机关文书档案的整理归档方法和要求5481.docx

《机关文书档案的整理归档方法和要求5481.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《机关文书档案的整理归档方法和要求5481.docx（8页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、机关文书书档案的的整理归归档方法法和要求求（20008年44月2日日）一、什么么是文件件材料的的归档整整理？是指立档档单位在在其职能能活动中中形成并并办理完完毕，应应作为文文书档案案保存的的各种纸纸质文件件材料，以以件为单单位，进进行装订订、分类类、排列列、编号号、编目目、装盒盒，使之之有序化化的过程程。二、上述述定义包包括以下下几层含含义： 11、办理理完毕的的； 22、文书书材料； 33、基本本整理单单位是“件”； 44、整理理的基本本环节是是：装订订、分类类、排列列、编号号、装盒盒等。三、归档档文件整整理原则则：遵循循文件的的形成规规律，保保持文件件之间的的有机联联系，区区分不同同价值，

2、便便于保管管和利用用。四、工作作要求：强化收集集、简化整整理、细化检检索、深化利利用五、文件件材料整整理归档档的具体体操作方方法和要要求（一）收收集收集工作作即是将将本单位位在其职职能活动动中形成成的、办办理完毕毕的、具具有保存存价值的的各种文文字材料料收集集集中起来来的工作作过程。要求：材材料齐全全完整、内容真真实准确确如何才能能做到齐齐全完整整？1、档案案人员要要熟悉掌掌握本单单位的工工作职能能、主要要工作内内容。 2、制订本本单位的的归档制制度。归档制度度包括归归档范围围、归档档时间和和归档要要求三部部分内容容。（1）明明确归档档范围凡是反映映本单位位各种职职能活动动，具有有查考利利用价

3、值值的文件件材料均均属归档档范围。各单位位应依据据新规定，结结合本单单位职能能及其内内设职能能部门工工作实际际，加强强对工作作中形成成文件材材料的研研究，详详尽编制制本机关关的文件件材料归归档范围围。各单位制制定的归归档范围围，报送送档案管管理部门门审批同同意后，应作为本单位的一项业务标准加以公布施行。（2）归归档时间间归档工作作要求在在次年的的五月底底之前完完成。确保按时时完成一一般运用用三种形形式结合合收集：A、随办办随归； B、定定期收集集； C、年年终集中中收集。（3）归归档要求求 AA、归档档的文件件材料应应齐全完完整、内内容准确确。制成成材料要要耐久规规范。字字迹材料料一律使使用碳

4、素素墨水或或蓝黑墨墨水。 BB、收集集工作应应立足本本单位，注注意业务务部门形形成的反反映专业业职能活活动的文文件材料料的收集集；重大大活动事事件材料料的收集集。 CC、文电电合一。 DD、底稿稿随印件件一起收收集。若若底稿是是直接在在计算机机上起草草的打印印件，则则一般只只要收集集发文稿稿纸与印印件，其其中发文文稿纸上上除了领领导签发发外还需需加盖单单位公章章以示效效力。若若计算机机打印的的底稿上上有领导导的重要要修改或或批示，应应收集与与印件一一并归档档。 EE、有重重要领导导批示的的办文单单应随正正文一起起收集归归档。F、附件件随正件件收集归归档。G、关于于同一问问题的请请示和批批复应一

5、一起归档档。（二）确确定“件” 归档文文件整理理方法是是以“件”为单位位，进行行文件级级整理。确定“件”是归档档文件整整理工作作的关键键之一。 “件”的确定定一定要要把握尺尺度，不不可过严严也不可可太松。一般以以每份文文件为一一件。具体情况况作如下下规定： 1、文件正正本与定定稿为一一件； 2、计算机机及其网网络环境境中形成成的文件件，无定定稿的，或或打印出出的定稿稿上无重重要修改改手迹、领导批批示，定定稿不归归档，但但发文稿稿纸必须须归档,且与正正文合为为一件； 3、正文与与附件为为一件。附件一一般是指指正文后后注明的的附件，它它是正文文内容的的一部份份。 4、原件与与复制件件为一件件； 5

6、、转发文文与被转转发文为为一件； 6、会议记记录一本本为一件件；如党党委会议议记录、行政会会议记录录等； 7、成套的的会议材材料分别别为件； 8、重要文文件的正正文与历历次修改改稿可各各为一件件； 9、正文与与文件处处理单（办办文单）为为一件； 10、来文与与复文（指指请示与与批复、报告与与批示、函与复复函）分分别为件件； 11、报表、名册、图册、成册的的编研材材料、刊刊物等按按其原来来的装订订方式，一一册（本本）为一一件； 12、未装订订的式样样同一的的表格，以以一定的的单位（如如部门或或时间等等）组合合，可装装订在一一起作为为一件。如先进进审批表表、工资资审批表表、统计计年报等等； 13、

7、介绍信信一般一一份为一一件，若若单位一一年形成成的介绍绍信数量量较多时时，也可可结合其其它特征征划分成成若干件件；（三）件件的装订订件的装订订主要是是为了固固定“件”，使其其便于保保管和利利用。在装订前前，已破破损的文文件应予予修整，字字迹模糊糊或易褪褪变的文文件应予予复制或或进行字字迹加固固处理。文件的的修整、复制要要在保持持原貌的的前提下下进行。1、件的的修整： （1）对破损文件进行修裱； （2）对字迹模糊或易褪变的文件进行复制； （3）去除文件上易腐蚀的金属物；对于装订成册不便拆封的书籍、刊物等，金属物已严密封装在其中，且拆钉会损坏原貌，不须拆钉重装。 （44）对于于过大的的文件进进行折

8、叠叠时应注注意尽量量减少折折叠次数数。 （55）小于于16开的的纸张应应用A44纸贴衬衬。 （66）空白白纸张抽抽除。2、装订订：我区一般般采用不不锈钢钉钉在文件件的左侧侧装订。较厚的的仍用三三孔一线线进行装装订。文文件整理理时必须须左侧和和下边齐齐；不锈锈钢钉不不宜钉得得过多。（不锈锈钢钉应应采用档档案行政政管理部部门监制制的。）3、件内内的排序序：（1）正正本在前前，定稿稿在后；（2）正正文在前前，附件件在后；（3）原原件在前前，复制制件在后后；（4）转转发文前前，被转转发文在在后；（5）计计算机及及其网络络环境中中形成的的文件，无无定稿的的，正文文在前，发发文稿纸纸在后； （6）文文件处

9、理理单（办办文单）归归档的应应放在最最前面。（四）件件的分类类分类是归归档文件件整理工工作的基基本步骤骤。是将将归档文文件按来来源、时时间、内内容等方方面的异异同，分分成若干干层次和和类别，构构成有机机体系的的过程。我区统一一采用“年度保管期期限”的分类类方法。1、按年年度归档档：（1）一一般文件件归入文文件签发发年度。如计划划、总结结和奖惩惩材料等等内容涉涉及不同同年度的的文件均均归入文文件的签签发年度度。（2）跨跨年度办办结的文文件归入入办结年年度。如如处理案案件、同同一问题题的来文文和复文文等；（3）跨跨年度的的会议或或活动材材料统一一放在闭闭幕年度度归档（4）几几份文件件作为一一件时，

10、归归入排在在最前面面文件的的签发年年度。如如会议记记录、介介绍信、审批表表、统计计报表等等。2、按保保管期限限归档：文书档案案分为永永久和定定期两种种保管期期限，定定期又分分为300年和110年。凡区委、区政府府及区级级机关各各部门普普发的，且不属于收文单位主要职能范围，但也需贯彻执行的文件材料一律作10年保管。（五）“件”的排列列排列是将将每份归归档文件件先后排排列有序序化的过过程。即即在同一一保管期期限内按按事由结结合时间间对归档档文件进进行排列列。事由是指指一件具具体的事事，或一一个具体体的问题题，或一一段较为为紧密的的工作过过程。一一般一份份文件就就是一个个事由。 “年年度保管期期限”

11、分类方方法对归归档文件件进行排排列就是是在同一一保管期期限内一一般按具具体事由由结合文文件形成成的时间间顺序进进行排列列。具体情况况处理： 1、来来文与复复文虽作作为两件件，但排排列时应应排在一一起，复复文在前前、来文文在后； 2、归归档结束束后交来来的零散散文件材材料，可可排在同同一保管管期限归归档文件件的后面面，而不不必插入入其中；但这种种情况应应在备考考表中加加以说明明，在实实际整理理中应尽尽量避免免。 3、一一次会议议或一次次活动的的材料应应集中在在一起归归档；这种分类类方法也也可做到到文件随随办随归归，但若若文件数数量较多多不易手手工检索索。鉴于大部部分单位位归档文文件为年年终集中中

12、收集模模式，所所以文件件排列可可实行在在同一保保管期限限内按大大类结合合时间集集中排列列的方法法。这样样可以做做到兼顾顾手工检检索与计计算机检检索。（六）编编制归档档号归档号是是将归档档文件排排列顺序序加以固固定的一一组标识识符号。在每份份归档文文件上的的体现就就是加盖盖归档章章。（全宗号号）（年度）20077（室编件件号）1（机构或或问题）（保管期期限）30年（馆编件件号）（总页数数）2 单单位：mmm1、盖章章要求：（1）归归档章一一般采用用红色印印泥，盖盖在归档档文件首首页上端端的空白白处。一一个单位位归档章章加盖的的位置应应统一；（2）归归档章不不要遮盖盖领导批批示、收收文章或或文件内

13、内容；（3）若若归档文文件前有有文件处处理单（办办文单），归归档章可可加盖在在文件处处理单（办办文单）上上。2、归档档章具体体栏目的的填写：（1）全宗宗号：是是档案馆馆给各个个进馆单单位编制制的代号号。交通通系统统统一暂空空不填。 （2）年度度：填写写文件归归档年度度，以44位阿拉拉伯数字字标注公公元纪年年，如“20007”，不必必加“年”。 （3）保管管期限：填写归归档文件件保管期期限的简简称，即即：永、30年年、10年年，不可可用“11、2、3”等代代码表示示。 （44）件号号：填写写归档文文件的排排列顺序序号。包包括室编编件号和和馆编件件号。在在档案室室只要求求大家编编制室编编件号，若若

14、统一采采用“年度-保管期期限”分类方方法，则则一个单单位每年年永久、30年年和10年年三个流流水号，每每年都是是从“1”开始始编。馆馆编件号号进馆时时按标填填写，现现暂空不不填。实实行文档档一体化化管理模模式时，件件号系统统会自动动给定。（5）机机构或问问题栏：此栏不不必填写写。（6）（总总）页数数：填写写每一件件归档文文件中有有图文的的页面的的总数。若这份份文件有有页码的的则不必必重新编编页码；若无页页码则在在文件的的右下角角用铅笔笔编页码码；若此此件归档档文件是是由几份份文件组组成的，且且每份文文件本身身有页码码的，则则不必重重编页码码，只要要将每份份文件的的页数相相加；若若无页码码，则需

15、需通编页页码。（七）编编制归档档文件目目录编目是指指对归档档文件编编制归档档文件目目录的工工作。编编目应做做到准确确、全面面、详细细、深入入，以适适应档案案管理现现代化及及计算机机检索的的需要。此项工作作在手工工管理条条件下，需需要档案案人员手手工录入入；若实实行文档档一体化化管理模模式，此此工作在在文件收收发时可可一并完完成。归归档文件件目录可可作为盒盒内目录录放置于于每个档档案盒内内最前面面。件号责任者文号题名日期页数备注1武进区档案局武档发20007112号关于全区区20006年度度机关归归档文件件整理工工作情况况的通报报20077.066.11122武进区委委办武办发200071113

16、号号关于对全全区行政政村档案案工作进进行检查查的通知知200771111334填写归档档文件目目录的要要求： 11、件号号：填写写室编件件号。作作为一件件看待的的文件只只编一个个件号，但但一组会会议材料料等应分分别编件件号。 22、责任者者：填写写制发文文件的组组织或个个人，即即文件的的发文机机关或署署名者的的名称。可写通通用简称称或全称称，注意意不要用用“本公司司、本处处”等。若若是几个个文件组组成的一一件，只只填写排排在最前前面的文文件责任任者。 33、文号号：填写写文件的的发文字字号，一一般由机机关代字字、年度度、顺序序号组成成，须填填写完整整。如武武档发2000712号。没没有文号号的

17、空着着不填，不不得填写写诸如“会议文文件之一一”或“某刊第第几期”等。 44、题名：即文件件标题。一般应应如实填填写。（1）没没有题名名或题名名不规范范的可自自拟标题题，外加加“”号；如干部部任免、表彰先先进等文文件；（2）在在计算机机辅助管管理条件件下，若若标题较较为笼统统，需进进一步细细化著录录，以便便快速检索索。 5、日日期：文文件形成成时间，以以阿拉伯伯数字标标注年月月日，如如“2000706111”，若文文件无日日期，可可用“00000”代代替。若若此件是是由几份份文件组组成且日日期不一一致，则则按排在在最前面面的文件件形成时时间填写写。 6、页数：填写归归档文件件有字（有有内容）页

18、页面的总总页数。 7、备注：注释文文件需说说明的情情况。归档文件件目录应应以A44幅面打打印后统统一装订订成册，前前面放置置统一格格式的归归档文件件目录封封面后放放入档案案盒内保保管。用用永乐文文档一体体化档案案管理软软件形成成的归档档文件目目录数据据须脱机机备份。（八）装装盒将归档文文件按室室编件号号顺序装装入档案案盒，并并填写档档案盒封封面、盒盒脊及备备考表项项目。装装盒时应应注意以以下问题题： 1、不同归归档年度度的文件件不应放放入同一一档案盒盒； 2、不同保保管期限限的归档档文件不不应放入入同一档档案盒； 3、装盒时时尽量选选择厚度度适宜的的档案盒盒放置文文件，并并做到下下边齐，防防止

19、文件件在盒内内弯曲。 4、统一使使用省档档案局监监制的无无酸化档档案盒。有2、3、4公分的的档案盒盒。一个个单位使使用的档档案盒应应厚度相相对统一一。（九）档档案排架架1、编制制盒号：用铅笔笔分保管管期限编编制年度度流水号号。2、排架架方法：在同一一保管期期限中，按按年度顺顺序，从从左至右右、从上上至下。 六、今年归归档工作作结束后后材料报报送要求求今年各单单位文件件材料整整理归档档工作要要求于66月底前前结束。并将归归档文件件目录（纸纸质和电电子版）、机构人人员变动动情况表表、整理理归档工工作小结结、单位位20007年度度工作总总结（或或工作年年鉴）和和各单位位20007年度度始发电电子文件件（用光光盘保存存）等材材料装盒盒后报送送区档案案局。8