办公场所所公共部部位要做做到整齐齐、清洁洁、明亮亮、无异异味。9.2制制定午餐餐伙食标标准，确确定供应应商，保保证卫生生、营养养合理。9.3根根据办公公用品、劳保用用品、礼礼品库存存及消耗耗情况，及及时编制制采购计计划，实实施采购购。保证证采购价价格合理理，质量量优良，严严格掌握握发放范范围，不不积压浪浪费。采采购完毕毕要凭货货票清点点入库，单单据、账账目、手手续齐全全、清楚楚。要建建立发放放、领用用制度，做做好记账账、核算算工作。9.4租租赁车辆辆，按时时结算租租赁费用用，做好好车辆使使用调

18、度度。10、固固定资产产管理10.11对办公公室管理理的固定定资产要要列明清清单、造造册登记记。10.22购置办办公用固固定资产产前必须须编制采采购计划划或定货货计划，在在充分利利用原有有设备的的基础上上确定增增添，不不盲目采采购。10.33对超过过使用年年限，或或确已丧丧失效能能需报废废的固定定资产，经经技术鉴鉴定后履履行批准准手续，被被批准报报废的固固定资产产，经市市场寻价价后处置置，其变变价处理理的残值值，上缴缴财务部部后做销销账记录录。10.44统一房房屋产权权管理，做做到产权权来源清清楚、房房源清楚楚，造册册登记。房屋坐坐落、结结构、面面积、建建造年份份、维修修变动资资料齐全全。及时

19、时收集新新建、扩扩建办公公用房和和场址的的竣工资资料、图图纸、水水电管线线图纸、通讯网网络线路路图纸，整整理归档档保管。11、安安全保卫卫11.11维护公公司内部部治安秩秩序，以以“预防为为主”为中心心，通过过宣传教教育增强强职工法法制观念念和安全全意识。配合公公安部门门做好防防火、防防盗、防防毒、防防治安事事故的“四防”工作，及及时、妥妥善地调调解处理理内部治治安纠纷纷。11.22对公司司的重点点部门、要害部部位加强强安全防防范措施施，及时时发现隐隐患，采采取有力力措施整整改，确确保陆上上单位安安全生产产无事故故。11.33管理公公司常住住人口、外来人人口、临临时人口口户籍资资料，及及时清理

20、理离职人人口的户户籍；办办理边防防证、通通行证、身份证证等证件件。12、法法律事务务12.11、开展展法律教教育、宣宣传，及及时、热热情地为为相关部部门和人人员提供供法律咨咨询服务务。12.22对公司司的重要要文件、重要合合同等管管理和经经营过程程中的法法律性文文件的制制定、颁颁布、签签署等进进行严格格审查，对对公司的的重要活活动进行行法律指指导，提提出法律律方面的的意见和和建议，保保证公司司行为的的合法性性，保护护公司的的合法权权益。12.33处理公公司的法法律事务务。联系系有关单单位开展展调查取取证工作作，组织织或参加加外出调调查、收收集证据据材料；根据领领导指示示起草诉诉讼状、上诉状状、

21、代理理词、答答辩状；联系律律师和司司法部门门；进入入司法程程序后密密切与司司法部门门保持联联系，关关注办案案进展情情况，及及时向总总经理室室汇报；结案后后要及时时做好总总结，及及时整理理资料，归归档保管管。一三、子子公司管管理一三.11参与对对子公司司经济目目标责任任的确定定和考核核，提出出合理的的意见和和建议，并并说明理理由。一三.22每年55月中旬旬至6月月下旬，参参与对子子公司的的工作检检查，了了解子公公司的经经营管理理活动完完成情况况、执行行公司章章程和法法律要求求情况等等，并做做工作汇汇报。一三.33定期收收集、整整理子公公司的经经营管理理信息，并并及时向向总经理理报告。一三.44及

22、时办办理总经经理办公公会决议议中关于于子公司司运营管管理方面面的事项项，并检检查子公公司执行行会议决决议的情情况。14、其其他14.11将公司司重要事事项及时时编入大大事记；定期编编辑情情况交流流。14.22及时做做好公司司往来信信件、邮邮件、包包裹的收收发、登登记、传传递、清清退和机机关订阅阅报刊审审定工作作。14.33做好行行政信访访接待工工作，调调查了解解信访实实际情况况，及时时处理答答复。14.44规范公公司行政政印鉴的的管理和和使用。14.55搞好部部门员工工队伍建建设，组组织部门门员工的的学习、培训、考核，不不断提高高员工业业务素质质。14.66根据领领导要求求牵头组组织或参参与公司司企业文文化建设设。14.77定期检检查本部部门计划划完成和和规章制制度执行行的情况况，做好好工作总总结，形形成书面面报告，按按时向总总经理汇汇报。14.88按时、按量、按质完完成公司司下达的的各项考考核指标标和总经经理室交交办的其其他任务务。