总经理办公室管理实务 页.docx

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1、目 录总经理办公室前言 4一、总经理办公室组织机构和岗位设置 （一）组织机机构图5 （二）岗位设设置图6二、总经经理办公公室岗位位职责 （一）总经理理 7 （二）副总经经理 7 （三）夜间经经理 8 （四）总经理理办公室室秘书 8 （五）总经理理办公室室文员（兼档案案管理员员、打字字员） 9三三、总经经理办公公室工作作人员素素质要求求 （一）总经理理10 （二）副总经经理10 （三）夜间经经理10 （四）总经理理办公室室秘书11（五）总总经理办办公室文文员（兼兼档案管管理员、打字员员） 111四、总经经理办公公室工作作规范 （一）编制酒酒店年度度工作计计划，总总结年度度工作流流程 12 （二）

2、编制年年度经济济预算计计划的工工作流程程12 （三）酒店重重要设备备设施添添置、更更新和装装修改造造的工作作流程13 （四）酒店价价格政策策制定的的工程流流程14 （五）重大接接待任务务工作流流程15 （六）秘书工工作流程程16 （七）酒店公公文撰稿稿规范16 （八）行政接接待工作作流程18 （九）会务工工作流程程18 （十）文印工工作流程程19 （十一一）收发发文工作作流程19 （十二二）档案案管理工工作流程程20 （十三三）夜间间运行管管理工作作流程21五、总经经理办公公室工作作质量标标准 （一）办公室室环境质质量标准准23 （二）文件草草拟质量量标准23 （三）公文审审核质量量标准23

3、（四）公务客客人接待待工作质质量标准准24 （五）会务工工作质量量标准24 （六）文印工工作质量量标准24 （七）档案管管理质量量标准24 （八）办公室室设备管管理质量量标准25六、总经经理办公公室管理理制度 （一）总经理理办公会会制度 266（二）专专题工作作会议制制度 26 （三）酒店晨晨会制度度 266 （四）文件传传阅制度度 266 （五）阅签值值班记录录和有关关重要经经营报表表制度 27 （六）节假日日值班制制度 277 （七）酒店调调研和信信息工作作制度 277 （八）酒店印印章和介介绍信管管理制度度 28 （九）财产物物资管理理制度 288 （十）办公室室人员考考勤制度度 299

4、 （十一一）办公公室安全全管理制制度29 （十二二）预算算管理制制度30 （十三三）人事事管理制制度30七、总经经理办公公室工作作沟通与与协作332八、附录录：业务务报表 1、电电话记录录单333 2、访访客来访访记录单单34 3、收收文登记记簿335 4、收收文四联联单336 5、公公文处理理单339 6、传传阅文件件处理单单40 7、发发文登记记簿441 8、卷卷内目录录42 9、备备考表433 10、案卷封封面 444 11、案卷目目录表445 12、案卷目目录目次次466 13、案卷目目录说明明477 14、案卷目目录封面面488 15、档案借借阅单499总经理办办公室前前言酒店总经经

5、理办公公室是全全面负责责酒店经经营管理理的领导导机构,是酒店店经营管管理的决决策中心心和控制制中心。酒店总经经理办公公室的主主要职能能是切实实执行总总经理的的工作指指令，认认真贯彻彻党和政政府的方方针和有有关法律律、法规规，坚持持“以市场场为导向向，以效效益为中中心，以以质量为为生命”的经营营管理方方针和“让客人人完全满满意”的服务务宗旨，合理调调配使用用和大力力发展酒酒店的人人力、物物力和财财力资源源，制定定严格的的管理规规范和管管理制度度，实行行科学管管理，加加强对酒酒店经营营管理的的监控力力度，深深入开展展“学先进进，找差差距”活动，加强管管理队伍伍的思想想建设和和作风建建设，树树立良好

6、好的酒店店形象，取得最最佳经济济效益和和社会效效益，达达到最好好管理水水平和质质量水平平，并统统筹和协协调酒店店与社会会各界、上级主主管部门门或业务务协作部部门以及及酒店内内部的横横向、纵纵向各方方面关系系，为提提高酒店店的经济济效益和和社会效效益服务务。一、总经经理办公公室组织织机构和和岗位设设置（一） 组织机构构图总经理办公室夜间经理总经办秘书档案管理打字员文员（二）岗岗位设置置图总经理兼支部书记副总经理金海湾报编辑夜间经理档案管理员打字员文员秘书二、总经经理办公公室岗位位职责（一）总总经理1、 向上级主主管部门门负责，定期向向上级主主管部门门报告工工作。2、 负责制订订酒店的的经营管管理

7、目标标、年度度工作计计划与预预算管理理计划，并组织织实施。3、 全面负责责酒店人人、财、物的管管理，并并重点负负责市场场营销、人力资资源和计计划财物物管理工工作。4、 根据市场场变化和和发展纪纪律，制制订市场场营销工工作的方方针、政政策和策策略，并并组织实实施和有有效控制制。5、 建立和健健全酒店店组织系系统，合合理调配配与控制制人力资资源，决决定部门门管理人人员的任任免事宜宜，并定定期组织织考核。6、 负责酒店店年度预预算与决决算的编编制，严严格控制制酒店的的经营成成本和各各种费用用开支，抓好开开源节流流工作，确保酒酒店资产产保值增增值。7、 抓好酒店店员工队队伍建设设和人才才培养、开发工工

8、作，全全面提高高酒店员员工的素素质。8、 主持制订订和完善善酒店的的各项规规章制度度，全面面负责推推行酒店店管理模模式，督督导下属属履行职职责，坚坚持服务务宗旨和和质量管管理，确确保酒店店的高服服务水准准。9、 全面负责责酒店的的安全管管理，抓抓好安全全生产、食品卫卫生和消消防、治治安安全全工作，确保宾宾客和酒酒店的人人身、财财产安全全。10、保保持与社社会各界界的广泛泛联系，抓好重重要客人人的接待待工作，塑造酒酒店良 好的内内、外部部形象。11、抓抓好酒店店民主管管理工作作，关心心员工思思想和生生活，不不断改善善员工的的工作 条件。12、完完成上级级主管部部门以及及政府有有关部门门交办的的其

9、他工工作。（二）副副总经理理管理层层级关系系直接上级级：总经经理岗位职职责1、 协助总经经理完成成酒店的的经营指指标、年年度工作作计划与与预算管管理计划划，并保保证总经经理的工工作指令令与各项项决议的的贯彻落落实。2、 重点负责责酒店营营运部、客房部部、餐饮饮部、康康乐中心心的日常常经营管管理及内内部协调调工作，督促下下属努力力实现年年度经营营计划指指标，提提高酒店店的经济济效益和和社会效效益。3、 在总经理理的领导导下，具具体负责责金海湾湾酒店管管理模式式的实施施、检查查和落实实工作，确保酒酒店服务务质量。4、 每日查阅阅酒店经经营业务务报表，发现问问题及时时采取积积极有效效措施予予以解决决

10、，并报报告总经经理。5、 每天巡视视客人活活动区域域，检查查并督导导各经营营管理部部门的工工作，认认真、妥妥善地指指导下属属部门处处理客人人投诉，不断改改进和提提高服务务质量。6、 负责召开开分管部部门的工工作例会会，督促促工作进进度，组组织、指指挥下属属部门完完成各项项工作计计划，认认真做好好服务接接待和经经营保障障工作。7、 总经理缺缺勤期间间，代行行总经理理职责。（三）夜夜间经理理管理层层级关系系直接上级级：总经经理岗位职职责1、 代表总经经理主持持酒店夜夜间的经经营管理理活动，对酒店店总经理理负责，并报告告工作。2、 负责领导导和督促促各部门门做好夜夜间的各各种工作作。协调调夜间各各部

11、门的的工作关关系，处处理和解解决发生生的各种种问题和和突发的的各类事事件。3、 代表总经经理接待待和迎送送夜间到到店的重重要客人人，组织织和检查查有关部部门做好好服务工工作。4、 负责酒店店夜间的的质量管管理工作作。5、 负责编写写“夜间工工作日记记”，记录录当天工工作的重重要情况况，发生生和发现现的的问题及及处理的的意见和和结果，及时递递交总经经理阅示示。（四）总总经理办办公室秘秘书1、 执行总经经理的工工作指令令，向总总经理请请示和报报告工作作。2、 负责撰写写酒店综综合性的的业务报报告，总总结、计计划等公公文函件件，负责责审核由由各部门门起草的的对外文文函。3、 负责组织织安排总总经理办

12、办公会和和行政例例会，做做好会议议记录，撰写决决议和会会议纪要要。4、 检查酒店店的各项项决议和和总经理理工作指指令的贯贯彻执行行情况，及时了了解和反反馈信息息。5、 负责业务务资料和和信息的的收集、分析、研究，掌握酒酒店行业业市场动动态，为为领导当当好参谋谋。6、 负责来往往文件及及书报、信件的的收发工工作，处处理有关关来电、来信等等信息，分类整整理，做做好记录录及时上上传下达达。7、 负责总经经理室的的卫生清清洁及总总经理办办公室的的固定资资产和办办公用品品的领用用、保管管。8、 负责送阅阅总经理理阅批的的文件，派发总总经理签签发、批批示的文文件、通通知等。9、 严格执行行保密制制度，及及

13、时做好好行政和和业务资资料及文文件材料料的收集集、整理理、立卷卷、登记记、保管管工作。10、根根据总经经理的指指示做好好工作安安排，来来访接待待等有关关事宜。11、按按规定的的手续严严格管理理和使用用印章、介绍信信，对需需要用印印的文件件、材 料和报报表，经经主管领领导签字字并登记记后用印印。12、完完成总经经理交办办的日常常行政事事务工作作。（五）总总经理办办公室文文员（兼兼档案管管理员、打字员员）管理层层级关系系直接上级级：总经经理岗位职职责1、 负责酒店店公文、函件、资料的的打印工工作，分分别轻重重缓急，优质、高效地地完成任任务。2、 严格执行行安全保保密制度度。妥善善保管打打印的原原稿

14、，并并按规定定移交校校对；及及时清理理和烧毁毁蜡纸，不得在在办公室室接待与与工作无无关的人人员。3、 熟悉打字字机、复复印机和和电脑的的性能，做好保保养工作作，保持持机件处处于良好好状态。4、 负责酒店店公文、函件、内部刊刊物的收收发、运运转、催催办、办办理和登登记、保保管及使使用工作作。5、 负责总经经理办公公室报刊刊、杂志志分发工工作。6、 负责档案案的登记记、编号号、借阅阅等管理理工作。7、 负责档案案的安全全工作，保证档档案无遗遗失、无无虫蛀霉霉变、无无火警的的事故。8、 负责办公公室和档档案的清清洁工作作，注意意经常保保持室内内环境的的整洁。三、总经经理办公公室人员员素质要要求总经理

15、办办公室工工作人员员必须具具有强烈烈的事业业心、自自信心和和奉献精精神，坚坚持依法法经营、多谋善善听、锐锐意改革革、清廉廉公正、严于律律己、以以身表率率、身体体健康、外貌端端正，能能胜任本本职工作作。各岗位的的业务素素质要求求如下：岗位知识要求求能力要求求经历要求求总经理1、 大学专科科毕业或或以上学学历。2、 较完整地地掌握酒酒店经营营管理理理论和市市场营销销知识，财务管管理知识识，全面面质量管管理知识识。3、 熟悉酒店店接待业业务和人人事、消消防安全全等知识识，懂得得接待礼礼仪、礼礼节。4、 熟悉经济济法、企企业法、财税法法及相关关的旅游游法规。5、 了解旅游游心理学学、行为为科学、公共关

16、关系学以以及酒店店建筑布布局、内内部装饰饰等知识识。1、 能根据酒酒店发展展目标，制订本本酒店的的中、长长期发展展规划，对酒店店的经营营管理活活动具有有较强的的决策能能力；在在建立科科学的管管理制度度，开拓拓酒店营营销业务务，处理理酒店内内外关系系等方面面具有较较强的组组织、协协调能力力；并能能结合酒酒店实际际，不断断改革创创新，具具有较强强的全权权处理一一切业务务活动，取得最最佳经济济效益，达到最最好管理理水平的的能力。2、 有较强的的语言和和文字表表达能力力。3、 会做思想想政治工工作，有有激励和和调动干干部及员员工积极极性的能能力。4、 能用一门门外语与与客人流流利交流流，通过过金海湾湾

17、酒店外外语A级级考核和和电脑考考核。 担任酒酒店副总总经理一一年以上上或部门门经理三三年以上上。副总经理同 上上1、 有指挥、控制和和组织各各部门开开展经营营管理活活动的能能力。2、 有较强的的语言和和文字表表达能力力。3、 会做思想想工作，有激励励和调动动干部及及员工积积极性的的能力。4、 能用一种种外语与与客人流流利交流流，通过过金海湾湾酒店外外语A级级考核和和电脑考考核。 担任酒酒店部门门经理三三年以上上。夜间经理1、 大学专科科毕业或或同等学学历。2、 懂得酒店店管理一一般理论论知识和和酒店管管理制度度和工作作规范。3、 熟悉各种种应急预预案的内内容和程程序，了了解接待待礼仪、礼节。4

18、、 熟悉外事事纪律，了解旅旅游法规规，懂得得旅游治治安、消消防条例例等法律律、法规规等基本本知识。1、 具有较强强的组织织、指挥挥、协调调和控制制等方面面的管理理能力，能处理理客人投投诉和突突发事件件。2、 会撰写本本职范围围内的应应用文，语言清清晰。3、 能用一种种外语与与客人流流利交流流，通过过金海湾湾酒店AA级外语语考核。 担任酒酒店各部部门经理理半年以以上。秘书1、 大学专科科毕业或或同等学学历。2、 掌握酒店店经营管管理一般般知识，熟悉酒酒店秘书书工作和和行政管管理知识识。3、 掌握应用用文撰写写方法，懂得接接待礼仪仪、礼节节。4、 了解旅游游法规及及有关经经济法规规和政策策，熟悉悉

19、外事纪纪律。1、 能处理一一般的文文件、函函电和资资料，具具有较好好的协调调、接待待工作能能力。2、 有较好的的文字组组织能力力，能撰撰写各类类应用文文稿及计计划、总总结、报报告等。3、 熟练掌握握电脑操操作。4、 能熟悉掌掌握一门门外语，通过金金海湾酒酒店外语语A级考考核和电电脑考核核。 具有秘秘书工作作经验。文员1、 中等职业业学校或或高中毕毕业。2、 熟悉文书书档案管管理知识识和保密密制度。3、 熟悉文印印知识和和行文规规范。1、 具有较强强的档案案业务管管理能力力，会办办理酒店店文函工工作。2、 熟练掌握握电脑操操作。3、 能撰写本本业务范范围内的的文稿，能完成成工作任任务。4、 通过

20、金海海湾酒店店外语BB级考核核。 具有档档案管理理经验和和文印工工作经验验。四、总经经理办公公室工作作规范（一）编编制酒店店年度工工作计划划，总结结年度工工作流程程 根据酒酒店经营营管理目目标，每每年十二二月上旬旬开始，总结全全年工作作，编制制下一年年度工作作计划，下发酒酒店各部部门贯彻彻执行。总结年度度工作和和编制下下一年度度工作计计划流程程如下： 根据各部门提出的总结和下一年度工作计划，总经理召开会议进行充分讨论，最后由总经理进行集中，提出全店年度工作总结和下一年度工作的思路和要求。 总经理召集各部门负责人会议，布置总结年度工作和编制下一年度计划，明确任务和进度。 总经理召开酒店领导会议，

21、讨论办公室提出的总结和计划讨论稿，提出修改意见。 办公室根据总经理的意见和各部门的书面总结和计划，草拟酒店总结与计划讨论稿。 办公室根据讨论中提出的修改意见进行修改补充，形成正式文稿，由总经理签发正式上报下发，整个工作应于十二月下旬结束。 总经理召开各部门负责人会议，听取对总结和工作计划讨论稿的修改意见。（二）编编制年度度经济预预算计划划的工作作流程酒店在本本年度经经济预算算计划执执行情况况的基础础上，根根据对下下一年度度市场的的调查研研究、分分析、预预测，于于每年的的十月开开始着手手编制下下一年度度的经济济预算计计划，十十月底完完成年度度经济预预算计划划初稿，十一月月中旬进进行讨论论，修改改

22、下一年年度的经经济预算算计划，十二月月中旬形形成正式式预算计计划，下下发酒店店各部门门贯彻执执行。编制年度度经济预预算计划划的管理理制度，工作流流程见计划财财务管理理的有有关制度度和工作作规范。（三）酒酒店重要要设备设设施添置置、更新新和装修修改造的的工作流流程酒店重要要设备设设施的更更新和装装修改造造应列入入年度预预算计划划，在每每年的工工作计划划和预算算中要专专门立项项，以形形成酒店店设备设设施更新新和改造造的制度度化。防防止集中中更新改改造给酒酒店管理理带来不不利影响响。编制酒店店设备设设施更新新和装修修改造计计划的工工作流程程如下：设备设施更新和装修改造的计划编制应于编制年度经济预算计

23、划同步进行。酒店各部门根据经营管理需要和设备设施老化的情况提出本年度设备设施更新和装修改造的计划向总经理申报。工程部对部门提出的设备设施添置与更新以及改造技术上进行可行性研究，提出实施方案。财务部汇总各部门申报的项目进行分类，分清添置与更新项目，并根据设备设施的更新年限及酒店资金情况提出意见报总经理。召开总经理办公会议，审核各部门提出的设备设施添置、更新和装修改造意见，以及财务部、工程部审核意见书，进行调整。财务部负责最后汇总编制酒店年度设备设施添置、更新和装修改造计划，上报总经理审批。根据上报审批意见，正式下达年度设备设施更新和装修改造的计划，贯彻执行。（四）酒酒店价格格政策制制定的工工程流

24、程程 酒店价价格政策策是酒店店参与市市场竞争争的杠杆杆，为了了保持酒酒店的形形象，维维护价格格政策的的严肃性性，防止止随意性性，酒店店重大价价格政策策的制定定和和调调整必须须通过一一定程序序。酒店价格格政策主主要是客客房的出出租价格格，餐饮饮的销售售价格，康乐中中心、洗洗衣房的的服务价价格。酒酒店价格格政策必必须接受受国家政政策的领领导。 酒店价价格政策策的制定定和调整整的工作作流程如如下：销售部根据市场供求关系，结合本地区同星级酒店价格情况，提出本酒店的价格政策。财务部负责归口审核和控制各营业部门提出的销售、服务价格及实施方案，发现问题应请营业部门予以修正，达成一致意见后报总经理审定。各营业

25、部门根据销售部的意见，结合本酒店的实际，制定出具体的销售、服务价格及实施方案。经总经理审核批准的销售、服务价格，如需调整，原则上仍按以上程序进行。总经理审核财务部提出的价格方案，发现问题责成有关部门重新申报，审核无误由总经理签署意见，责成财务部以书面形式通知营业部门贯彻执行。（五）重重大接待待任务工工作流程程酒店遇有有重大接接待任务务，如特特别重要要客人大大型的会会议接待待任务，大批量量重要客客人接待待任务等等，均需需由总经经理或副副总经理理统一组组织、指指挥和协协调，动动员相关关部门共共同做好好接待工工作，确确保接待待任务圆圆满、顺顺利。重要接待待任务的的工作流流程如下下：接受任务后，由酒店

26、总经理召开由各部门负责人参加的专题协调会议，明确任务、要求和分工。办公室根据专题会议要求制订接待计划，成立若干工作小组，逐项落实，如有必要，计划报政府有关部门。接待任务结束后，认真做好总结工作。各工作小组制定实施细则，提前做好各项准备工作，重点做好物品采购，设备维护保养、客房、餐饮、环境布置、安全保卫、食品卫生等工作，逐项落实。接待任务前一天，总经理亲自到现场检查落实接待准备情况，具体指导。总经理召开会议，听取各部门及工作小组接待计划落实情况。接待任务期间，酒店领导和部门领导必须加强现场指挥，协调各方面关系，处理临时需要解决的问题，并听取客人意见及时反馈。（六）秘秘书工作作流程顺序工 作 内

27、容时间1提醒领导导当天日日程安排排，询问问有无交交办事项项每天上班班后2按急事先先办原则则，办理理领导交交办工作作或续办办未完事事项，办办完及时时反馈每天3汇集各部部门工作作日记、营业报报表和重重要接待待任务，送领导导审阅每天4接听电话话，礼貌貌、热情情、准确确地回答答问询，凡直接接找总经经理的电电话应问问清单位位和姓名名，如总总经理不不在或因因故不能能接听，应说明明情况，做好电电话记录录每天5了解和掌掌握各部部门执行行总经理理指令及及各项决决定的情情况向领领导报告告视工作需需要6按规定正正确用印印视工作需需要7根据酒店店领导的的要求和和工作需需要，撰撰写酒店店文稿，编写酒酒店简报报，上报报下

28、发视工作需需要8翻阅各类类报刊杂杂志和资资料，收收集行业业信息，供领导导参阅每周9撰写酒店店日记，年终撰撰写酒店店大事记记每天下班班前（七）酒酒店公文文撰稿规规范1、 酒店公文文分类公文名称称适 用用 范范 围围决定适用于对对酒店重重要事项项或重大大经营管管理活动动做出安安排，奖奖励有关关部门和和人员。报告适用于向向上级主主管单位位汇报工工作，反反映情况况，提出出意见或或建议，答复上上级单位位和部门门的询问问。通知适用于对对各部门门布置工工作，阐阐明有关关指导原原则；发发布规章章制度；转发上上级单位位和不相相隶属的的主管部部门的公公文；传传达要求求各部门门办理和和周知或或者共同同执行的的事项；

29、任免和和聘用管管理人员员。请示适用向上上级主管管单位请请求指示示，批准准某件事事项。批复适用于答答复下属属部门请请示事项项。函适用于不不相隶属属单位之之间相互互商洽工工作，询询问和答答复问题题，向不不相隶属属的有关关部门请请求批准准等。会议记录录适用于记记载、传传达会议议情况和和议定事事项。简报适用于反反映酒店店经营管管理情况况，总结结经验教教训，沟沟通信息息。会议纪要要适用于记记载会议议研究确确定的事事项或主主要精神神，要求求与会单单位共同同遵守、执行。2、 酒店公文文撰写工工作流程程 酒店公公文撰写写工作流流程一般般分为交交拟、撰撰稿、审审核、签签发、缮缮校、用用印等程程序，文文稿由秘秘书

30、撰写写。总经理或副总经理交拟撰稿任务，明确撰稿内容和行文要求。审稿并提出修改意见，然后再行修改，形成正式文稿。按照行文规范，正式拟稿。秘书撰稿前认真酝酿构思，收集各类材料、事例、数据等。二次审核后交总经理审核签发。文员根据签发稿，打印成文交秘书校阅，正式成文。在需要用印的文件上加盖印章。（八）行行政接待待工作流流程项 目目接 待待 规规 范范来 信信及时拆阅阅信件，认真做做好登记记，按信信函内容容呈有关关领导。根据领领导批文文意见催催办，尽尽快答复复。来 电电认真接听听电话，问清对对方姓名名、单位位、电话话号码、身份和和事由，耐心地地听取陈陈述，能能当场解解决的应应予实事事求是地地给予答答复，

31、如如涉及重重要事项项应认真真做好电电话记录录单。事事后将电电话记录录呈有关关领导批批阅后抓抓紧办理理和答复复，或转转有关部部门处理理答复。来 访访热情接待待，礼貌貌在先，问清来来访者姓姓名、单单位、身身份和事事由，认认真做好好来访记记录单，对来访访者提出出的问题题应予负负责地解解答，不不能解答答的应请请示有关关领导，如来访访者要求求见领导导，征得得同意后后按安排排会见地地点与时时间，如如领导不不在或不不便会见见应做好好解释工工作。来 宾宾1、 弄清来宾宾姓名、身份、单位、人数、目的、抵店和和逗留时时间，如如重要客客人应向向总经理理汇报，如需住住宿、就就餐的应应按酒店店规定办办理审批批手续。2、

32、 一般来客客，由秘秘书或派派员接待待，重要要客人应应由酒店店领导出出面接待待。3、 根据客人人要求或或身份，安排好好车辆，派人到到机场、车站、码头迎迎送。4、 根据客人人要求安安排好参参观、外外出观光光、座谈谈交流等等，落实实陪同人人员。5、 酒店宴请请招待应应落实好好陪同人人员、餐餐厅、菜菜单。6、 征求客人人意见和和建议，并协助助客人结结清食宿宿等费用用，如有有必要通通知客人人单位，告知客客人返回回时间和和航班、车次等等。（九）会会务工作作流程项目工 作作 规规 范范会前准备备1、 弄清会议议议题、内容、时间、出席人人员。2、 落实会场场。视需需要布置置会场、扩音和和录音。3、 书面通知知

33、会议出出席人员员。4、 准备好会会议文件件和资料料。会议期间间1、 做好会议议记录，填写会会议记录录的扉页页，注明明会议时时间、名名称、地地点、议议题、主主持人、记录人人及出席席、缺席席人员名名单等。2、 视需要指指导工作作人员做做好录音音。3、 指导工作作人员做做好会议议服务工工作会后落实实1、 整理会议议记录（录音），编写写会议纪纪要上报报下发。2、 向会议缺缺席人员员传达会会议精神神。3、 收集各部部门落实实会议精精神情况况向领导导报告。（十）文文印工作作流程 文印工工作是文文件形成成的最后后一道手手续，其其工作流流程是：秘书将拟好的文稿送交文员打印。文员打印完毕后通知秘书，秘书负责校对

34、。最后由文员把文稿装订好交给秘书。核对完毕，准确无误后，交由文员印制（十一）收发文文工作流流程项 目工 作 规范范收文登记记1、 仔细清点点、按类类登记。登记应应注明收收文日期期、文号号、来文文单位、事由等等。2、 专递文件件（含机机要件、挂号件件）要注注意把好好“三关”：（11）外查查关。对对信函外外包装进进行检查查，如发发现破损损应注明明，同时时查看与与发文薄薄或回执执单是否否相符；（2）验户关关。核对对投递清清单上的的件数与与实收件件数是否否一致。（3）验收关关。对一一些紧急急件，注注明收件件时间，以分清清责任。分文和批批办1、 文件拆封封登记后后，文件件进入分分文和批批办，由由工作人人

35、员拟就就办文单单，交相相关领导导批办。2、 领导阅文文后提出出办文意意见，办办文意见见签署在在文件处处理单内内，由工工作人员员分别送送酒店领领导和有有关部门门办理。批办意意见必须须明确具具体。承 办1、 酒店领导导批文后后，文件件即进入入承办程程序。对对酒店领领导批文文意见，如发现现不具体体，授权权不清楚楚或有疏疏漏之处处，应及及时提醒醒领导进进一步明明确和补补充。2、 凡属上级级下发的的阅知文文件，根根据领导导阅示意意见，即即行贯彻彻执行。3、 凡需要草草拟复文文的应根根据领导导批示及及时行文文办理。4、 凡涉及两两个部门门以上联联合承办办的事项项，应主主动做好好协调工工作。5、 注意办文文

36、时效，急事急急办。传 阅1、 文件传阅阅一般采采用轮幅幅式方法法，依次次传阅。2、 填写文件件传阅单单，设置置专用文文件夹。3、 规定传阅阅时限，进行必必要的催催阅，以以防文件件滞留，并有专专人签收收，以防防遗失。4、 发现漏阅阅、漏签签，及时时补办。催 办1、 严格按办办文时限限办文，超过时时限前应应予催办办。2、 催办应以以急件和和重要文文件为重重点。3、 催办可视视情况作作电话催催办或派派人催办办。办 复1、 文件承办办结束后后，应将将办文结结果在收收文处理理单上注注明，必必要时，应将办办文结果果报酒店店领导。2、 凡需要答答复的来来文、来来函、来来信，承承办完毕毕后，都都应予以以答复。

37、要做到到件件有有着落，事事有有回音。3、 办复的文文件应及及时归档档保管。文件封发发1、 上报下发发文件应应严格清清点校对对，并根根据主送送、抄送送单位分分别封装装。2、 正确填写写封套后后，并严严密封缄缄。视情情况加盖盖骑缝印印章。3、 认真填写写发文登登记簿。4、 派人直接接送达件件应取得得回执或或请对方方签收。5、 发文件应应留存适适当份数数，以供供备用和和立卷存存档。（十二）档案管管理工作作流程 办公室室负责酒酒店主体体档案的的管理，并对各各职能部部门的档档案保管管工作进进行督促促和指导导。各部部门应配配备有关关同志兼兼任部门门档案管管理人员员，按照照国家档案法法等法法规的规规定精神神

38、，做好好文件材材料的收收集积累累、整理理、预立立卷和开开具归档档交接清清单。酒酒店档案案工作的的主要流流程是：项 目工 作 规范范接 收收1、 凡酒店经经营管理理活动中中形成和和使用的的，业已已办理完完毕并具具有查考考价值的的文件、报告、规定、通知及及有关资资料、图图片、会会议记录录等均应应列入酒酒店档案案的接收收范围。2、 酒店档案案一年接接收一次次，酒店店各部门门应于次次年一月月底前将将档案资资料统一一移交办办公室。整 理理1、 酒店档案案按年综综合整理理，一般般在每年年第一季季度整理理归档。2、 酒店各部部门的档档案按其其形成的的各种门门类和体体裁列为为一个全全宗。3、 办公室档档案，按按其不同同内容和和体裁，制成统统一的分分类档案案。4、 按照案卷卷的排列列顺序编编制卷号号，案卷卷目录上上应区别别情况标标明不同同保管期期限。保管及利利用1、 酒店档案案应由专专人负责责保管，并定期期进行检检查。2、 凡使用档档案应办办理借阅阅手续，填写档档案借阅阅单。重重要档案案的借阅阅应经领领导批准准。3、 借阅结